Fatura eletrônica, IVA e ETTN: mantendo as despesas da frota na mesma linguagem da contabilidade

As despesas de uma frota vivem em dois mundos separados. Do lado da contabilidade, são faturas: têm número, valor, IVA e fornecedor. Do lado da frota, o mesmo gasto é a manutenção de um veículo, uma troca de pneus ou um abastecimento: importa a qual veículo pertence, em que quilometragem foi feito e qual plano de manutenção ele adianta. Na maioria das empresas, esses dois mundos não se falam. A fatura entra na contabilidade, e o lado do veículo ou nunca é atualizado ou alguém digita depois, à mão. Semanas depois, a pergunta 'o que foi feito neste veículo e com qual fatura' vira um quebra-cabeça procurado em dois arquivos diferentes.

Neste artigo tratamos duas coisas juntas: como o IVA deve ser armazenado no registro de frota e o que observar quando uma fatura eletrônica recebida se transforma em registro de frota.

A lógica de armazenar com IVA incluído

Quase todos os valores de serviço, combustível, peças e compras são valores com IVA. O número que você vê no cupom ou na fatura já inclui o IVA (na Turquia, KDV); porém, ao fazer a análise de custos, você muitas vezes precisa do valor líquido e do IVA separadamente. O valor líquido é o custo operacional, e o IVA é um item recuperável. Misturar os dois é a maneira mais fácil de mostrar o custo por veículo mais alto ou mais baixo do que realmente é.

Por isso o vitaFleet armazena os valores com IVA incluído. Ao informar a alíquota do IVA, o valor líquido e o valor do IVA são calculados e exibidos ao vivo durante a digitação. Assim você não precisa calcular à mão 'quanto é o IVA disto' nem chega a um valor líquido errado por causa de uma alíquota errada. As alíquotas vêm como opções; no registro, ficam guardadas como número.

Informar o valor uma única vez, com IVA incluído, é a única forma segura de gerar depois, em todos os lugares e de modo consistente, o detalhamento entre líquido e IVA.

Por que o número da fatura e o ETTN devem constar no registro

Cada registro de despesa guarda o número da fatura e o ETTN. O ETTN é o identificador único da fatura eletrônica; fornecedores diferentes podem usar o mesmo número de fatura, mas o ETTN é único. Para a conciliação contábil, essas duas informações juntas são a chave.

O benefício prático é este: quando a contabilidade pergunta, no fechamento do período, 'esta fatura tem correspondente no lado da frota?', a resposta está no registro, e não em pastas dispersas. No sentido inverso, também é possível descobrir, pelo mesmo número, em qual fatura se baseia um gasto da frota. Os dois lados falam com a mesma chave.

Relatório de IVA no fechamento do período

Como os valores são armazenados com IVA incluído e a alíquota consta no registro, o detalhamento do IVA pode ser consultado em relatório por período: vê-se quanto de IVA há em cada item de despesa. Quando a contabilidade pede um número à frota, ele não vem da memória das pessoas nem de uma planilha somada à mão, mas de uma única fonte que gera relatórios. Em uma conversa de fechamento com seu contador, geralmente é exatamente isso que se procura.

Transformando a fatura eletrônica recebida em registro de frota

O verdadeiro trabalho é converter, uma a uma, as faturas recebidas em registros de frota. A importação de faturas eletrônicas do vitaFleet cuida disso. Ela lê do e-Logo as faturas eletrônicas que chegam à sua empresa, encontra as relacionadas à frota e, com a sua aprovação, as transfere como despesa ou como registro de serviço. Um detalhe importante: a conexão é somente leitura, e nada é alterado no e-Logo.

Buscando as faturas

Você escolhe a empresa e o período e as busca no e-Logo; os itens da fatura vêm junto. Em estruturas com subsidiárias, cada empresa se conecta separadamente, com o próprio número de identificação fiscal (VKN) e a própria conta de serviço web, e é testada separadamente.

Como se determina a relação com a frota

Nem toda fatura recebida tem a ver com a frota; uma fatura de papelaria, alimentação ou assinatura de software não deve ser contada como despesa de frota. O sistema dá a sugestão olhando, nesta ordem, os seguintes sinais:

• Suas regras: vêm antes de tudo.
• Se a placa de um veículo da frota aparece na fatura, ela é marcada como frota e veículo.
• Palavras específicas de veículo: pneu, pastilha de freio, seguro casco, HGS, diesel e semelhantes.
• As decisões que você tomou sobre faturas anteriores do mesmo fornecedor.
• Palavras alheias à frota: papelaria, alimentação, software e semelhantes.

A sugestão aparece com a justificativa; ou seja, quando o sistema diz 'isto é despesa de frota', mostra também o motivo. O que estiver errado você corrige na própria linha.

Registro de serviço ou despesa

Faturas com veículo dos tipos serviço, manutenção, pneus e peças de reposição podem ser transferidas como registro de serviço, conforme os tipos marcados. Essa diferença é importante: uma despesa comum é lançada apenas no custo; já o registro de serviço entra no histórico do veículo, atualiza o hodômetro e adianta o lembrete de manutenção. A quilometragem do serviço é lida da observação da fatura; se o óleo do motor e o filtro de óleo foram trocados juntos, isso conta como manutenção periódica.

Ao transferir uma fatura de serviço, abre-se uma ordem de serviço concluída com os respectivos itens, e o registro de serviço é vinculado a essa ordem. Se o veículo tem um defeito em aberto, ele aparece listado na confirmação da transferência; se você marcar os que foram resolvidos por esse serviço, eles são vinculados à ordem de serviço e encerrados como resolvidos.

Antes de confiar na quilometragem da fatura

A quilometragem lida da fatura é comparada com o histórico do hodômetro do veículo: deve ser maior que a última leitura anterior ao dia da fatura e menor que a primeira leitura do dia seguinte. Se houver contradição, aparece um aviso na linha; essa quilometragem não é lançada no hodômetro e permanece no registro de serviço com uma observação de alerta. Já uma quilometragem compatível é lançada no hodômetro do veículo como leitura de ordem de serviço. Assim, uma única quilometragem digitada errado não estraga o cálculo de manutenção do veículo.

Casos especiais

Fatura de devolução

A fatura de devolução não é despesa. O sistema avisa e a classifica como 'indefinida'; mesmo assim, se você a transferir, o custo é contado no sentido inverso.

Fatura emitida para vários veículos

Se a fatura traz as placas de vários veículos da frota, todos vêm selecionados; pela linha você pode adicionar e remover veículos. O valor é rateado entre os veículos, e para cada um é aberta, com a sua parte, uma despesa ou então uma ordem de serviço e um registro de serviço separados.

Fatura de pneus

Os itens de pneu são registrados no estoque de pneus na transferência: quantidade, marca, medida e estação são lidas do item, e o valor de compra é o preço unitário com IVA incluído. Como a fatura não informa a posição, na confirmação da transferência você pode escolher em quais posições os pneus serão montados; os pneus escolhidos são registrados como montados no veículo na transferência.

Se o veículo foi adicionado depois

Uma fatura de um veículo cuja placa ainda não entrou na frota fica sem veículo, com o aviso de que a placa não está cadastrada na frota. Quando o veículo é adicionado, importado do Excel ou do GPS, ou tem a placa corrigida, as faturas que aguardavam sem veículo são associadas novamente de forma automática.

Se você transferiu algo errado

Na aba de transferidas, você seleciona a fatura e desfaz a transferência: o registro criado é excluído, a fatura volta a pendente e o lembrete de manutenção retorna ao estado anterior. Os registros que você digitou à mão não são tocados. Isso lhe dá tranquilidade na hora de aprovar, porque o erro pode ser revertido.

Criando regras: tomar a mesma decisão uma única vez

Se as faturas de um mesmo fornecedor são sempre do mesmo tipo, você não precisa aprová-las toda vez. A regra de fornecedor funciona pelo VKN: por exemplo, as faturas deste fornecedor são sempre de seguro ou sempre alheias à frota. A regra de expressão funciona pela palavra que aparece no item: se aparecer a palavra 'bateria', por exemplo, é tratada como peça de reposição; maiúsculas, minúsculas e caracteres turcos não fazem diferença. Se um fornecedor não escreve a placa na fatura e as faturas dele sempre vão para o mesmo veículo, também é possível adicionar um veículo fixo à regra.

A regra de fornecedor vem antes da de expressão e, se várias expressões coincidirem, vale a mais longa. Quando uma regra é adicionada, desativada ou excluída, as faturas pendentes são reavaliadas imediatamente; as já transferidas não mudam. A permissão para criar regras é do titular da conta.

Quem vê qual fatura

As faturas são dados sensíveis. O titular da conta vê todas; os demais usuários veem apenas as faturas dentro do escopo de fornecedor, categoria ou subsidiária que lhes foi atribuído. Assim, o responsável pela oficina, ao processar as faturas de serviço, não precisa ver as que pertencem à contabilidade.

Por onde começar

Primeiro configure a conexão com o e-Logo, busque um período e dê uma olhada nas sugestões. O objetivo da primeira semana não é velocidade, e sim ver se a sugestão funciona bem para os seus fornecedores. Crie regras para as decisões repetitivas; depois de algumas semanas, a maior parte das faturas recebidas cai no lugar certo sem que você precise tocar nelas. Quando a contabilidade e a frota passam a conversar pelo mesmo número de fatura e pelo mesmo ETTN, a conciliação de fim de período deixa de ser uma busca e vira uma conferência.