Importando os extratos do HGS e do OGS em poucos minutos

As passagens em pontes e rodovias são o item de despesa que gera mais linhas e chama menos atenção em uma frota. Em uma frota de porte médio, o número mensal de passagens chega facilmente às centenas; digitar essas linhas uma a uma toma dias e inevitavelmente gera erros. Além disso, vincular cada passagem ao veículo certo é outro trabalho.

Carregue o extrato como ele é

Você carrega como arquivo o extrato enviado pelo PTT/HGS (HGS e OGS são os sistemas turcos de pedágio eletrônico) ou pelo seu banco. As colunas (data, etiqueta ou placa, praça de pedágio, valor) são associadas uma única vez; essa associação fica salva e você não se preocupa de novo nos extratos seguintes. O formato de cada provedor é diferente, mas o assistente de associação resolve isso: não é necessário um desenvolvimento separado para cada formato.

Os formatos turcos são lidos corretamente: data dd.mm.aaaa, valor com vírgula decimal (1.250,50). Esse detalhe parece pequeno, mas um separador decimal lido errado pode mudar o valor por cem vezes. Campos como placa e VKN (número de identificação fiscal) são reconhecidos mesmo quando escritos com espaços.

As linhas com erro aparecem na pré-visualização

Antes de carregar, é exibida uma pré-visualização. As linhas com erro são listadas com seus motivos e apenas as linhas válidas são importadas. Assim, uma única linha corrompida em um extrato não interrompe todo o carregamento, mas também não passa despercebida.

Da etiqueta ao veículo, da atribuição ao motorista

Cada passagem que entra é vinculada ao veículo certo pelo número da etiqueta HGS/OGS no cadastro do veículo; mesmo que a placa mude, a etiqueta continua a mesma, e por isso a associação não falha. Consultando a atribuição do veículo na data da passagem, encontra-se o motorista que estava ao volante naquele momento e a passagem é relacionada à pessoa. Se não houver atribuição, o registro ainda é gravado no veículo, com o motorista em branco. Em nenhum caso o dado se perde; apenas a parte que falta pode ser completada depois.

Passagens sem correspondência

As passagens de veículos sem etiqueta definida ficam sem correspondência. Isso geralmente significa um veículo recém-adquirido e ainda não cadastrado ou uma etiqueta digitada errada. Essas passagens são reunidas em uma lista separada e não são ignoradas em silêncio. Ao definir a etiqueta, a passagem se encaixa no lugar.

Carregar o mesmo arquivo duas vezes

Se você carregar o mesmo extrato duas vezes por engano, os registros não são duplicados; as passagens já informadas são reconhecidas e não são gravadas de novo. Assim, o custo não é inflado.

Reflexo no custo

Os valores das passagens aparecem na sua própria coluna no relatório de custo operacional do veículo; junto com combustível, manutenção e multa, entram no custo por quilômetro do veículo. Assim, você lê o custo real de estrada de um veículo ou de uma linha, inclusive a parcela de pontes e rodovias, por registro e não por estimativa. Qual rota tem peso de pedágio elevado aparece com os dados acumulados ao longo dos meses.

Repasse por unidade e para o cliente

Como as passagens são vinculadas ao veículo, ao motorista e ao grupo, a despesa total de pedágio pode ser lida separadamente por unidade, região ou cliente. O repasse interno ou a fatura ao cliente são gerados não a partir de linhas de extrato dispersas, mas de uma única fonte e com o seu histórico.

O ritmo do mês

Como o extrato chega mensalmente, o trabalho também assume um ritmo mensal:

• Carregue o extrato quando ele chegar; não deixe esperando.
• Olhe as linhas com erro na pré-visualização.
• Analise as passagens sem correspondência e defina as etiquetas que faltam.
• Avalie mensalmente o custo de pedágio por veículo e por linha.

Gerenciando corretamente o número da etiqueta

A base deste fluxo é que o número da etiqueta HGS/OGS de cada veículo esteja definido no cadastro do veículo. O número da etiqueta é a chave de associação: a linha do extrato é vinculada ao veículo por esse número. Quando você adquire um veículo novo, informar o número da etiqueta no cadastro evita que, no primeiro extrato, as passagens daquele veículo fiquem sem correspondência. Também é preciso atualizar o cadastro quando a etiqueta passa para outro veículo; caso contrário, as passagens são gravadas no veículo antigo.

Provedores diferentes, um único método

Algumas frotas recebem o extrato de passagens do PTT, outras do banco; algumas usam os dois. Embora os formatos sejam diferentes, a lógica de associação de colunas é a mesma. O modelo de cada provedor que você associou uma vez fica salvo; no mês seguinte, basta carregar o arquivo e confirmar. Por isso, mudar para um novo provedor não exige um desenvolvimento separado.

Tornando os dados de passagens úteis

A passagem é um item de despesa, mas também um registro de movimentação: qual veículo passou, em que dia, por qual praça. Quando essa informação é combinada com a atribuição do veículo, também mostra qual motorista trabalhou em qual linha. Para uma frota que calcula o custo por viagem, vincular o valor do pedágio à rota e ao cliente tira a precificação da estimativa e a apoia na despesa real.

Perguntas frequentes

O que acontece se eu carregar o mesmo extrato duas vezes?

As passagens já informadas são reconhecidas e não são duplicadas.

O que acontece com as passagens de um veículo sem etiqueta definida?

Ficam sem correspondência e aparecem em uma lista separada; ao definir a etiqueta, elas se encaixam no lugar.

Como se encontra o motorista se não houver atribuição?

Não é possível encontrá-lo; a passagem é gravada no veículo e o motorista fica em branco. É preciso completar a atribuição depois.

Onde as passagens aparecem?

No relatório de custo operacional do veículo, na sua própria coluna; entram no custo por quilômetro junto com combustível e manutenção.

Passo a passo quando o extrato chega

Na página de passagens, você clica no botão de carregar extrato. Escolhe o arquivo; o sistema lê a primeira linha como cabeçalho e tenta associar as colunas automaticamente. A coluna não associada ou associada errada você corrige à mão. Na pré-visualização, você vê quais linhas serão importadas e quais estão com erro. Quando você confirma, as passagens aparecem na lista; as sem correspondência esperam em um lugar separado.

Pequenos problemas encontrados

• Se a coluna de data veio como texto: o formato dd.mm.aaaa é reconhecido, mas outros formatos aparecem como erro na pré-visualização.
• Se a placa tem espaço ou letra minúscula: isso é reconhecido e não prejudica a associação.
• Se há confusão entre ponto e vírgula no valor: o formato turco (1.250,50) é a base; se você salvou o arquivo no formato inglês, confira os valores na pré-visualização.
• Linhas com etiqueta ou placa em branco: são reunidas na lista separada como linhas sem correspondência.

Nenhum desses problemas faz você perder dados; todos aparecem na pré-visualização ou na lista de sem correspondência. A principal prevenção é receber o extrato todo mês da mesma fonte e no mesmo formato.

O trabalho de processar o extrato, que antes tomava um dia, cai para alguns minutos nesta organização. Tão importante quanto o tempo ganho são os dados confiáveis que vêm de cada passagem vinculada ao veículo e ao motorista certos.