Preparando a sua frota a tempo para o período de pneus de inverno

A obrigatoriedade dos pneus de inverno pega a todos no mesmo lugar todo ano: a data chega, cai a primeira neve e percebe-se que parte da frota ainda está com pneus de verão. A correria do último dia não significa apenas multa administrativa; significa falta de estoque, fila de oficina cada vez maior e, no pior caso, o risco de segurança de uma viagem feita com pneus inadequados. No entanto, a preparação é um trabalho previsível, que tem calendário.

Primeiro, definir o escopo

A obrigatoriedade não vale da mesma forma para todos os veículos. O tipo de veículo, a finalidade de uso e, em alguns casos, a diferença de marca e modelo podem mudar a regra. Por isso o produto não fixa a regra no código; como ela pode variar conforme a legislação e a classe do veículo, esse escopo é gerenciado pelo cadastro.

Na prática, o trabalho é simples: na seção de configurações do formulário do veículo, você marca os veículos para os quais o pneu de inverno é obrigatório. Essa marcação é a base de todos os alertas e listas posteriores. Definir o escopo corretamente desde o início é o caminho para não gerar falsos alarmes nem alarmes ausentes durante o período.

Definindo o período

O intervalo do calendário em que a obrigatoriedade dos pneus de inverno vale pode mudar de ano para ano e de instituição para instituição. No vitaFleet, o período padrão vai de 1º de dezembro a 1º de abril; ele é alterado nas configurações da organização, na seção Configurações. Como é você quem define o período, numa mudança de legislação você não precisa esperar uma atualização do software.

Alertas são gerados quando o período se aproxima e durante todo o período. Assim, a preparação começa semanas antes, e não no meio do inverno.

Vendo a conformidade

Os veículos que não têm pneus adequados dentro do período são listados e geram alerta. Essa lista é a resposta à pergunta 'em quais veículos tenho trabalho a fazer'. Se você vir a lista antes de o período começar, poderá distribuir no tempo a troca de pneus e o fornecimento.

Apoiando com medições

A existência do pneu, por si só, não basta; o pneu também precisa estar em condições de uso. As medições de pneus mostram a profundidade do sulco e o estado por posição. Veículos sem medição informada ou com profundidade de sulco insuficiente se destacam na lista. Assim, a diferença entre 'tem pneu de inverno' e 'o pneu de inverno está utilizável' fica visível no registro.

Um calendário de preparação

A sequência a seguir é uma abordagem que funciona bem na maioria das frotas:

Fim de setembro: inventário

Marque os veículos obrigatórios e registre a situação atual dos pneus de cada veículo. Que fique visível qual veículo tem pneu de inverno, qual não tem e de qual os pneus estão aguardando no depósito.

Outubro: medição e planejamento

Informe as medições de profundidade do sulco. Identifique o que precisa ser trocado e planeje o fornecimento e os agendamentos na oficina. Nesta época, a fila da oficina ainda é curta.

Novembro: troca

Conclua as trocas antes de o período começar. Registre cada troca, para que se saiba qual pneu está montado em qual veículo.

Durante o período: acompanhamento

Verifique regularmente os alertas e a lista de veículos inadequados. Não se esqueça de incluir no escopo os veículos novos adicionados durante o período.

Fechando o risco da viagem

A falta de pneus de inverno não é apenas multa administrativa; numa viagem feita com um veículo inadequado, significa também risco de acidente e de responsabilização. Ver a conformidade de toda a frota em uma única tela permite decidir com dados qual veículo pode sair.

No fim do período

Gerenciando o pneu como um registro

A preparação para o inverno é mais fácil quando os próprios pneus estão registrados. No vitaFleet, cada pneu é um registro separado: acompanha-se em qual veículo está, em qual posição, quantos quilômetros rodou, quanto custou e quando deve ser trocado. Informam-se número de série, marca, modelo, medida, DOT, valor de compra e a nova profundidade do sulco. Você pode adicionar de uma só vez quatro pneus da mesma compra e copiar para todos o mesmo limite de km de troca e o mesmo local de armazenamento.

Um pneu está em um de quatro estados: no depósito, no veículo, desmontado e guardado, ou descartado. Um pneu só pode estar em uma posição por vez; antes de montar numa posição ocupada, é preciso desmontar o pneu que está lá. Ao desmontar, escolhem-se o motivo (rodízio, estação, desgaste, dano) e onde o pneu será guardado. O local do pneu no depósito ou desmontado e guardado é mantido como uma observação de depósito e prateleira; isso acaba com a busca 'onde estão aqueles pneus' na troca de estação.

Fazendo a troca de estação com registro

Passar para os pneus de inverno é montar nos veículos os pneus que estão no depósito e desmontar os de verão. A janela de montagem em lote acelera isso: seleciona-se o veículo, atribui-se um pneu a cada posição e, depois de escolher o primeiro pneu, você pode preencher as posições vazias com um pneu do mesmo tipo com um só clique. Se o hodômetro for deixado em branco na montagem e na desmontagem, usa-se o hodômetro atual do veículo; assim, quantos quilômetros cada pneu rodou é calculado automaticamente.

Configurando os limites de alerta do seu jeito

Quando um pneu deve ser trocado não é igual para toda frota. Os limites você mesmo define na parte de alertas de pneus da seção Configurações: a profundidade de sulco em que o alerta é dado, quantos quilômetros antes da troca avisar, o limite de km padrão para pneus novos, o prazo de lembrete da medição do sulco e a idade do pneu conforme o DOT. Os pneus montados são avaliados por esses limites todas as noites.

Veículos diferentes pedem limites diferentes. Com as regras de pneus, você pode definir limites separados por tipo de veículo, marca e modelo, ano do modelo e grupo: por exemplo, um limite de km para todas as vans, uma profundidade de sulco mais alta para os veículos de determinado modelo e faixa de anos, ou medições mais frequentes em um grupo. Isso evita impor a mesma regra a um utilitário leve e a um veículo pesado.

Tornando a medição do sulco um hábito

Um pneu sem medição informada é um pneu de estado desconhecido. As medições de pneus são informadas para um veículo e uma posição e se vinculam automaticamente ao pneu que estiver montado ali naquele momento. A diferença entre a nova profundidade do sulco e a última medição, dividida pela quilometragem rodada, dá a velocidade de desgaste e a quilometragem estimada restante até a troca. A medição regular é o caminho para fazer a troca de forma 'planejada', e não 'no limite'.

Da fatura de pneus ao registro

Se a compra de pneus chega por fatura eletrônica, o registro não é digitado à mão. Na transferência, os itens de pneu são registrados no estoque de pneus com marca, medida, estação, preço unitário com IVA incluído, fornecedor e número da fatura. Se a posição foi escolhida na confirmação da transferência, os pneus chegam montados no veículo; se não foi, ficam no depósito e depois são montados no veículo a partir da lista.

Comparando custo e marca

A quilometragem rodada pelo pneu é calculada a partir dos hodômetros de montagem e desmontagem; o valor de compra dividido por essa quilometragem dá o custo por mil quilômetros. O relatório de desempenho de pneus mostra, por marca e modelo, a quilometragem média, o custo por mil quilômetros e a velocidade de desgaste. Na próxima compra, quem diz qual pneu é realmente mais barato é o registro, e não a alegação do vendedor.

Erros frequentes

• Não marcar os veículos obrigatórios e deixar a lista de alertas vazia.
• Esquecer de atualizar as datas do período no início do ano.
• Fazer a troca de pneus e não registrar; não saber qual pneu está montado no veículo.
• Não incluir no escopo os veículos novos que entram na frota durante o período.
• Desmontar o pneu de verão e não anotar o depósito; procurar pneus no ano seguinte.

O trabalho não termina quando o período acaba. A volta aos pneus de verão também é uma tarefa e deve ser registrada. Assim, qual pneu foi usado em qual veículo e em qual estação continua sendo conhecido um ano depois; e o planejamento do ano seguinte se apoia nesse histórico.