Transporte escolar

Disciplina documental en el transporte escolar

El transporte escolar es el ámbito en el que el seguimiento de documentos admite menos tolerancia, porque la carga que se transporta son niños y hasta una pequeña carencia puede tener consecuencias administrativas y de reputación graves. En Turquía, el transporte escolar se realiza sobre todo con midibuses y minibuses blancos; la inspección técnica, el seguro obligatorio de responsabilidad civil y la medición de emisiones constan con su fecha de vencimiento en la ficha de estos vehículos. Un documento que falte antes del inicio del curso puede convertirse en un problema la mañana en que abren los colegios. vitaFleet sigue cada documento con su plazo en la ficha del vehículo, enumera en el resumen diario de avisos los que están próximos a vencer o vencidos y guarda en el mismo registro los archivos del permiso de circulación y de la póliza. Al registrar un documento, el plazo se define una sola vez; cuando tras la renovación se introduce la nueva fecha, se calcula automáticamente para el curso siguiente y el seguimiento no hay que volver a montarlo.

• Plazos de inspección técnica, seguro y emisiones en la ficha del vehículo
• Documentos próximos a vencer y vencidos en el resumen diario por correo
• Archivos de permisos de circulación y pólizas archivados en el vehículo

Documentos del conductor y del acompañante

En el transporte escolar, en el vehículo no va solo el conductor, sino también, en la mayoría de los casos, un acompañante, y ambos trabajan con documentación. Para el conductor se siguen el permiso de conducir, el SRC, el certificado psicotécnico y el informe médico; para el acompañante, los documentos correspondientes, con su fecha de vencimiento en la ficha de la persona. La persona a la que le falta un documento o este está a punto de vencer aparece en la lista antes de salir al servicio. Un documento que debe renovarse durante las vacaciones de verano se detecta en agosto, no en la mañana de septiembre. En la ficha de la persona constan además los datos de contacto y los archivos de los documentos; cuando cambia la plantilla, la nueva persona se define con la misma disciplina y el historial de la anterior no se borra. Así, la comprobación de documentos al inicio del curso deja de ser un tema de reunión; el resumen que llega cada mañana señala directamente a la persona y el documento que faltan.

• Conductor y acompañante con el mismo orden de ficha de persona
• Los plazos de los documentos se siguen por fecha
• Los archivos de los documentos se archivan en la ficha de la persona

Asignación de vehículo, ruta y personal

Se registra con un intervalo de fechas qué vehículo trabaja en qué periodo, con qué conductor y acompañante y en qué línea. Si a mitad de curso cambia el vehículo o el personal, la asignación anterior no se borra, queda en el historial; la responsabilidad siempre es clara según la asignación de ese día. Cuando llega una multa o un siniestro, el conductor se determina a partir de la asignación en la fecha del hecho. El conductor en el momento del siniestro se concilia con el extracto de Tramer y la determinación de la culpa se sigue por separado. Esta estructura no planifica rutas; mantiene, de forma auditable, qué servicio trabaja en qué línea y bajo la responsabilidad de quién. La información de asignación también hace que los registros de combustible y de peajes se anoten al conductor correcto. Cuando, durante el curso, hay que cambiar un servicio, se lee en los registros, con sus fechas, qué vehículo asumió cada línea.

Control previo al servicio cada mañana

La seguridad de los niños se determina sobre todo en los pocos minutos de comprobación previos a la salida del servicio. Para los vehículos de transporte escolar crea su propia lista de comprobación diaria: cinturones de seguridad, puertas, botiquín, extintor, neumáticos y frenos. El conductor rellena el formulario cada mañana; el elemento marcado como no conforme se convierte en avería y se sigue hasta su resolución, de modo que el problema se detecta antes de que los niños suban al vehículo. Como el historial de formularios queda fechado en el vehículo, en una auditoría o ante una queja de los padres puede demostrarse que la comprobación se realizó. El contenido del formulario puede cambiar según el tipo de servicio; un minibús pequeño y un midibús grande no tienen por qué compartir los mismos elementos de comprobación. Si la avería se abre por la mañana, la decisión sobre el vehículo de reemplazo también puede tomarse antes de que empiece el día.

• Formulario de control diario previo al servicio, con el contenido que usted decida
• El elemento no superado se convierte automáticamente en un registro de avería
• El historial de formularios sirve de prueba en la auditoría

Uso estacional y mantenimiento

El transporte escolar es intenso durante el curso y casi se detiene en verano y en las vacaciones intermedias; este ritmo irregular confunde a un plan de mantenimiento que solo mira el kilometraje. El intervalo de mantenimiento se define tanto en kilómetros como en meses: aunque el vehículo recorra pocos kilómetros, los mantenimientos que dependen del tiempo, como el aceite, el líquido de frenos y la antigüedad de los neumáticos, no se escapan. Vence el que se cumpla primero. Al inicio del curso la flota queda con su mantenimiento y su documentación al día; antes de que abran los colegios ve en una lista qué falta en cada vehículo y distribuye las visitas al taller, sin caer en las prisas de la última semana. Al final del curso, el coste del vehículo se lee a partir de los registros de servicio acumulados durante el año; también puede verse qué gastos ha generado en los meses de verano un vehículo que ha estado parado.

• Intervalo en km y meses a la vez
• En el vehículo que hace pocos km en vacaciones entra en juego el mantenimiento por tiempo
• Lista de mantenimiento y documentos pendientes antes del curso

Neumáticos de invierno y seguimiento de neumáticos

En los meses de invierno, el transporte escolar trabaja a primera hora de la mañana, en carreteras heladas. El periodo de obligatoriedad de neumáticos de invierno (del 1 de diciembre al 1 de abril, puede variar según la provincia) se define en Ajustes; los vehículos marcados como obligados a llevar neumáticos de invierno en su ficha que no cumplan durante el periodo generan un aviso. Cada neumático consta con su posición; se introduce la medición de la profundidad del dibujo y se estiman los km restantes hasta el cambio. Con las reglas de neumáticos puede definir, para los vehículos de transporte escolar, umbrales de profundidad del dibujo o de antigüedad más estrictos de lo normal. Si en la factura de neumáticos selecciona la posición, los neumáticos quedan registrados como montados en el vehículo en la transferencia. En Ajustes puede establecer los umbrales de profundidad del dibujo de aviso, de kilómetros restantes hasta el cambio y de antigüedad del neumático; así, antes de la temporada de invierno queda claro qué servicio tiene los neumáticos listos.

• Aviso de periodo para vehículos con neumáticos de invierno obligatorios
• Umbrales de profundidad del dibujo, km restantes y antigüedad del neumático
• Regla de neumáticos distinta según el tipo de vehículo, el modelo y el grupo

Varios colegios y líneas en un solo centro

A medida que el negocio crece, distintos colegios, líneas y calendarios de curso funcionan a la vez; seguir cada uno en una lista aparte se vuelve confuso enseguida. Usted agrupa los vehículos con el nombre del colegio o de la línea, ve cada grupo en su propia lista y los compara todos en un único panel de control. Queda claro desde un solo lugar el servicio de qué colegio carece de documentos, en qué línea hay una avería abierta y en qué grupo se acerca un mantenimiento. Pueden realizarse operaciones masivas por grupo; el recordatorio de mantenimiento se configura de una sola vez para todos los vehículos del mismo grupo. Aunque la flota crezca, el control no se dispersa: cuando se añade un vehículo nuevo, las reglas del grupo también se le aplican. Con filtros por grupo puede listar solo los vehículos de un colegio y llevar la preparación de inicio de curso de ese colegio con independencia de los demás; los registros históricos permanecen en el vehículo.

• Grupos de vehículos por colegio y línea
• Seguimiento de documentos y mantenimiento por grupo
• Toda la flota se compara en un único panel de control

Registro de accidentes y siniestros

En el transporte escolar, un accidente exige rigor tanto por el hecho en sí como por su registro. En vitaFleet, el registro de accidente incluye fecha, hora, ubicación, vehículo, conductor y la otra parte; si se deja en blanco el conductor, se determina a partir de la asignación en el momento del accidente. El escaneo del parte amistoso de accidente o del atestado de la policía o la gendarmería, las fotografías y el croquis se añaden al mismo registro. Se sigue el número de expediente y el coste del seguro a todo riesgo o de responsabilidad civil; cuando llega el extracto de Tramer, se vincula al registro del siniestro. De este modo, cualquier detalle que se pregunte más adelante se encuentra en un solo lugar, junto con el historial del servicio. Si la culpa es parcial, se introduce como porcentaje y se utiliza en la evaluación del historial de accidentes por conductor y por vehículo; el extracto de Tramer, en cambio, llega como un registro distinto del accidente y ambos se vinculan entre sí.

• Escaneo del atestado, fotografías y croquis en el mismo registro
• Estado del expediente del seguro, coste estimado y real
• El siniestro se vincula al conductor del momento del siniestro