Gerenciando os documentos dos motoristas antes de vencerem

No acompanhamento de documentos, os olhos estão sempre no veículo: inspeção, seguro, emissões. No entanto, o que torna uma viagem ilegal muitas vezes não é o veículo, e sim o motorista. Uma viagem com um motorista cuja CNH, SRC (certificado profissional de motorista) ou laudo psicotécnico venceu é arriscada até com o veículo mais bem conservado. E o vencimento desses documentos costuma ser percebido na última hora, às vezes numa fiscalização.

Os documentos pessoais pedem um calendário à parte

Os documentos dos motoristas seguem ritmos diferentes dos do veículo; são emitidos por instituições diferentes, vencem em prazos diferentes e devem ser acompanhados separadamente. No vitaFleet, os documentos pessoais são mantidos no cadastro da pessoa, com base nos prazos. Os tipos que já vêm prontos na lista:

• Carteira de motorista (CNH)
• Certificado SRC
• Laudo psicotécnico
• Atestado de saúde
• Certificado de qualificação profissional

Para cada documento são informados a data de vencimento, o número do documento e o arquivo. O motorista cujo documento está para vencer entra na lista antes de sair para uma viagem longa.

Ficha do motorista: de relance

Na página de detalhes da pessoa, todos os documentos e prazos aparecem juntos. A lista é ordenada por prazo; os vencidos ficam no topo. Olhar essa ficha antes de escalar um motorista para uma viagem é uma verificação de poucos segundos.

Um único resumo por dia

Os documentos próximos do vencimento e os vencidos, em vez de notificações item por item, são reunidos em um único e-mail-resumo por dia; fica claramente indicado a que pessoa pertence cada item. Chega uma única lista que dá para varrer com os olhos. Como esse acompanhamento depende do sistema, e não da memória de um coordenador, ele não para mesmo que essa pessoa esteja de férias ou tenha deixado a empresa.

A responsabilidade recai sobre a pessoa

O acompanhamento de documentos ganha pleno sentido quando combinado com o registro de atribuição. Qual pessoa usou qual veículo e em quais datas fica guardado na atribuição. Quando chega uma multa, uma passagem de pedágio ou uma ocorrência, o motorista certo é encontrado a partir da atribuição no momento do fato; numa fiscalização ou numa apuração, a pergunta 'quem estava naquele dia e o documento estava válido' é respondida não pela memória, mas pelo registro.

Áreas como transporte de funcionários e escolar

Em áreas como transporte de funcionários e de estudantes, os documentos do motorista são especialmente críticos, porque o número de pessoas transportadas é alto e a fiscalização é rigorosa. Nessas áreas, os documentos do veículo, os documentos do motorista e a verificação diária do veículo são acompanhados juntos. Um item reprovado na verificação se transforma em registro de defeito e entra no acompanhamento.

Um plano de implantação

• Cadastre todos os motoristas como pessoas e adicione os tipos de documento.
• Informe as datas de vencimento e os arquivos dos documentos.
• Mantenha as atribuições de veículos atualizadas.
• Abra o e-mail-resumo diário para os gestores responsáveis.
• Uma vez por mês, olhe os documentos vencidos ou próximos do vencimento.

O primeiro dia de um motorista que começa a trabalhar

Quando chega um motorista novo, o que se faz é curto e em sequência: cadastre a pessoa, informe com as datas de vencimento os documentos como CNH, SRC, laudo psicotécnico e atestado de saúde e anexe os arquivos. Em seguida, atribua o veículo que ela vai usar e faça a primeira verificação diária do veículo. O motorista não deve sair para uma viagem sem concluir esses quatro passos; quem está com documento faltando aparece claramente na lista.

O motorista que renova um documento

Quando um documento é renovado, você informa a nova data de vencimento e o novo arquivo; o lembrete passa a funcionar com a nova data. Pular esse passo faz o motorista aparecer na lista como 'vencido', embora o documento esteja de fato válido, e gera um alarme desnecessário. A credibilidade do alarme depende de as renovações serem registradas a tempo.

O motorista em multas, pedágios e sinistros

A informação do motorista não serve apenas para o acompanhamento de documentos. Os registros de multa, pedágio e sinistro são vinculados ao motorista a partir da atribuição do veículo no momento do fato. O histórico de sinistros é acompanhado por motorista; a condição de culpado, sem culpa ou culpa compartilhada é mantida no registro. Se o motorista for deixado em branco no registro do acidente, ele é encontrado a partir da atribuição no momento do acidente. Assim, um quadro por motorista mostra juntas as informações de documentos, multas e sinistros.

Não esquecer que são dados pessoais

Documentos como a CNH e o atestado de saúde contêm dados pessoais. Por isso, o acesso a eles não deve ser aberto a todos: os usuários veem conforme o seu papel e toda alteração é gravada no registro de atividades. Ao montar o acompanhamento de documentos, pensar desde o início em quem deve ver o quê é mais fácil do que corrigir depois.

Erros frequentes

• Acompanhar apenas os documentos dos veículos e esquecer os dos motoristas.
• Não atualizar o registro mesmo depois de o documento ter sido renovado.
• Não manter a atribuição e deixar sem resposta a pergunta 'quem estava naquele dia'.
• Vincular a notificação a uma única pessoa.
• Manter documentos sensíveis, como o atestado de saúde, em um lugar que todos podem ver.

Atenção adicional no transporte de funcionários e de passageiros

Em áreas como o transporte de funcionários ou de estudantes, a responsabilidade que recai sobre o motorista é maior. Nessas áreas, os documentos do motorista (CNH, SRC, laudo psicotécnico, atestado de saúde) devem ser acompanhados juntos com os documentos do veículo e a verificação diária do veículo. Se um dos três estiver faltando, a viagem sai com uma garantia incompleta. No formulário de verificação pré-viagem, um item reprovado se transforma em defeito e entra no acompanhamento; já um motorista com documento vencido cai na lista. Esses dois alarmes aparecerem no mesmo lugar dá ao responsável uma única tela de controle.

Revisão mensal

A lista de renovações de pessoas é ordenada por prazo e os vencidos ficam no topo. Basta reservar dez minutos uma vez por mês para olhar essa lista: de quem o documento venceu, de quem está próximo, para quem o processo de renovação já começou. Compartilhar a lista com os gestores envolvidos faz a renovação de documentos pertencer a uma equipe, e não a uma pessoa.

Em suma, acompanhar os documentos dos motoristas não é uma formalidade, e sim o fundamento jurídico da operação. Uma configuração de poucos minutos evita as graves consequências que podem ocorrer numa fiscalização ou depois de um acidente.