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Gestão de frota

Cada veículo e equipamento da frota vive em um único registro: identificação e dados técnicos, histórico do hodômetro, manutenção, combustível, inspeção, defeitos e despesas ficam no mesmo lugar. Você monta as listas do seu jeito de trabalhar, salva e compartilha com a frota; as atribuições de motorista garantem que multas, passagens em pedágio e abastecimentos sejam associados à pessoa certa.

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vitaFleet — Gestão de frota

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Abas nos detalhes do veículo

Da manutenção às medições de pneus, em um só registro

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Campos de especificações técnicas

Dimensões, motor, câmbio, pneus e combustível

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Situações do veículo

Ativo, Em manutenção, Inativo, Fora de serviço, Vendido

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Lançamentos rápidos

Pelo menu Adicionar nos detalhes do veículo

O que há em Gestão de frota?

As telas que formam a solução e o que se faz em cada uma delas são apresentadas a seguir, em ordem.

Tela

Lista de veículos

Cada veículo da frota é uma linha desta lista. Você monta colunas, filtros e abas do seu jeito e salva. Ao selecionar linhas, abre-se o menu de ações em massa; a lista pode ser exportada em CSV ou Excel. Campos como placa, marca, modelo, situação e hodômetro entram como colunas pelo ⚙. Placa, chassi, marca, modelo e hodômetro aparecem em uma só linha; veículos são adicionados pela lista ou importados do Excel. Como toda alteração, inclusive em massa, é gravada no log de atividades, dá para saber depois quem alterou o quê.

Abas salvas
A aba é um conjunto de filtros salvo. Se você der um nome com '+ Adicionar aba', volta àquela lista com um clique; também é possível compartilhá-la com a frota.
Ação em massa
Nos veículos selecionados, você altera grupo, situação e operador e faz o arquivamento. Campo deixado em branco significa 'não mexer'; campo apagado significa 'esvaziar'.
Cinco situações
Ativo, Em manutenção, Inativo, Fora de serviço e Vendido. A situação afeta os cálculos de custo e de lembretes; o custo histórico de um veículo vendido é preservado.
Definir novo
Se a marca, o modelo ou a cor não estiver na lista, você adiciona sem sair da página pelo '+ Definir novo' da caixa de seleção; o item passa a fazer parte da lista da sua empresa.

Tela

Detalhes do veículo

Os detalhes do veículo reúnem todo o histórico dele em abas. Na Visão geral aparecem identificação, hodômetro e seguidores; as demais abas listam os registros do mesmo veículo, da manutenção às medições de pneus. O menu Adicionar, no canto superior direito, leva você ao formulário correspondente com o veículo já selecionado. Pelo painel de campos você pode pesquisar, recolher seções e ajustar o layout do seu jeito. O cadastro do veículo tem 50 campos de especificações técnicas; além disso, comentários e documentos aparecem na lateral direita do registro.

13 abas
Visão geral, Manutenção, Inspeção, Ordens de serviço, Lembretes de manutenção e renovação, Defeitos, Hodômetro, Combustível, Atribuição, Despesas, Códigos de falha e Medições de pneus.
Menu Adicionar
Registros de atribuição, combustível, despesa, defeito, acidente, inspeção, ordem de serviço, lembrete e medição de pneus abrem diretamente com aquele veículo selecionado.
Histórico do campo
O botão ⟲ ao lado de campos alterados abre o histórico. Em campo sem histórico o botão nem aparece; não se abre uma caixa vazia.
Seguidores
Os seguidores do veículo aparecem como avatares no cabeçalho. As notificações de manutenção e de defeito vão primeiro para essas pessoas. Para mudar quem recebe notificações, adicione ou remova seguidores.

Tela

Atribuições de veículos

Registra quem usou cada veículo e em quais datas. Registros de multas, passagens em pedágio e abastecimentos são associados ao motorista com base nessas datas. A atribuição é composta por veículo, motorista, data de início e data de fim. Atribuição com data de fim em branco é considerada em andamento, por isso na troca de motorista você precisa encerrar a anterior. A lista de atribuições é acompanhada por veículo e por motorista. Na página de detalhes, a aba Histórico de atribuições mostra todos os motoristas do veículo em ordem cronológica; as associações de multa, pedágio, sinistro e abastecimento se baseiam nesse registro.

Informe a atribuição
Informam-se veículo, motorista e datas de início e fim. 'Adicionar atribuição de veículo', no menu Adicionar dos detalhes do veículo, abre o formulário com o veículo já selecionado.
Associação de multas
Em uma multa de trânsito, o motorista é encontrado pela atribuição vigente no momento da infração. Se não houver atribuição, a multa fica como 'Motorista não atribuído'. Nos detalhes da multa não é preciso procurar o motorista à mão; a data é associada à atribuição.
Vínculo do sinistro
O dano que vem do extrato do Tramer (histórico de sinistros do veículo) é vinculado ao motorista que usava o veículo na data, de acordo com a atribuição vigente; sem atribuição, o motorista fica em branco.
Atribuição aberta
Atribuição com data de fim em branco é considerada em andamento; para evitar sobreposição, é preciso encerrar a anterior antes de criar uma nova.

Tela

Histórico do hodômetro

É o registro, em ordem cronológica, das leituras de quilometragem do veículo. Abastecimentos, registros de manutenção, inspeções e registros de GPS lançam a leitura automaticamente; quando necessário, você adiciona uma leitura manual com data e valor. Os lembretes de manutenção por km calculam o vencimento a partir desse hodômetro atualizado. O hodômetro é a última quilometragem conhecida do veículo e leituras retroativas não são aceitas. Esse valor aparece na lista e nos detalhes do veículo; os relatórios de Custo por km e de Uso do veículo também são calculados a partir das leituras do hodômetro no período.

Leitura automática
A leitura do hodômetro é gerada a partir de combustível, manutenção, inspeção e GPS; o hodômetro atual do veículo avança sozinho. Assim, não é preciso atualizar o hodômetro separadamente a cada lançamento.
Validação por data
O km informado manualmente ou vindo de uma nota fiscal não pode ser menor que a última leitura anterior àquele dia, nem maior que a primeira leitura do dia seguinte.
GPS e CAN bus
Com o GPS conectado, o km chega automaticamente. Se houver CAN bus e a conta no Arvento tiver autorização, usa-se o km do painel; caso contrário, usa-se o contador de distância do GPS.
Alimenta a manutenção
Se a nota fiscal de manutenção não trouxer o km, usa-se a última leitura até aquela data; o vencimento do lembrete por km é calculado com esse valor.

Tela

Renovações de veículos e pessoas

Acompanha os documentos que estão vencendo. Nas renovações de veículos há inspeção veicular, seguro, seguro casco, medição de emissões e certificado K (certificado de autorização de transporte rodoviário classe K); nas renovações de pessoas, CNH, SRC (certificado profissional de motorista), exame psicotécnico e atestado de saúde. Informam-se tipo, data de vencimento, número do documento e arquivo; a notificação é enviada antes do vencimento. O relatório Renovações a vencer e os cartões do Painel mostram, num relance, os registros prestes a vencer. Quando o arquivo é anexado ao registro, você também pode buscá-lo na tela Documentos; o documento aparece na lateral direita do registro ao qual está vinculado.

Documento do veículo
Informam-se tipo, data de vencimento, número do documento e arquivo. A apólice ou o laudo de inspeção é anexado ao registro e aparece nos documentos do veículo.
Documento da pessoa
Para CNH, SRC, psicotécnico e atestado de saúde, informam-se a data de vencimento e o arquivo; nos detalhes da pessoa, todos os prazos ficam juntos.
Aviso antecipado
Antes do vencimento, a notificação vai para os seguidores do veículo e para os gestores; no documento de pessoa, para a pessoa e os gestores. Se o prazo já passou, o registro fica no topo da lista e exige atenção até ser renovado novamente.
Renovações a vencer
Este relatório, na seção Relatórios, mostra a situação dos prazos de toda a frota em uma só lista; os vencidos aparecem primeiro.

Tela

Equipamentos

Ativos que não são veículos, como gerador, compressor, empilhadeira e ferramentas manuais, ficam em uma lista própria. Informam-se número de série e dados; o equipamento é atribuído a uma pessoa ou a um local. Os lembretes de manutenção são configurados por período de calendário (dia, semana, mês ou ano) e os serviços realizados são lançados nos registros de serviço do equipamento. Os Registros de serviço de equipamentos formam uma lista separada e encerram o lembrete do equipamento. Os formulários de inspeção também são usados em equipamentos; documentos e comentários funcionam como nos veículos.

Atribuição
O equipamento é atribuído a uma pessoa ou a um local; com quem e onde ele está fica registrado.
Período de calendário
O período do lembrete do equipamento é definido em dias, semanas, meses ou anos; quando o vencimento se aproxima, passa para A vencer, e quando passa, para Atrasado.
Calibração
As datas de calibração dos instrumentos de medição são acompanhadas pelos lembretes do equipamento; quando o vencimento se aproxima e quando passa, gera-se notificação.
Registros de serviço
Informam-se equipamento, data, serviço realizado e custo; o custo de manutenção por equipamento é somado a partir desses registros.

Uso diário

Cadastre o novo veículo e monte a lista do seu jeito

Quando chega um veículo novo, o gestor de frota abre o registro em 'Adicionar veículo' na Lista de veículos; se já tiver uma lista, importa do Excel. No formulário, informam-se placa, chassi, marca, modelo e hodômetro; a placa é validada conforme o código da província e, se estiver errada, o sistema avisa, mas não impede o registro. Se a marca não estiver na lista, ela é adicionada com '+ Definir novo'. Em seguida, o gestor monta a lista: escolhe as colunas pelo ⚙, define as regras no painel de Filtros e salva com '+ Adicionar aba'. No dia seguinte, volta à mesma lista com um clique; pode compartilhar a aba com um colega de equipe. Ao selecionar linhas, aplica em massa a mudança de grupo ou de situação. Depois de informar placa, chassi e hodômetro, as especificações técnicas (dimensões, motor, câmbio, rodas e pneus, combustível e óleo) também podem ser completadas mais tarde. O veículo com situação Vendido sai da frota, mas o histórico de custos permanece nos relatórios.

  • Validação da placa. A placa é verificada conforme o código da província. Se houver erro, aparece um aviso, mas o registro não é bloqueado. Mesmo com placa incorreta o registro é concluído; você pode corrigir depois.

  • Nº HGS, OGS e UTTS. Os números das etiquetas ficam no cadastro do veículo; a conciliação de pedágios e de combustível é feita com esses números. (HGS/OGS são sistemas turcos de pedágio eletrônico; UTTS é o sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível.)

  • Aba compartilhada. Você pode compartilhar a aba com a frota; somente o proprietário pode excluir uma aba compartilhada, assim todos na frota trabalham com o mesmo filtro.

  • Log de alterações. Toda alteração feita em massa é gravada no log de atividades; depois é possível ver quem mudou o quê.

Associação de motorista

Quando chega uma multa, encontre o motorista pela data da atribuição

Quando o responsável pela operação passa o veículo a um novo motorista, ele informa a data de fim da atribuição anterior em Atribuições de veículos e abre a nova atribuição. Semanas depois, quando uma multa de trânsito é registrada, o sistema encontra o motorista sozinho, consultando a atribuição vigente na data da multa. A mesma lógica vale para passagens em rodovias e pontes, registros de combustível e sinistros do Tramer. Se não houver atribuição, a multa fica como 'Motorista não atribuído' e a lacuna fica visível. Já uma atribuição antiga deixada sem data de fim se sobrepõe à nova e torna a associação ambígua; por isso, na troca, é preciso encerrar primeiro a anterior. Para associar multas e passagens não é necessária nenhuma ação extra; basta que as datas das atribuições estejam completas. Os detalhes da pessoa, por sua vez, reúnem em um mesmo cartão os prazos de documentos como a CNH.

Associação da multa após a atribuição

Associação da multa após a atribuição

  • Fonte única. Multas, passagens, combustível e sinistros não perguntam o motorista um a um; todos consultam a data da atribuição.

  • Ver a lacuna. O registro sem atribuição fica como 'Motorista não atribuído'; assim a atribuição faltante é percebida na lista e você pode completar as datas depois.

  • Atribuição aberta. Atribuição com data de fim em branco é considerada em andamento; para evitar sobreposição, é preciso encerrar a anterior antes de criar uma nova.

  • Adicionar pelos detalhes. Quando se escolhe 'Adicionar atribuição de veículo' no menu Adicionar dos detalhes do veículo, o formulário abre com aquele veículo já selecionado; não é preciso procurá-lo de novo.

Disciplina do hodômetro

Calcule o vencimento da manutenção sem corromper o registro de km

O hodômetro que o motorista informa ao abastecer faz avançar a quilometragem atual do veículo. Registros de manutenção e inspeção também lançam leituras da mesma forma; se a integração com GPS estiver conectada, o km chega automaticamente. Se um usuário informar por engano um valor retroativo, o sistema não o aceita. O km informado manualmente ou vindo da fatura eletrônica não pode ser menor que a última leitura anterior àquele dia, nem maior que a primeira leitura do dia seguinte. Assim o Histórico do hodômetro permanece consistente e os lembretes de manutenção por km são calculados com um valor confiável. Se o veículo tiver CAN bus e a conta no Arvento tiver autorização, usa-se o km do painel. O hodômetro do registro de manutenção e da inspeção passa pela mesma validação. Para corrigir o valor do hodômetro, adiciona-se uma leitura com data e valor na lista do Histórico do hodômetro. Os lembretes por km e o relatório de Uso do veículo se baseiam nessas leituras.

  • Não volta atrás. Leitura retroativa não é aceita; um valor errado corromperia o histórico de km, por isso é bloqueado.

  • Várias fontes. A leitura é lançada a partir de combustível, manutenção, inspeção e GPS; o lançamento manual só é necessário para preencher lacunas.

  • Ligado à manutenção. Os lembretes de manutenção por km calculam o vencimento a partir do hodômetro atualizado; conforme o hodômetro avança, os km restantes são recalculados.

  • Situação do GPS. A tela de status de conexão do GPS, na seção Veículos, permite verificar em quais veículos o km e a localização chegam automaticamente.

Escopo

O que esta solução inclui?

Sem módulos separados: tudo funciona na mesma conta e com os mesmos dados.

  • Cadastro de veículos e equipamentos
  • 50 campos de especificações técnicas
  • Detalhes do veículo com 13 abas
  • Abas de lista salvas e compartilháveis
  • Atualização em massa de grupo, situação e operador
  • Exportação em CSV e Excel
  • Importação do Excel
  • Atribuições de motoristas
  • Renovações de documentos de veículos e pessoas
  • Histórico do hodômetro e km por GPS

Como funciona

Da configuração ao uso diário

Traga os registros

Importe do Excel a sua lista atual de veículos ou informe um a um com Adicionar veículo. Placa, chassi, marca, modelo e hodômetro são os campos básicos; as especificações técnicas podem ser completadas depois.

Perguntas frequentes

Os detalhes do veículo têm 13 abas: Visão geral, manutenção, inspeção, ordens de serviço, lembretes de manutenção e renovação, defeitos, hodômetro, combustível, atribuição, despesas, códigos de falha e medições de pneus. Todas listam os registros do mesmo veículo. O menu Adicionar, no canto superior direito, abre o registro correspondente com o veículo já selecionado.

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