Manutenção de frota: por quilômetros ou por meses? Como definir o intervalo certo

Todo mundo que gerencia uma frota enfrenta um problema silencioso: decidir quando fazer a manutenção. A maioria das equipes prende essa decisão a uma única medida, ou a quilometragem ou o calendário, e quando perde uma das duas paga a conta com uma pane inesperada. No entanto, numa frota nem todos os veículos vivem no mesmo ritmo; alguns fazem cem paradas por dia, outros centenas de quilômetros numa única viagem.

O lado enganoso de uma medida única

Um plano que olha apenas a quilometragem faz o veículo que trabalha na cidade parecer mais saudável do que é. O veículo de distribuição roda pouco, mas, por causa do anda-e-para constante, desgasta intensamente motor, embreagem e freio; as peças se cansam antes de o calendário vencer. Já um plano que olha apenas o calendário faz o veículo de longa distância ir cedo demais à manutenção e gera gasto desnecessário. Os dois extremos nascem do mesmo erro de raiz: um único número não consegue carregar a diversidade de uma frota.

Os dois intervalos juntos

No vitaFleet, você define o item de manutenção em km, em meses ou nos dois; o que vencer primeiro é o prazo. Essa pequena distinção faz grande diferença na prática:

• Em veículos urbanos, geralmente os meses vencem primeiro; o desgaste ligado ao tempo não escapa.
• Em veículos de longa distância, os km vencem primeiro; a manutenção ligada à distância chega na hora certa.
• O cálculo do prazo é feito a partir do hodômetro atual do veículo e da data do último serviço; como o hodômetro é atualizado pelos lançamentos de combustível e pelos registros de serviço, o cálculo trabalha com dados atuais.

A pergunta certa não é 'a cada quantos quilômetros?', e sim 'o que vencer primeiro'.

Três situações, uma linguagem clara

Cada lembrete está em uma de três situações:

• Atrasado: o prazo passou e gera notificação noturna.
• Próximo do vencimento: entrou no limite de km ou de dias.
• Planejado: ainda há tempo até o prazo.

O limite também está nas suas mãos: em um lembrete, você define um limite de aproximação como 'as últimas duas semanas' ou 'os últimos mil quilômetros'. Assim, a situação 'próximo do vencimento' se transforma num alerta com sentido para cada veículo.

Por regra, e não um a um

Imagine cinquenta veículos entrando no mesmo plano de manutenção. Configurar um lembrete para cada um é cansativo e sujeito a erros. Há dois caminhos.

Plano de manutenção

No plano, você reúne várias tarefas com seus intervalos em um único pacote. Quando um veículo é adicionado ao plano, todos os lembretes são configurados automaticamente. Alterar um intervalo no plano atualiza os lembretes de todos os veículos vinculados. Assim, desaparece o problema do 'atualizei em um veículo e esqueci do outro'.

Lembrete em lote e por regra

Você escolhe critérios: tipo de veículo, marca, modelo, faixa de ano do modelo e grupo. O número e a lista de veículos que se encaixam aparecem na hora. Por exemplo, apenas as vans, as vans de 2015 a 2020 ou, entre elas, apenas os veículos de um determinado modelo. Se você salvar a regra, o lembrete é aberto automaticamente também para os veículos adicionados depois, importados do Excel ou do GPS, ou que passarem a se encaixar nos critérios. Veículos arquivados e vendidos ficam fora do escopo.

O fluxo que se transforma em ordem de serviço

A manutenção que chega ao prazo não fica solta; ela se transforma em ordem de serviço. Itens, mão de obra, peças usadas e fornecedor são reunidos em uma única ordem de serviço. Quando a ordem de serviço é concluída ou a fatura do serviço é transferida como registro de serviço, o lembrete avança automaticamente. Para registros antigos, existe o botão de atualizar a partir dos registros de serviço.

Ver também a manutenção feita cedo demais

Assim como fazer a manutenção tarde é um problema, fazê-la cedo demais é desperdício. Se uma parte importante do intervalo de manutenção é feita antes de se completar, uma notificação de serviço antecipado vai para quem acompanha o veículo ou para os gestores: ela informa quanto antes foi feito. É a forma de perceber os veículos que vão à oficina cedo sem necessidade.

Para a pessoa certa, em um único resumo

A notificação vai para o observador do lembrete; se não houver, para os observadores do veículo e, se também não houver, para os administradores da organização. Em vez de uma chuva de notificações item por item, chega um único e-mail-resumo por dia. Isso garante que o lembrete seja lido; afinal, um lembrete perdido entre cem e-mails não serve para nada.

Medindo a aderência

O relatório de aderência à manutenção mostra, por lembrete, a conclusão no prazo ou com atraso. Esse relatório revela se a manutenção está realmente sendo feita e quais tarefas atrasam sempre. Depois que o sistema está montado, a pergunta de fundo deixa de ser 'existem lembretes' e passa a ser 'os lembretes estão sendo seguidos'.

Vinculando as tarefas de serviço a um catálogo

Se a linguagem da manutenção não for consistente, os relatórios também não serão. Se a troca de óleo é escrita em um lugar como 'manutenção do óleo' e em outro como 'óleo do motor', o mesmo trabalho é reunido sob dois títulos diferentes. O catálogo de tarefas de serviço resolve isso: trocas de óleo, filtro de ar, rodízio de pneus e outros trabalhos são definidos uma única vez, com nomes claros e consistentes. Os itens da ordem de serviço e os lembretes de manutenção são escolhidos a partir desse catálogo; os relatórios também são agrupados por esses nomes.

Se você der à tarefa um intervalo padrão em km ou meses, o intervalo já vem pronto quando o lembrete é criado com essa tarefa; ainda assim, ele pode ser alterado por veículo. Se você informar o tempo e o custo estimados de mão de obra, esses valores já vêm preenchidos ao abrir a ordem de serviço, e é possível comparar orçamento e realizado.

Da inspeção ao defeito, do defeito à ordem de serviço

A manutenção não é acionada apenas pelo calendário; também é acionada por constatações vindas do campo. Você define a sua própria lista de verificação como formulário de inspeção, e o motorista ou o técnico preenche o formulário. Um item marcado como reprovado se transforma em registro de defeito; o defeito, em ordem de serviço. Assim, a situação 'o freio estava estranho, mas não contei a ninguém' fica registrada e é acompanhada até ser encerrada.

Ligando o estoque de peças à manutenção

A manutenção exige peças e, se não há peças, o veículo espera. A peça usada na ordem de serviço é baixada do estoque; para a peça que chega ao nível crítico, você recebe um alerta. Isso fecha a lacuna entre o calendário de manutenção e o almoxarifado: vendo as manutenções que se aproximam, você pode pedir antecipadamente as peças que serão necessárias.

Não pagar por um serviço coberto pela garantia

As garantias de veículos e peças são informadas com limite de km e de data. Ao abrir uma ordem de serviço para um trabalho em garantia, você recebe um aviso; uma notificação também é gerada antes de a cobertura acabar. Mandar fazer, pagando, um reparo coberto pela garantia é prejuízo direto e, muitas vezes, ninguém percebe. Esse aviso é um item de economia invisível do plano de manutenção.

Montando o orçamento de manutenção

Como os custos estimados já vêm preenchidos na ordem de serviço e os valores realizados são registrados quando a ordem é encerrada, você pode ver orçamento e realizado lado a lado. Dali se vê qual tarefa estoura sempre o orçamento e qual fornecedor cobra mais caro pelo mesmo trabalho. A comparação de fornecedores também se alimenta dos mesmos dados.

Um plano para começar

• Monte o catálogo de tarefas de serviço com nomes claros e informe os intervalos padrão.
• Crie um plano de manutenção para os veículos que entram no mesmo plano.
• Adicione os veículos ao plano; os lembretes serão configurados automaticamente.
• Direcione as notificações ao responsável pelo veículo e aos gestores.
• No fim do mês, olhe o relatório de aderência à manutenção e analise as tarefas que atrasam sempre.

No fim das contas, a manutenção passa a ser feita 'quando chega o prazo', e não 'quando aparece o defeito'. A manutenção planejada é mais barata e não deixa o veículo parado no meio da estrada.