Inspección técnica, seguro y certificado K: gestionar los documentos del vehículo antes de que caduquen

Sacar un vehículo a la carretera no consiste solo en entregar la llave al conductor. El vehículo debe tener una inspección técnica válida, el seguro obligatorio de responsabilidad civil, el certificado de autorización de transporte en los vehículos comerciales y, a menudo, una serie de otros documentos. Cada uno de estos documentos procede de una entidad distinta, caduca en un plazo diferente y lo sigue una persona distinta. Cuando uno caduca, el vehículo está de hecho fuera de servicio; pero muchas veces uno lo descubre en una inspección o después de un accidente.

En este artículo explicamos el método para reunir los documentos del vehículo en un único orden. Los documentos de los conductores los tratamos en otro artículo.

Qué documentos hay que seguir

En el apartado de vehículos, los tipos que vienen ya en la lista son estos:

• Inspección técnica (TÜVTÜRK, inspección técnica nacional)
• Seguro obligatorio de responsabilidad civil y seguro a todo riesgo
• Medición de emisiones de escape
• Certificado de autorización K (certificado de autorización de transporte por carretera de clase K)
• Tarjeta de transporte y permiso de ruta

Para cada documento se introducen el tipo, la fecha de vencimiento, el número de documento y su archivo. El archivo, es decir, la propia póliza o el informe de inspección, se adjunta al registro y aparece en los documentos del vehículo. Así, durante una inspección, no tiene que buscar el documento en el buzón de correo.

Un calendario, una lista

Seguir los documentos por separado significa que cada uno se convierte en una nota de calendario distinta. A medida que la flota crece, esas notas se multiplican y una se pasa por alto sin remedio. Una lista única con los documentos ordenados por plazo elimina este problema: los vencidos arriba y los próximos justo debajo. El informe de renovaciones próximas ofrece en una sola lista el estado de plazos de toda la flota.

Avisar antes de que caduque

El verdadero valor del seguimiento de documentos es el recordatorio. Antes de que caduque el plazo, se envía una notificación a los observadores del vehículo y a los responsables. La notificación no se envía elemento por elemento, sino que se agrupa en un único correo resumen diario; indica claramente qué documento pertenece a qué vehículo. Así cada mañana llega una sola lista fácil de revisar.

Es muy importante que este sistema dependa del sistema y no de la memoria de una persona. Cuando quien hace el seguimiento se va de vacaciones o deja la empresa, el seguimiento de documentos no se interrumpe.

Llegar a la persona correcta

La notificación va a los observadores del vehículo; si no los hay, a los administradores de la flota. Por eso es un buen hábito convertir en observador al responsable del vehículo: el documento llega a su mesa y no se pierde en un buzón genérico.

Vincular el archivo al registro

El documento hay que guardarlo no solo como una fecha, sino también como un archivo. El documento puede vincularse a un vehículo, a una persona o a un proveedor y aparece en el panel derecho del registro al que está vinculado. La foto de la ficha técnica o de la factura puede usarse también para rellenar el formulario correspondiente; tras rellenarlo, el mismo archivo se guarda junto con el registro como documento.

Planificar la renovación

No basta con ver el plazo; hay que planificar el trabajo de renovación. La cita de inspección, los presupuestos de seguro y las solicitudes del certificado de autorización empiezan semanas antes. La lista de próximos vencimientos hace posible esa planificación: si ve cinco documentos que caducan en un mes, puede ocuparse de los cinco en una sola semana.

No sacar a la carretera un vehículo sin documentos

El objetivo del seguimiento de documentos no es evitar multas, sino cerrar el riesgo de antemano. Un viaje con un vehículo sin documentos puede acarrear consecuencias que van desde la indemnización del seguro hasta la sanción administrativa. Saber que los documentos de un vehículo están vigentes es saber que ese vehículo puede salir a la carretera.

Estar preparado para la inspección

Poder responder, en el momento de una inspección, a la pregunta «¿era válida la inspección técnica de este vehículo en esa fecha?» con el registro y con el propio documento ofrece protección tanto jurídica como de reputación. Como los documentos están en el registro del vehículo, con su historial, preparar una inspección no es una movilización, sino la salida de un informe.

Un plan de inicio

• Importe la lista de vehículos y añada a cada uno los tipos de documento.
• Introduzca la fecha de vencimiento y el número de cada documento; suba el archivo.
• Designe al responsable del vehículo como observador.
• Active también para los administradores el correo resumen diario.
• Una vez al mes, consulte el informe de renovaciones próximas y planifique los trabajos de renovación.

Cada documento vive a su propio ritmo

La inspección técnica, el seguro, la medición de emisiones y el certificado de autorización no caducan al mismo tiempo; cada uno se renueva con su propio periodo y, muchas veces, se obtiene en una entidad distinta. Por eso, en lugar de intentar tener estos ritmos en la cabeza, hay que dejar las fechas de vencimiento en el sistema. El sistema conoce el ritmo; usted solo introduce la nueva fecha de vencimiento y el archivo cuando se hace una renovación.

Cuando adquiere un vehículo nuevo

Cuando entra un vehículo nuevo en la flota, registrar los documentos desde el principio evita olvidos futuros. Lo que hay que hacer el primer día es poco: abra el registro del vehículo, defina la ficha técnica, el seguro, el seguro a todo riesgo y, si lo hay, el documento de inspección, suba sus archivos y haga observador al responsable del vehículo. Si está importando su lista de vehículos actual, puede llevar las fechas de vencimiento de los documentos en el mismo archivo y definirlas en bloque en la configuración inicial.

Cuando el vehículo sale de la flota

Los vehículos se archivan en lugar de eliminarse; los registros históricos y los costes siguen apareciendo en los informes. Dejar abiertos los recordatorios de documentos de un vehículo vendido o fuera de servicio genera ruido innecesario; el vehículo archivado ya no aparece en la lista de avisos. Los archivos de los documentos permanecen en el registro, de modo que una póliza o un informe de inspección que se necesite después no hay que buscarlo.

Pensarlo junto con la garantía

Un pariente cercano del seguimiento de documentos es el seguimiento de garantías. Las garantías del vehículo y de las piezas se introducen con un límite de kilómetros y de fecha; se genera una notificación antes de que acabe la cobertura y, al abrir una orden de trabajo para un trabajo en garantía, recibe un aviso. Pagar una reparación cubierta por la garantía es un perjuicio directo; este aviso lo evita. El documento de garantía también se adjunta al registro y aparece en los documentos del vehículo.

Llevarlo a la reunión

El informe de renovaciones próximas es lo bastante breve y claro como para entrar en la reunión mensual de dirección. A la pregunta «¿qué documentos de qué vehículos caducan en los próximos 30 días?» responde con una sola lista. Compartir esta lista con los responsables determina también el reparto y la responsabilidad de los trabajos de renovación.

Errores frecuentes

• Introducir el documento como fecha sin adjuntar su archivo.
• Vincular las notificaciones a una sola persona; cuando esa persona no está, el seguimiento se detiene.
• Olvidar actualizar la fecha de vencimiento anterior después de la renovación.
• Sacar vehículos nuevos a la carretera sin definir sus documentos.
• Dejar en la lista un documento caducado y acostumbrarse; que el aviso esté siempre en rojo hace invisible el aviso.

Del documento fotografiado al registro

Una forma de acelerar la introducción de documentos es usar la foto de la ficha técnica o de la factura para rellenar el formulario correspondiente. Tras rellenarlo, se le pregunta si desea añadir este documento al registro; si dice que sí, el mismo archivo se guarda junto con el registro como documento. Así no tiene que introducir la información dos veces y el archivo está siempre junto al registro correspondiente.

Quién lo ve

Los documentos están vinculados a los registros de vehículos y de personas, y cada usuario ve, según su rol, solo los registros a los que tiene acceso. Al montar el seguimiento de documentos, pensar de antemano quién debe ver qué documento es más fácil que corregir después los accesos.

La configuración inicial es un trabajo de un día; pero a partir de entonces los documentos ya no viven en la memoria de una persona.