Transporte escolar

Disciplina documental no transporte escolar

O transporte escolar é a área em que o acompanhamento de documentos tem a menor tolerância, porque a carga transportada são crianças e até uma pequena falta pode gerar consequências administrativas e de reputação sérias. Na Turquia, o transporte escolar é feito em geral com micro-ônibus e vans brancos; inspeção veicular, seguro obrigatório de trânsito e medição de emissões ficam no cadastro desses veículos com a data de vencimento. Um documento que fica pendente antes do início do período letivo pode virar problema na manhã da volta às aulas. O vitaFleet acompanha cada documento com o prazo no cadastro do veículo, lista no resumo diário os itens a vencer ou vencidos e guarda no mesmo registro os arquivos de licenciamento e de apólice. No cadastro do documento, o prazo é definido uma vez; depois da renovação, ao informar a nova data, o do período seguinte é calculado automaticamente e o acompanhamento não precisa ser montado de novo.

• Prazos de inspeção veicular, seguro e emissões no cadastro do veículo
• Documentos a vencer e vencidos no resumo diário por e-mail
• Arquivos de licenciamento e apólice arquivados no veículo

Documentos do motorista e do monitor

No transporte escolar, o veículo costuma levar não só o motorista, mas também um monitor (acompanhante), e ambos trabalham com documentação. Para o motorista, habilitação, SRC (certificado profissional de motorista), avaliação psicotécnica e atestado médico; para o monitor, os documentos pertinentes são acompanhados no cadastro da pessoa com as datas de vencimento. Quem está com documento faltando ou prestes a vencer cai na lista antes de sair para o serviço. Um documento que precisa ser renovado nas férias de verão é percebido em agosto, e não na manhã de setembro. No cadastro da pessoa ficam também os dados de contato e os arquivos dos documentos; quando o quadro muda, a nova pessoa é cadastrada com a mesma disciplina, e o histórico da anterior não é apagado. Assim, a conferência de documentos no início do período deixa de ser assunto de reunião; o resumo que chega toda manhã mostra diretamente quem está com pendência e qual documento falta.

• Motorista e monitor no mesmo padrão de cadastro de pessoa
• Prazos de documentos acompanhados por data
• Arquivos de documentos arquivados no cadastro da pessoa

Atribuição de veículo, itinerário e equipe

Qual veículo trabalhou em qual período, com qual motorista e monitor e em qual linha é registrado com intervalo de datas. Se veículo ou pessoal mudar no meio do período, a atribuição antiga não é apagada, fica no histórico; a responsabilidade é sempre clara conforme a atribuição vigente naquele dia. Quando chega uma multa ou um sinistro, o motorista é encontrado pela atribuição na data da ocorrência. O motorista da data do sinistro é cruzado com o extrato do Tramer (base de histórico de sinistros), e a situação de culpa é acompanhada separadamente. Essa estrutura não faz planejamento de rotas; ela mantém, de forma auditável, qual veículo atendeu qual linha e sob responsabilidade de quem. A informação de atribuição também faz os registros de combustível e de pedágio serem atribuídos ao motorista correto. Quando for preciso trocar um veículo durante a temporada, qual veículo assumiu qual linha pode ser lido nos registros, com as datas.

Verificação todas as manhãs antes da viagem

A segurança das crianças é determinada, sobretudo, pela verificação de poucos minutos antes de o veículo sair. Para os veículos de transporte escolar, você monta a sua própria lista de verificação diária: cintos de segurança, portas, kit de primeiros socorros, extintor, pneus e freios. O motorista preenche o formulário toda manhã; o item marcado como inadequado vira defeito e é acompanhado até ser resolvido, de modo que o problema seja percebido antes de as crianças embarcarem. Como o histórico do formulário fica no veículo com data, numa fiscalização ou numa reclamação de pais é possível demonstrar que a verificação foi feita. O conteúdo do formulário pode mudar conforme o tipo de veículo; os itens de uma van pequena e de um micro-ônibus grande não precisam ser iguais. Quando o defeito é aberto de manhã, a decisão sobre veículo reserva também pode ser tomada antes de o dia começar.

• Formulário de verificação diária antes da viagem, com conteúdo definido por você
• O item reprovado vira automaticamente um registro de defeito
• O histórico do formulário serve de prova na fiscalização

Uso sazonal e manutenção

O transporte escolar é intenso durante o período letivo e quase parado nas férias de verão e nos recessos; esse ritmo irregular engana um plano de manutenção que olhe só a quilometragem. O intervalo de manutenção é definido tanto em quilômetros quanto em meses: mesmo que o veículo rode pouco, manutenções ligadas ao tempo, como óleo, fluido de freio e idade dos pneus, não passam em branco. O que vencer primeiro define o prazo. No início do período, a frota fica com manutenção e documentação em dia; antes da abertura das escolas você vê em uma lista o que falta em cada veículo e vai às oficinas de forma escalonada, sem o corre-corre da última semana. No fim do período, o custo do veículo é lido a partir dos registros de serviços acumulados ao longo do ano; também se pode ver quais despesas um veículo parado nos meses de verão teve.

• Intervalo em km e meses definido em conjunto
• Em férias, com poucos km rodados, a manutenção por tempo entra em ação
• Lista de manutenções e documentos pendentes antes do período

Pneus de inverno e acompanhamento de pneus

Nos meses de inverno, o transporte escolar trabalha bem cedo, em estradas com gelo. O período de obrigatoriedade de pneus de inverno (1º de dezembro a 1º de abril, podendo variar conforme a província) é definido em Configurações; entre os veículos marcados no formulário como pneu de inverno obrigatório, os que estiverem em desacordo durante o período geram alerta. Cada pneu é registrado com sua posição; a profundidade do sulco é lançada e a quilometragem restante até a troca é estimada. Com as regras de pneus, você pode definir para os veículos escolares limites de profundidade do sulco ou de idade mais rígidos que o normal. Se você escolher a posição na fatura de pneus, os pneus são registrados já montados no veículo na importação. Em Configurações, você pode definir o limite de alerta de profundidade do sulco, de quilometragem restante até a troca e de idade do pneu; assim, antes da temporada de inverno, fica claro de qual veículo os pneus estão prontos.

• Alerta de período para veículos com pneu de inverno obrigatório
• Limites de profundidade do sulco, km restante e idade do pneu
• Regra de pneus separada por tipo de veículo, modelo e grupo

Várias escolas e linhas em um único centro

Conforme o negócio cresce, escolas, linhas e calendários de períodos diferentes correm ao mesmo tempo; acompanhar cada um em uma lista separada vira bagunça rapidamente. Você divide os veículos em grupos pelo nome da escola ou da linha, vê cada grupo na sua própria lista e compara todos em um único painel. Qual escola está com veículo sem documento, em qual linha há defeito aberto, em qual grupo a manutenção está chegando: tudo fica claro em um só lugar. É possível fazer operações em massa por grupo; o lembrete de manutenção é configurado de uma vez para todos os veículos do mesmo grupo. Mesmo com a frota crescendo, o controle não se dispersa: quando um novo veículo é adicionado, as regras do grupo também se aplicam a ele. Com filtros por grupo, você lista apenas os veículos de uma escola e conduz a preparação de início de período dela de forma independente das outras; os registros anteriores permanecem no veículo.

• Grupos de veículos por escola e linha
• Acompanhamento de documentos e manutenção por grupo
• Toda a frota comparada em um único painel

Registro de acidentes e sinistros

No transporte escolar, um acidente exige rigor tanto pelo fato em si quanto pelo registro. No vitaFleet, o registro de acidente recebe data, hora, local, veículo, motorista e outra parte; se o motorista for deixado em branco, ele é encontrado pela atribuição do momento do acidente. A cópia digitalizada do boletim de ocorrência (ou do formulário amigável de constatação de acidente), as fotos e o croqui são adicionados ao mesmo registro. O número do processo do seguro casco ou do seguro obrigatório de trânsito e o custo são acompanhados; quando o extrato do Tramer chega, ele é vinculado ao registro do sinistro. Assim, qualquer detalhe perguntado depois é encontrado em um só lugar, junto com o histórico do veículo. Se a culpa for parcial, ela é informada em percentual e usada na avaliação do histórico de acidentes por motorista e por veículo; já o extrato do Tramer chega como um registro separado do acidente, e os dois são vinculados.

• Cópia do boletim, fotos e croqui no mesmo registro
• Situação do processo do seguro, custo estimado e realizado
• O sinistro é vinculado ao motorista da data do sinistro