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Gestão de manutenção

Os lembretes de manutenção funcionam com período em km e em meses; o que vencer primeiro define o vencimento. Para veículos do mesmo plano, você não cria lembretes um a um: basta aplicar em massa por plano de manutenção ou por regra. O serviço que vence vira ordem de serviço; ao ser encerrada, cai no histórico de manutenção e o lembrete avança sozinho.

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vitaFleet — Gestão de manutenção

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Situações do lembrete

Atrasado, A vencer, Planejado

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Situações da ordem de serviço

Aberta, Em andamento, Concluída

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Classes de prioridade do reparo

Planejado, Não planejado, Urgente

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Opções de canal de notificação

E-mail + no app, só e-mail, só no app, desativado

O que há em Gestão de manutenção?

As telas que formam a solução e o que se faz em cada uma delas são apresentadas a seguir, em ordem.

Tela

Lembretes de manutenção

Acompanha quando chega a manutenção periódica. Cada registro é composto por um veículo e uma tarefa de serviço; o período é definido por intervalo de hodômetro, intervalo de tempo ou ambos. O vencimento é calculado a partir do hodômetro atual do veículo e da data da última manutenção; o item é marcado como Atrasado, A vencer ou Planejado. Na lista, você pode abrir as colunas Tipo de veículo, Marca / Modelo, Ano do modelo e Grupo pelo ⚙ e filtrar pelos mesmos campos. Em registros antigos, quando o lembrete não está atualizado, há o botão 'Atualizar a partir dos registros de manutenção'.

Período
Nas seções Intervalo de tempo e Intervalo de hodômetro, informa-se km, meses ou ambos. O que vencer primeiro define o vencimento.
Limite de aviso
A situação A vencer começa quando se entra no limite de km ou de dias; o limite é definido separadamente no formulário do lembrete.
Próximo vencimento
Se quiser informar o primeiro vencimento manualmente, você pode definir a data e o hodômetro do próximo vencimento; caso contrário, o vencimento é calculado.
Notificações
A opção 'Ativar notificações' do formulário e os seguidores definem para quem a notificação vai. Sem seguidor, a notificação vai para os seguidores do veículo; se também não houver, vai para os gestores.

Tela

Lembretes em massa e por regra

Abre o mesmo lembrete de uma só vez por tipo de veículo, marca, modelo, ano do modelo e grupo. Ao escolher os critérios, a quantidade e a lista de veículos correspondentes aparecem na hora; a mesma tarefa e o mesmo período são aplicados a todos. Se você salvar a regra, o lembrete também é adicionado automaticamente aos veículos que passarem a atender ao critério. Por exemplo, se o tipo escolhido for apenas Van, todas as vans entram; se for acrescentado o ano de modelo 2015–2020, entram as vans desses anos; se for acrescentado o modelo Sprinter, entram apenas as vans Sprinter. Veículos novos ou importados por Excel e GPS também entram na regra.

Critérios
Tipo de veículo, marca, modelo, faixa de ano do modelo e grupo (incluindo subgrupos). Em um critério, a seleção múltipla significa 'qualquer um'; entre critérios, significa 'todos'.
Veículos ignorados
O veículo que já tem o lembrete da tarefa escolhida é ignorado; o resultado informa quantos foram ignorados. Assim o mesmo lembrete não é criado duas vezes.
Página de regras
A regra pode ser pausada, aplicada agora ou excluída; ao excluir, o sistema pergunta se os lembretes que ela criou devem ser mantidos.
Excluídos
Veículos arquivados e vendidos não entram nas regras; veículo sem ano de modelo informado não atende ao critério de ano.

Tela

Planos de manutenção

Reúne em um único plano, com seus períodos, as tarefas que fazem parte do mesmo plano de manutenção. Quando você adiciona um veículo ao plano, todos os lembretes são criados automaticamente. Alterar um período no plano atualiza os lembretes de todos os veículos vinculados; assim você não edita cada veículo um a um. Cada plano aberto na lista de Planos aparece com seu escopo e suas linhas de tarefa. Os períodos padrão das tarefas de serviço já vêm preenchidos ao montar o plano.

Definição do plano
Informam-se nome do plano, descrição e escopo; com a opção 'Plano ativo' você coloca o plano em uso ou o pausa.
Linhas de tarefa
Cada linha tem tarefa de serviço, período de hodômetro, período de tempo e limites de aviso; as unidades são escolhidas separadamente.
Aplicação aos veículos
Para o veículo adicionado ao plano, os lembretes das tarefas são abertos automaticamente; a atualização feita em um só lugar se reflete em todos os veículos.
Relatório de conformidade
O Relatório de conformidade de manutenção mostra, por lembrete, as conclusões no prazo e as atrasadas; pode ser refinado com filtros de tarefa e veículo.

Tela

Tarefas de serviço

É o catálogo dos itens de manutenção, como troca de óleo, filtro de ar e troca de pneus. Lembretes, itens de ordem de serviço e registros de manutenção usam os mesmos nomes de tarefa; os relatórios agrupam por esses nomes. Na tarefa podem ser informados período padrão, tempo estimado e custo. O nome da tarefa é usado em relatórios, lembretes, itens de ordem de serviço e na associação com a fatura eletrônica; por isso a nomenclatura deve ser consistente. Para adicionar uma tarefa, use 'Adicionar tarefa' na tela Tarefas de serviço.

Catálogo
Use nomes de tarefa claros e consistentes. O relatório de Uso de tarefas de serviço mostra quantas vezes cada tarefa foi realizada e o custo total.
Período padrão
Se você definir um período em km ou meses para a tarefa, ele já vem preenchido ao criar o lembrete; pode ser alterado por veículo.
Estimativa
Tempo e custo estimados já vêm preenchidos na ordem de serviço; compara-se o orçado com o realizado.
Associação com a fatura eletrônica
Os itens da fatura são associados primeiro aos nomes de tarefa que você definiu; as tarefas prontas que não estiverem definidas são adicionadas na importação.

Tela

Ordens de serviço

É o registro de um trabalho de manutenção ou reparo a ser feito: itens, mão de obra, peças, fornecedor e valor. A situação avança como Aberta, Em andamento e Concluída. A ordem de serviço concluída cai no histórico de manutenção e adianta os lembretes de manutenção das tarefas dos seus itens. No formulário da ordem de serviço, você pode adicionar registros pelo '+ Definir novo' das caixas de seleção de veículo e fornecedor, além de enviar fotos e documentos. Em serviço com garantia, você recebe um aviso ao abrir a ordem de serviço; a informação é exibida para que você não pague por um serviço coberto.

Detalhes
Informam-se veículo, situação, quem criou, responsável, fornecedor, datas planejadas e reais de início e fim, e hodômetro de início e de fim.
Classe de prioridade
A Classe de prioridade do reparo classifica o serviço como Planejado, Não planejado ou Urgente. O lembrete do início planejado é opcional.
Itens
Cada item é uma linha com tarefa de serviço, mão de obra e peça. A peça adicionada do estoque é baixada do estoque; os valores são guardados com IVA turco (KDV) incluído.
Defeito e fatura
Defeitos são vinculados à ordem de serviço e fecham junto com ela quando concluída. Nº da fatura, nº do pedido de compra (PO) e ETTN (identificador único de fatura eletrônica) são mantidos para a conciliação contábil.

Tela

Histórico de manutenção e últimas execuções

É o registro das manutenções e dos reparos realizados. É gerado quando a ordem de serviço é concluída ou quando uma fatura de manutenção é importada da fatura eletrônica como registro de manutenção. Como cada item é vinculado a uma tarefa de serviço, a pergunta 'quando foi a última troca do filtro de ar' é respondida diretamente; o relatório Últimas execuções mostra isso por placa. As ordens de serviço concluídas e seus custos são listados no relatório Histórico de manutenção, na seção Relatórios, com filtros de veículo, fornecedor e data. Nos detalhes do veículo, a aba Histórico de manutenção mostra os mesmos registros do ponto de vista de um único veículo; a tarefa e o valor de cada item ficam visíveis.

Origem
O registro de manutenção é criado quando a ordem de serviço é concluída ou quando se escolhe 'Registro de manutenção' na importação da fatura eletrônica; os itens são associados às tarefas de serviço.
Últimas execuções
O relatório informa, por placa × operação, a última data, em que km foi feita e o tempo decorrido desde então.
Leitura do hodômetro
O hodômetro informado no registro de manutenção também atualiza o hodômetro atual do veículo; leitura retroativa não é aceita.
Manutenções atrasadas
O relatório Manutenções atrasadas, na seção Relatórios, lista os lembretes vencidos com filtros de tarefa, veículo e situação.

Acompanhamento de vencimentos

Da definição do período à notificação noturna: como o vencimento funciona

O gestor de frota abre um lembrete de troca de óleo para um veículo e informa tanto o intervalo de hodômetro quanto o intervalo de tempo. O sistema calcula o vencimento a partir do hodômetro atual do veículo e da data da última manutenção; vale o que vencer primeiro. Em veículo que roda na cidade, em geral os meses vencem primeiro; na estrada, os km. Conforme o hodômetro avança com os registros de combustível, manutenção e inspeção, o vencimento é recalculado. Ao entrar no limite, o item fica A vencer; passado o vencimento, fica Atrasado e gera uma notificação noturna. A notificação vai para o seguidor do lembrete, se não houver, para os seguidores do veículo, e se também não houver, para os gestores. Com o encerramento do serviço, o lembrete avança. Na lista, você pode abrir as colunas Tipo de veículo, Marca / Modelo, Ano do modelo e Grupo pelo ⚙ e filtrar pelos mesmos campos. Quando se percebe que o lembrete não foi atualizado em registros antigos, existe o botão 'Atualizar a partir dos registros de manutenção'.

  • Período duplo. Km e meses são definidos juntos; o que vencer primeiro define o vencimento, então não é preciso acompanhar os dois separadamente.

  • Três situações. As situações Atrasado, A vencer e Planejado aparecem separadas na lista; itens atrasados e a vencer geram notificação noturna.

  • Cadeia de notificação. Se o lembrete não tiver seguidor, são avisados os seguidores do veículo; se também não houver, os gestores da organização; você mesmo pode definir o seguidor.

  • Responsável pelo veículo. Tornar o responsável pelo veículo um seguidor faz com que as notificações de vencimento vão direto a quem acompanha o trabalho, e não aos gestores.

Aplicação em massa

Abra o mesmo plano de manutenção nos veículos certos de uma só vez

Suponha que a frota tenha vans Sprinter com ano de modelo entre 2015 e 2020 que compartilham um plano de manutenção. Na tela '+ Em massa / Por regra', o gestor escolhe Van como tipo de veículo, 2015–2020 como ano do modelo e Sprinter como modelo; a quantidade e a lista de veículos correspondentes aparecem na hora. Ele escolhe a tarefa e o período e aplica. Veículos que já têm o lembrete são ignorados e o resultado informa quantos foram. Se ele salvar a regra, o lembrete também é aberto automaticamente nos veículos que chegarem depois, por Excel ou GPS, e atenderem ao critério. Se quiser gerenciar o plano inteiro como um único pacote, usa o plano de manutenção. Veículos arquivados e vendidos não entram nas regras; veículo sem ano informado não atende ao critério de ano do modelo. Por isso é útil conferir a lista de prévia antes de aplicar.

Prévia do lembrete em massa

Prévia do lembrete em massa

  • Prévia instantânea. À medida que os critérios são escolhidos, a quantidade e a lista de veículos correspondentes se atualizam na hora; antes de aplicar, você vê quais veículos serão afetados.

  • Salvar regra. A regra salva também se aplica a veículos adicionados depois ou que passem a atender ao critério.

  • Gerencie a regra. Na página de Regras, a regra é pausada, aplicada agora ou excluída; ao excluir, pergunta-se também se os lembretes devem ser mantidos.

  • Atualização pelo plano. Ao alterar o período no plano de manutenção, os lembretes de todos os veículos vinculados ao plano são atualizados; não é preciso editar um a um.

Fluxo da ordem de serviço

A manutenção vencida se encerra com a ordem de serviço

Ao ver um item na lista de manutenções atrasadas, o gestor abre uma ordem de serviço para o veículo; escolhe o fornecedor ou o técnico, define a classe de prioridade e informa os itens. Cada item é composto por uma tarefa de serviço, mão de obra e peça; a peça adicionada do estoque é baixada do estoque. Quando o serviço termina, a ordem de serviço é marcada como Concluída. No mesmo instante, o registro cai no histórico de manutenção e os lembretes das tarefas dos itens avançam com a última data e o último km. Os defeitos vinculados fecham junto. Se o serviço for feito quando ainda restava grande parte do período de manutenção, os gestores recebem a notificação de Operação feita antes do prazo; o limite é alterado em Configurações. Os valores são guardados com IVA turco (KDV) incluído; ao informar a alíquota, calculam-se o valor líquido e o detalhamento do imposto. O nº da fatura e o ETTN ficam no registro, e a conciliação contábil é feita com eles.

  • Do serviço ao lembrete. A ordem de serviço concluída conclui automaticamente o lembrete de manutenção do veículo com a mesma tarefa; a última data e o último km são atualizados e o vencimento é recalculado.

  • Notificação de serviço antecipado. O limite padrão é a manutenção feita quando ainda restavam 20% ou mais do intervalo.

  • Registros antigos. Se o lembrete não estiver sincronizado com registros antigos, o botão 'Atualizar a partir dos registros de manutenção' na tela de lembretes toma como base os registros de manutenção anteriores.

  • Caminho da fatura. A fatura importada da fatura eletrônica como registro de manutenção também avança o lembrete de manutenção conforme as tarefas dos seus itens.

Escopo

O que esta solução inclui?

Sem módulos separados: tudo funciona na mesma conta e com os mesmos dados.

  • Período em km e meses combinados
  • Situações atrasado, a vencer e planejado
  • Lembretes em massa e por regra
  • Planos de manutenção
  • Catálogo de tarefas de serviço
  • Ordens de serviço e itens
  • Histórico de manutenção
  • Relatório de Últimas execuções
  • Relatório de conformidade de manutenção
  • Notificação por seguidor

Como funciona

Da configuração ao uso diário

Defina as tarefas

Monte o catálogo de tarefas de serviço: dê nomes claros e consistentes, como troca de óleo, filtro de ar e troca de pneus. Se quiser, informe para cada tarefa o período padrão em km e meses, além do tempo e do custo estimados.

Perguntas frequentes

Os dois podem ser definidos juntos; o que vencer primeiro define o vencimento. Em veículo que roda na cidade, em geral os meses vencem primeiro; na estrada, os km. O vencimento é calculado a partir do hodômetro atual do veículo e da data da última manutenção; conforme o hodômetro avança, é recalculado. Para equipamentos há uma tela de lembretes separada.

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