Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Ayuntamientos y sector público?
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Una demo a la medida de su flotaUna flota mixta en un solo sistema
La flota pública y municipal es la más diversa: turismos, camiones de basura, barredoras, maquinaria de obra y vehículos de uso especial como los de bomberos y las ambulancias trabajan juntos. Cada uno llega con un cuentakilómetros, un intervalo de mantenimiento y un conjunto de documentos distintos; en la mayoría de las instituciones esta información está dispersa en tablas separadas, unas en obras públicas y otras en servicios de apoyo. vitaFleet mantiene cada tipo con sus propios campos técnicos y su calendario de mantenimiento, pero en un solo orden. Los activos que no son vehículos, como generadores y compresores, se siguen como equipos. El inventario que cada unidad llevaba por separado se unifica y el conjunto de la flota se ve en una sola pantalla. Para cada tipo se guardan en la ficha el titular del permiso de circulación, el operador, las especificaciones técnicas y los documentos; así, cuando un vehículo se transfiere o cambia de ubicación entre unidades, la información no hay que reunirla de nuevo: el mismo registro pasa a la nueva unidad.
- Turismos, vehículos pesados, maquinaria de obra y vehículos especiales juntos
- Los activos que no son vehículos, como equipos
- El inventario existente se importa de forma masiva desde Excel
Registro auditable y con trazabilidad
En el sector público, la respuesta a quién cambió qué, cuándo y por qué debe estar disponible en todo momento; la auditoría interna o una investigación exigen un rastro retroactivo. vitaFleet guarda un historial de cambios por campo: cuando se modifica una matrícula, un coste o la fecha de un documento, la persona que realizó el cambio y el momento se anotan en el registro; las actualizaciones masivas también pasan a Últimas operaciones realizadas. Los vehículos no se eliminan, se archivan; el historial y el coste de un vehículo dado de baja siguen en los informes. Cuando se solicita una auditoría, no tiene que compilar el registro a posteriori: ya está hecho y le espera. Gracias al historial por campo, también se ve cuándo y quién corrigió un valor introducido erróneamente. Como los registros se vinculan a la persona y al momento, la rendición de cuentas no es un proceso que se intente construir después.
- Historial de cambios por campo, con persona y marca de tiempo
- Las operaciones masivas también se anotan en el registro
- Los vehículos no se eliminan, se archivan
Separación por dirección y unidad
Los vehículos se dividen en grupos por dirección, zona, sucursal o unidad de servicio; cada unidad ve sus propios vehículos, mientras que la dirección compara toda la flota en un solo informe. Si el ayuntamiento o la institución trabaja con varias empresas y unidades dependientes, se utiliza la estructura de filiales; los informes y el panel de control pueden filtrarse por una sola empresa. Al poner el gasto, el cumplimiento del mantenimiento y el uso de los vehículos de cada unidad uno al lado del otro, se ve qué unidad tiene la flota más cara o más descuidada. Con esta separación se toman las decisiones de presupuesto y de inversión. La misma estructura sirve también al cierre del ejercicio presupuestario: al elegir un intervalo de fechas se obtiene el total de combustible, servicio y gastos de cada unidad, la comparación se hace en una sola tabla y los registros detallados se abren con un clic.
- Grupos por dirección, zona y unidad de servicio
- Panel de control e informe por filial
- Comparación de costes entre unidades
Persona, rol y acceso
En una institución, quienes usan el vehículo, quienes hacen el mantenimiento y quienes leen el informe no deberían tener las mismas atribuciones. Las personas se clasifican como empleado, conductor, técnico y contacto de proveedor; se abre una cuenta por correo electrónico y se asigna un rol. El Propietario y el Gestor de flota editan todo, el Conductor solo ve sus propios registros y el rol de Solo lectura únicamente lee. Dar permiso de lectura a un auditor o a la alta dirección es la forma de compartir información sin el riesgo de que modifiquen los registros. Los plazos del permiso de conducir, el SRC, el certificado psicotécnico y el informe médico también se siguen en la ficha de la persona. Gracias al registro de asignación de conductor, también consta en qué fecha el vehículo estaba en uso de quién. Seguir los plazos de los certificados de los conductores a partir de las renovaciones de la persona ayuda a evitar que salga un vehículo con un conductor sin autorización o con documentos vencidos.
- Cuatro roles: Propietario, Gestor de flota, Conductor, Solo lectura
- El conductor solo ve sus propios registros
- Plazos del permiso de conducir y del SRC en la ficha de la persona
Cumplimiento de documentos e inspección
La inspección técnica del vehículo, el seguro obligatorio, el seguro a todo riesgo y, en su caso, los documentos de autorización se siguen con sus plazos desde un solo lugar; los escaneos de los documentos se adjuntan al registro. Que un vehículo público circule sin documentación supone tanto una responsabilidad jurídica como un riesgo de reputación ante la opinión pública. Como los avisos se generan antes de que venzan los plazos, el seguimiento no depende del calendario de un funcionario, sino del sistema. El canal de aviso puede elegirse entre la aplicación, el correo electrónico o ambos; el aviso llega al observador del registro y, si no lo hay, al del vehículo y, si tampoco, a los responsables. Así, aunque en la unidad se olvide el plazo de un documento, la dirección está informada. Los vehículos cuya inspección se acerca se reúnen en una sola pantalla con un filtro de lista; esa lista puede guardarse como vista guardada y abrirse cada semana en el mismo sitio. El documento vencido destaca como aviso crítico y su responsable figura en los registros.
- Plazos de inspección, seguro y documentos de autorización
- Aviso al observador del registro y, si no lo hay, a los responsables
- Escaneo del documento en la ficha del vehículo
Disciplina de combustible y conciliación de reconocimiento de vehículos
En las flotas públicas, una de las partidas más cuestionadas es el combustible; en los repostajes con reconocimiento de vehículo o con ticket, el consumo y el importe se pierden de vista con facilidad. A partir de los registros de repostaje se calcula el consumo real por vehículo; los repostajes que superan la capacidad del depósito, los que se hacen por segunda vez en poco tiempo y los que superan claramente el consumo habitual del vehículo se reúnen con su motivo en Anomalías de combustible. El extracto UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras) se concilia con sus propios registros de repostaje; las líneas que no coinciden no se pierden en silencio, sino que pasan a revisión. El precio unitario se compara con el precio de la EPDK (regulador turco de energía) del día de la compra. En el registro de repostaje puede marcarse el uso personal; los repostajes marcados no entran en las reglas. De este modo, la lista de revisión se concentra en las líneas que realmente deben cuestionarse y, si hay una incoherencia, la causa se anota en el registro por repostaje.
- Consumo real por vehículo
- Cada anomalía con su motivo; decisión Normal o Sospechoso
- Conciliación del extracto UTTS
- Comparación con el precio de la EPDK
Mantenimiento, avería y registro de proveedores
Los vehículos públicos entran con frecuencia en talleres externos; si se pierde el vínculo entre el trabajo, el proveedor y el coste, la contrapartida del gasto se vuelve cuestionable. El registro de avería lo abre el conductor o la unidad, se prioriza y se convierte en orden de trabajo; en la orden de trabajo se reúnen repuestos, mano de obra y proveedor en un solo registro. El proveedor se define con su VKN (número de identificación fiscal) y su oficina de impuestos; la importación de facturas electrónicas se concilia mediante el VKN y las líneas de servicio pasan al registro. Al cerrar el trabajo realizado, se anota en el historial de servicio del vehículo y la avería que se repite en el mismo vehículo se ve como un patrón. Gracias a los nombres comunes del catálogo de tareas de servicio, se evita que distintas unidades describan el mismo trabajo con nombres diferentes; como los informes se agrupan por esos nombres, se lee con claridad qué trabajo se repite más.
- De la avería a la orden de trabajo en un solo flujo
- Proveedor con VKN y conciliación de factura electrónica
- Historial de servicio del vehículo y avería recurrente
Informes transparentes
Los informes predefinidos se abren como tablas en los apartados de gasto, mantenimiento, avería, combustible, renovación y contabilidad; con la barra de intervalo de fechas se seleccionan periodos como este mes, el mes pasado o este año. El coste por vehículo, el coste por km, el coste de explotación y el desglose del IVA se presentan a la dirección, a la comisión del pleno o a la auditoría desde la misma fuente. Como los datos proceden de un único lugar, desaparece el problema de que distintas unidades den cifras distintas. Analítica avanzada muestra con gráficos la tendencia del coste y la proporción de mantenimiento planificado. La barra de intervalo de fechas reduce el tiempo de preparación para la auditoría interna o para una presentación ante el pleno. Como el panel de control también puede organizarse con tarjetas propias de la institución, cada responsable ve cada mañana sus propias prioridades.
- Informes estándar y atajos de intervalo de fechas
- Coste por vehículo y por km
- Análisis con gráficos por filial
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Flota mixta: turismos, vehículos pesados, equipos
- Grupos por dirección y unidad
- Estructura de filiales
- Historial de cambios y registro de actividad
- Acceso basado en roles
- Seguimiento de inspección y seguro
- UTTS y anomalías de combustible
- Importación masiva de datos
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Importe el inventario
Importe desde Excel la lista de vehículos existente; los vehículos y los equipos se reúnen en listas separadas. La matrícula, el tipo y la información técnica llegan de una vez y después completa lo que falte. Tras la importación, los campos que faltan se completan con la edición masiva y se comprueban los registros duplicados.
Sepárelos por unidades
Agrupe por dirección, zona o unidad de servicio. Si tiene empresas dependientes, defínalas como filiales; que cada unidad vea sus propios vehículos y la dirección los vea todos. Una vez hecha la agrupación, los informes, el panel de control y los filtros de las listas funcionan según esta estructura.
Asigne personas y roles
Añada como personas a los conductores, técnicos y responsables, abra la cuenta por correo electrónico y asigne un rol. Defina el acceso de Solo lectura para el auditor o la alta dirección. Como la persona sin cuenta no recibirá correos de aviso, es importante definir correctamente a los responsables en la ficha de la persona.
Supervise el cumplimiento y el combustible
Siga desde un solo lugar los plazos de inspección, seguro y documentos de autorización. Cargue el extracto UTTS y concílielo con los registros de repostaje; revise por unidad la lista de anomalías. Las líneas fallidas o no conciliadas pasan a revisión; las decisiones quedan registradas por repostaje.
Prepárese para la auditoría
Cada cambio se anota en el registro con quién, cuándo y qué campo. Los informes estándar se obtienen con un intervalo de fechas; como los vehículos no se eliminan, los registros antiguos permanecen en los informes. Abrir una cuenta de Solo lectura para el auditor ofrece acceso sin riesgo de modificar los registros.
Preguntas frecuentes
Se guarda un historial de cambios por campo; consta quién cambió qué campo y cuándo. Las operaciones masivas se anotan en Últimas operaciones realizadas. Los vehículos no se eliminan, se archivan; por eso el historial y el coste de un vehículo dado de baja siguen apareciendo en los informes. Qué usuario realizó cada cambio también se ve en el registro de actividad; además, los documentos y los comentarios se adjuntan a los registros.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
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