Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Comercio y distribución?
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Una demo a la medida de su flotaDesgaste por tiempo en la ciudad
El vehículo de reparto hace muchas paradas y arranques en distancias cortas; aunque haga cien entregas al día y recorra pocos kilómetros, el motor, el embrague y los frenos se desgastan intensamente. Un plan de mantenimiento que solo mira el kilometraje hace que estos vehículos parezcan más sanos de lo que están. En vitaFleet, el intervalo de mantenimiento se define en kilómetros, en meses o en ambos a la vez; vence el que se cumpla primero. En el uso urbano suele cumplirse antes el plazo en meses, de modo que no se pierde, y las piezas que realmente se desgastan con el tráfico de paradas y arranques entran a tiempo en mantenimiento. Los mantenimientos vencidos y próximos aparecen en una sola lista y se envían avisos. Cuando se realiza el mantenimiento, se registra el servicio, se completa el recordatorio y se recalcula el siguiente vencimiento. Puede recibir los mantenimientos próximos en el resumen diario por correo y elegir en Ajustes qué aviso recibir por qué canal.
- Intervalo en km y meses a la vez
- En el uso con paradas y arranques destaca el mantenimiento por tiempo
- Mantenimientos vencidos y próximos en una sola lista
Control de combustible, peajes y repostajes
En una flota con muchos vehículos pequeños, el derroche no se detecta uno a uno, sino que crece en el total. A partir de los registros de repostaje se calcula el consumo real por vehículo. Los repostajes que superan la capacidad del depósito, los que se hacen por segunda vez en poco tiempo, los que quedan muy por encima del consumo habitual del vehículo o los que se compran más caros que el precio de la EPDK se enumeran con su motivo en Anomalías de combustible y se marcan como Normal o Sospechoso. El extracto del sistema de reconocimiento de vehículos se concilia con los registros de repostaje. Al cargar el extracto de HGS y OGS, los pasos se vinculan al vehículo mediante el número de etiqueta y se reflejan en el coste de explotación. Como también se guardan la ubicación del depósito y la información del estante, se sabe dónde se almacena el neumático desmontado. Si el neumático entra en el registro con la información de compra de la factura, el coste no hay que reescribirlo a mano.
- l/100 km y coste por km por vehículo
- La anomalía se muestra con su motivo
- Conciliación UTTS
- Los pasos HGS y OGS se vinculan al vehículo
Seguimiento de neumáticos y neumáticos de invierno
En el reparto urbano, después del combustible, los neumáticos son una de las partidas de gasto que más se repiten. Cada neumático está registrado con su número de serie, marca, medida, precio de compra y posición en el vehículo. Las mediciones de neumáticos recogen la profundidad del dibujo y la presión por posición; a partir de los km recorridos y del precio de compra se obtiene el coste por cada 1.000 km. Con las Reglas de neumáticos asigna umbrales distintos a minibuses, vehículos comerciales ligeros o vehículos de un determinado año de modelo. Para los vehículos marcados con neumáticos de invierno obligatorios, se enumeran los que no tienen el neumático adecuado durante el periodo; el periodo predeterminado va del 1 de diciembre al 1 de abril y se modifica en Ajustes. Como las asignaciones de conductor de un mismo vehículo se guardan con un intervalo de fechas, puede ver con carácter retroactivo quién utilizó los vehículos de una zona y a quién corresponden los gastos de ese periodo.
- Profundidad del dibujo y presión por posición
- Umbral de neumáticos según el vehículo
- Rendimiento de neumáticos por marca y modelo
- Lista de idoneidad de neumáticos de invierno
Zonas de reparto y almacenes
Los vehículos se agrupan por zonas de reparto, almacenes o equipos; el coste, el cumplimiento del mantenimiento y la concentración de averías se leen por zona. Preguntas como qué zona tiene la flota más cara o qué almacén tiene vehículos que se averían con más frecuencia se responden en un solo informe y los recursos se dirigen al lugar correcto. Los almacenes y garajes se guardan en la lista de Ubicaciones y, si el proveedor de GPS está conectado, la posición en directo de los vehículos aparece en el Mapa de la flota. Con las etiquetas de colores también pueden hacerse cortes, por ejemplo de vehículos de alquiler, de reserva o recién adquiridos. Además de los grupos, también se usan las etiquetas como filtro; la ficha del vehículo puede imprimirse con un código QR y pegarse en el vehículo.
- Grupos de zona, almacén y equipo
- Comparación de coste y averías por zona
- Ubicaciones de almacenes y garajes, mapa de la flota
- Etiquetas de colores para los vehículos
Gestionar fácilmente muchos vehículos
Perseguir uno a uno decenas o cientos de vehículos pequeños es imposible; lo que importa es poder ver el corte adecuado. Usted gestiona las listas con filtros y vistas guardadas: guarda como pestañas cortes como los vehículos con mantenimiento próximo, los que tienen documentos a punto de vencer o los que tienen una avería abierta, y cada mañana los consulta directamente desde ahí. Con la operación masiva actualiza decenas de vehículos de una sola vez; el campo que se deja vacío significa «no tocar» y el campo que se borra significa «vaciar». Para los vehículos comerciales ligeros que entran en el mismo plan de mantenimiento, crea un plan de mantenimiento y, al añadir un vehículo al plan, todos los recordatorios le llegan automáticamente. Analítica avanzada muestra, según el periodo y la filial seleccionados, el coste total y por vehículo, los km recorridos y la proporción de vehículos activos. La tendencia del coste se lee en un gráfico mensual; para la evaluación mensual no hace falta ninguna compilación adicional.
- Vistas guardadas como pestañas
- Edición masiva y recordatorio masivo
- Actualización del intervalo desde un solo lugar con el plan de mantenimiento
Una única fuente para el coste de entrega
Como el gasto de combustible, peajes, mantenimiento, neumáticos y multas se acumula por vehículo, los datos necesarios para calcular el coste por viaje o por entrega están en un solo lugar, no en tickets dispersos. El coste por vehículo, el coste por km y el coste de explotación son informes estándar; el desglose del IVA y el resumen por tipo de gasto se obtienen además para contabilidad. Conocer el coste real por vehículo de la operación de reparto hace que las decisiones de precios y de rutas se basen en registros y no en estimaciones. En los vehículos de alquiler, el alquiler mensual se introduce con IVA incluido y se refleja en el coste del vehículo. La multa consta, con su importe y su estado de pago, en el registro del vehículo y del conductor. Así, en la entrega urbana intensa, qué vehículo y qué asignación generan más infracciones se ve con un informe y no con una simple lista.
- Coste por vehículo y por km
- Coste de explotación: combustible, mantenimiento, peajes
- Desglose del IVA y resumen por tipo de gasto
- Coste de alquiler operativo
Multas de tráfico y conciliación con el conductor
En una flota de reparto con muchos vehículos, cuando llega una multa, la pregunta clave es quién conducía el vehículo en ese momento. La multa se registra con matrícula, fecha, artículo e importe y se refleja en el coste del vehículo y en el informe de multas. El conductor se determina a partir de la asignación del vehículo en el momento de la multa; al marcar la multa repercutida al conductor se genera el informe por persona. Como el plazo de pago con descuento tras la notificación es corto, se introducen el importe con descuento y la fecha límite, y las multas cuyo plazo de descuento sigue vigente se listan aparte. Las multas acumuladas por un mismo conductor se siguen en los informes y la infracción reiterada sigue siendo visible. Los códigos de error críticos y las averías abiertas figuran en el panel entre los registros que requieren atención. El repuesto utilizado en el mantenimiento se descuenta del stock a través de la orden de trabajo y la información del proveedor se conserva en el registro.
- Conciliación del conductor a partir de la asignación en el momento de la multa
- Seguimiento del descuento por pago anticipado
- Informe de multas por persona
De la avería a la orden de trabajo, con una respuesta rápida
En el reparto, que un vehículo se detenga a mitad del día significa que se interrumpen las entregas previstas para ese día; cuanto antes se registre y se resuelva el problema, menor será el perjuicio. El conductor notifica la avería desde el terreno; la crítica se convierte en orden de trabajo y los repuestos, la mano de obra y el proveedor se reúnen en un solo lugar. Con las automatizaciones, cuando se abre una avería de prioridad alta, puede enviarse un correo a la persona que usted determine. Al cerrar la orden de trabajo, el vehículo pasa a su historial de servicio; el vehículo con averías recurrentes destaca como un patrón y se aborda con una solución definitiva en lugar de reparaciones provisionales. Como el historial de servicio se guarda por vehículo, también puede compararse qué vehículo genera más gasto y cuándo debe renovarse. El análisis de renovación ofrece con estos datos una recomendación de conservar, vigilar o sustituir.
- Notificación de avería desde el terreno
- La avería crítica se convierte en orden de trabajo
- Aviso por correo mediante automatización
- La avería recurrente se ve como un patrón
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Uso urbano intensivo
- Intervalo de mantenimiento en km y meses
- Consumo de combustible y anomalías
- Coste de peajes HGS/OGS
- Profundidad del dibujo y neumáticos de invierno
- Conciliación de multas de tráfico
- Notificación de avería y orden de trabajo
- Grupos de zonas de reparto
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Agrupe las zonas
Configure como grupos las zonas de reparto, los almacenes y los equipos. Asigne los vehículos a los grupos, lea el coste y la concentración de averías por zona y añada los almacenes a la lista de Ubicaciones. Tras la agrupación, el panel de control y los informes se filtran por zona; los almacenes se usan también en el mapa y en los registros de asignación.
Defina intervalos cortos
En el uso urbano, el plazo en meses puede cumplirse antes que el de kilómetros; defina ambos a la vez. Cree un plan de mantenimiento para los vehículos que entran en el mismo plan y que los recordatorios lleguen automáticamente. Cambiar el intervalo del plan actualiza los recordatorios de todos los vehículos vinculados; los trabajos vencidos se supervisan desde el informe de cumplimiento.
Supervise el consumo y los pasos por peaje
Introduzca los repostajes o concílielos con el extracto UTTS y cargue el extracto de HGS y OGS. Revise los repostajes sospechosos en la lista de anomalías y compare por vehículo el coste por km. Para que los avisos funcionen mejor y los registros de repostaje sean coherentes y correctos, introduzca por completo la capacidad del depósito y el cuentakilómetros.
Mida los neumáticos
Introduzca la profundidad del dibujo y la presión por posición. Con las Reglas de neumáticos asigne umbrales según el tipo de vehículo y marque los vehículos con neumáticos de invierno obligatorios; el momento del cambio se ve con antelación. Los neumáticos que llegan de la factura entran en el registro con su información de compra y, si se ha seleccionado una posición, llegan montados en el vehículo.
Guarde las vistas
Guarde como vistas guardadas cortes como los vehículos con mantenimiento próximo, los documentos a punto de vencer y las averías abiertas. Cada mañana empieza desde la pestaña correspondiente y realiza las operaciones necesarias de forma masiva. En una operación masiva, el campo que se deja vacío significa «no tocar» y el campo que se borra significa «vaciar»; por eso, antes de actualizar, compruebe el corte.
Preguntas frecuentes
Las listas funcionan con filtros y vistas guardadas; usted guarda como pestaña el corte que le interesa y lo gestiona desde ahí. Con la edición masiva y el recordatorio masivo actualiza decenas de vehículos con una sola operación y los campos que se dejan vacíos no se tocan. Con las etiquetas de vehículo y los grupos, los cortes se afinan aún más.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
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