Logística y transporte

Antes de salir a la carretera, toda la documentación debe estar al día

Para que un vehículo pesado pueda salir a ruta, deben estar vigentes a la vez varios documentos: el certificado K (certificado de autorización de transporte por carretera de clase K), la inspección técnica TÜVTÜRK (inspección técnica nacional), la medición de emisiones de escape, el seguro obligatorio de responsabilidad civil y el seguro a todo riesgo. Proceden de organismos distintos, vencen en fechas distintas y basta con que se pase uno para que el vehículo quede fuera de servicio ese día. vitaFleet guarda la fecha de vencimiento de cada documento en la ficha del vehículo y cada noche enumera en un único resumen los que están próximos a vencer o ya vencidos. Por la mañana, el despachador ve qué documento de qué matrícula caduca, sin recurrir a un calendario de pared ni a la memoria de un empleado, y planifica las rutas en consecuencia. Si el documento tiene un archivo adjunto, durante una inspección no tendrá que llamar a la oficina para buscar el permiso de circulación o la póliza.

• Certificado K, inspección técnica, emisiones y seguro de cada vehículo en una sola pantalla
• Resumen nocturno por correo de los documentos próximos a vencer y vencidos
• Permisos de circulación, pólizas y contratos archivados en la ficha del vehículo
• El plazo se define una vez y se recalcula tras cada renovación

El tractor y el semirremolque, como activos independientes

El tractor y el semirremolque viven en calendarios distintos: la inspección del semirremolque es independiente de la del tractor, un tractor puede trabajar con semirremolques diferentes a lo largo del día y un semirremolque puede pasar días aparcado. Tenerlos en una sola ficha hace que la inspección del semirremolque se olvide a la sombra del tractor. En vitaFleet, el semirremolque tiene su propia ficha y su propio calendario de inspección, seguro y mantenimiento; los trabajos de frenos y neumáticos también se siguen por separado. Cuando se acerca la inspección de un semirremolque, el aviso llega para ese semirremolque, con independencia del tractor con el que trabaje ese día. Así, que un semirremolque con la inspección caducada salga a ruta no pasa inadvertido solo porque los documentos del tractor estén en regla. A medida que crece el número de semirremolques, el seguimiento separado, el control de gastos independiente y el historial de servicio propio evitan confusiones; en la ficha de cada uno se lee en qué fecha pasó por cada intervención.

• Calendario propio de inspección, seguro y mantenimiento para el semirremolque
• Los trabajos de neumáticos y frenos del semirremolque, en su propio historial
• Tractores y semirremolques se filtran como grupos en listas separadas

El coste real de cada viaje

El coste de un viaje no se compone solo de gasóleo: los peajes de puentes y autopistas, el mantenimiento en ruta, el desgaste de los neumáticos y, en su caso, las multas forman parte del mismo cálculo. vitaFleet reúne estos conceptos en la ficha del vehículo; los gastos de combustible, HGS/OGS (sistemas turcos de peaje electrónico), servicio, neumáticos y multas se suman en un único coste por vehículo. El coste por kilómetro y por vehículo se lee a partir de registros, no de estimaciones; al comparar vehículos similares se ve cuál cuesta realmente más. En las pantallas de informes puede elegir un intervalo de fechas y comparar este mes, el mes pasado o los últimos tres meses. El coste no se queda en un total único: combustible, peajes y mantenimiento aparecen por separado. Esto le permite entender por qué un vehículo resulta caro, es decir, si destaca el consumo, las averías o el gasto en peajes.

• Combustible, peajes, mantenimiento, neumáticos y multas se unen en cada vehículo
• Comparación del coste por kilómetro y por vehículo
• Consumo real calculado entre dos repostajes completos (l/100 km)
• Intervalo de fechas del informe: este mes, el mes pasado, últimos 3 meses

Control de combustible: consumo y desviaciones

En una flota de larga distancia, el combustible es la partida de gasto más grande y la que más fácilmente pasa inadvertida. Cada repostaje se compara con la capacidad del depósito del vehículo, con su consumo habitual y con el precio del distribuidor de la EPDK (regulador turco de energía) del día de la compra. Los repostajes que superan la capacidad del depósito, un segundo repostaje al mismo vehículo en menos de seis horas, los tramos con un consumo claramente superior al habitual y las compras caras se enumeran junto con su motivo. Usted marca cada caso como normal o sospechoso. Al cargar el extracto del sistema de reconocimiento de vehículos en gasolineras en la conciliación UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras), puede cruzar los movimientos de tarjeta con los registros de los vehículos; las tarjetas Opet y Petrol Ofisi se conectan como integración. La regla de consumo funciona en vehículos con al menos cuatro mediciones de repostaje completo y se compara con el propio historial del vehículo; así, cada vehículo se evalúa con su nivel habitual y no con el de otro.

• Exceso de depósito, segundo repostaje en poco tiempo, consumo excesivo, compra cara
• Cada desviación se muestra con su motivo; se marca como normal o sospechosa
• El extracto UTTS se concilia a partir del número de vehículo
• Con los repostajes parciales marcados, la media no se distorsiona

Neumáticos: posición, profundidad del dibujo y coste

En un vehículo pesado, los neumáticos son una parte importante del presupuesto de mantenimiento y importa cuántos kilómetros ha recorrido cada uno. En vitaFleet cada neumático es un registro independiente: número de serie, marca, medida, DOT, precio de compra y posición en el vehículo. En vehículos pesados, los neumáticos gemelos se miden por separado, interior y exterior; al cargar el informe en PDF del medidor láser de dibujo se leen los valores de los cuatro neumáticos. En el montaje y el desmontaje se registra el motivo: rotación, temporada, desgaste o daño. El informe de rendimiento de neumáticos compara las marcas por kilometraje medio y por coste por cada 1.000 km, de modo que la próxima compra se basa en el registro y no en el precio. Los umbrales de aviso pueden definirse por separado según el tipo de vehículo, la marca, el año del modelo y el grupo; un tractor y un vehículo comercial ligero no tienen por qué seguirse con la misma regla. Los kilómetros restantes hasta el cambio se calculan a partir del desgaste del dibujo y del límite de km introducido.

• Profundidad del dibujo y presión por posición; en gemelos, interior y exterior por separado
• Se carga el informe en PDF del medidor láser de dibujo
• Km medios y coste por cada 1.000 km por marca
• Umbrales de aviso distintos según el tipo de vehículo y el grupo

Responsabilidad del conductor en peajes y multas

Al cargar el extracto mensual de HGS/OGS, los pasos por peaje se vinculan al vehículo mediante el número de etiqueta y, a través de la asignación del vehículo, al conductor de esa fecha. No hace falta conciliar a mano cientos de líneas; los pasos de los vehículos con etiqueta sin definir se muestran sin conciliar. En una multa de tráfico se registran matrícula, fecha, artículo e importe; el conductor se determina a partir de la asignación en el momento de la infracción. Se introducen el importe con descuento y la fecha límite del descuento, y las multas cuyo plazo de descuento sigue vigente se listan aparte; se marca el importe repercutido al conductor y este pasa al informe de multas por persona. Si no hay asignación, la multa queda sin conductor, por lo que es importante mantener las asignaciones sin interrupciones. Las multas acumuladas por un mismo conductor aparecen en el informe por persona. De este modo se separan el importe repercutido al conductor y el que asume la empresa, y a fin de mes no es necesario preparar una lista aparte para la conciliación.

Los documentos del conductor también tienen vencimiento

Aunque el vehículo esté en regla, si falta un documento del conductor el viaje es problemático. El permiso de conducir, el SRC, el certificado psicotécnico y el informe médico se siguen en la ficha del conductor con su fecha de vencimiento; el documento que está a punto de caducar aparece en el resumen diario de avisos. Para el conductor de línea larga, el aviso llega con antelación para que el documento pueda renovarse antes del viaje. Como las asignaciones de conductor también se guardan con un intervalo de fechas, ante un siniestro, una multa o un paso por peaje se lee en el registro qué conductor trabajaba ese día con qué vehículo. En caso de accidente, la fecha, la ubicación, la otra parte, el escaneo del atestado y el croquis se guardan en el mismo registro. Estos registros sirven además de base para la auditoría interna: se puede seguir en el historial cuándo se renovó el documento de cada conductor, con qué vehículo trabajó y qué incidentes ocurrieron durante su asignación.

• Plazos del permiso de conducir, SRC, certificado psicotécnico e informe médico
• Asignación vehículo-conductor con intervalo de fechas
• Registro de accidente: atestado, fotografías, croquis y expediente del seguro
• El historial de siniestros se vincula al conductor del momento del siniestro

De la avería a la orden de trabajo, del registro al mantenimiento

Un problema surgido en ruta se notifica como avería; si es crítico, se convierte en orden de trabajo, y la mano de obra, los repuestos y el proveedor se reúnen en un único registro. Al cerrar la orden de trabajo, el vehículo pasa a su historial de servicio, el repuesto utilizado se descuenta del stock y el recordatorio de mantenimiento correspondiente avanza por sí solo; el mismo mantenimiento no se planifica dos veces. El intervalo de mantenimiento se define en kilómetros y meses a la vez, y vence el que se cumpla primero. Si la integración GPS está conectada, el kilometraje llega automáticamente y el vencimiento se calcula a partir del cuentakilómetros actual. Como las averías repetidas de un mismo vehículo quedan en un solo lugar del historial, es fácil identificar la fuente crónica de gasto. Como el historial de servicio se guarda por matrícula, preguntas como «¿cuándo se cambiaron por última vez los neumáticos de este vehículo?» se responden de un vistazo y, al hablar con el proveedor, tiene el registro a mano.

• Avería, orden de trabajo e historial de servicio en un solo flujo
• El repuesto utilizado se descuenta del stock y avisa al llegar al umbral crítico
• Intervalo en km y meses a la vez, el que se cumpla primero
• Con GPS conectado, el cuentakilómetros llega automáticamente desde Arvento