Transporte de funcionários

Organização documental da frota de transporte de funcionários

No transporte de funcionários, não basta o veículo estar funcionando; ele também precisa estar com a documentação em dia, porque as pessoas transportadas são colaboradores de uma empresa e qualquer falha recai diretamente sobre o cliente contratante. Na Turquia, os veículos usados nesse serviço são em geral vans, micro-ônibus e ônibus. Inspeção veicular, seguro obrigatório de trânsito e medição de emissões ficam no cadastro do veículo; habilitação, SRC (certificado profissional de motorista), avaliação psicotécnica e atestado médico ficam no cadastro do motorista, todos com a data de vencimento. Quando o prazo se aproxima, ele aparece no resumo diário. Como o acompanhamento depende do sistema, e não da memória de um coordenador, nenhum documento vence em silêncio, mesmo que a equipe mude. Quando o arquivo de cada documento, seja o licenciamento, a apólice ou o laudo, é anexado ao registro correspondente, você não precisa vasculhar o arquivo para mostrá-lo quando o cliente pedir.

• Veículo: inspeção veicular, seguro obrigatório de trânsito, medição de emissões
• Motorista: habilitação, SRC, avaliação psicotécnica, atestado médico
• Prazos a vencer e vencidos no resumo diário
• O arquivo de cada documento fica arquivado no cadastro do veículo ou da pessoa

Quem usou qual veículo e quando

A atribuição veículo-motorista é mantida com intervalo de datas; quem usou qual veículo em quais dias fica claro retroativamente. Isso é mais do que um registro, é a base da responsabilidade: quando chega uma multa, passagem de pedágio ou sinistro, chega-se ao motorista certo pela atribuição vigente no momento da ocorrência. Quando há troca de turno, folga ou entrada de um motorista reserva, a atribuição antiga não é apagada, uma nova é adicionada. Se nenhuma atribuição foi feita, a multa e a passagem são registradas no veículo e o motorista fica em branco; por isso vale manter a atribuição atualizada sempre que a escala mudar. A pergunta quem usou esse veículo naquela manhã se responde com uma única busca. A informação de atribuição também garante que os registros de combustível sejam atribuídos ao motorista correto; no fim do mês, quanto combustível cada motorista abasteceu e qual veículo fez a passagem saem direto do registro.

• Atribuição com intervalo de datas, o histórico não é apagado
• Multa, passagem e combustível são associados ao motorista do momento da ocorrência
• O registro de sinistro é vinculado ao motorista da data do sinistro

Verificação diária do veículo antes da viagem

A segurança muitas vezes se ganha na verificação de cinco minutos feita de manhã. Você define a sua própria lista de verificação como formulário de inspeção: pneus, freios, faróis, portas, cintos de segurança, kit de primeiros socorros, extintor. O motorista preenche o formulário antes da viagem; o item marcado como reprovado vira automaticamente um registro de defeito e é acompanhado até ser encerrado. Assim, a situação em que o freio estava estranho, mas eu não registrei deixa de existir. O histórico do formulário fica no veículo com data; o que foi verificado em cada dia serve de prova tanto na auditoria interna quanto numa pergunta do cliente. Você pode mudar o conteúdo do formulário conforme o tipo de veículo; os itens de verificação de uma van e de um ônibus não precisam ser iguais. Quando o motorista encontra uma falta durante a verificação, o registro de defeito é aberto logo cedo, e o plano de oficina ou de veículo reserva é feito antes de o dia começar.

• Você define a lista de verificação conforme o seu trabalho
• O item reprovado vira diretamente um defeito
• O histórico do formulário fica no veículo, com data

Plano de manutenção e hodômetro

O plano de manutenção de veículos do mesmo tipo é parecido. Em vez de criar lembretes um a um, você cria um plano de manutenção e adiciona os veículos a ele; mudar o intervalo no plano atualiza todos os veículos vinculados. Os intervalos são definidos em quilômetros e meses ao mesmo tempo, e o que vencer primeiro define o prazo. Um veículo de turno único e um que opera em três turnos não rodam na mesma velocidade; o prazo é calculado a partir do hodômetro atual do veículo. Com a integração de GPS conectada, a quilometragem chega automaticamente; se não estiver, ela é lida dos registros de combustível, serviços e inspeção. Se a manutenção for feita muito antes da hora, é emitido um aviso de serviço antecipado. Assim, quando um novo veículo entra na frota, você não precisa montar o calendário de manutenção do zero; no momento em que ele é adicionado ao plano, todos os lembretes já vêm prontos e, conforme as ordens de serviço são encerradas, o prazo avança sozinho.

• Plano de manutenção: defina uma vez, aplique a todos os veículos
• Intervalo em km e meses definido em conjunto
• Com GPS conectado, o hodômetro é atualizado automaticamente

Segurança dos passageiros baseada em registros

Quando verificação diária, acompanhamento de documentos e fluxo de defeitos funcionam juntos, a segurança deixa de ser uma impressão e passa a se apoiar em registros. Qual veículo está com alguma pendência, qual documento de qual motorista está perto de vencer, qual defeito ainda está aberto: tudo fica em um só lugar, com o histórico. Poder responder com registros, depois de uma reclamação ou ocorrência, a perguntas como quando foi a última manutenção daquele veículo e as verificações estavam sendo feitas dá proteção tanto jurídica quanto de reputação. Um veículo com defeito aberto fica no topo da sua lista até ser encerrado, e o aviso de defeito crítico chega aos gestores. Dessa forma, a segurança não fica à mercê da atenção de cada pessoa, e sim presa a uma rotina repetível; quando um novo coordenador assume, ele também não precisa aprender o histórico do zero.

Dados brutos para custo e medição de serviços

O serviço de transporte costuma ser precificado para o cliente por mês ou por linha; para ver a rentabilidade, a despesa também precisa chegar até a linha. Despesas de combustível, manutenção, seguro e pedágio são somadas por veículo. Quando você agrupa os veículos pelo nome do cliente ou da linha, é possível comparar os grupos entre si. Quando o extrato HGS/OGS é carregado, as passagens são associadas ao veículo, o consumo de combustível é calculado entre dois abastecimentos completos e a comparação com o preço da EPDK (órgão regulador de energia da Turquia) mostra as compras caras. Você chega à negociação de preço e à medição de serviços com registros; qual linha dá lucro e qual dá prejuízo deixa de depender de estimativa. Nas telas de relatório, escolhendo o intervalo de datas, você compara este mês, o mês passado ou os últimos três meses e vê o consumo de combustível por veículo e o tempo parado em oficina no mesmo lugar.

• Combustível, manutenção, seguro e pedágio por veículo
• Grupos de veículos pelo nome do cliente ou da linha
• Consumo em L/100 km, alerta de compra de combustível caro

Preparação de pneus e do período de inverno

O transporte de funcionários opera o ano todo, de manhã bem cedo e à noite bem tarde; o estado dos pneus determina diretamente a segurança na condução. Cada pneu é registrado com sua posição; medições de profundidade do sulco e de pressão são lançadas e, conforme o desgaste, estima-se a quilometragem restante até a troca. Com as regras de pneus, é possível definir limites diferentes para vans e micro-ônibus. O período de obrigatoriedade de pneus de inverno (1º de dezembro a 1º de abril, podendo variar conforme a província) é definido em Configurações; se o veículo estiver marcado como pneu de inverno obrigatório, é gerado um alerta para os veículos em desacordo durante o período. Na virada de estação, quais veículos estão prontos aparece de relance. Quando uma fatura de pneus é carregada no sistema, os itens são registrados como pneus no estoque; depois, ao montá-los na posição do veículo, você acompanha quantos quilômetros cada pneu rodou em cada veículo.

• Medição de sulco por posição e quilometragem restante
• Limites de pneus separados por tipo de veículo e grupo
• Alerta de período para veículos com pneu de inverno obrigatório

Estar pronto para fiscalização em trabalho contratado

O transporte de funcionários costuma ser prestado a uma instituição com compromisso contratual; o cliente de vez em quando pergunta sobre a conformidade de veículos e motoristas e, às vezes, faz uma vistoria no local. Como prazos de documentos, formulários de verificação diária, histórico de manutenção e registros de atribuição ficam datados no mesmo lugar no vitaFleet, você responde à pergunta sua frota atende às condições do contrato sem procurar arquivos. Licenciamento, apólices de seguro e arquivos de contrato ficam arquivados vinculados ao cadastro do veículo ou da pessoa. Em caso de acidente, a cópia digitalizada do boletim, as fotos e o croqui são adicionados ao mesmo registro; o número do processo do seguro e o custo também são acompanhados. A preparação antes da reunião com o cliente se resume a consultar os registros, em vez de juntar arquivos espalhados; o documento que falta ou o defeito que continua aberto já aparece nesse momento no topo da lista.

• Documentos, verificações e histórico de manutenção em um só lugar
• Arquivo de licenciamento, apólices e contratos
• Registro de acidente: boletim, croqui, processo do seguro