Do Excel para o vitaFleet: guia de migração de dados

O maior medo de migrar para um sistema novo não é técnico, é humano: o medo de ter de digitar tudo desde o começo. Pensando na lista de veículos, no histórico de serviços e nos extratos acumulados ao longo de anos, a maioria das equipes adia a migração. O vitaFleet coloca a importação logo no início para eliminar esse passo o máximo possível.

A lógica: carregar, associar, pré-visualizar, confirmar

A importação tem quatro passos. Você carrega o arquivo Excel (xlsx) ou CSV; a primeira linha precisa ser o cabeçalho. Você associa cada coluna do arquivo ao campo do sistema; nomes parecidos são associados automaticamente. Na pré-visualização, as linhas com erro são mostradas com seus motivos e apenas as linhas válidas são importadas. Quando você confirma, os registros aparecem na lista.

O lado bom desse fluxo é que ele mostra o erro logo de início. Os dados não entram sujos no sistema; uma linha corrompida aparece para você na pré-visualização como um aviso.

Os formatos turcos são lidos corretamente

As datas são lidas corretamente como dd.mm.aaaa e os valores com vírgula decimal (1.250,50). Campos como placa e VKN (número de identificação fiscal) são reconhecidos mesmo quando escritos com espaços. Esse é um detalhe que sempre dá problema nos arquivos da Turquia: um separador decimal errado pode mudar um valor ou uma quantidade de litros por cem vezes.

Primeiro, a lista de veículos

A primeira coisa a ser migrada é a sua lista de veículos. Você importa o arquivo atual e associa as colunas uma única vez: placa, chassi, marca, modelo, ano e os campos técnicos que desejar se encaixam no lugar. Campos como tipo de veículo, grupo e propriedade também podem ser corrigidos depois por atualização em lote.

Grupos e responsáveis

Os veículos são separados em grupos de filial, obra ou departamento. Você filtra as listas e os relatórios por esses grupos. Se na primeira migração a informação de grupo também existir, associá-la faz todos os relatórios seguintes terem mais sentido.

Depois, o histórico e os extratos

Com os veículos no lugar, chega a vez do histórico. O que pode ser migrado com a mesma lógica:

• Planilhas de combustível e registros históricos de abastecimento.
• Extratos do HGS/OGS (sistemas turcos de pedágio eletrônico).
• Extratos do UTTS (sistema turco de reconhecimento de veículos em postos de combustível).
• Registros históricos de serviço e manutenção.

A importação não é um trabalho de uma única vez. Os extratos mensais você também leva continuamente pelo mesmo método; ou seja, o passo que você aprendeu serve para o seu trabalho todo mês.

Reduzindo a digitação manual com integrações

Alguns dados talvez você nunca precise migrar por arquivo. As integrações de GPS e telemática, de cartão de combustível e de fatura eletrônica puxam os dados diretamente. Por exemplo, a integração com o GPS transfere automaticamente a posição e a quilometragem do veículo; as transações do cartão de combustível viram registro de combustível. A migração por arquivo é para sistemas sem integração e para dados históricos.

O que acontece depois que os dados entram

O valor de verdade começa depois que os dados entram. Cada novo registro (serviço, combustível, inspeção, defeito) começa a se acumular no mesmo veículo, e o histórico da sua frota se forma em um único lugar. Depois de alguns meses, você terá um histórico que valeu a pena migrar e relatórios reais baseados nele.

Uma lista de verificação antes de migrar

• A primeira linha do arquivo é o cabeçalho?
• As placas foram escritas de forma consistente?
• As colunas de data e valor estão em um único formato?
• Há alguma linha em que o mesmo veículo aparece duas vezes?
• Quais colunas são realmente necessárias?

Preparando o seu arquivo de origem

A importação pega dados sujos, mas recebe dados limpos muito mais rápido. Antes de carregar o arquivo, três limpezas bastam. Que seja uma única tabela: arquivos espalhados em abas, com células mescladas ou com linhas em branco no meio dão problema. Que a primeira linha seja o cabeçalho: os nomes das colunas são usados para a associação com os campos do sistema. Que o mesmo conceito seja escrito do mesmo jeito: se em uma coluna aparecem tanto '34ABC123' quanto '34 ABC 123', ambos são reconhecidos, mas a legibilidade diminui.

O que você vê na pré-visualização

Depois do carregamento, a tela de pré-visualização confere as linhas. As linhas com data inválida, campo obrigatório em branco ou valor não reconhecido são listadas com o motivo; as linhas válidas ficam prontas para serem importadas. Nessa etapa, voltar ao arquivo para corrigir ou deixar as linhas com erro de lado e seguir em frente é uma escolha sua. O importante é que nada entra no registro sem a sua confirmação.

Um plano de migração

Primeira semana: veículos e dados básicos

Importe a lista de veículos e seus grupos, defina as datas de vencimento dos documentos e os intervalos de manutenção. O objetivo desta semana não é ter dados perfeitos, e sim montar um esqueleto que funcione.

Segunda semana: histórico e extratos

Migre o histórico de combustível, de pedágio e de serviço; conecte as integrações. A partir de agora, os dados que você precisa digitar à mão começam a diminuir.

Terceira semana: trabalho em paralelo

Enquanto continua mantendo a sua planilha antiga, tire relatórios do novo sistema e compare as duas fontes. Depois de fechar as diferenças, defina uma data de congelamento para o Excel: dizer 'depois desta data este arquivo não é mais atualizado' é a decisão mais importante da migração.

Envolvendo a equipe na migração

Depois que o sistema está montado, todos trabalham no mesmo lugar; mas o que todos precisam ver não é igual. Os usuários veem conforme o seu papel; cada alteração é gravada no registro de atividades e fica claro quem mudou o quê. Tornar o responsável pelo veículo um observador faz as notificações irem para a pessoa certa. Os botões de aprender dentro da tela trazem uma explicação curta de uso de cada página; na primeira semana, a equipe resolve por ali a maior parte das suas dúvidas.

Erros frequentes

• Carregar o arquivo sem limpá-lo; ver centenas de erros na pré-visualização.
• Não encerrar o arquivo antigo; ter duas verdades em dois lugares.
• Tentar migrar tudo de uma vez; é mais saudável primeiro assentar a lista de veículos.
• Migrar por arquivo dados que têm integração; os dados do GPS e do cartão de combustível já vêm automaticamente.
• Fazer a migração sem avisar a equipe.

Os primeiros relatórios depois da migração

Depois que os dados entram, a sua primeira tarefa deve ser montar as listas do seu jeito. Nas listas, a seleção de colunas, o filtro avançado, as abas de visualização salva e as ações em lote funcionam na mesma organização. Os recortes que você consulta com frequência você salva como abas: veículos com manutenção próxima, veículos com documentos a vencer, os que têm defeito em aberto. Começar toda manhã direto dali substitui o ato de vagar entre arquivos dispersos. Em seguida, você pode abrir, entre os relatórios prontos, os de custo e de conformidade e revisar os números do primeiro mês.

Dedicar meia hora a estas cinco perguntas é muito mais barato do que passar horas corrigindo depois da migração. Se quiser, podemos fazer essa importação juntos na configuração inicial; você apenas confere o resultado.