Setor
Prefeituras e setor público
Frota mista, vários locais e um cadastro auditável.
Visão geral
O que muda na frota de Prefeituras e setor público?
Frota mista, vários locais e um cadastro auditável.
Uma demonstração para a sua frotaFrota mista em um único sistema
A frota de órgãos públicos e prefeituras é a mais variada: carros de passeio, caminhões de lixo, varredeiras, máquinas de obra, veículos especiais como os de bombeiros e ambulâncias trabalham juntos. Cada um vem com hodômetro, intervalo de manutenção e conjunto de documentos diferentes; em muitas instituições, essa informação está dispersa em planilhas separadas nas obras e nos serviços de apoio. O vitaFleet mantém cada tipo com seus campos técnicos e seu calendário de manutenção, mas em uma única organização. Ativos que não são veículos, como gerador, compressor e similares, são acompanhados como equipamentos. O inventário que as áreas mantinham separado se une, e o conjunto da frota aparece em uma única tela. Para cada tipo, o proprietário do licenciamento, o operador, as especificações técnicas e os documentos ficam no registro; assim, quando há transferência de veículo ou mudança de local entre áreas, a informação não precisa ser reunida de novo, o mesmo registro passa para a nova área.
- Carro de passeio, veículo pesado, máquina de obra e veículo especial juntos
- Ativos que não são veículos, como equipamentos
- O inventário existente é importado em massa do Excel
Registro auditável e rastreável
No setor público, a resposta para quem alterou o quê, quando e por quê precisa estar pronta a qualquer momento; a auditoria interna ou uma apuração pede um rastro retroativo. O vitaFleet mantém o histórico de alterações por campo: quando uma placa, um custo ou uma data de documento muda, quem fez a alteração e quando ficam gravados; as atualizações em massa também vão para Últimas operações realizadas. Veículos não são excluídos, são arquivados; o histórico e o custo de um veículo fora de serviço continuam nos relatórios. Quando a auditoria é solicitada, você não compila o registro depois, ele já está pronto esperando. Graças ao histórico por campo, também se vê quando e por quem foi corrigido um valor digitado errado. Como os registros estão ligados a pessoa e a data, a prestação de contas não é um processo que se tenta montar depois.
- Histórico de alterações por campo, com pessoa e carimbo de data e hora
- As operações em massa também são gravadas no log
- Veículos não são excluídos, são arquivados
Separação por secretaria e unidade
Os veículos são divididos em grupos por secretaria, região, filial ou unidade de serviço; cada unidade vê os seus veículos, enquanto a gestão compara toda a frota em um único relatório. Se a prefeitura ou o órgão trabalha com várias empresas e unidades vinculadas, usa-se a estrutura de subempresas; relatórios e painel podem ser filtrados por uma única empresa. Quando gasto por unidade, conformidade de manutenção e uso de veículos são colocados lado a lado, vê-se qual unidade tem a frota mais cara ou mais negligenciada. Decisões de orçamento e investimento são tomadas com essa separação. A mesma estrutura serve também no fim do período orçamentário: escolhendo o intervalo, obtém-se o total de combustível, serviços e despesas de cada unidade, a comparação é feita em uma única tabela e os registros detalhados abrem com um clique.
- Grupos de secretaria, região e unidade de serviço
- Painel e relatório por subempresa
- Comparação de custos entre unidades
Pessoas, perfis e acesso
Na instituição, quem usa o veículo, quem faz a manutenção e quem lê o relatório não devem ter a mesma permissão. As pessoas são classificadas como funcionário, motorista, técnico e contato de fornecedor; a conta é aberta por e-mail e o perfil é atribuído. O Proprietário e o Gestor de frota editam tudo, o Motorista vê apenas os próprios registros e o perfil Somente leitura apenas lê. Dar permissão de leitura a um auditor ou à alta gestão é a forma de compartilhar informação sem o risco de alterar registros. Os prazos de habilitação, SRC (certificado profissional de motorista), avaliação psicotécnica e atestado médico também são acompanhados no cadastro da pessoa. Graças ao registro de atribuição de motorista, também fica registrado quem estava com o veículo em cada data. Acompanhar também os prazos dos certificados de motorista pelas renovações da pessoa ajuda a impedir que um veículo saia com motorista sem autorização ou com documento vencido.
- Quatro perfis: Proprietário, Gestor de frota, Motorista, Somente leitura
- O motorista vê apenas os próprios registros
- Prazos de habilitação e SRC no cadastro da pessoa
Conformidade de documentos e inspeção veicular
Inspeção veicular, seguro obrigatório, seguro casco e, quando houver, documentos de autorização são acompanhados em um só lugar, com os prazos; as cópias digitalizadas dos documentos são anexadas ao registro. Um veículo público circulando sem documentos traz risco de responsabilidade jurídica e também de reputação perante a opinião pública. Como os avisos são gerados antes de os prazos vencerem, o acompanhamento depende do sistema, e não da agenda de um servidor. O canal de notificação pode ser dentro do aplicativo, por e-mail ou os dois; a notificação vai para o seguidor do registro, na falta dele para o seguidor do veículo e, na falta deste, para os gestores. Assim, mesmo que o prazo do documento seja esquecido na unidade, a gestão fica sabendo. Os veículos com inspeção a vencer se reúnem em uma única tela por filtro de lista; essa lista pode ser salva como visualização salva e aberta toda semana no mesmo lugar. O documento vencido se destaca como notificação crítica e o responsável aparece nos registros.
- Prazos de inspeção veicular, seguro e documentos de autorização
- Notificação ao seguidor do registro e, na falta dele, aos gestores
- Cópia digitalizada do documento no cadastro do veículo
Disciplina de combustível e conciliação do sistema de reconhecimento de veículos
Nas frotas públicas, o combustível é um dos itens mais questionados; nos abastecimentos por reconhecimento de veículo ou por comprovante, consumo e valor se perdem com facilidade. Do registro dos abastecimentos calcula-se o consumo real por veículo; abastecimentos que superam a capacidade do tanque, feitos uma segunda vez em curto prazo e muito acima do consumo habitual do veículo são reunidos em Anomalias de combustível com a justificativa. O extrato UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível) é conciliado com os seus registros de abastecimento; as linhas sem correspondência não se perdem em silêncio, caem em revisão. O preço unitário é comparado com o preço da EPDK (órgão regulador de energia da Turquia) do dia da compra. No registro do abastecimento, é possível marcar uso pessoal; os abastecimentos marcados não entram nas regras. Assim, a lista de revisão se concentra nas linhas que realmente precisam ser questionadas e, havendo inconsistência, o motivo é lançado no registro, por abastecimento.
- Consumo real por veículo
- Cada anomalia com justificativa; decisão Normal ou Suspeito
- Conciliação do extrato UTTS
- Comparação com o preço da EPDK
Manutenção, defeitos e cadastro de fornecedores
Veículos públicos entram com frequência em oficinas externas para manutenção; se a ligação entre serviço, fornecedor e custo se perde, a contrapartida do gasto passa a ser questionada. O registro de defeito é aberto pelo motorista ou pela unidade, priorizado e transformado em ordem de serviço; na ordem, peças, mão de obra e fornecedor ficam reunidos em um único registro. O fornecedor é cadastrado com o número fiscal (VKN) e a repartição fiscal; a importação de fatura eletrônica é conciliada pelo VKN e os itens de serviço entram no registro. Quando o serviço é encerrado, ele é gravado no histórico de serviços do veículo e o defeito recorrente no mesmo veículo aparece como padrão. Graças aos nomes comuns do catálogo de tarefas de serviço, evita-se que unidades diferentes escrevam o mesmo trabalho com nomes diferentes; como os relatórios são agrupados por esses nomes, lê-se com clareza qual trabalho mais se repete.
- Do defeito à ordem de serviço em um único fluxo
- Fornecedor conciliado por VKN com a fatura eletrônica
- Histórico de serviços do veículo e defeito recorrente
Relatórios transparentes
Os relatórios prontos abrem como tabela nos temas despesas, manutenção, defeitos, combustível, renovação e contabilidade; na barra de intervalo de datas, escolhem-se períodos como este mês, o mês passado ou este ano. Custo por veículo, custo por km, custo operacional e abertura do IVA turco (KDV) são apresentados à gestão, à comissão da câmara municipal ou à auditoria a partir da mesma fonte. Como os dados vêm de um só lugar, acaba o problema de unidades diferentes darem números diferentes. A Análise avançada mostra, com gráficos, a tendência de custos e a proporção de manutenção planejada. A barra de intervalo de datas reduz o tempo de preparação para uma auditoria interna ou uma apresentação à câmara. Como o painel também pode ser organizado com cartões específicos da instituição, o gestor vê as suas próprias prioridades toda manhã.
- Relatórios padrão e atalhos de intervalo de datas
- Custo por veículo e por km
- Análise com gráficos por subempresa
Áreas de foco
O que cobrimos neste setor?
- Frota mista: carros de passeio, veículos pesados, equipamentos
- Grupos por secretaria e unidade
- Estrutura de subempresas
- Histórico de alterações e log de atividades
- Acesso por perfil
- Acompanhamento de inspeção veicular e seguro
- UTTS (reconhecimento de veículos em postos) e anomalias de combustível
- Importação de dados em massa
Como começar
Da configuração ao primeiro relatório
Importe o inventário
Importe a lista de veículos existente do Excel; veículos e equipamentos ficam reunidos em listas separadas. Placa, tipo e dados técnicos chegam de uma só vez e, em seguida, você completa o que faltar. Depois da importação, os campos faltantes são completados por edição em massa e os registros duplicados são verificados.
Divida por unidades
Agrupe por secretaria, região ou unidade de serviço. Se houver empresas vinculadas, defina-as como subempresas; cada unidade vê os seus veículos e a gestão vê todos. Uma vez feito o agrupamento, relatórios, painel e filtros de lista passam a funcionar conforme essa estrutura.
Atribua pessoas e perfis
Adicione motoristas, técnicos e gestores como pessoas, abra a conta por e-mail e atribua o perfil. Para auditores ou a alta gestão, defina acesso Somente leitura. Como a pessoa sem conta aberta não receberá e-mails de notificação, é importante definir corretamente os responsáveis no cadastro da pessoa.
Acompanhe a conformidade e o combustível
Acompanhe em um só lugar os prazos de inspeção veicular, seguro e documentos de autorização. Carregue o extrato UTTS e concilie com os registros de abastecimento, examinando a lista de anomalias por unidade. As linhas reprovadas ou sem correspondência vão para revisão; as decisões ficam registradas por abastecimento.
Esteja pronto para a auditoria
Cada alteração é gravada no log com quem, quando e qual campo. Os relatórios padrão saem com intervalo de datas; como os veículos não são excluídos, os registros antigos também permanecem nos relatórios. Abrir uma conta Somente leitura para o auditor dá acesso aos registros sem o risco de alterá-los.
Perguntas frequentes
O histórico de alterações é mantido por campo; quem alterou qual campo e quando fica registrado. As operações em massa são gravadas em Últimas operações realizadas. Os veículos não são excluídos, são arquivados; por isso, o histórico e o custo de um veículo fora de serviço continuam aparecendo nos relatórios. Qual alteração foi feita por qual usuário também se vê no registro de atividades; além disso, documentos e comentários são anexados aos registros.
Outros setores
Sua frota atua em outra área?
Setor
Varejo e distribuição
Consumo e manutenção frequente em uso urbano intenso.
Setor
Produção e indústria
Uma única organização, das empilhadeiras e máquinas da fábrica à frota de expedição.
Setor
Locação de veículos
Contratos de locação, excesso de km, sinistros e nível de bônus por ausência de sinistros.
Setor
Logística e transporte
Certificado K, inspeção veicular, HGS e custo por viagem em cavalos mecânicos e semirreboques.
Setor
Transporte de funcionários
Documentos dos motoristas e histórico de atribuições na frota de fretamento.
Setor
Transporte escolar
Documentação, monitores e checagem diária dos veículos no transporte escolar.
Setor
Construção e terraplenagem
Manutenção por calendário das máquinas e atribuição por canteiro de obras.
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Coletamos algumas informações e respondemos em até um dia útil — sem taxa de implantação.