Preparar la flota a tiempo para la temporada de neumáticos de invierno

La obligación de usar neumáticos de invierno nos sorprende cada año en el mismo punto: llega la fecha, cae la primera nevada y se descubre que una parte de la flota sigue con neumáticos de verano. La carrera de última hora no significa solo una multa administrativa; significa falta de existencias, colas más largas en el taller y, lo peor, el riesgo para la seguridad de un viaje hecho con neumáticos inadecuados. Sin embargo, la preparación es un trabajo previsible que tiene su calendario.

Primero, determinar el alcance

La obligación no se aplica igual a todos los vehículos. El tipo de vehículo, la finalidad de uso y, en algunos casos, la diferencia de marca y modelo pueden cambiar la regla. Por eso el producto no incorpora la regla al código; como puede variar según la normativa y la clase de vehículo, este alcance se gestiona desde el registro.

Lo que hay que hacer en la práctica es sencillo: en el apartado de ajustes del formulario del vehículo, marca los vehículos para los que los neumáticos de invierno son obligatorios. Esta marca es la base de todos los avisos y listas posteriores. Establecer bien el alcance desde el principio es la manera de no generar falsas alarmas ni alarmas omitidas durante la temporada.

Definir el periodo

El intervalo de calendario en el que rige la obligación de neumáticos de invierno puede variar de un año a otro y de una entidad a otra. En vitaFleet, el periodo predeterminado va del 1 de diciembre al 1 de abril; se modifica en los ajustes de organización, dentro de Ajustes. Como el periodo lo define usted, ante un cambio normativo no tiene que esperar a una actualización del software.

Se generan avisos a medida que se acerca el periodo y durante todo el periodo. Así, la preparación empieza semanas antes y no en pleno invierno.

Ver el cumplimiento

Dentro del periodo, los vehículos que no tienen neumáticos adecuados aparecen en una lista y generan un aviso. Esa lista responde a «¿en qué vehículos tengo trabajo?». Si ve la lista antes de que empiece el periodo, puede repartir en el tiempo el cambio de neumáticos y el suministro.

Respaldarlo con mediciones

No basta con que haya neumáticos; también deben estar en condiciones de uso. Las mediciones de neumáticos muestran la profundidad de dibujo y el estado por posición. Los vehículos sin medición introducida o con profundidad de dibujo insuficiente se distinguen en la lista. Así, la diferencia entre «hay neumáticos de invierno» y «los neumáticos de invierno son utilizables» queda visible en el registro.

Un calendario de preparación

El siguiente orden es un enfoque que funciona bien en la mayoría de las flotas:

Finales de septiembre: inventario

Marque los vehículos obligados y registre el estado actual de los neumáticos de cada uno. Que se vea en qué vehículo hay neumáticos de invierno, en cuál no y de cuál están esperando en el almacén.

Octubre: medición y planificación

Introduzca las mediciones de profundidad de dibujo. Determine cuáles hay que cambiar y planifique el suministro y las citas de taller. En esta época la cola de taller todavía es corta.

Noviembre: cambio

Complete los cambios antes de que empiece el periodo. Registre cada cambio para que se sepa qué neumático está montado en qué vehículo.

Durante el periodo: seguimiento

Revise con regularidad los avisos y la lista de vehículos no conformes. No olvide incluir en el alcance los vehículos nuevos que se incorporen durante el periodo.

Cerrar el riesgo del viaje

La falta de neumáticos de invierno no es solo una multa administrativa; en un viaje con un vehículo no conforme significa también riesgo de accidente y de responsabilidad. Ver el cumplimiento de toda la flota en una sola pantalla le permite decidir con datos qué vehículo puede salir a la carretera.

Al final del periodo

Gestionar el neumático como un registro

La preparación para los neumáticos de invierno es más fácil cuando los propios neumáticos están registrados. En vitaFleet, cada neumático es un registro aparte: se sigue en qué vehículo está, en qué posición, cuántos kilómetros ha recorrido, cuánto costó y cuándo debe cambiarse. Se introducen el número de serie, la marca, el modelo, la medida, el DOT, el precio de compra y la nueva profundidad de dibujo. Puede añadir cuatro neumáticos de la misma compra de una vez y copiar a todos el mismo límite de kilómetros de cambio y la misma ubicación de almacén.

Un neumático se encuentra en uno de cuatro estados: en almacén, en el vehículo, desmontado y guardado, o desechado. Un neumático solo puede estar en una posición a la vez; antes de montar uno en una posición ocupada hay que desmontar el que está allí. Al desmontar se elige el motivo (rotación, temporada, desgaste, daño) y dónde se guardará el neumático. La ubicación del neumático en almacén y del desmontado y guardado se anota como un almacén y una nota de estantería; así se acaba la búsqueda de «¿dónde están esos neumáticos?» en el cambio de estación.

Hacer el cambio de temporada con el registro

Pasar a neumáticos de invierno es montar en los vehículos los neumáticos del almacén y desmontar los de verano. La ventana de montaje en bloque lo acelera: se selecciona el vehículo, se asigna un neumático a cada posición y, tras elegir el primero, puede rellenar las posiciones vacías con un neumático del mismo tipo con un solo clic. Si al montar y desmontar deja vacío el cuentakilómetros, se usa el cuentakilómetros actual del vehículo; así se calcula automáticamente cuántos kilómetros ha recorrido cada neumático.

Configurar los umbrales de aviso a su medida

Cuándo debe cambiarse un neumático no es igual para todas las flotas. Los umbrales los define usted en la sección de avisos de neumáticos de Ajustes: la profundidad de dibujo a partir de la cual avisar, cuántos kilómetros antes del cambio avisar, el límite de kilómetros predeterminado para neumáticos nuevos, el plazo del recordatorio de medición de dibujo y la antigüedad del neumático según el DOT. Los neumáticos montados se evalúan cada noche según estos umbrales.

Vehículos distintos requieren umbrales distintos. Con las reglas de neumáticos puede definir umbrales por separado según el tipo de vehículo, la marca y el modelo, el año del modelo y el grupo: por ejemplo, un límite de kilómetros para todas las furgonetas, una profundidad de dibujo mayor para los vehículos de un modelo y un rango de años concretos, o mediciones más frecuentes en un grupo. Esto evita imponer la misma regla a un vehículo comercial ligero y a un vehículo pesado.

Hacer de la medición del dibujo un hábito

Un neumático sin medición introducida es un neumático de estado desconocido. Las mediciones de neumáticos se introducen para un vehículo y una posición, y se vinculan automáticamente al neumático que esté montado allí en ese momento. La diferencia entre la nueva profundidad de dibujo y la última medición, dividida por los kilómetros recorridos, da la velocidad de desgaste y los kilómetros estimados que quedan hasta el cambio. La medición regular es la manera de que el cambio sea «planificado» y no «al límite».

De la factura de neumáticos al registro

Si la compra de neumáticos llega por factura electrónica, el registro no se introduce a mano. Las líneas de neumáticos se registran al traspasar en el inventario de neumáticos con la marca, la medida, la temporada, el precio unitario con IVA incluido, el proveedor y el número de factura. Si se eligió una posición en la confirmación del traspaso, los neumáticos llegan montados en el vehículo; si no, se quedan en almacén y después se montan en el vehículo desde la lista.

Comparar coste y marca

Los kilómetros que recorre un neumático se calculan a partir de los cuentakilómetros de montaje y desmontaje; el precio de compra dividido por esos kilómetros da el coste por mil kilómetros. El informe de rendimiento de neumáticos muestra, por marca y modelo, los kilómetros medios, el coste por mil kilómetros y la velocidad de desgaste. En la próxima compra, el registro le dice qué neumático es realmente más barato, no la afirmación del vendedor.

Errores frecuentes

• No marcar los vehículos obligados y dejar vacía la lista de avisos.
• Olvidar actualizar al principio del año las fechas del periodo.
• Hacer el cambio de neumáticos y no registrarlo; no saber qué neumático está montado en el vehículo.
• No incluir en el alcance los vehículos nuevos que se incorporan a la flota durante el periodo.
• Desmontar el neumático de verano y no anotar su almacén; buscar los neumáticos al año siguiente.

Cuando termina el periodo, el trabajo no ha terminado. La vuelta a los neumáticos de verano también es una tarea y debe registrarse. Así, un año después se sigue sabiendo qué neumático se usó en qué vehículo y en qué temporada, y la planificación del año siguiente se apoya en ese historial.