Setor
Locação de veículos
Contratos de locação, excesso de km, sinistros e nível de bônus por ausência de sinistros.
Visão geral
O que muda na frota de Locação de veículos?
Contratos de locação, excesso de km, sinistros e nível de bônus por ausência de sinistros.
Uma demonstração para a sua frotaDo contrato ao excesso de km
No aluguel operacional, o lucro costuma ser decidido por um único item: o limite de quilometragem do contrato e o seu excesso. No registro do contrato ficam o veículo, a locadora, o número do contrato, as datas de início e fim, o aluguel mensal e o limite de km. O limite é informado como valor total do contrato, por exemplo 120.000 km em 36 meses; já a taxa de excesso é um valor por km. A quilometragem atual é acompanhada pelas leituras do hodômetro e, com o ritmo de uso atual, projeta-se a quilometragem no fim do contrato. Você vê os veículos que vão ultrapassar o limite não quando o contrato termina, mas meses antes, e ainda há tempo para renegociar com o cliente ou trocar o veículo. Com o fim do contrato se aproximando, a devolução ou a renovação do veículo é planejada; ao final do processo, como cada veículo voltou também fica no mesmo registro.
- Prazo do contrato, aluguel mensal e limite total de km
- Taxa de excesso por km
- Veículos que vão ultrapassar o limite são listados com antecedência
Precisão do hodômetro e confiabilidade do km
O cálculo do excesso de km só faz sentido se o dado do hodômetro estiver correto. No vitaFleet, a leitura do hodômetro entra sozinha a partir dos registros de combustível, serviço, inspeção veicular e GPS; se necessário, também pode ser adicionada manualmente, com data e valor. O valor informado não pode ser menor que a última leitura anterior àquele dia nem maior que a primeira leitura do dia seguinte; um valor conflitante não é salvo e o motivo é informado. Se o GPS estiver conectado, a quilometragem chega automaticamente. Assim, numa discussão sobre excesso, você tem em mãos um histórico de hodômetro datado e verificado, e não um único número digitado errado. Se a quilometragem lançada manualmente ou vinda da fatura for conflitante, ela não é gravada no hodômetro, e sim exibida como aviso na importação. Dessa forma, a gestão do contrato, a manutenção e o acompanhamento de danos correm na mesma ficha do veículo, e não em arquivos separados.
- Leituras de combustível, serviço, inspeção veicular e GPS
- Valores que retrocedem não são aceitos
- Com GPS conectado, o km é automático
Controle de entrega e devolução
No aluguel, a maioria das divergências surge na entrega e na devolução, na pergunta "esse dano já existia?". Você projeta seu próprio formulário de inspeção: estado da carroceria, pneus, luzes, nível de combustível, valor do hodômetro, foto e assinatura. Na entrega e no recebimento do veículo, o formulário é preenchido pelo celular; o item de hodômetro também atualiza a quilometragem atual do veículo. A diferença entre os dois formulários é registrada, e o item marcado como reprovado vira defeito. O registro com foto e data garante que o valor do dano seja atribuído à parte certa e encerra a discussão desde o início. Os formulários de inspeção são projetados em Configurações e podem ser agendados para os veículos. Os formulários que chegam na hora aparecem na tela Fazer inspeção. A verificação perdida é marcada como atrasada. Para atribuir o valor do dano à parte certa, o registro do estado na entrega é lido lado a lado com o registro da devolução.
- Formulário de entrega e devolução com foto e assinatura
- O item de hodômetro atualiza o km atual
- A diferença vira defeito ou dano
Histórico de sinistros e bônus por não sinistralidade
Na frota de aluguel, o valor do veículo e a negociação de renovação da apólice são definidos pelo histórico de sinistros. No registro de acidente ficam, em um só lugar, data, local, veículo, motorista, boletim e fotos; número do processo na seguradora, situação do processo e custo estimado e realizado são acompanhados no mesmo local. O extrato do Tramer (sistema turco de histórico de sinistros) ou do seguro casco que chega depois da seguradora é importado e vinculado ao veículo com data do dano, valor e situação de culpa; a culpa é marcada como com culpa, sem culpa ou compartilhada. O motorista no momento do dano é encontrado automaticamente pela atribuição do veículo. Na hora da renovação, você tem em mãos não anotações dispersas, mas um dossiê de sinistros datado e documentado. O registro de dano e o registro de acidente podem ser vinculados; assim, a informação do momento do evento e o extrato posterior à seguradora se encontram no mesmo dossiê.
- Registro de acidente e processo da seguradora em um só lugar
- Importação do extrato do Tramer/seguro casco
- Situação de culpa e motorista no momento do dano
Prazos de seguro, seguro casco e documentos
Os prazos do seguro obrigatório de trânsito, do seguro casco, da inspeção veicular e da medição de emissões ficam no registro do veículo com data de vencimento, número do documento e arquivo. Antes do vencimento, a notificação vai aos seguidores do veículo e aos gestores; o relatório Renovações próximas dá a situação de toda a frota em uma única lista. Se o veículo alugado ficar sem documento, a responsabilidade costuma ser da empresa locadora; para eliminar esse risco sem acompanhar centenas de veículos um a um, basta o resumo que chega toda manhã. Para veículos e peças em garantia, informam-se início, fim e limite de km; ao abrir uma ordem de serviço, você recebe um aviso para o serviço coberto pela garantia. Como os arquivos de documentos são anexados ao veículo, numa fiscalização ou solicitação do cliente a apólice e o laudo de inspeção são encontrados sem precisar procurar.
- Apólice e arquivo da inspeção vinculados ao registro
- Notificação antes do vencimento
- Fim da garantia e limite de km
Disciplina de manutenção e retorno do veículo
Se a manutenção de um veículo alugado atrasa, tanto as condições do contrato quanto o valor de revenda do veículo sofrem. O período é definido em km e meses, e vale o que vencer primeiro; as tarefas que fazem parte do mesmo plano de manutenção são reunidas no plano de manutenção, que, ao incluir um novo veículo, configura todos os lembretes sozinho. Cada ordem de serviço vai para o histórico de serviços, e por isso, quando o veículo volta do cliente, qual manutenção foi feita e quando se lê no registro. As medições de pneus são mantidas por posição; o pneu com profundidade de sulco abaixo de 3 mm gera alerta de troca. O Relatório de conformidade de manutenção mostra separadamente os serviços atrasados. Nos registros de despesa pode-se anexar imagem do cupom e da nota; a fatura eletrônica (e-Fatura) recebida é lançada como serviço ou despesa com a sua aprovação.
- Período de manutenção em km e meses juntos
- Lembretes em lote com o plano de manutenção
- Acompanhamento da profundidade de sulco dos pneus
Multa, passagem em pedágio e repasse ao cliente
A multa de trânsito e a passagem no HGS ou OGS (sistemas turcos de pedágio eletrônico) do veículo alugado costumam ser itens repassados ao cliente. Ao informar a atribuição do veículo com data de início e fim, quem estava usando o veículo naquele momento é encontrado automaticamente, pela data da multa e da passagem. No registro da multa ficam data, artigo, valor e situação de pagamento; a multa repassada ao motorista ou ao cliente é marcada e entra no relatório por pessoa. Como o prazo de pagamento com desconto após a notificação é curto, informam-se o valor com desconto e o prazo final, e as multas com prazo de desconto ainda em curso são listadas à parte. As passagens dos veículos com número de etiqueta definido são conciliadas pelo extrato. O registro da multa entra no custo do veículo e no relatório de multas; você pode ver a carga total por veículo.
- Localização do usuário pela data de atribuição
- Marcação de multa repassada
- Conciliação de passagem pela etiqueta do HGS/OGS
Rentabilidade da frota e pool de veículos
A receita de cada veículo vem do contrato, e a despesa, dos itens de manutenção, dano, pneus, seguro e multa; quando as duas coisas são reunidas no mesmo veículo, qual veículo dá lucro e qual é peso aparece na comparação. Como o aluguel mensal é informado com IVA turco (KDV) incluído, ele se reflete diretamente no custo do veículo. A situação dos veículos, isto é, alugado, disponível, em manutenção ou com sinistro, é filtrada em uma única lista; com as visualizações salvas, você guarda como aba o recorte de seu interesse. Lendo juntos qual veículo roda pouco e qual roda muito, além do histórico de manutenção e de sinistros, a decisão de manter ou se desfazer do veículo é tomada com base no registro, e não na intuição. Você também cadastra as locadoras como fornecedores e reporta a despesa de aluguel vinculada a elas.
- Receita e despesa por veículo
- Situação: alugado, disponível, em manutenção, com sinistro
- Seu próprio filtro com visualizações salvas
Áreas de foco
O que cobrimos neste setor?
- Contrato de aluguel operacional
- Limite total de km e taxa de excesso
- Histórico e validação do hodômetro
- Acidente, dano e extrato do Tramer (histórico de sinistros turco)
- Prazos de seguro, seguro casco e inspeção veicular
- Formulário de inspeção de entrega e devolução
- Repasse de multas e passagens em pedágio
- Custo por veículo
Como começar
Da configuração ao primeiro relatório
Informe o contrato
Registre o veículo, a locadora, o número do contrato, as datas de início e fim e o aluguel mensal; escreva o limite de km não como valor mensal, mas como valor total do contrato. As configurações e os filtros de lista podem ser alterados depois.
Acompanhe o uso
A leitura do hodômetro entra sozinha a partir dos registros de combustível, serviço, inspeção veicular e GPS. Se necessário, adicione uma leitura manual com data; valores conflitantes não são aceitos. As configurações e os filtros de lista podem ser alterados depois.
Registre a entrega e a devolução
Defina seu próprio formulário de inspeção; preencha-o na saída e no retorno do veículo, com foto, valor do hodômetro e assinatura. A diferença entre os dois registros serve de base numa discussão sobre danos. As configurações e os filtros de lista podem ser alterados depois.
Vincule o dano e a multa
Vincule o acidente e o extrato do Tramer ao veículo e a multa de trânsito e a passagem em pedágio ao motorista ou ao cliente, pela data de atribuição; marque os que foram repassados. As configurações e os filtros de lista podem ser alterados depois.
Acompanhe os prazos e a manutenção
Informe os vencimentos de seguro, seguro casco e inspeção veicular e o período de manutenção; os prazos que se aproximam geram notificação. Com o fim do contrato se aproximando, planeje a devolução ou a renovação. As configurações e os filtros de lista podem ser alterados depois.
Perguntas frequentes
O limite total de km do contrato é comparado com as leituras do hodômetro; o risco de excesso é acompanhado ao longo do contrato. Como a quilometragem no fim do contrato é projetada com o ritmo de uso atual, os veículos que vão ultrapassar o limite se destacam meses antes. Os valores são informados com IVA turco (KDV) incluído.
Outros setores
Sua frota atua em outra área?
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Logística e transporte
Certificado K, inspeção veicular, HGS e custo por viagem em cavalos mecânicos e semirreboques.
Setor
Transporte de funcionários
Documentos dos motoristas e histórico de atribuições na frota de fretamento.
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Transporte escolar
Documentação, monitores e checagem diária dos veículos no transporte escolar.
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Construção e terraplenagem
Manutenção por calendário das máquinas e atribuição por canteiro de obras.
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Prefeituras e setor público
Frota mista, vários locais e um cadastro auditável.
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Varejo e distribuição
Consumo e manutenção frequente em uso urbano intenso.
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Produção e indústria
Uma única organização, das empilhadeiras e máquinas da fábrica à frota de expedição.
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