Transporte de personal

Orden documental de la flota de transporte de personal

En el transporte de personal no basta con que el vehículo funcione: también debe tener su documentación en regla, porque quienes viajan son empleados de una empresa y cualquier interrupción repercute directamente en el cliente contratante. En Turquía, los vehículos que se utilizan para este servicio son en su mayoría minibuses, midibuses y autobuses. La inspección técnica, el seguro obligatorio de responsabilidad civil y la medición de emisiones constan con su fecha de vencimiento en la ficha del vehículo; el permiso de conducir, el SRC, el certificado psicotécnico y el informe médico, en la ficha del conductor. Cuando se acerca un plazo, aparece en el resumen diario de avisos. Como el seguimiento depende del sistema y no de la memoria de un coordinador, ningún documento caduca en silencio aunque cambie el personal. Si el archivo de cada documento, es decir, el permiso de circulación, la póliza o el informe, se adjunta a su registro, no tendrá que rebuscar en el archivo cuando el cliente se lo pida.

• Vehículo: inspección técnica, seguro obligatorio, medición de emisiones
• Conductor: permiso de conducir, SRC, certificado psicotécnico, informe médico
• Plazos próximos y vencidos en el resumen diario de avisos
• El archivo de cada documento queda archivado en la ficha del vehículo o de la persona

Quién usó qué vehículo y cuándo

La asignación vehículo-conductor se guarda con un intervalo de fechas; queda claro, con carácter retroactivo, quién utilizó cada servicio en qué días. Es más que un registro: es la base de la responsabilidad. Cuando llega una multa, un paso por peaje o un siniestro, se llega al conductor correcto a través de la asignación en el momento del hecho. Cuando cambia el turno, hay una baja o entra un conductor suplente, la asignación anterior no se borra; se añade una nueva. Si nunca se hizo una asignación, la multa y el paso por peaje se anotan en el vehículo y el conductor queda vacío; por eso conviene mantener la asignación actualizada a medida que cambia la organización de los turnos. La pregunta «¿quién usó este servicio esa mañana?» se responde con una sola búsqueda. La información de asignación también hace que los registros de combustible se anoten al conductor correcto; a fin de mes se sabe qué conductor repostó cuánto y qué vehículo realizó cada paso por peaje.

• Asignación con intervalo de fechas; el historial no se borra
• Multas, peajes y combustible se concilian con el conductor del momento
• El registro de siniestros se vincula al conductor del momento del siniestro

Control diario del vehículo antes del servicio

La seguridad se gana, muchas veces, en la comprobación de cinco minutos de cada mañana. Usted define su propia lista de comprobación como formulario de inspección: neumáticos, frenos, faros, puertas, cinturones de seguridad, botiquín, extintor. El conductor rellena el formulario antes del servicio; el elemento marcado como no superado se convierte automáticamente en un registro de avería y se sigue hasta que se cierra. Así desaparece el «los frenos iban un poco raros, pero no lo anoté». El historial de formularios se guarda fechado en el vehículo; qué se comprobó cada día sirve de prueba tanto en la auditoría interna como ante una pregunta del cliente. Puede modificar el contenido del formulario según el tipo de vehículo; los elementos de comprobación de un minibús y de un autobús no tienen por qué ser los mismos. Cuando el conductor detecta una carencia durante la comprobación, el registro de avería se abre a primera hora de la mañana y el plan de servicio o de vehículo de reemplazo se prepara antes de que empiece la jornada.

• Usted define la lista de comprobación según su actividad
• El elemento no superado se convierte directamente en avería
• El historial de formularios se guarda fechado en el vehículo

Plan de mantenimiento y cuentakilómetros

Los planes de mantenimiento de los vehículos de transporte del mismo tipo se parecen. En lugar de configurar recordatorios uno por uno, crea un plan de mantenimiento y añade los vehículos a él; cambiar un intervalo del plan actualiza todos los vehículos vinculados. Los intervalos se definen en kilómetros y meses a la vez, y vence el que se cumpla primero. Un servicio de turno único y otro que trabaja en tres turnos no recorren los kilómetros al mismo ritmo; el vencimiento se calcula a partir del cuentakilómetros actual del vehículo. Si la integración GPS está conectada, el kilometraje llega automáticamente; si no, se lee de los registros de combustible, servicio e inspección. Si el mantenimiento se realiza mucho antes de su momento, se envía un aviso de intervención anticipada. Así, cuando un nuevo vehículo entra en la flota, no tiene que montar el calendario de mantenimiento desde cero; en cuanto se añade al plan, todos los recordatorios llegan listos y el vencimiento avanza por sí solo a medida que se cierran las órdenes de trabajo.

• Plan de mantenimiento: se define una vez y se aplica a todos los vehículos
• Intervalo en km y meses a la vez
• Con GPS conectado, el cuentakilómetros se actualiza automáticamente

La seguridad de los pasajeros, respaldada por registros

Cuando el control diario, el seguimiento de documentos y el flujo de averías funcionan juntos, la seguridad deja de ser una impresión y pasa a basarse en registros. Qué vehículo tiene qué carencia, qué documento de qué conductor está a punto de vencer y qué avería sigue abierta: toda esa información está en un solo lugar, con su historial. Poder responder con registros, tras una queja o un incidente, a la pregunta «¿cuándo fue el último mantenimiento de ese vehículo y se hacían las comprobaciones?» supone una protección tanto jurídica como reputacional. Un vehículo de transporte con un registro de avería abierto permanece en lo más alto de su lista hasta que se cierra, y el aviso de avería crítica llega a los responsables. De este modo, la seguridad no se deja a la atención de las personas, sino que se somete a un orden repetible; cuando un nuevo coordinador asume el cargo, tampoco tiene que aprender el historial desde cero.

Datos básicos para el coste y la certificación de servicios

El servicio de transporte de personal suele facturarse al cliente por mes o por línea; para ver la rentabilidad, el gasto debe bajar hasta la línea. Los gastos de combustible, mantenimiento, seguro y peajes se acumulan por vehículo. Si agrupa los vehículos con el nombre del cliente o de la línea, puede comparar los grupos entre sí. Al cargar el extracto de HGS/OGS, los pasos se concilian con el vehículo, el consumo de combustible se calcula entre dos repostajes completos y la comparación con el precio de la EPDK (regulador turco de energía) muestra las compras caras. Entra en la negociación del presupuesto y de la certificación con registros: qué línea aporta beneficio y cuál genera pérdidas no depende de suposiciones. En las pantallas de informes puede elegir un intervalo de fechas para comparar este mes, el mes pasado o los últimos tres meses, y ver en el mismo lugar el consumo de combustible por vehículo y el tiempo que pasa en el taller.

• Combustible, mantenimiento, seguro y peajes por vehículo
• Grupos de vehículos con el nombre del cliente o de la línea
• Consumo en l/100 km, aviso de compra de combustible caro

Neumáticos y preparación para el invierno

El transporte de personal funciona todo el año, a primera hora de la mañana y a última de la tarde; el estado de los neumáticos determina directamente la seguridad de la conducción. Cada neumático consta con su posición; se introducen mediciones de profundidad del dibujo y de presión, y según el desgaste se estiman los km restantes hasta el cambio. Con las reglas de neumáticos pueden definirse umbrales distintos para minibuses y midibuses. El periodo de obligatoriedad de neumáticos de invierno (del 1 de diciembre al 1 de abril, puede variar según la provincia) se establece en Ajustes; si un vehículo está marcado como obligado a llevar neumáticos de invierno, se genera un aviso durante ese periodo para los vehículos que no cumplen. Al cambiar de temporada, se ve de un vistazo qué vehículo está listo. Cuando la factura de neumáticos entra en el sistema, las líneas se registran como neumáticos en el almacén; después, al montarlos en la posición del vehículo, puede seguir cuántos kilómetros ha recorrido cada neumático en cada servicio.

• Medición del dibujo por posición y km restantes
• Umbrales de neumáticos distintos según el tipo de vehículo y el grupo
• Aviso de periodo para vehículos con neumáticos de invierno obligatorios

Estar preparado para la auditoría en el trabajo contratado

El transporte de personal suele prestarse a una entidad con un compromiso; el cliente pregunta de vez en cuando por la idoneidad de los vehículos y de los conductores y, a veces, realiza una comprobación in situ. Como los plazos de los documentos, los formularios de control diario, el historial de mantenimiento y los registros de asignación están en vitaFleet, fechados y en un mismo lugar, usted responde a «¿cumple su flota las condiciones del contrato?» sin buscar archivos. Los permisos de circulación, las pólizas de seguro y los contratos se archivan vinculados a la ficha del vehículo o de la persona. En caso de accidente, el escaneo del atestado, las fotografías y el croquis se añaden al mismo registro; también se sigue el número de expediente del seguro y su coste. La preparación antes de una reunión con el cliente se reduce a consultar los registros en lugar de reunir archivos dispersos; el documento que falta o la avería que sigue abierta aparecen, además, al principio de la lista.

• Historial de documentos, controles y mantenimiento en un solo lugar
• Archivo de permisos de circulación, pólizas y contratos
• Registro de accidente: atestado, croquis, expediente del seguro