Sector
Alquiler de vehículos
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
Visión general
¿Qué cambia en una flota de Alquiler de vehículos?
Contratos de alquiler, exceso de kilometraje, siniestros y nivel de bonificación por no tener siniestros.
Una demo a la medida de su flotaDel contrato al exceso de km
En el alquiler operativo, la rentabilidad la determina con frecuencia una sola partida: el límite de kilometraje del contrato y su exceso. En el registro del contrato se guardan el vehículo, la empresa de alquiler, el número de contrato, las fechas de inicio y fin, la cuota mensual y el límite de km. El límite se introduce como valor total del contrato, por ejemplo 120.000 km en 36 meses; el importe del exceso, en cambio, es una tarifa por kilómetro. El kilometraje actual se sigue a partir de las lecturas del cuentakilómetros y, con el ritmo de uso actual, se proyecta el kilometraje al final del contrato. Usted ve los vehículos que superarán el límite con meses de antelación, no cuando el contrato termina, y le queda tiempo para renegociar con el cliente o sustituir el vehículo. A medida que se acerca el fin del contrato se planifica la devolución o la renovación del vehículo; al final del proceso, cómo regresó cada vehículo también queda en el mismo registro.
- Duración del contrato, cuota mensual y límite total de km
- Importe del exceso por km
- Los vehículos que superarán el límite se listan con antelación
Fiabilidad del cuentakilómetros y de los km
El cálculo del exceso de km solo tiene sentido si los datos del cuentakilómetros son correctos. En vitaFleet, la lectura del cuentakilómetros se incorpora automáticamente desde los registros de combustible, servicio, inspección técnica y GPS; si es necesario, también se añade manualmente con fecha y valor. El valor introducido no puede ser menor que la última lectura anterior a ese día ni mayor que la primera lectura del día siguiente; el valor contradictorio no se guarda y se indica el motivo. Si el GPS está conectado, el kilometraje llega automáticamente. Así, en una discusión sobre excesos usted dispone de un historial de cuentakilómetros fechado y verificado, y no de una sola cifra mal introducida. Si el kilometraje introducido a mano o procedente de una factura resulta contradictorio, no se escribe en el cuentakilómetros y se muestra como aviso en la importación. De este modo, la gestión del contrato, el mantenimiento y el seguimiento de siniestros no se llevan en archivos separados, sino en la misma ficha del vehículo.
- Lecturas procedentes de combustible, servicio, inspección técnica y GPS
- No se acepta un valor que retroceda
- Con GPS conectado, el km es automático
Control de entrega y devolución
En el alquiler, la mayoría de las disputas surgen en el momento de la entrega y la devolución, con la pregunta «¿este daño ya estaba antes?». Usted diseña su propio formulario de inspección: estado de la carrocería, neumáticos, luces, nivel de combustible, valor del cuentakilómetros, foto y firma. Al entregar el vehículo y al recibirlo de vuelta, el formulario se cumplimenta desde el teléfono; la línea del cuentakilómetros también actualiza el kilometraje actual del vehículo. La diferencia entre los dos formularios queda registrada y la línea marcada como no superada se convierte en una avería. El registro con fotos y fecha asegura que el importe del daño se impute a la parte correcta y cierra la discusión desde el principio. Los formularios de inspección se diseñan en Ajustes y pueden programarse para los vehículos. Los formularios cuya fecha ha llegado aparecen en la pantalla «Realizar inspección». El control omitido se marca como vencido. Para imputar el importe del daño a la parte correcta, el registro del estado en el momento de la entrega se lee junto al registro de la devolución.
- Formulario de entrega y devolución con fotos y firma
- La línea del cuentakilómetros actualiza el km actual
- La diferencia se convierte en avería o daño
Historial de siniestros y bonificación por no siniestralidad
En una flota de alquiler, el valor del vehículo y la negociación de la renovación de la póliza dependen del historial de siniestros. En el registro del accidente se guardan en un solo lugar la fecha, la ubicación, el vehículo, el conductor, el atestado y las fotos; el número de expediente del seguro, el estado del expediente y el coste estimado y real se siguen desde el mismo sitio. El extracto de Tramer (historial de siniestros de seguros en Turquía) o del seguro a todo riesgo que llega después de la aseguradora se importa y se vincula al vehículo con la fecha, el importe y la situación de culpa del daño; la culpa se marca como culpable, no culpable o compartida. El conductor en el momento del siniestro se encuentra automáticamente a partir de la asignación del vehículo. Cuando llegue el momento de renovar, tendrá en la mano no notas dispersas, sino un expediente de siniestros fechado y documentado. El registro del daño y el del accidente pueden vincularse, de modo que la información del momento del suceso y el extracto posterior al seguro se encuentran en el mismo expediente.
- Registro del accidente y expediente del seguro en un solo lugar
- Importación del extracto de Tramer o del seguro a todo riesgo
- Situación de culpa y conductor en el momento del siniestro
Seguro, seguro a todo riesgo y plazos de documentos
Los plazos del seguro obligatorio de tráfico, el seguro a todo riesgo, la inspección técnica y la medición de emisiones se guardan en el registro del vehículo con su fecha de vencimiento, número de documento y archivo. Antes de que venzan se envía un aviso a los observadores del vehículo y a los gerentes; el informe de renovaciones próximas ofrece el estado de toda la flota en una sola lista. Si un vehículo alquilado se queda sin documentación, la responsabilidad suele recaer en la empresa arrendadora; para cubrir este riesgo sin necesidad de un seguimiento uno a uno entre cientos de vehículos, basta con el resumen que llega cada mañana. Para los vehículos y piezas cubiertos por garantía se introducen el inicio, el fin y el límite de km; al abrir una orden de trabajo recibe un aviso si el trabajo está cubierto por garantía. Como los archivos de documentos se adjuntan al vehículo, en una auditoría o una solicitud del cliente la póliza y el informe de inspección se encuentran sin buscar.
- Archivo de la póliza y de la inspección vinculado al registro
- Aviso antes del vencimiento
- Fin de la garantía y límite de km
Disciplina de mantenimiento y devolución del vehículo
Si el mantenimiento de un vehículo alquilado se retrasa, se resienten tanto las condiciones del contrato como el valor de segunda mano del vehículo. El periodo se define por km y meses, y vence lo que se cumpla primero; las tareas que entran en el mismo plan de mantenimiento se reúnen en el plan de servicio y, al añadir un vehículo nuevo, configuran todos los recordatorios automáticamente. Cada orden de trabajo pasa al historial de servicio, por lo que cuando el vehículo vuelve del cliente se lee en el registro qué mantenimiento se hizo y cuándo. Las mediciones de neumáticos se guardan por posición; el neumático cuya profundidad de dibujo baja de 3 mm genera un aviso de cambio. El informe de cumplimiento del mantenimiento muestra aparte los trabajos retrasados. A los registros de gastos pueden adjuntarse imágenes del ticket y de la factura; la factura electrónica recibida se importa, con su aprobación, como servicio o como gasto.
- Periodo de mantenimiento por km y meses a la vez
- Recordatorios en bloque con el plan de mantenimiento
- Seguimiento de la profundidad de dibujo de los neumáticos
Multas, pasos por peaje y repercusión al cliente
La multa de tráfico y el paso por HGS u OGS (sistemas turcos de peaje electrónico) que recibe un vehículo alquilado son, la mayoría de las veces, partidas que se repercuten al cliente. Cuando introduce la asignación del vehículo con sus fechas de inicio y fin, según la fecha de la multa y del paso se encuentra automáticamente a la parte que usaba el vehículo en ese momento. En el registro de la multa se guardan la fecha, el artículo, el importe y el estado del pago; la multa repercutida al conductor o al cliente se marca y entra en el informe por persona. Como el plazo de pago con descuento tras la notificación es corto, se introducen el importe con descuento y la fecha límite, y las multas cuyo plazo de descuento sigue vigente se listan aparte. Los pasos de los vehículos con número de etiqueta definido se concilian a partir del extracto. El registro de la multa entra en el coste del vehículo y en el informe de multas; puede ver la carga total por vehículo.
- Búsqueda del usuario según la fecha de asignación
- Marca de multa repercutida
- Conciliación de pasos por la etiqueta de HGS/OGS
Rentabilidad de la flota y pool de vehículos
Los ingresos de cada vehículo proceden del contrato y sus gastos, de las partidas de mantenimiento, siniestros, neumáticos, seguro y multas; cuando ambos se suman en el mismo vehículo, la comparación muestra qué vehículo aporta y cuál es una carga. Como la cuota mensual se introduce con IVA incluido, se refleja directamente en el coste del vehículo. El estado de los vehículos, es decir, si están alquilados, libres, en mantenimiento o siniestrados, se filtra en una sola lista; con las vistas guardadas usted guarda como pestaña el segmento que le interesa. Leyendo juntos qué vehículo rota poco y cuál mucho, y su historial de mantenimiento y siniestros, la decisión de conservarlo o venderlo se toma con el registro y no con la intuición. También define como proveedores a las empresas de alquiler y registra el gasto de alquiler vinculado a ellas en los informes.
- Ingresos y gastos por vehículo
- Estado: alquilado, libre, en mantenimiento, siniestrado
- Su propio filtro con vistas guardadas
Áreas de enfoque
¿Qué cubrimos en este sector?
- Contrato de alquiler operativo
- Límite total de km e importe del exceso
- Historial y verificación del cuentakilómetros
- Accidente, daño y extracto de Tramer
- Plazos de seguro, seguro a todo riesgo e inspección técnica
- Formulario de inspección de entrega y devolución
- Repercusión de multas y pasos por peaje
- Coste por vehículo
Cómo empezar
De la puesta en marcha al primer informe
Introduzca el contrato
Registre el vehículo, la empresa de alquiler, el número de contrato, las fechas de inicio y fin y la cuota mensual; escriba el límite de km no como valor mensual, sino como valor total del contrato. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Siga el uso
La lectura del cuentakilómetros se incorpora automáticamente desde los registros de combustible, servicio, inspección técnica y GPS. Si es necesario, añada una lectura manual con fecha; no se acepta un valor contradictorio. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Registre la entrega y la devolución
Defina su propio formulario de inspección; cumpliméntelo al salir y al volver el vehículo con foto, valor del cuentakilómetros y firma. La diferencia entre ambos registros sirve de base en una discusión sobre daños. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Vincule el daño y la multa
Vincule el accidente y el extracto de Tramer al vehículo, y la multa de tráfico y el paso por peaje al conductor o al cliente según la fecha de asignación; marque los importes repercutidos. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Controle los plazos y el mantenimiento
Introduzca los vencimientos del seguro, el seguro a todo riesgo y la inspección técnica, y el periodo de mantenimiento; que los plazos próximos generen notificaciones. Cuando se acerque el fin del contrato, planifique la devolución o la renovación. Los ajustes y los filtros de lista pueden modificarse más adelante.
Preguntas frecuentes
Se comparan el límite total de km del contrato y las lecturas del cuentakilómetros; el riesgo de exceso se sigue durante el contrato. Como el kilometraje al final del contrato se proyecta según el ritmo de uso actual, los vehículos que superarán el límite destacan con meses de antelación. Los importes se introducen con IVA incluido.
Otros sectores
¿Su flota pertenece a otro sector?
Sector
Logística y transporte
Certificado K, inspección técnica, HGS y coste por viaje en cabezas tractoras y semirremolques.
Sector
Transporte de personal
Permisos de los conductores e historial de asignaciones en la flota de transporte de empleados.
Sector
Transporte escolar
Documentación, personal acompañante y revisión diaria de los vehículos en el transporte escolar.
Sector
Construcción y movimiento de tierras
Mantenimiento por calendario de la maquinaria de obra y asignación por obra.
Sector
Ayuntamientos y sector público
Flota mixta, varias ubicaciones y un registro auditable.
Sector
Comercio y distribución
Consumo y mantenimiento frecuente en un uso urbano intensivo.
Sector
Producción e industria
Un único orden, desde las carretillas elevadoras y la maquinaria de fábrica hasta la flota de expedición.
Preparemos una demo adecuada para su flota de Alquiler de vehículos
Le pedimos algunos datos y le respondemos como máximo en un día hábil; sin costes de implantación.