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Gestão de equipamentos

Ativos que não são veículos, como gerador, compressor, empilhadeira e ferramentas manuais, ficam em uma lista própria. De cada equipamento ficam registrados número de série, fabricante, situação, local e pessoa responsável. Registros de manutenção e lembretes de manutenção periódica são mantidos à parte; o custo de manutenção por equipamento é somado a partir desses registros, e a sua lista de veículos não fica sobrecarregada.

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vitaFleet — Gestão de equipamentos

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Situações do equipamento

Em uso, Em depósito, Em manutenção, Fora de serviço

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Situações do lembrete

No prazo, A vencer, Atrasado

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Páginas de equipamentos

Lista, Registros de serviço, Lembretes

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Unidades de período

Dia, semana, mês e ano

O que há em Gestão de equipamentos?

As telas que formam a solução e o que se faz em cada uma delas são apresentadas a seguir, em ordem.

Tela

Lista de equipamentos

É a lista de todos os ativos que não são veículos. Um novo registro é aberto pelo botão Adicionar equipamento; o formulário inclui os campos Nome, Tipo, Nº de série, Fabricante, Modelo, Situação, Local e Pessoa responsável. A lista é separada da lista de veículos, por isso as suas telas de veículos não ficam sobrecarregadas; nos relatórios, pode-se olhar em conjunto ou separadamente, conforme a necessidade. Com Definir novo, nas caixas de seleção, um tipo ou fabricante que falte é adicionado sem sair da página; a partir dos detalhes do equipamento, passa-se aos serviços e aos lembretes.

Campos de identificação
Informam-se nome, tipo, nº de série, fabricante e modelo; com Definir novo, nas caixas de seleção, um valor que falte é adicionado sem sair da página.
Situação
Escolhe-se uma de quatro situações: Em uso, Em depósito, Em manutenção e Fora de serviço.
Local e pessoa
O equipamento é vinculado a um local e a uma pessoa; a lista mostra onde ele está e com quem.
Edição
O registro é editado nos detalhes do equipamento; dali também se passa aos serviços e aos lembretes.

Tela

Atribuição e locais

O equipamento é atribuído a uma pessoa ou a um local. Os campos Local e Pessoa responsável do formulário do equipamento definem isso; a lista mostra onde o equipamento está e com quem. Na tela Locais, definem-se depósito, obra, garagem e ponto de manutenção, com endereço e informações de localização. Se um limite de geofence for traçado para um local, os registros de localização são associados a esse local. Os locais definidos são exibidos no mapa da frota junto com os veículos; quando um equipamento muda de lugar, o registro é mantido atualizado editando-se o formulário.

Pessoa responsável
O campo Pessoa responsável do formulário do equipamento define o responsável; a pessoa é escolhida na lista ou, se não existir, é cadastrada na hora.
Vínculo com o local
O campo Local vincula o equipamento a um depósito, uma obra ou uma garagem.
Geofence
Se um limite for traçado para o local, os registros de localização são associados a esse local.
Exibição no mapa
Os locais definidos são exibidos no mapa da frota.

Tela

Registros de serviço de equipamentos

Os Registros de serviço de equipamentos são a lista separada das manutenções e dos reparos feitos nos equipamentos; é o equivalente, para equipamentos, do histórico de manutenção de veículos. Cada registro tem os campos equipamento, data, serviço realizado, custo, fornecedor, quem executou e observação. Como o registro é vinculado ao fornecedor, os relatórios de custo geram o detalhamento por fornecedor a partir desse vínculo. Os serviços de equipamentos não se misturam aos de veículos e ficam listados em sua própria página. Ao lançar a manutenção, você conclui o lembrete do equipamento correspondente, e o custo de manutenção por equipamento é somado a partir dos registros.

Campos do registro
Preenchem-se os campos equipamento, data, serviço realizado, custo, fornecedor, quem executou e observação.
Vínculo com o fornecedor
O registro é vinculado ao fornecedor; os relatórios de custo geram o detalhamento por fornecedor a partir desse vínculo.
Lista separada
Os serviços de equipamentos não se misturam aos serviços de veículos e ficam listados em sua própria página.
Encerrar o lembrete
Quando a manutenção é lançada, o lembrete do equipamento correspondente é concluído.

Tela

Lembretes de manutenção

O acompanhamento da manutenção periódica e da calibração dos equipamentos fica nesta tela. No formulário do lembrete, preenchem-se Equipamento, Tarefa, Período, Limite de aviso, Última realização e Notificações. O período é em dias, semanas, meses ou anos, sendo mês o padrão. O vencimento é calculado somando-se o período à data da última realização. A situação não é um campo à parte; é derivada a cada leitura: No prazo, A vencer ou Atrasado. As datas de calibração dos instrumentos de medição também são acompanhadas aqui, e gera-se notificação quando o vencimento se aproxima e quando passa.

Formulário do lembrete
Preenchem-se os campos Equipamento, Tarefa, Período, Limite de aviso, Última realização e Notificações.
Unidade do período
O período é definido em dias, semanas, meses ou anos; mês é o padrão.
Limite de aviso
Quando falta o tempo que você definiu, o lembrete passa a ser considerado A vencer; passado o vencimento, fica Atrasado.
Calibração
As datas de calibração dos instrumentos de medição também são acompanhadas por esta mesma tela.

Tela

Documentos e comentários

No registro do equipamento é possível anexar documentos e escrever comentários; documentos e comentários são um recurso comum aos registros de equipamentos e de veículos. Certificado de garantia, laudo de manutenção ou documentos de compra ficam junto ao registro, e campo e escritório compartilham notas no mesmo registro. A tela Garantias acompanha a garantia de veículos e peças por limite de data e de km, e o certificado de garantia é anexado ao registro. Já a tela Documentos reúne em uma só lista os documentos dos registros; assim, para procurar um documento, você não precisa abrir os registros um por um.

Anexar documentos
Nos detalhes do equipamento, o documento correspondente é anexado ao registro; o documento é guardado junto com o registro.
Comentários
Escrevem-se comentários no registro do equipamento; campo e escritório compartilham notas no mesmo registro.
Acompanhamento de garantias
A tela Garantias acompanha a garantia de veículos e peças por limite de data e de km; o certificado é anexado ao registro.
Lista comum de documentos
A tela Documentos reúne em uma só lista os documentos dos registros.

Tela

Formulários de inspeção

Os formulários de inspeção também podem ser usados para equipamentos. No modelo de formulário, os tipos de item são caixa de seleção, número, texto, foto e assinatura. O modelo é preparado uma vez; a equipe de campo escolhe o equipamento na tela Realizar inspeção e preenche; foto e assinatura são capturadas no mesmo formulário. Os resultados ficam reunidos na lista de envios, e os itens não conformes são acompanhados à parte na tela Falhas de itens. Os programas de inspeção servem para planejar verificações recorrentes; assim, a verificação de uma empilhadeira ou de um compressor fica registrada, e não no papel.

Tipos de item
A lista de verificação é montada com itens de caixa de seleção, número, texto, foto e assinatura.
Realizar inspeção
A equipe escolhe o equipamento e preenche o formulário; foto e assinatura são capturadas no mesmo formulário.
Itens reprovados
Os itens não conformes são acompanhados à parte nas falhas de itens da inspeção.
Programa
Os programas de inspeção planejam verificações recorrentes.

Novo ativo

Passos para cadastrar e atribuir um gerador

O responsável pelo depósito abre Adicionar equipamento na Lista de equipamentos. Informam-se nome e tipo, e escrevem-se nº de série, fabricante e modelo. O campo Situação é escolhido como Em depósito ou Em uso. Se o tipo ou o fabricante não estiver na lista, é adicionado com Definir novo sem sair da página. Se o equipamento for para uma obra, escolhe-se a obra no campo Local; se for entregue ao mestre responsável, escolhe-se o mestre no campo Pessoa responsável. Ao salvar o registro, a lista mostra onde o equipamento está e com quem. Se depois o local ou a pessoa mudar, edita-se o formulário do equipamento, e a situação também pode ser atualizada para Em manutenção ou Fora de serviço. Tudo fica em um só registro; depois também é possível ler quem usou o equipamento e em que local.

  • Informe a identificação. Nome, tipo, nº de série, fabricante e modelo estão em um só formulário.

  • Escolha a situação. Em uso, Em depósito, Em manutenção ou Fora de serviço.

  • Atribua. Com os campos Local e Pessoa responsável, a localização e o responsável são gravados no registro.

Manutenção periódica

Do lembrete ao registro de serviço: o encerramento da manutenção

O responsável técnico abre um novo registro na tela Lembretes: escolhem-se equipamento, tarefa e período, por exemplo 6 meses. Informam-se o Limite de aviso e a data da Última realização; o vencimento é encontrado somando-se o período à data da última realização. Ao entrar no limite, o registro aparece como A vencer; passado o vencimento, como Atrasado. Quando a manutenção é feita, em Registros de serviço informam-se equipamento, data, serviço realizado, custo e fornecedor, e o lembrete é concluído. O próximo vencimento é calculado a partir da nova data; já o custo de manutenção do equipamento é somado a partir dos registros de serviço, e o detalhamento por fornecedor chega aos relatórios por esse vínculo. Dessa forma, o lembrete não precisa ser recriado a cada manutenção; o registro é definido uma vez e, conforme é concluído, o vencimento avança e o atraso permanece visível.

Formulário de lembrete do equipamento

Formulário de lembrete do equipamento

  • Defina o período. Informam-se o período em dias, semanas, meses ou anos e o limite de aviso.

  • Acompanhe a situação. As situações No prazo, A vencer e Atrasado se distinguem por cor na lista.

  • Registre o serviço. Serviço realizado, custo, fornecedor e quem executou são informados no registro de serviço.

Verificação em campo

Do modelo de inspeção à verificação em campo

O gestor de frota monta um modelo em Formulários de inspeção: itens de caixa de seleção, um item numérico, foto e assinatura. A equipe de campo escolhe o equipamento na tela Realizar inspeção e preenche o formulário; foto e assinatura são capturadas no mesmo fluxo. O envio cai na lista de inspeções, e os itens não conformes são acompanhados à parte na tela Falhas de itens. Os programas de inspeção planejam verificações recorrentes. Assim, as verificações de equipamentos como empilhadeiras ou compressores ficam registradas, e não no papel, e é possível voltar a consultá-las depois. Como os resultados das verificações são guardados por equipamento, numa decisão sobre defeito ou manutenção é possível voltar à inspeção anterior; o responsável vê na lista qual item foi reprovado.

  • Monte o modelo. Os tipos de item são caixa de seleção, número, texto, foto e assinatura.

  • Preencha em campo. A tela Realizar inspeção abre o formulário por equipamento.

  • Acompanhe as falhas. Os itens reprovados são acompanhados em uma lista à parte.

Escopo

O que esta solução inclui?

Sem módulos separados: tudo funciona na mesma conta e com os mesmos dados.

  • Cadastro de ativos que não são veículos
  • Nº de série, fabricante e modelo
  • Acompanhamento com quatro situações
  • Atribuição a pessoa ou a local
  • Registros de serviço separados
  • Lembretes de manutenção periódica
  • Acompanhamento de datas de calibração
  • Anexo de documentos e comentários
  • Uso de formulários de inspeção
  • Custo de manutenção por fornecedor

Como funciona

Da configuração ao uso diário

Defina o equipamento

Com Adicionar equipamento, informe nome, tipo, nº de série, fabricante e modelo. Se faltar um tipo ou fabricante, adicione com Definir novo sem sair da página; o item passa a fazer parte da lista da sua empresa e pode ser escolhido nos próximos equipamentos.

Perguntas frequentes

Não. Os equipamentos têm lista, registros de serviço e lembretes próprios. Histórico de hodômetro, registro de combustível e de recarga, multas de trânsito e passagens em pedágio, que existem nos veículos, não existem nos equipamentos; por isso as listas são mantidas separadas. Nos relatórios, você olha em conjunto ou separadamente, como preferir. Assim as listas ficam enxutas.

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