Logística e transporte

Antes de pegar a estrada, toda a documentação precisa estar em dia

Para que um veículo pesado saia em viagem, vários documentos precisam estar válidos ao mesmo tempo: o certificado K (certificado de autorização de transporte rodoviário classe K), a inspeção veicular TÜVTÜRK (inspeção veicular nacional), a medição de emissões do escapamento, o seguro obrigatório de trânsito e o seguro casco. Eles vêm de órgãos diferentes, vencem em datas diferentes e basta um deles escapar para o veículo ficar fora de operação naquele dia. O vitaFleet guarda a data de vencimento de cada documento no cadastro do veículo e, toda noite, lista em um único resumo os itens que estão perto de vencer ou já venceram. De manhã, o despachante vê qual documento de qual placa está vencendo, sem consultar calendário de parede nem depender da memória de um funcionário, e planeja as viagens a partir disso. Quando um arquivo é anexado ao documento, numa fiscalização você não precisa ligar para o escritório para procurar o licenciamento ou a apólice.

• Certificado K, inspeção veicular, emissões e seguro de cada veículo em uma única tela
• Resumo noturno por e-mail dos documentos a vencer e vencidos
• Licenciamentos, apólices e contratos arquivados no cadastro do veículo
• O prazo é definido uma vez e recalculado após cada renovação

Cavalo mecânico e semirreboque são ativos separados

O cavalo mecânico e o semirreboque seguem calendários diferentes: a inspeção do semirreboque é independente da do cavalo, um cavalo pode trabalhar com semirreboques distintos ao longo do dia e um semirreboque pode ficar parado por dias. Manter os dois em um único cadastro faz a inspeção do semirreboque ser esquecida à sombra do cavalo. No vitaFleet, o semirreboque tem cadastro próprio, com calendário próprio de inspeção, seguro e manutenção; os serviços de freio e pneus também são acompanhados separadamente do cavalo. Quando a inspeção de um semirreboque se aproxima, o alerta vem para aquele semirreboque, independentemente de com qual cavalo ele esteja trabalhando naquele dia. Assim, um semirreboque com a inspeção vencida não sai em viagem despercebido só porque os documentos do cavalo estão em ordem. À medida que o número de semirreboques cresce, cadastro separado, controle de despesas separado e histórico de serviços separado evitam confusão; em que data cada um passou por cada procedimento fica registrado no próprio cadastro.

• Calendário próprio de inspeção, seguro e manutenção para o semirreboque
• Serviços de pneus e freios do semirreboque no histórico dele
• Cavalo mecânico e semirreboque filtrados como grupos em listas separadas

O custo real de cada viagem

O custo de uma viagem não vem só do diesel: pedágios de pontes e rodovias, manutenção ao longo do trajeto, desgaste dos pneus e, se houver, multas fazem parte da mesma conta. O vitaFleet reúne esses itens no cadastro do veículo; despesas de combustível, HGS/OGS (sistemas turcos de pedágio eletrônico), serviços, pneus e multas se somam em um único custo por veículo. Você lê o custo por quilômetro e por veículo a partir de registros, não de estimativas; quando veículos semelhantes ficam lado a lado, fica claro qual realmente sai mais caro. Nas telas de relatório, ao escolher o intervalo de datas, você compara este mês, o mês passado ou os últimos três meses. O custo não vira um total único: combustível, pedágio e manutenção aparecem em itens separados. Isso permite entender por que um veículo é caro, ou seja, se o que pesa é o consumo, os defeitos ou a despesa com pedágio.

• Combustível, pedágio, manutenção, pneus e multas reunidos no mesmo veículo
• Comparação de custo por quilômetro e por veículo
• Consumo real calculado entre dois abastecimentos completos (L/100 km)
• Intervalo do relatório: este mês, mês passado, últimos 3 meses

Controle de combustível: consumo e desvios

Em uma frota de longa distância, o combustível é a maior despesa e o lugar onde mais coisa passa despercebida. Cada abastecimento é comparado com a capacidade do tanque do veículo, com o consumo habitual dele e com o preço de bomba da EPDK (órgão regulador de energia da Turquia) no dia da compra. Abastecimento acima da capacidade do tanque, segundo abastecimento no mesmo veículo em até seis horas, intervalos com consumo bem acima do habitual e compras caras são listados com a justificativa. Você marca cada um como normal ou suspeito. Ao carregar o extrato do sistema de reconhecimento de veículos em postos de combustível na conciliação UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível), você cruza as movimentações do cartão com os registros dos veículos; os cartões Opet e Petrol Ofisi se conectam como integração. A regra de consumo funciona em veículos com pelo menos quatro medições de abastecimento completo e compara com o histórico do próprio veículo; assim, cada veículo é avaliado pelo seu nível habitual, e não pelo de outro.

• Excesso de tanque, segundo abastecimento em curto prazo, consumo excessivo, compra cara
• Cada desvio aparece com a justificativa; marque como normal ou suspeito
• O extrato UTTS é conciliado pelo número do veículo
• Abastecimento parcial é marcado para não distorcer a média

Pneus: posição, profundidade do sulco e custo

Em veículos pesados, os pneus são uma grande parte do orçamento de manutenção, e quantos quilômetros cada pneu rodou faz diferença. No vitaFleet, cada pneu é um registro separado: número de série, marca, medida, DOT, valor de compra e posição no veículo. Nos pesados, os pneus duplos são medidos separadamente, interno e externo; ao carregar o relatório em PDF do medidor a laser de sulco, os valores dos quatro pneus são lidos. Na montagem e na desmontagem registra-se o motivo: rodízio, estação, desgaste ou dano. O relatório de desempenho de pneus compara as marcas pela quilometragem média e pelo custo por 1.000 km, de modo que a próxima compra se baseie em registros, e não só no preço. Os limites de alerta podem ser definidos separadamente por tipo de veículo, marca, ano do modelo e grupo; o cavalo mecânico e o utilitário leve não precisam ser monitorados pela mesma regra. Já a quilometragem restante até a troca é calculada a partir do desgaste do sulco e do limite de km informado.

• Medição de sulco e pressão por posição, interno/externo separados nos duplos
• Relatório em PDF do medidor de sulco a laser é carregado
• Quilometragem média e custo por 1.000 km por marca
• Limites de alerta separados por tipo de veículo e grupo

Responsabilidade do motorista em pedágios e multas

Quando o extrato mensal de HGS/OGS é carregado, as passagens são vinculadas ao veículo pelo número da etiqueta e, pela atribuição do veículo, ao motorista daquela data. Não é preciso conciliar centenas de linhas à mão; as passagens de veículos sem etiqueta cadastrada ficam sem correspondência e são mostradas a você. Em uma multa de trânsito, registram-se placa, data, artigo e valor; o motorista é encontrado pela atribuição vigente na data da infração. Informam-se o valor com desconto e o prazo final do desconto, e as multas com prazo de desconto ainda em curso são listadas à parte; o valor repassado ao motorista é marcado e entra no relatório de multas por pessoa. Se a atribuição estiver vazia, a multa fica sem motorista, por isso é importante manter as atribuições sem lacunas. As multas acumuladas no mesmo motorista aparecem no relatório por pessoa. Assim, o valor repassado ao motorista e o valor assumido pela empresa ficam separados, e no fim do mês não é preciso preparar uma lista à parte para a conciliação.

Os documentos do motorista também têm prazo

Mesmo com o veículo regular, a viagem tem problema se o documento do motorista estiver faltando. Carteira de habilitação, SRC (certificado profissional de motorista), avaliação psicotécnica e atestado médico são acompanhados no cadastro do motorista pela data de vencimento; o documento prestes a vencer aparece no resumo diário. O alerta chega cedo para que o documento do motorista que atua em rotas longas possa ser renovado antes da viagem. Como as atribuições de motoristas também são mantidas por intervalo de datas, em um sinistro, multa ou passagem fica registrado qual motorista trabalhava com qual veículo naquele dia. Em caso de acidente, data, local, outra parte, cópia digitalizada do boletim e croqui ficam guardados no mesmo registro. Esses registros também servem de base para a auditoria interna; quando o documento de cada motorista foi renovado, com qual veículo ele trabalhou e quais ocorrências aconteceram durante a atribuição dele pode ser acompanhado pelo histórico.

• Prazos de habilitação, SRC, avaliação psicotécnica e atestado médico
• Atribuição veículo-motorista com intervalo de datas
• Registro de acidente: boletim, fotos, croqui e processo do seguro
• O histórico de sinistros fica vinculado ao motorista da data do sinistro

Do defeito à ordem de serviço, do registro à manutenção

Um problema que surge na estrada é registrado como defeito; se for crítico, vira ordem de serviço, e mão de obra, peças e fornecedor se reúnem em um único registro. Quando a ordem de serviço é encerrada, o veículo recebe a entrada no histórico de serviços, a peça usada sai do estoque e o lembrete de manutenção correspondente avança sozinho; a mesma manutenção não é planejada duas vezes. O intervalo de manutenção é definido em quilômetros e meses ao mesmo tempo, e o que vencer primeiro define o prazo. Com a integração de GPS conectada, a quilometragem chega automaticamente e o prazo é calculado a partir do hodômetro atual. Como o defeito recorrente do mesmo veículo fica em um só lugar do histórico, é fácil identificar a fonte crônica de despesa. Com o histórico de serviços mantido por placa, perguntas como quando foi a última troca de pneus deste veículo se respondem de relance, e na conversa com o fornecedor você tem o registro em mãos.

• Defeito, ordem de serviço e histórico de serviços em um único fluxo
• A peça usada sai do estoque e o alerta vem no limite crítico
• Intervalo em km e meses juntos, o que vencer primeiro
• Com GPS conectado, o hodômetro vem automaticamente do Arvento