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Combustível e energia

Reúna os abastecimentos e as recargas em um só lugar: cada abastecimento e cada recarga é vinculado ao veículo, ao fornecedor e ao hodômetro; o consumo é calculado entre dois tanques cheios. Faça a conciliação com o extrato do UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível), compare com o preço de bomba da EPDK (órgão regulador de energia da Turquia) do dia da compra e analise abastecimentos suspeitos com a justificativa. Os veículos elétricos são acompanhados no mesmo formato, em kWh/100km.

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vitaFleet — Combustível e energia

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Regras de anomalia

Excesso de tanque, segundo abastecimento, consumo excessivo, compra cara

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Unidades de volume

Litro, galão americano, galão imperial

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Seções do formulário de abastecimento

De Detalhes a Localização

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Dias de histórico de preços

Período preenchido na primeira conexão com a EPDK

O que há em Combustível e energia?

As telas que formam a solução e o que se faz em cada uma delas são apresentadas a seguir, em ordem.

Tela

Histórico de combustível

Cada abastecimento é uma linha no Histórico de combustível. O formulário de registro é composto pelas seções Detalhes, Quantidade e valor, Imposto e fatura, Sinalizações e Localização; informam-se data, fornecedor/posto, referência, volume, valor total e leitura do hodômetro. O hodômetro do abastecimento atualiza a quilometragem do veículo, sem que você precise informar o hodômetro separadamente. L/100km, custo por km e relatórios de eficiência são calculados a partir dessas linhas, e o detalhamento por fornecedor vem do mesmo registro.

Formulário de abastecimento
Data, fornecedor/posto, referência (nº da nota fiscal, ID da transação), volume, valor total e leitura do hodômetro são informados em um só formulário.
Unidade de volume
É possível escolher litro, galão americano e galão imperial; os campos de litro e de valor leem a escrita com vírgula (45,7 L, 1.250,50 ₺).
Abastecimento parcial
O abastecimento em que você não encheu o tanque é marcado como Abastecimento parcial; esse registro não entra na média de consumo e o cálculo não é distorcido.
Atualização do hodômetro
A leitura do hodômetro no abastecimento atualiza a quilometragem atual do veículo; leitura retroativa não é aceita.

Tela

Histórico de recargas

As sessões de recarga dos veículos elétricos são registradas com a mesma lógica do combustível. O registro contém veículo, data, fornecedor, estação de recarga, duração (min), leitura do hodômetro e percentuais inicial e final. O consumo é lido em kWh/100km; esse valor equivale ao L/100km de um veículo a combustão. O custo de energia se junta ao do combustível nos mesmos relatórios de custo; como o preço do kWh e o preço do litro não são comparáveis diretamente, a comparação é feita pelo custo por km. O registro de recarga também pode ser lançado em campo pelo aplicativo móvel.

Campos da recarga
Informam-se veículo, data, fornecedor, estação de recarga, duração (min), leitura do hodômetro e os valores de % inicial e % final.
kWh/100km
Equivale ao L/100km de um veículo a combustão; o consumo do veículo elétrico é acompanhado no mesmo formato.
Comparação correta
O preço do kWh e o preço do litro não são comparados diretamente; faça a comparação pelo relatório de custo por km.
Uso pessoal
O registro de recarga pode ser marcado como Uso pessoal.

Tela

Anomalias de combustível

As Anomalias de combustível encontram automaticamente situações suspeitas nos registros de abastecimento e mostram cada uma com a regra que a disparou e a justificativa. Há quatro regras: excesso de tanque, segundo abastecimento em curto período, consumo excessivo e compra cara. Você marca cada anomalia como Normal ou Suspeita; as marcadas como normais saem da lista A analisar, e as suspeitas ficam reunidas em uma aba separada. A decisão é por abastecimento e por regra; outra regra do mesmo abastecimento é avaliada à parte. Abastecimentos marcados como pessoais não entram em nenhuma regra.

Excesso de tanque
Se o abastecimento exceder a capacidade do tanque em 5%, é crítico; a capacidade é lida em Especificações técnicas, no formulário do veículo.
Segundo abastecimento em curto período
Se o mesmo veículo for abastecido uma segunda vez em até 6 horas e o total ultrapassar o tanque, é considerado crítico.
Consumo excessivo
Se o L/100km entre dois tanques cheios ultrapassar 1,35 vez o consumo habitual do veículo, é alerta; se ultrapassar 1,7 vez, é crítico.
Compra cara
Se o preço unitário for 5% maior que o preço da EPDK do dia da compra, é alerta; se for 15% maior, é crítico.

Tela

Conciliação do UTTS

A Conciliação do UTTS compara o extrato do Sistema Nacional de Reconhecimento de Veículos (UTTS) com os seus registros de combustível. O extrato é importado com Enviar extrato, as colunas são mapeadas por um assistente e as linhas são vinculadas ao veículo pelo número UTTS do cadastro do veículo. As linhas que coincidem são consideradas conciliadas com o histórico de combustível; compras que estão no extrato mas não no registro, ou cujo valor difere, ficam em uma lista separada. Assim, um abastecimento lançado de forma incompleta ou uma compra inconsistente fica visível antes do fechamento do período, e nenhuma linha se perde em silêncio.

Envio do extrato
O arquivo do extrato é enviado e as colunas do provedor são mapeadas por um assistente.
Vínculo com o veículo
As linhas são associadas pelo número da etiqueta UTTS do cadastro do veículo; veículo sem número informado não pode ser vinculado.
Lista de diferenças
Compras que estão no extrato e não no registro, ou com valor diferente, são listadas; nada se perde em silêncio.
Vínculo com o registro de combustível
As linhas que coincidem são consideradas conciliadas com o registro do histórico de combustível.

Tela

Comparação de preços

A Comparação de preços confronta cada abastecimento com o preço de bomba publicado no dia da compra e lista os abastecimentos caros como desvios. O preço de referência vem automaticamente dos Preços de combustíveis da EPDK, conectados em Integrações; é usado o preço de venda diário de bomba, em todo o país, de diesel, gasolina e GLP automotivo, e na primeira conexão os últimos 90 dias são preenchidos. Você também pode enviar a lista de preços por Excel. Em qual posto se pagou quanto, você compara no relatório de combustível por posto.

Integração com a EPDK
O preço de venda diário de bomba, em todo o país, de diesel, gasolina e GLP automotivo chega todo dia; na primeira conexão, os últimos 90 dias são preenchidos.
Preço por arquivo
A lista de preços pode ser importada de um arquivo; se você enviar preços por província, a comparação é feita com eles.
Lista de desvios
Abastecimentos pagos acima da média são listados como desvio; você vê qual compra foi sinalizada e por quê.
Relatório por posto
O relatório de combustível por posto compara quanto foi pago em cada posto.

Tela

Campos de IVA (KDV) e fatura

A seção Imposto e fatura do formulário de combustível serve para a conciliação contábil. O valor total é informado e guardado com IVA turco (KDV) incluído; ao informar a alíquota do KDV, calculam-se a base de cálculo e o detalhamento do imposto. O número da fatura e o ETTN (identificador único de fatura eletrônica) são adicionados ao registro, e o campo Referência guarda o seu próprio valor de controle, como nº da nota fiscal ou ID da transação. O relatório de KDV, na seção Relatórios, soma esse detalhamento por período, e a conciliação na exportação contábil se baseia nesses campos.

Valor com KDV incluído
O valor total é guardado com KDV incluído; ao informar a alíquota, o valor líquido e o KDV são calculados separadamente.
Nº da fatura e ETTN
O ETTN da fatura eletrônica e o número da fatura são gravados no registro para a conciliação contábil.
Campo Referência
O campo Referência guarda o seu próprio valor de controle, como nº da nota fiscal ou ID da transação.
Relatório de KDV
O relatório de KDV, na seção Relatórios, soma esse detalhamento por período.

Consumo real

O caminho de um abastecimento até o número de consumo

A equipe de campo ou o responsável pela frota adiciona um novo abastecimento no Histórico de combustível. Informam-se veículo, data, fornecedor/posto, volume e valor total; os campos de litro e de valor leem a escrita com vírgula (45,7 L, 1.250,50 ₺). A leitura do hodômetro também atualiza a quilometragem atual do veículo, e leitura retroativa não é aceita. Se o tanque foi cheio, o registro fica como está; se não foi, marca-se Abastecimento parcial. O sistema calcula, por veículo, o L/100km e o custo por km a partir da diferença de km entre dois tanques cheios; quando o hodômetro ou a ordem dos registros é corrompida, a sinalização Zerar consumo reinicia o cálculo a partir daquele ponto. No fim, o consumo do veículo, o custo por km e o fornecedor de combustível são lidos do mesmo registro; você não precisa manter cálculos manuais à parte.

  • Informe o abastecimento. Escreva data, posto, volume, valor e hodômetro; números com vírgula são aceitos.

  • Separe o abastecimento parcial. O registro marcado não entra na média, e o consumo não sai errado.

  • Leia o número. L/100km e custo por km aparecem por veículo nos relatórios.

Abastecimento suspeito

Da lista de anomalias à decisão: como se analisa um abastecimento

A tela Anomalias de combustível varre os registros de abastecimento segundo quatro regras. O gestor de frota abre a lista A analisar e, em cada linha, lê qual regra foi disparada e a justificativa: capacidade do tanque excedida em 5%, segundo abastecimento em 6 horas, consumo acima de 1,35 ou 1,7 vez o habitual, preço unitário 5% ou 15% acima do preço da EPDK. Se o abastecimento realmente foi de tanque cheio, ele marca Normal; se não há explicação, marca Suspeito. O registro marcado como normal sai da lista, e os suspeitos se acumulam em uma aba separada. Para o resultado ser confiável, a capacidade do tanque deve estar definida e o hodômetro, informado corretamente. Assim, cada abastecimento suspeito é decidido e registrado sabendo-se por qual regra foi sinalizado; você também pode ver sua decisão depois.

Abas de análise de anomalias

Abas de análise de anomalias

  • Leia a justificativa. Cada anomalia é mostrada com a regra que a disparou e a justificativa.

  • Decida. Marca-se Normal ou Suspeito; a decisão é por abastecimento e por regra.

  • Cumpra os pré-requisitos. A regra de consumo funciona em veículos com pelo menos 4 medições de tanque cheio.

Conciliação de extrato

Leia o extrato do UTTS junto com os seus registros

No fim do mês, a contabilidade ou o responsável pela frota vai à tela Conciliação do UTTS e abre Enviar extrato. Escolhe-se o arquivo e as colunas são mapeadas, no assistente, para os seus campos. Cada linha é vinculada ao veículo pelo número UTTS do cadastro do veículo; veículo sem número informado não pode ser vinculado. Na tela de resultado, as compras que coincidem aparecem conciliadas com o histórico de combustível, e as que estão no extrato mas não nos seus registros, ou cujo valor difere, ficam em uma lista separada. Você encerra a lista adicionando o abastecimento que faltava ou corrigindo o valor; assim a diferença é vista antes do fechamento do período. Após a conciliação, o histórico de combustível e o extrato contam a mesma história; ao passar para a contabilidade, os valores já estão prontos, com os campos de número da fatura e ETTN, e você pode verificar que não sobrou nenhuma linha sem correspondência.

  • Defina o número. O número da etiqueta UTTS deve estar preenchido no cadastro do veículo; senão, a linha não é vinculada ao veículo.

  • Mapeie as colunas. O layout de colunas do próprio provedor é associado, pelo assistente, aos seus campos.

  • Feche a diferença. As linhas sem correspondência são encerradas adicionando o registro ou corrigindo-o.

Escopo

O que esta solução inclui?

Sem módulos separados: tudo funciona na mesma conta e com os mesmos dados.

  • Registro de abastecimentos
  • Registro de recargas de veículos elétricos
  • Consumo em L/100km e kWh/100km
  • Custo por km
  • Abastecimento parcial e reinício do consumo
  • Análise de anomalias de combustível
  • Conciliação do extrato UTTS
  • Comparação com o preço de bomba da EPDK
  • Campos de KDV, nº da fatura e ETTN
  • Relatório de combustível por posto

Como funciona

Da configuração ao uso diário

Prepare o veículo

No cadastro do veículo, informe o número UTTS e, em Especificações técnicas, a capacidade do tanque. As regras de anomalia e a conciliação do extrato se baseiam nesses dois campos; se estiverem faltando, não é possível vincular a regra ou a linha ao veículo.

Perguntas frequentes

Não. Você marca esse abastecimento como Abastecimento parcial; como o consumo é calculado pela diferença de km entre dois tanques cheios, esse registro não entra na média. Se você não marcar, o consumo sai errado. Também é preciso informar o hodômetro corretamente, pois leitura retroativa não é aceita.

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