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Conformidade legal

Gerir uma frota na Turquia significa acompanhar ao mesmo tempo tarefas com prazo e registro, como inspeção veicular, seguro, autorização de transporte, habilitações dos motoristas, HGS/OGS (sistemas turcos de pedágio eletrônico), multas de trânsito e pneus de inverno. O vitaFleet vincula esses documentos ao registro do veículo e da pessoa, gera notificações antes do vencimento e associa extratos e multas ao veículo e ao motorista. Não dá garantia; facilita o acompanhamento e o registro.

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vitaFleet — Conformidade legal

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Tipos de documento de veículo

Inspeção, seguro de trânsito/kasko, medição de escapamento, autorização classe K e cartão do veículo/autorização

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Tipos de documento de pessoa

Habilitação, SRC, psicotécnico, atestado de saúde e certificado de qualificação profissional

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Campos de etiqueta definidos no veículo

Nº da etiqueta HGS, nº da etiqueta OGS e nº de série UTTS

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Opções de canal de notificação

No aplicativo, e-mail, ambos ou desativado

O que há em Conformidade legal?

As telas que formam a solução e o que se faz em cada uma delas são apresentadas a seguir, em ordem.

Tela

Renovações de veículos

Os documentos com prazo do veículo são acompanhados em uma única lista. Cada registro traz veículo, tipo de renovação, número do documento e data de validade; antes do vencimento, uma notificação vai para os seguidores do veículo e para os gestores. A apólice ou o laudo de inspeção é anexado ao registro e também aparece nos documentos do veículo. O acompanhamento de prazos é lido na tabela e não depende da memória de ninguém. Como todos os registros são mantidos do mesmo jeito, quando cada documento vence é lido sem procurar veículo por veículo.

Tipos prontos
Inspeção (TÜVTÜRK, inspeção veicular nacional), seguro obrigatório de trânsito, seguro total (kasko), medição de emissões de escapamento, certificado de autorização de transporte rodoviário classe K e cartão do veículo/autorização de rota já vêm na lista.
Campos do formulário
Informam-se veículo, tipo de renovação, número do documento, validade, limite de aproximação, responsável e comentário; com a opção Ativar notificações, os alertas são ligados.
Dias restantes
Na tabela aparecem as colunas Nº do documento, Restante e Responsável; a lista é filtrada por veículo e tipo, e os vencidos são marcados com uma etiqueta de status.
Renovações próximas
Esse relatório, em Relatórios padrão, reúne em uma única tabela os documentos de veículos e pessoas de toda a frota, com data de validade e dias restantes.

Tela

Documentos de motoristas e funcionários

Os documentos com prazo de motoristas e funcionários são vinculados ao registro da pessoa. Para habilitação, SRC (certificado profissional de motorista), exame psicotécnico e atestado de saúde, informam-se a data de término e o arquivo; antes do vencimento, uma notificação vai para a pessoa e para os gestores. Na página de detalhes da pessoa, você vê todos os documentos e prazos juntos, e a lista é ordenada pelo prazo. Assim, um motorista que sairia a campo com um documento vencido é notado na lista antes de pegar a estrada.

Tipos prontos
Carteira de motorista (habilitação), certificado SRC, laudo psicotécnico, atestado de saúde e certificado de qualificação profissional já vêm na lista.
Aviso antecipado
Antes do vencimento, a notificação vai tanto para o titular do documento quanto para os gestores; o canal é escolhido em Configurações: no aplicativo, e-mail, ambos ou desativado.
Visão geral
A lista é ordenada pelo prazo e os vencidos ficam no topo; dá para ver de relance o documento de qual motorista será renovado primeiro.
Guarda de arquivos
A versão digitalizada do documento é anexada ao registro; ela também está na lista Documentos, vinculada à pessoa, e aparece no registro da pessoa.

Tela

Passagens HGS e OGS

Os registros de passagens HGS e OGS são vinculados ao veículo e ao motorista pelo carregamento de um extrato. O número da etiqueta no cadastro do veículo garante a associação; o motorista é encontrado pela atribuição do veículo no momento da passagem. As passagens aparecem na coluna própria do custo operacional do veículo, e as linhas sem correspondência ficam em uma aba separada, sem passar despercebidas. O extrato é carregado todo mês do mesmo jeito; no fim, as passagens ficam registradas sem precisar procurar o veículo à mão.

Carregamento do extrato
O extrato da PTT/HGS ou do banco é carregado e as colunas são associadas; a data dd.mm.aaaa e o valor com vírgula decimal são lidos corretamente.
Associação pela etiqueta
Os campos Nº da etiqueta HGS e Nº da etiqueta OGS no formulário do veículo vinculam a passagem ao veículo; as passagens de veículos sem etiqueta esperam na aba Sem veículo.
Identificação do motorista
Consulta-se a atribuição do veículo na data da passagem; se não houver atribuição, a passagem é registrada no veículo e o campo do motorista fica vazio.
Reflexo no custo
Os valores das passagens entram na coluna Passagem do Resumo do custo operacional; o número total e o valor total aparecem no topo da lista.

Tela

Multas de trânsito

As multas aplicadas ao veículo são registradas com data da infração, data da notificação, artigo, pontos e valor. O motorista é encontrado pela atribuição do veículo no momento da multa, e a multa repassada ao motorista é marcada. Os campos podem ser preenchidos a partir da foto da notificação; se o último dia do desconto for informado, o prazo que se aproxima gera um aviso na lista. Assim, a multa fica ligada a um veículo cujo condutor é conhecido e a um registro com situação de pagamento definida.

Preenchimento pela notificação
Tira-se uma foto do auto da multa; datas da infração e da notificação, artigo, valor, valor com desconto e último dia são levados automaticamente para o formulário.
Associação ao motorista
Se nenhum motorista for escolhido, ele é encontrado pelo histórico de atribuição do veículo no momento da infração; a marca de repasse ao motorista alimenta o relatório de multas por pessoa.
Situação do pagamento
Informam-se a situação e a data de pagamento; a lista é filtrada pelas abas Todas, Não pagas e Prazo de desconto em andamento.
Custo do veículo
O registro da multa é vinculado ao veículo; ele entra no custo do veículo e no relatório de multas, sem ficar como despesa sem dono.

Tela

Acompanhamento de pneus de inverno

Os veículos marcados como Pneus de inverno obrigatórios no formulário do veículo são acompanhados durante o período de obrigatoriedade. A tela mostra o número de veículos no escopo, adequados e com problema; os veículos sem pneu adequado são listados e geram notificação. O período é alterado em Configurações, e as medições dos pneus apoiam a situação com a profundidade do sulco. A tela mostra qual veículo não está pronto durante o período; assim, a intervenção acontece antes do último dia.

Marca de obrigatoriedade
Você define quais veículos estão no escopo: na seção de configurações do formulário do veículo, marca-se a caixa Pneus de inverno obrigatórios.
Definição do período
O período de obrigatoriedade é alterado em Configurações → Organização; o título da tela mostra o período vigente.
Situação de conformidade
As caixas Veículos no escopo, Adequados e Com problema resumem a situação no período; para cada veículo, mostra-se uma etiqueta de status.
Notificação
A notificação do período de pneus de inverno é gerada quando o período se aproxima e, dentro dele, para os veículos sem pneus adequados.

Tela

Conciliação UTTS

O extrato UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível) é carregado, as colunas são associadas e as linhas são vinculadas ao veículo pelo número de série UTTS do veículo. O sistema compara o extrato com seus registros de combustível: conta separadamente os que conferem, os divergentes e as compras que estão no extrato mas não no registro. Registros faltando ou sobrando aparecem em números. Cada linha com diferença pode ser confirmada em números antes de conversar com o motorista; as lacunas entre extrato e registro ficam visíveis.

Carregamento do extrato
O extrato é importado em Conciliação UTTS, no menu Combustível; as colunas do arquivo são vinculadas aos campos na tela de associação.
Nº de série UTTS
O campo Nº de série UTTS no formulário do veículo vincula a linha ao veículo; as compras de veículos com esse campo vazio são contadas como Compra sem UTTS.
Quatro contadores
No topo da tela, as caixas Conferiu, Divergência, Compra sem registro e Compra sem UTTS dão a situação de uma só vez.
Diferença com o registro de combustível
A compra com valor ou registro diferente é listada; você vai ao registro correspondente no histórico de combustível e corrige.

Controle de documentos

Não deixe as datas de inspeção e de seguro na memória de ninguém

Ao abrir o registro do veículo, o responsável pela frota informa em Renovações de veículos a data de término e o número do documento da inspeção, do seguro de trânsito, do seguro total (kasko) e da autorização de transporte classe K, e anexa também a apólice ou o laudo de inspeção. Escolhem-se o limite de aproximação e o responsável, e marca-se Ativar notificações. Quando o prazo se aproxima, o responsável e os gestores recebem a notificação Renovação próxima; no e-mail, o resumo diário reúne tudo em uma única mensagem, sem uma mensagem separada para cada item. Quem renova o documento informa a nova data, anexa o arquivo e o registro permanece atualizado. O gestor vê, pelo relatório Renovações próximas, a situação de toda a frota em ordem de dias restantes. Assim, surge uma lista de documentos com data de renovação conhecida, arquivo vinculado ao registro e responsável definido; em uma fiscalização ou na hora do serviço, não é preciso perguntar veículo por veículo.

  • Para quem vai. A notificação vai para o seguidor do registro; se não houver, para o seguidor do veículo; se também não houver, para os gestores.

  • Escolha do canal. Para cada evento, a opção no aplicativo, e-mail, ambos ou desativado é pessoal, em Configurações.

  • Arquivo junto. Apólice e laudo são anexados ao mesmo registro; não é preciso procurar na hora da fiscalização ou do serviço.

Passagem e multa

Multa e passagem lançadas no motorista certo e no veículo certo

No fim do mês, a contabilidade carrega o extrato HGS em Passagens em pedágio/ponte e associa as colunas. As passagens vinculadas ao veículo pelo número da etiqueta têm o motorista encontrado pela atribuição do veículo na data da passagem; as linhas de veículos sem etiqueta ficam na aba Sem veículo e se resolvem informando a etiqueta no cadastro do veículo. Quando chega uma multa de trânsito, o responsável pela frota fotografa a notificação, e as datas, o artigo, o valor e o último dia do desconto preenchem o formulário. O motorista é encontrado pelo histórico de atribuição, e, se a multa for repassada ao motorista, isso é marcado. A aba Prazo de desconto em andamento mostra as multas não pagas pelo último dia. Os dois itens entram na linha do veículo no Resumo do custo operacional. No fim, cada multa e cada passagem se transformam em um registro em que se sabe em qual veículo e sob a responsabilidade de quem ocorreram, e não sobra valor sem explicação no fim do mês.

Tela de associação do extrato de passagens e aba Passagens sem veículo

Tela de associação do extrato de passagens e aba Passagens sem veículo

  • Histórico de atribuição. O motorista é encontrado olhando quem usava o veículo naquele dia; se não houver atribuição, o registro fica no veículo.

  • Relatório por pessoa. A marca de repasse ao motorista gera o relatório de multas por pessoa; as multas acumuladas por um mesmo motorista são acompanhadas.

  • Formato local. O separador decimal turco e o formato de data dd.mm.aaaa são lidos corretamente nos extratos e formulários.

Campos da Turquia

Placa, documento do veículo, IVA turco (KDV) e fatura eletrônica já configurados para a Turquia

No formulário do veículo, quando a placa é digitada, o código da província é verificado; se o formato não corresponder, só aparece um aviso, o registro não é bloqueado, e a província de registro é sugerida a partir da placa. O proprietário do documento e o operador são campos separados, e a distribuição aparece no relatório Proprietário do documento e operador. Ao lançar uma despesa, escolhe-se a alíquota do IVA (KDV) (20%, 10%, 1%, 0% ou outra), informam-se o número da fatura e o ETTN (identificador único de fatura eletrônica); o valor é guardado com IVA incluso, e o relatório Detalhamento do IVA traz, mês a mês, a base de cálculo e o IVA dedutível. Como a alíquota é guardada junto com o registro, alíquotas que mudarem depois não afetam registros antigos. As empresas controladas são adicionadas com o VKN (número de identificação fiscal turco), e no número da empresa é feita a validação do número de identificação nacional (TC kimlik). Esses campos não foram acrescentados depois; fazem parte dos formulários de registro desde o início, e você trabalha com a linguagem contábil da Turquia sem adaptações à parte.

  • Aviso de placa. Um formato incorreto de placa gera aviso, não bloqueia o registro; não se quer rejeitar uma placa válida.

  • IVA (KDV) e ETTN. A alíquota do IVA, o número da fatura e o ETTN ficam no registro da despesa; a importação de fatura eletrônica traz esses campos da fatura.

  • VKN da empresa controlada. Em uma frota distribuída entre várias empresas, cada empresa é adicionada com o seu VKN; os veículos são vinculados à empresa e os relatórios são filtrados por empresa.

Escopo

O que esta solução inclui?

Sem módulos separados: tudo funciona na mesma conta e com os mesmos dados.

  • Prazo da inspeção (TÜVTÜRK)
  • Prazo do seguro obrigatório de trânsito e do kasko
  • Autorização classe K e cartão do veículo
  • Habilitação, SRC, psicotécnico, atestado de saúde
  • Associação de extratos HGS e OGS
  • Conciliação UTTS
  • Multa de trânsito, datas da infração e da notificação
  • Período de obrigatoriedade dos pneus de inverno
  • Alíquota do IVA (KDV), número da fatura e ETTN
  • Proprietário do documento e operador

Como funciona

Da configuração ao uso diário

Abra o registro do veículo e da pessoa

No formulário do veículo, informe placa, proprietário do documento, operador, nº da etiqueta HGS/OGS e nº de série UTTS; marque a obrigatoriedade de pneus de inverno. Adicione os motoristas em Pessoas e faça as atribuições de veículos; assim, as associações seguintes funcionam.

Perguntas frequentes

Não. O vitaFleet faz o acompanhamento de prazos e documentos e mantém o registro: acompanha datas de término, gera notificações e vincula extratos e multas ao veículo e ao motorista. A validade dos documentos e a realização dos procedimentos necessários são de sua responsabilidade. Ele lembra antes do vencimento, mas não faz o procedimento no seu lugar.

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