Ver de verdade o custo por veículo: por onde começar

A pergunta que parece a mais simples e é a mais difícil de responder na gestão de frotas é esta: quanto este veículo nos custa? A resposta é difícil porque o custo não fica em um lugar só. O combustível está em um arquivo, a manutenção em outro, as multas em uma pasta completamente diferente. Essa dispersão torna invisível o custo real por veículo e deixa as decisões no campo do palpite.

Que toda despesa tenha um dono

O primeiro passo é vincular cada gasto ao veículo a que pertence. No vitaFleet, combustível, pedágio, multa, peças, mão de obra, seguro e impostos são reunidos no mesmo cadastro de veículo. No fim do mês, a resposta à pergunta 'para onde foi este dinheiro' fica em uma única tela; qual veículo custa caro e qual se tornou, em silêncio, um peso aparece pela comparação.

Há um ponto crítico aqui: para que a despesa seja vinculada ao veículo, a informação do veículo precisa existir na origem da despesa. A transação do cartão de combustível vem com a placa, a passagem de pedágio vem com a etiqueta, a fatura de serviço vem com a placa. As integrações e a importação fazem esse vínculo automaticamente; o que não encontra correspondência é reunido em uma lista separada e não passa despercebido.

Custo por quilômetro

O gasto total, por si só, engana; um veículo que trabalha muito naturalmente gasta muito. A medida de fato é o custo por quilômetro. Como as leituras do hodômetro são atualizadas automaticamente a partir dos registros de combustível, serviço e inspeção, o gasto por quilômetro é calculado por veículo e por grupo; assim aparece o veículo que gasta muito com poucos quilômetros.

• No combustível, L/100 km e custo de combustível por quilômetro por veículo.
• Abastecimentos pagos acima da média em uma lista separada.
• Manutenção, pedágio e pneus também refletem na mesma base de quilômetros.

Um veículo que gasta muito nem sempre é um veículo ruim; pode ser que trabalhe muito. O custo por quilômetro mostra a diferença entre 'gastar muito' e 'ineficiência'.

Com IVA ou líquido

Um erro comum na análise de custos é misturar valores com IVA e sem IVA (na Turquia, KDV, o imposto sobre valor agregado). Os valores são armazenados com IVA incluído e, quando a alíquota é informada, líquido e IVA são separados; assim, o custo operacional é lido sobre o valor líquido. Se essa separação não é feita, o custo do mesmo veículo mostra dois números diferentes em dois relatórios.

Custo por veículo e depreciação

Os gastos diários são metade do quadro. Quando o valor de aquisição, o ÖTV (imposto especial de consumo), o seguro e a manutenção acumulada ao longo do tempo são avaliados juntos, aparece o custo real do veículo. Com o relatório de depreciação e o valor estimado de revenda, você vê quanto custa por ano manter um veículo em mãos.

Agora a decisão de renovação fica fácil

Quando esses dados se acumulam, até a decisão mais difícil fica mais fácil. A análise de renovação avalia juntos idade, quilometragem e custo de manutenção acumulado e dá a sugestão de manter, monitorar ou substituir. A decisão de trocar um veículo é tomada não com a sensação de que 'parece que agora ele gera muita despesa', mas com números colocados lado a lado.

Por onde começar

De uma única regra: vincule cada cupom, cada extrato, cada ordem de serviço ao veículo. Alguns passos simples:

• Importe a sua lista de veículos.
• Conecte as integrações de cartão de combustível e de GPS; que os dados não sejam digitados à mão.
• Vincule o extrato de pedágio e os registros de multa ao veículo.
• Transfira as faturas de serviço como ordem de serviço e registro de serviço.
• No fim do mês, olhe o relatório de custo por quilômetro.

Separando o custo em itens

Um único número total não diz nada; a informação de verdade é do que esse número é composto. Separar o custo por veículo em itens mostra onde é possível economizar:

• Combustível: consumo e preço são acompanhados separadamente; compras caras e abastecimentos fora do comum são sinalizados.
• Manutenção: peças e mão de obra são itens separados; é possível comparar por fornecedor.
• Pneus: comparados por marca e modelo pelo custo por mil quilômetros.
• Pedágio: vem do extrato e é vinculado ao veículo.
• Multa: vinculada ao veículo e ao motorista.
• Seguro e impostos: mantidos junto com os registros de documentos.
• Depreciação: calculada a partir do valor de compra e do valor estimado de revenda.

Lendo por grupos e por locais

À medida que a frota cresce, uma única média não basta. Quando você separa os veículos em grupos de filial, obra, região ou departamento, pode ler o custo separadamente para cada grupo. A pergunta 'a frota de qual região custa mais caro' passa a ser uma linha de relatório, e não um palpite. Quando o grupo de um veículo muda, essa mudança é gravada no registro com a data; o custo do período antigo permanece no grupo antigo.

A qualidade dos dados é a condição prévia do custo

O relatório de custo é tão confiável quanto os seus dados de entrada. Três coisas determinam a qualidade: a exatidão do hodômetro, o fechamento dos lançamentos faltantes e o vínculo da despesa ao veículo certo. A integração com o GPS atualiza o hodômetro automaticamente. As integrações de cartão de combustível e de fatura eletrônica reduzem a digitação. As regras de conciliação e de anomalia, por sua vez, pegam o registro errado ou faltante. Ou seja, a análise de custos é o resultado dos hábitos de coleta de dados.

Comparando com a sua própria frota

Os números de outra empresa geralmente não significam nada para você; mas o custo por quilômetro de veículos do mesmo tipo dentro da sua própria frota diz muito. Se a diferença de custo entre dois utilitários leves que fazem a mesma função é grande, é preciso investigar o motivo: o motorista, a rota, o histórico de manutenção? A comparação traz à tona tanto os bons quanto os maus exemplos.

Rotina de fim de mês

• Abra o relatório de custo por quilômetro e revise os cinco veículos mais caros.
• Encerre os registros de combustível que aguardam na lista de anomalias.
• Analise as linhas de pedágio e de fatura sem correspondência.
• Na análise de renovação, olhe os veículos marcados como 'monitorar' ou 'substituir'.
• Escolha uma única meta de melhoria para o próximo mês e meça o resultado no fim do mês.

Três perguntas frequentes

Por que custo por quilômetro em vez de gasto total?

Porque um veículo que trabalha muito naturalmente gasta muito. Para a comparação ser justa, é preciso relacionar o gasto à distância rodada.

Devo incluir o IVA no custo?

Ler o custo operacional sobre o valor líquido é mais correto; o IVA é um item recuperável. O produto armazena o valor com IVA incluído e separa líquido e IVA quando a alíquota é informada; você escolhe no relatório qual deseja ver.

Não dá para fazer isso no Excel?

Dá; mas todo mês você precisa juntar à mão os arquivos de extratos, faturas e cupons, e a cada junção surge uma margem de erro. O valor da análise de custos está em poder ser produzida de forma confiável todo mês, e não apenas uma vez.

Depois de alguns meses, você terá em mãos não uma estimativa, mas a tabela de custo real da sua frota. E, pela primeira vez, poderá dizer com números qual veículo gera ganho para a frota e qual é um peso.