Conciliação UTTS: por que o extrato de combustível e os seus registros não batem?

O combustível é o maior item de despesa de uma frota e o que mais tem vazamentos. O vazamento quase nunca é um grande roubo; são registros pequenos e irregulares: um abastecimento lançado no veículo errado, um abastecimento que nunca foi informado, um abastecimento que um motorista fez para outro veículo. A forma mais confiável de pegá-los é comparar dois registros independentes.

Um desses registros nasce no posto de combustível: o Sistema Nacional de Reconhecimento de Veículos da Turquia, o UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível). O outro é o histórico de combustível no software da sua frota. A conciliação consiste em colocar os dois lado a lado e ver as diferenças.

É normal que os dois registros sejam diferentes

Ao comparar o extrato do UTTS com os seus registros pela primeira vez, não espere uma coincidência exata. As causas típicas de diferença são estas:

• O motorista abasteceu, mas o registro não foi informado.
• O abastecimento foi lançado no veículo errado; a placa ou o cartão foi trocado.
• O mesmo abastecimento foi informado duas vezes.
• O valor ou os litros foram digitados errado à mão.
• O combustível foi comprado para outra finalidade ou para outro veículo.

Algumas dessas causas são inocentes, outras não. O valor da conciliação não está em dizer qual é qual, e sim em tornar a diferença visível. Uma diferença invisível não pode ser investigada.

Carregando o extrato

Você carrega o extrato do UTTS como arquivo e associa as colunas. Essa associação é feita uma única vez; no extrato seguinte, o mesmo modelo é usado. Data e valor são lidos corretamente no formato turco: valores como 1.250,50 ou 12.08.2026 não se corrompem por causa de um separador decimal errado. Esse pequeno detalhe é muito importante na vida real, porque erros como registrar 12.500 litros como 12,5 por causa de um separador decimal errado tornam a conciliação sem sentido.

Vinculando a linha ao veículo

Cada linha do extrato é vinculada ao veículo pelo número UTTS cadastrado nele. Por isso, a condição prévia da conciliação é que o número UTTS de cada veículo esteja definido no cadastro; a linha de um veículo sem número definido não pode ser vinculada. Verificar, antes de começar a conciliação, se há números faltando na lista de veículos evita de antemão diferenças falsas que teriam de ser filtradas depois.

Lendo as diferenças

Concluído o pareamento, surgem dois grupos. O primeiro são as linhas pareadas: abastecimentos presentes no extrato e também no registro, com o valor coincidente. Esses são considerados conciliados com o histórico de combustível. O segundo são as diferenças:

• Abastecimentos que estão no extrato mas não no registro: abastecimento não informado ou lançado no veículo errado.
• Abastecimentos com valor diferente: registro digitado errado à mão ou alterado.

Cada diferença é uma pergunta. A resposta é diferente a cada vez: pede-se uma explicação a um motorista, corrige-se um registro ou conversa-se com um fornecedor. O importante é que a pergunta possa ser feita.

Combinando a conciliação com o controle de preços

O UTTS verifica a exatidão da quantidade e do veículo. A exatidão do preço é outra questão. A comparação de preços confronta cada abastecimento com o preço de revenda publicado no dia da compra e encontra os abastecimentos caros. O preço de referência vem do preço diário de venda na revenda divulgado pela EPDK (órgão regulador de energia da Turquia): o preço nacional do diesel, da gasolina e do GLP é coletado todos os dias. Os abastecimentos pagos acima da média são listados como desvios; é possível comparar quanto foi pago em cada posto.

Os dois controles funcionam juntos: o UTTS responde à pergunta 'este abastecimento realmente aconteceu e a quem pertence', e a comparação de preços responde à pergunta 'foi feito a um preço justo'.

A conciliação regular inibe desvios

A conciliação tem ainda um efeito indireto: quando os motoristas sabem que cada abastecimento será comparado, mais cedo ou mais tarde, com um registro, a disciplina no uso de combustível aumenta por conta própria. Para isso não é preciso um processo de punição; basta a existência da comparação.

Recomendações práticas

• Informe o número UTTS de cada veículo no cadastro; a conciliação depende disso.
• Faça a conciliação mensalmente; não deixe o extrato esperando quando ele chegar.
• Investigue primeiro, a partir desta lista, as linhas que não pareiam.
• Vincule a diferença a um processo, e não a uma pessoa: mantenha um registro de explicação para cada diferença.
• Acompanhe o desvio de preço como um tópico separado da conciliação.

Encontrando abastecimentos suspeitos: anomalias de combustível

A conciliação compara o registro vindo de fora com o registro interno. As anomalias de combustível, por sua vez, olham apenas para os seus próprios registros e encontram automaticamente os abastecimentos fora do comum. Os dois se complementam. Cada anomalia é exibida com a sua justificativa; ou seja, quando o sistema diz 'suspeito', diz também o motivo. As regras são estas:

• Excesso de tanque: se o abastecimento ultrapassa a capacidade do tanque do veículo com uma margem de cinco por cento, é considerado crítico. A capacidade do tanque é lida das especificações técnicas do formulário do veículo.
• Segundo abastecimento em pouco tempo: se um segundo abastecimento foi feito no mesmo veículo em até seis horas, ele é sinalizado; se a soma dos dois abastecimentos ultrapassa o tanque, é crítico.
• Consumo excessivo: se o L/100 km entre dois abastecimentos completos supera 1,35 vez o consumo habitual do próprio veículo, é um alerta; se supera 1,7 vez, é crítico. O consumo habitual é a mediana do último ano, e a regra funciona nos veículos que têm pelo menos quatro medições de abastecimento completo.
• Compra cara: se o preço unitário está cinco por cento acima do preço da EPDK no dia do abastecimento, é um alerta; se está quinze por cento acima, é crítico.

Você marca cada anomalia como normal ou suspeita. A anomalia marcada como normal sai da lista de itens a investigar, e as suspeitas são reunidas em uma aba separada. Os abastecimentos marcados como pessoais não entram em nenhuma regra.

Um veículo é comparado com o seu próprio histórico. Por isso não há a injustiça de julgar um veículo antigo e um novo com o mesmo limite.

Qualidade do registro para um resultado correto

A exatidão tanto da conciliação quanto das regras de anomalia depende da qualidade dos dados de entrada. Três hábitos fazem diferença. O primeiro é marcar como abastecimento parcial aquele em que você não encheu o tanque: como o consumo é calculado entre dois abastecimentos completos, essa marcação evita que a média seja distorcida. O segundo é informar o hodômetro corretamente; uma quilometragem errada pode fazer um veículo parecer de consumo excessivo. O terceiro é definir a capacidade do tanque dos veículos; sem capacidade, a regra de excesso de tanque não consegue funcionar.

Se houver integração com cartão de combustível

Integrações com cartões de combustível, como Opet e Petrol Ofisi, transformam as transações diretamente em registro de combustível; isso reduz bastante o erro de digitação manual. Mesmo em uma frota assim, o valor da conciliação UTTS permanece: a transação do cartão e o registro de reconhecimento do veículo são duas fontes distintas e se confirmam mutuamente. A integração garante a rapidez do lançamento, e a conciliação garante a confiança.

O ritmo da conciliação

• Carregue o extrato quando ele chegar; não deixe para o fim do mês.
• Olhe primeiro as linhas sem pareamento e as divergentes, e pule as pareadas.
• Vincule cada diferença a uma causa: lançamento faltante, veículo errado, erro de valor ou abastecimento que precisa de explicação.
• Revise semanalmente a lista de anomalias; feche as normais para que a lista fique só com os problemas reais.
• Acompanhe o desvio de preço como um tópico separado e mensal.

A conciliação UTTS não é um ritual de auditoria, e sim uma limpeza de registros que torna a despesa de combustível defensável. Quando é possível verificar para qual veículo foi cada litro, a despesa de combustível deixa de ser 'aproximada'.