Factura electrónica, IVA y ETTN: llevar los gastos de la flota en el mismo idioma que la contabilidad

Los gastos de una flota viven en dos mundos separados. En contabilidad son facturas: tienen número, importe, IVA y proveedor. En la flota, ese mismo gasto es el mantenimiento de un vehículo, un cambio de neumáticos o un repostaje: importa a qué vehículo pertenece, a cuántos kilómetros se hizo y qué calendario de mantenimiento adelantó. En la mayoría de las empresas, estos dos mundos no se hablan. La factura entra en contabilidad y la parte del vehículo, o bien no se actualiza nunca, o bien alguien la introduce a mano más tarde. Pasadas unas semanas, la pregunta «qué se hizo a este vehículo y con qué factura» se convierte en un acertijo que hay que buscar en dos archivos distintos.

En este artículo abordamos dos cuestiones a la vez: cómo debe almacenarse el IVA en el registro de flota y a qué conviene prestar atención cuando una factura electrónica recibida se transforma en un registro de flota.

La lógica de guardar los importes con IVA incluido

Casi todos los importes de mantenimiento, combustible, piezas y compras llevan IVA. La cifra que ve en el ticket o en la factura es un importe con IVA incluido; sin embargo, para el análisis de costes casi siempre necesita por separado el importe neto y el IVA. El importe neto es el coste operativo, mientras que el IVA es una partida deducible. Mezclar ambos es la forma más fácil de mostrar el coste por vehículo más alto o más bajo de lo que es.

Por eso vitaFleet guarda los importes con IVA incluido. Al introducir el tipo de IVA, se calculan el importe neto y el importe del IVA, y ese cálculo se muestra en directo durante la introducción. Así no tiene que calcular a mano «cuánto es el IVA de esto» ni llegar a un neto erróneo por un tipo equivocado. Los tipos se ofrecen como opciones; en el registro quedan guardados como número.

Introducir el importe una sola vez con IVA incluido es la única forma segura de generar después, en todas partes y de manera coherente, el desglose entre neto e IVA.

Por qué el número de factura y el ETTN deben constar en el registro

Cada registro de gasto conserva el número de factura y el ETTN. El ETTN es el identificador único de factura electrónica; distintos proveedores pueden usar el mismo número de factura, pero el ETTN es único. Para la conciliación contable, estos dos datos juntos son la clave.

La ventaja práctica es esta: cuando contabilidad pregunta al cierre del periodo si una factura tiene su correspondencia en la flota, la respuesta está en el registro y no en carpetas dispersas. A la inversa, también se puede encontrar, a partir del mismo número, en qué factura se basa un gasto de la flota. Ambas partes hablan con la misma clave.

Informe de IVA al cierre del periodo

Como los importes se guardan con IVA incluido y el tipo consta en el registro, el desglose del IVA puede informarse por periodo: se ve cuánto IVA hay en cada partida de gasto. Cuando contabilidad pide una cifra a la flota, esa cifra no sale de la memoria de las personas ni de una hoja de cálculo sumada a mano, sino de una única fuente de la que se puede informar. En una conversación de cierre con su asesor fiscal, esto es normalmente justo lo que se busca.

Convertir una factura electrónica recibida en un registro de flota

El verdadero esfuerzo está en convertir una a una las facturas recibidas en registros de flota. La importación de facturas electrónicas de vitaFleet se encarga de ello. Lee desde e-Logo las facturas electrónicas que llegan a su empresa, encuentra las relacionadas con la flota y, con su aprobación, las traspasa como gasto o como registro de servicio. Un detalle importante: la conexión es de solo lectura; en e-Logo no se modifica nada.

Obtener las facturas

Elige la empresa y el rango de fechas, y las obtiene de e-Logo; las líneas de la factura se recogen también. En estructuras con filiales, cada empresa se conecta por separado con su propio NIF fiscal (VKN) y su propia cuenta de servicio web, y se prueba por separado.

Cómo se determina la relación con la flota

No todas las facturas recibidas tienen que ver con la flota; una factura de papelería, alimentación o suscripción de software no debe contarse como gasto de flota. El sistema da su sugerencia mirando, por este orden, las siguientes señales:

• Sus reglas: tienen prioridad sobre todo lo demás.
• Si en la factura aparece la matrícula de un vehículo de la flota, se marca como flota y vehículo.
• Palabras propias de vehículos: neumático, pastillas de freno, seguro a todo riesgo, HGS, diésel y similares.
• Las decisiones que usted tomó sobre facturas anteriores del mismo proveedor.
• Palabras ajenas a la flota: papelería, alimentación, software y similares.

La sugerencia aparece con su motivo; es decir, cuando el sistema dice «esto es un gasto de flota», muestra también por qué. Lo que esté mal lo corrige desde la propia línea.

¿Registro de servicio o gasto?

Las facturas con vehículo de tipo servicio, mantenimiento, neumáticos y repuestos pueden traspasarse como registro de servicio, según los tipos marcados. Esta diferencia es importante: un gasto corriente solo se anota en el coste; un registro de servicio, en cambio, pasa al historial del vehículo, actualiza el cuentakilómetros y adelanta el recordatorio de mantenimiento. Los kilómetros del servicio se leen de la nota de la factura; si se han cambiado juntos el aceite de motor y el filtro de aceite, se considera mantenimiento periódico.

Al traspasar una factura de servicio se abre una orden de trabajo completada con sus líneas y el registro de servicio se vincula a esa orden. Si el vehículo tiene una avería abierta, esta aparece en la confirmación del traspaso; si marca las que se han resuelto con ese servicio, se vinculan a la orden de trabajo y se cierran como resueltas.

Antes de fiarse de los kilómetros de la factura

Los kilómetros leídos de la factura se comparan con el historial de cuentakilómetros del vehículo: deben ser mayores que la última lectura anterior al día de la factura y menores que la primera lectura del día siguiente. Si hay contradicción, aparece una advertencia en la línea; esos kilómetros no se aplican al cuentakilómetros y se quedan en el registro de servicio con una nota de advertencia. Si los kilómetros son coherentes, se aplican al cuentakilómetros del vehículo como lectura de orden de trabajo. Así, un único kilometraje mal escrito no estropea el cálculo de mantenimiento del vehículo.

Casos especiales

Factura de devolución

Una factura de devolución no es un gasto. El sistema avisa y la marca como «indeterminada»; aun así, si la traspasa, el coste se cuenta en sentido contrario.

Factura emitida por varios vehículos

Si en la factura aparecen las matrículas de varios vehículos de la flota, todos vienen seleccionados; desde la línea puede añadir o quitar vehículos. El importe se reparte entre los vehículos y a cada uno se le abre, con su parte, un gasto o una orden de trabajo y un registro de servicio por separado.

Factura de neumáticos

Las líneas de neumáticos se registran en el inventario de neumáticos al traspasar: la cantidad, la marca, la medida y la temporada se leen de la línea, y el precio de compra es el precio unitario con IVA incluido. Como la factura no indica la posición, en la confirmación del traspaso puede elegir en qué posiciones se montarán los neumáticos; los neumáticos elegidos quedan registrados como montados en el vehículo al traspasar.

Si el vehículo se añadió después

Una factura de un vehículo cuya matrícula todavía no está en la flota queda sin vehículo, con la advertencia de que la matrícula no está registrada en la flota. Cuando se añade el vehículo, se importa desde Excel o desde GPS, o se corrige su matrícula, las facturas que esperaban sin vehículo se vuelven a emparejar solas.

Si traspasó algo por error

En la pestaña de traspasadas, selecciona la factura y deshace el traspaso: el registro creado se elimina, la factura vuelve a pendiente y el recordatorio de mantenimiento recupera su estado anterior. Los registros que usted introdujo a mano no se tocan. Esto le permite estar tranquilo al confirmar, porque el error se puede revertir.

Crear reglas: tomar la misma decisión una sola vez

Si las facturas de un mismo proveedor son siempre del mismo tipo, no tiene que aprobarlas cada vez. La regla de proveedor funciona según el NIF fiscal (VKN): por ejemplo, las facturas de este proveedor son siempre de seguros o siempre ajenas a la flota. La regla de expresión funciona según la palabra que aparece en la línea: si aparece la palabra «batería», por ejemplo, se trata como repuesto; no se distinguen mayúsculas ni caracteres turcos. Si un proveedor no escribe la matrícula en la factura y sus facturas van siempre al mismo vehículo, también se puede añadir a la regla un vehículo fijo.

La regla de proveedor tiene prioridad sobre la de expresión y, si coinciden varias expresiones, prevalece la más larga. Cuando se añade, se desactiva o se elimina una regla, las facturas pendientes se reevalúan de inmediato; las ya traspasadas no cambian. La facultad de crear reglas corresponde al titular de la cuenta.

Quién ve qué facturas

Las facturas son datos sensibles. El titular de la cuenta las ve todas; los demás usuarios solo ven las facturas del proveedor, la categoría o la filial que se les haya concedido. Así, el responsable de servicio no tiene que ver las facturas de contabilidad mientras tramita las facturas de taller.

Por dónde empezar

Primero configure la conexión con e-Logo, descargue un rango de fechas y revise las sugerencias. El objetivo de la primera semana no es la velocidad, sino comprobar si la sugerencia funciona bien con sus proveedores. Cree reglas para las decisiones repetitivas; pasadas unas semanas, la mayor parte de las facturas recibidas irá al lugar correcto sin que usted las toque. Cuando contabilidad y flota empiecen a hablar a través del mismo número de factura y ETTN, la conciliación de cierre de periodo dejará de ser una búsqueda para convertirse en una comprobación.