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Gestión de equipos

Los activos que no son vehículos, como generadores, compresores, carretillas elevadoras y herramientas manuales, viven en su propia lista. De cada equipo quedan registrados el número de serie, el fabricante, el estado, la ubicación y la persona a la que está asignado. Los registros de mantenimiento y los recordatorios de mantenimiento periódico se llevan por separado; el coste de mantenimiento por equipo se suma a partir de estos registros y su lista de vehículos no se satura.

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vitaFleet — Gestión de equipos

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Estados del equipo

En uso, En almacén, En mantenimiento, Fuera de servicio

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Estados del recordatorio

Al día, Próximo, Vencido

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Páginas de equipos

Lista, Registros de mantenimiento, Recordatorios

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Unidades de periodo

Días, semanas, meses y años

¿Qué incluye Gestión de equipos?

A continuación se describen, por orden, las pantallas que componen la solución y lo que se hace en cada una.

Pantalla

Lista de equipos

Es la lista de todos los activos que no son vehículos. Con el botón Añadir equipo se abre un nuevo registro; el formulario incluye los campos Nombre, Tipo, N.º de serie, Fabricante, Modelo, Estado, Ubicación y Persona asignada. La lista es independiente de la de vehículos, por lo que sus pantallas de vehículos no se saturan; en los informes puede consultarlos juntos o por separado según necesite. Con Definir nuevo en los cuadros de selección se añade el tipo o el fabricante que falte sin salir de la página, y desde el detalle del equipo se pasa al mantenimiento y a los recordatorios.

Campos de identificación
Se introducen nombre, tipo, número de serie, fabricante y modelo; con Definir nuevo en los cuadros de selección se añade el valor que falte sin salir de la página.
Estado
Se elige uno de cuatro estados: En uso, En almacén, En mantenimiento y Fuera de servicio.
Ubicación y persona
El equipo se vincula a una ubicación y a una persona; la lista muestra dónde está y quién lo tiene.
Edición
El registro se edita desde el detalle del equipo; desde el detalle se pasa al mantenimiento y a los recordatorios.

Pantalla

Asignación y ubicaciones

El equipo se asigna a una persona o a una ubicación. Los campos Ubicación y Persona asignada del formulario del equipo lo determinan; la lista muestra dónde y con quién está el equipo. En la pantalla Ubicaciones se definen almacenes, obras, garajes y puntos de servicio, con dirección y datos de ubicación. Si se dibuja un límite de geovalla para una ubicación, los registros de posición se asocian a ella. Las ubicaciones definidas se muestran en el mapa de la flota junto con los vehículos; cuando un equipo cambia de sitio, se edita el formulario para mantener el registro actualizado.

Persona asignada
El campo Persona asignada del formulario del equipo determina al responsable; la persona se elige de la lista y, si no existe, se define en el momento.
Vinculación con la ubicación
El campo Ubicación vincula el equipo a un almacén, una obra o un garaje.
Geovalla
Si se dibuja un límite para la ubicación, los registros de posición se asocian a ella.
Visualización en el mapa
Las ubicaciones definidas se muestran en el mapa de la flota.

Pantalla

Registros de mantenimiento de equipos

Los Registros de mantenimiento de equipos son la lista aparte de los mantenimientos y reparaciones realizados en los equipos; es el equivalente en equipos del historial de mantenimiento de vehículos. Cada registro incluye equipo, fecha, operación realizada, coste, proveedor, quién la realizó y un campo de notas. Como el registro se vincula al proveedor, los informes de costes generan a partir de ese vínculo el desglose por proveedor. Los mantenimientos de equipos no se mezclan con los de vehículos y se listan en su propia página. Al introducir un mantenimiento, usted completa el recordatorio del equipo correspondiente, y el coste de mantenimiento por equipo se suma a partir de los registros.

Campos del registro
Se rellenan los campos equipo, fecha, operación realizada, coste, proveedor, quién la realizó y notas.
Vínculo con el proveedor
El registro se vincula al proveedor; los informes de costes generan el desglose por proveedor a partir de ese vínculo.
Lista aparte
Los mantenimientos de equipos no se mezclan con los de vehículos; se listan en su propia página.
Cierre del recordatorio
Al introducir el mantenimiento, el recordatorio del equipo correspondiente se completa.

Pantalla

Recordatorios de mantenimiento

El control del mantenimiento periódico y de la calibración de los equipos se hace en esta pantalla. En el formulario del recordatorio se rellenan los campos Equipo, Tarea, Periodo, Umbral de aviso, Última realización y Notificaciones. El periodo se expresa en días, semanas, meses o años, y el predeterminado es el mes. El vencimiento se calcula sumando el periodo a la fecha de la última realización. El estado no es un campo aparte, sino que se deriva en cada lectura: Al día, Próximo o Vencido. Las fechas de calibración de los instrumentos de medición también se controlan desde aquí, y se generan notificaciones cuando se acerca el vencimiento y cuando se supera.

Formulario del recordatorio
Se rellenan los campos Equipo, Tarea, Periodo, Umbral de aviso, Última realización y Notificaciones.
Unidad del periodo
El periodo se define en días, semanas, meses o años; el predeterminado es el mes.
Umbral de aviso
Cuando falta el tiempo que haya fijado, el recordatorio se considera Próximo; al superar el vencimiento pasa a Vencido.
Calibración
Las fechas de calibración de los instrumentos de medición también se controlan desde la misma pantalla.

Pantalla

Documentos y comentarios

Al registro de un equipo se le pueden adjuntar documentos y escribir comentarios; los documentos y los comentarios son una característica común de los registros de equipos y de vehículos. El certificado de garantía, el informe de mantenimiento o la documentación de compra permanecen junto al registro, y el campo y la oficina comparten notas sobre el mismo registro. La pantalla Garantías controla la garantía de vehículos y piezas con un límite de fecha y de km, y el certificado de garantía se adjunta al registro. La pantalla Documentos, por su parte, reúne en una sola lista la documentación de los registros; así no tiene que abrir los registros uno a uno para buscar un documento.

Adjuntar documentos
En el detalle del equipo se adjunta al registro el documento correspondiente; el documento se guarda junto con el registro.
Comentarios
Se escribe un comentario en el registro del equipo; el campo y la oficina comparten notas sobre el mismo registro.
Control de garantías
La pantalla Garantías controla la garantía de vehículos y piezas con un límite de fecha y de km; el documento se adjunta al registro.
Lista común de documentos
La pantalla Documentos reúne en una sola lista la documentación de los registros.

Pantalla

Formularios de inspección

Los formularios de inspección también pueden usarse para los equipos. En la plantilla del formulario, los tipos de elemento son casilla de verificación, número, texto, foto y firma. La plantilla se prepara una vez; el personal de campo elige el equipo en la pantalla Realizar inspección y la rellena; la foto y la firma se recogen en el mismo formulario. Los resultados se reúnen en la lista de envíos, y los elementos no conformes se controlan aparte en la pantalla Fallos de elementos. Los programas de inspección sirven para planificar controles periódicos, de modo que el control de una carretilla elevadora o de un compresor queda registrado en lugar de en papel.

Tipos de elemento
La lista de comprobación se configura con elementos de casilla de verificación, número, texto, foto y firma.
Realizar inspección
El personal elige el equipo y rellena el formulario; la foto y la firma se recogen en el mismo formulario.
Elementos fallidos
Los elementos no conformes se controlan aparte en los fallos de elementos de inspección.
Programa
Los programas de inspección planifican controles periódicos.

Nuevo activo

Pasos para registrar un generador y asignarlo

El responsable de almacén abre Añadir equipo en la Lista de equipos. Se introducen el nombre y el tipo, y se escriben el número de serie, el fabricante y el modelo. El campo Estado se elige como En almacén o En uso. Si el tipo o el fabricante no están en la lista, se añaden con Definir nuevo sin salir de la página. Si el equipo va a ir a una obra, en el campo Ubicación se elige la obra; si se va a entregar al maestro responsable, en el campo Persona asignada se elige al maestro. Al guardar el registro, la lista muestra dónde está el equipo y quién lo tiene. Si más adelante cambia la ubicación o la persona, se edita el formulario del equipo; el estado también puede actualizarse a En mantenimiento o Fuera de servicio. Todo queda en un único registro; quién utilizó el equipo y en qué ubicación puede leerse también después.

  • Introduzca la identidad. Nombre, tipo, número de serie, fabricante y modelo están en un solo formulario.

  • Elija el estado. En uso, En almacén, En mantenimiento o Fuera de servicio.

  • Asigne. Con los campos Ubicación y Persona asignada, la posición y el responsable quedan escritos en el registro.

Mantenimiento periódico

Del recordatorio al registro de mantenimiento: el cierre del mantenimiento

El responsable técnico abre un nuevo registro en la pantalla Recordatorios: se eligen el equipo, la tarea y el periodo, por ejemplo 6 meses. Se introducen el umbral de aviso y la fecha de Última realización; el vencimiento se obtiene sumando el periodo a la fecha de la última realización. Al entrar en el umbral, el registro aparece como Próximo; al superar el vencimiento, como Vencido. Cuando se realiza el mantenimiento, en Registros de mantenimiento se introducen equipo, fecha, operación realizada, coste y proveedor, y el recordatorio se completa. El siguiente vencimiento se calcula según la nueva fecha; el coste de mantenimiento del equipo se suma a partir de los registros de mantenimiento y el desglose por proveedor llega a los informes a través de ese vínculo. De este modo, el recordatorio no se vuelve a configurar en cada mantenimiento: el registro se define una vez, el vencimiento se desplaza hacia adelante a medida que se completa y el retraso permanece visible.

Formulario del recordatorio de equipos

Formulario del recordatorio de equipos

  • Defina el periodo. Se introducen el periodo en días, semanas, meses o años y el umbral de aviso.

  • Controle el estado. Los estados Al día, Próximo y Vencido se distinguen por colores en la lista.

  • Escriba el mantenimiento. La operación, el coste, el proveedor y quién la realizó se introducen en el registro de mantenimiento.

Control de campo

De la plantilla de inspección al control en el campo

El gestor de flota configura una plantilla en Formularios de inspección: elementos de casilla de verificación, un elemento numérico, foto y firma. El personal de campo elige el equipo en la pantalla Realizar inspección y rellena el formulario; la foto y la firma se recogen en el mismo flujo. El envío pasa a la lista de inspecciones y los elementos no conformes se controlan aparte en la pantalla Fallos de elementos. Los programas de inspección planifican controles periódicos. Así, los controles de equipos como carretillas elevadoras o compresores quedan registrados en lugar de en papel y pueden consultarse más adelante. Como los resultados del control se guardan por equipo, ante una avería o una decisión de mantenimiento es posible volver a la inspección anterior; la persona responsable ve en la lista qué elemento falló.

  • Configure la plantilla. Los tipos de elemento son casilla de verificación, número, texto, foto y firma.

  • Rellénela en el campo. La pantalla Realizar inspección abre el formulario por equipo.

  • Controle los fallos. Los elementos fallidos se controlan en una lista aparte.

Alcance

¿Qué incluye esta solución?

Sin contratar módulos aparte: todo funciona en la misma cuenta y con los mismos datos.

  • Registro de activos que no son vehículos
  • Número de serie, fabricante y modelo
  • Control de equipos con cuatro estados
  • Asignación a una persona o a una ubicación
  • Registros de mantenimiento aparte
  • Recordatorios de mantenimiento periódico
  • Control de fechas de calibración
  • Adjuntar documentos y comentarios
  • Uso de formularios de inspección
  • Coste de mantenimiento por proveedor

Cómo se desarrolla

De la puesta en marcha al uso diario

Defina el equipo

Con Añadir equipo, introduzca nombre, tipo, número de serie, fabricante y modelo. Si falta un tipo o un fabricante, añádalo con Definir nuevo sin salir de la página; el registro queda guardado de forma permanente en la lista de su empresa y podrá elegirse en los siguientes equipos.

Preguntas frecuentes

No. Los equipos tienen su propia lista, sus registros de mantenimiento y sus recordatorios. El historial del cuentakilómetros, el registro de combustible y de carga, las multas de tráfico y los pasos por peaje propios de los vehículos no existen en los equipos; por eso las listas se mantienen separadas. En los informes puede consultarlos juntos o por separado, según prefiera. Así las listas se mantienen sencillas.

Otras soluciones

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