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Combustible y energía

Reúna en un solo lugar los repostajes de combustible y las cargas eléctricas: cada repostaje y cada carga se vincula al vehículo, al proveedor y al cuentakilómetros; el consumo se calcula entre dos depósitos llenos. Concilie con el extracto de UTTS (sistema turco de reconocimiento de vehículos en gasolineras), compare con el precio de la estación de servicio publicado por la EPDK (regulador turco de energía) el día de la compra y revise los repostajes sospechosos con su justificación. Los vehículos eléctricos se controlan con el mismo esquema en kWh/100 km.

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vitaFleet — Combustible y energía

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Reglas de anomalía

Exceso de depósito, segundo repostaje, consumo excesivo, compra cara

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Unidades de volumen

Litro, galón estadounidense, galón imperial

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Secciones del formulario de repostaje

De Detalles a Ubicación

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Días de historial de precios

Intervalo que se rellena al conectar con la EPDK

¿Qué incluye Combustible y energía?

A continuación se describen, por orden, las pantallas que componen la solución y lo que se hace en cada una.

Pantalla

Historial de combustible

Cada compra de combustible es una fila en el Historial de combustible. El formulario de registro consta de las secciones Detalles, Cantidad e importe, Impuestos y factura, Indicadores y Ubicación; se introducen la fecha, el proveedor o la estación, la referencia, el volumen, el importe total y la lectura del cuentakilómetros. El cuentakilómetros del repostaje actualiza el kilometraje del vehículo, por lo que no hace falta introducirlo aparte. Los informes de L/100 km, coste por km y eficiencia se calculan a partir de estas filas, y el desglose por proveedor procede del mismo registro.

Formulario de repostaje
La fecha, el proveedor o la estación, la referencia (número de factura, ID de transacción), el volumen, el importe total y la lectura del cuentakilómetros se introducen en un solo formulario.
Unidad de volumen
Pueden elegirse litros, galones estadounidenses y galones imperiales; los campos de litros e importe leen la escritura turca con coma decimal (45,7 L, 1.250,50 ₺).
Repostaje parcial
La compra en la que no llena el depósito se marca como Repostaje parcial; ese registro no entra en el promedio de consumo y el cálculo no se distorsiona.
Actualización del cuentakilómetros
La lectura del cuentakilómetros en el repostaje actualiza el kilometraje actual del vehículo; no se acepta una lectura hacia atrás.

Pantalla

Historial de cargas

Las sesiones de carga de los vehículos eléctricos se registran con la misma lógica que el combustible. El registro incluye vehículo, fecha, proveedor, estación de carga, duración (min), lectura del cuentakilómetros y porcentaje inicial y final. El consumo se lee en kWh/100 km, que equivale a los L/100 km de un vehículo de combustible. El coste de energía se une al del combustible en los mismos informes de costes; como el precio del kWh y el del litro no se comparan directamente, la comparación se hace con el coste por km. El registro de carga también puede introducirse en el campo desde la aplicación móvil.

Campos de carga
Se indican vehículo, fecha, proveedor, estación de carga, duración (min), lectura del cuentakilómetros y los valores de % inicial y % final.
kWh/100 km
Es el equivalente de los L/100 km de un vehículo de combustible; el consumo del vehículo eléctrico se controla con el mismo esquema.
Comparación correcta
El precio del kWh y el del litro no se comparan directamente; haga la comparación con el informe de coste por km.
Uso personal
El registro de carga puede marcarse como Uso personal.

Pantalla

Anomalías de combustible

Anomalías de combustible detecta automáticamente situaciones sospechosas en los registros de repostaje y muestra cada una con la regla que la activó y su justificación. Hay cuatro reglas: exceso de depósito, segundo repostaje en poco tiempo, consumo excesivo y compra cara. Usted marca cada anomalía como Normal o Sospechosa; las marcadas como normales salen de la lista Por revisar y las sospechosas se reúnen en una pestaña aparte. La decisión se toma por repostaje y por regla; otra regla del mismo repostaje se evalúa por separado. Los repostajes marcados como personales no entran en ninguna regla.

Exceso de depósito
Si el repostaje supera la capacidad del depósito con un margen del 5 %, es crítico; la capacidad se lee de las Características técnicas del formulario del vehículo.
Segundo repostaje en poco tiempo
Si se ha hecho un segundo repostaje al mismo vehículo en menos de 6 horas y el total supera el depósito, se considera crítico.
Consumo excesivo
Si los L/100 km entre dos depósitos llenos superan 1,35 veces el consumo habitual del vehículo, es una advertencia; si superan 1,7 veces, es crítico.
Compra cara
Si el precio unitario es un 5 % superior al precio de la EPDK del día de la compra, es una advertencia; si es un 15 % superior, es crítico.

Pantalla

Conciliación UTTS

La Conciliación UTTS compara el extracto del Sistema Nacional de Reconocimiento de Vehículos (UTTS) con sus registros de combustible. El extracto se importa con Subir extracto, las columnas se asocian con un asistente y las filas se vinculan al vehículo mediante el número UTTS del registro del vehículo. Las filas coincidentes se consideran conciliadas con el historial de combustible; las compras que figuran en el extracto pero no en los registros, o cuyo importe difiere, quedan en una lista aparte. Así, un repostaje introducido de forma incompleta o una compra incoherente se ve antes de cerrar el periodo y ninguna fila se pierde en silencio.

Carga del extracto
Se sube el archivo del extracto y las columnas del proveedor se asocian con el asistente.
Vinculación con el vehículo
Las filas se asocian con el número de etiqueta UTTS del registro del vehículo; un vehículo sin número no puede vincularse.
Lista de diferencias
Se listan las compras que figuran en el extracto pero no en los registros, o cuyo importe es distinto; no se pierden en silencio.
Vínculo con el registro de combustible
Las filas coincidentes se consideran conciliadas con el registro del historial de combustible.

Pantalla

Comparación de precios

La Comparación de precios contrasta cada compra de combustible con el precio de estación publicado el día de la compra y lista los repostajes caros como desviaciones. El precio de referencia llega automáticamente de EPDK Precios de carburantes, conectado desde Integraciones; se toma el precio diario de venta en estación de gasóleo, gasolina y autogás a nivel nacional, y en la primera conexión se rellenan los últimos 90 días. También puede subir la lista de precios con Excel. En qué estación se pagó cuánto se compara en el informe de combustible por estación.

Integración con la EPDK
El precio diario de venta en estación de gasóleo, gasolina y autogás a nivel nacional llega cada día; en la primera conexión se rellenan los últimos 90 días.
Precio por archivo
La lista de precios puede importarse desde un archivo; si sube precios por provincia, la comparación se hace con ellos.
Lista de desviaciones
Los repostajes pagados por encima de la media se listan como desviaciones; se ve qué compra se ha marcado y por qué.
Informe por estación
El informe de combustible por estación compara cuánto se pagó en cada estación.

Pantalla

IVA y campos de factura

La sección Impuestos y factura del formulario de combustible sirve para la conciliación contable. El importe total se introduce con IVA incluido y se guarda con IVA incluido; al indicar el tipo de IVA se calcula el desglose entre base imponible e IVA. El número de factura y el ETTN (identificador único de factura electrónica) se añaden al registro, y el campo Referencia conserva su propio valor de seguimiento, como el número de factura o el ID de transacción. El informe de IVA de la sección Informes suma este desglose por periodo, y la conciliación en la exportación contable se basa en estos campos.

Importe con IVA incluido
El importe total se guarda con IVA incluido; al introducir el tipo, se calculan por separado el importe neto y el IVA.
Número de factura y ETTN
El ETTN de la factura electrónica y el número de factura se escriben en el registro para la conciliación contable.
Campo Referencia
El campo Referencia conserva su propio valor de seguimiento, como el número de factura o el ID de transacción.
Informe de IVA
El informe de IVA de la sección Informes suma este desglose por periodo.

Consumo real

El camino de un repostaje a la cifra de consumo

El personal de campo o el responsable de flota añade un nuevo repostaje en el Historial de combustible. Se introducen vehículo, fecha, proveedor o estación, volumen e importe total; los campos de litros e importe leen la escritura turca con coma decimal (45,7 L, 1.250,50 ₺). La lectura del cuentakilómetros actualiza también el kilometraje actual del vehículo; no se acepta una lectura hacia atrás. Si el depósito se llenó por completo, el registro se deja tal cual; si no, se marca Repostaje parcial. A partir de la diferencia de km entre dos depósitos llenos, el sistema calcula por vehículo los L/100 km y el coste por km; si se altera el cuentakilómetros o el orden de los registros, el indicador Restablecer consumo reinicia el cálculo desde ese punto. Al final, el consumo del vehículo, el coste por km y el proveedor de combustible se leen del mismo registro; no hace falta llevar un cálculo aparte a mano.

  • Introduzca el repostaje. Escriba la fecha, la estación, el volumen, el importe y el cuentakilómetros; se acepta el número turco con coma decimal.

  • Separe el repostaje parcial. El registro marcado no entra en el promedio y el consumo no sale erróneo.

  • Lea la cifra. Los L/100 km y el coste por km aparecen por vehículo en los informes.

Repostaje sospechoso

De la lista de anomalías a la decisión: cómo se revisa un repostaje

La pantalla Anomalías de combustible analiza los registros de repostaje con cuatro reglas. El gestor de flota abre la lista Por revisar y lee en cada fila qué regla se ha activado y su justificación: que se supere la capacidad del depósito con un margen del 5 %, un segundo repostaje en 6 horas, un consumo que supera 1,35 o 1,7 veces el consumo habitual, o un precio unitario un 5 % o un 15 % superior al de la EPDK. Si el repostaje es realmente de depósito lleno, lo marca como Normal; si no puede explicarse, como Sospechoso. El registro marcado como normal sale de la lista y los sospechosos se acumulan en una pestaña aparte. Para que el resultado sea fiable, la capacidad del depósito debe estar definida y el cuentakilómetros bien introducido. Así, cada repostaje sospechoso se resuelve con constancia escrita y sabiendo por qué regla se marcó; también puede ver después su decisión.

Pestañas de revisión de anomalías

Pestañas de revisión de anomalías

  • Lea la justificación. Cada anomalía se muestra con la regla que la activó y su justificación.

  • Decida. Se marca como Normal o Sospechosa; la decisión se toma por repostaje y por regla.

  • Cumpla los requisitos previos. La regla de consumo funciona en vehículos con al menos 4 mediciones de depósito lleno.

Conciliación del extracto

Lea juntos el extracto de UTTS y sus registros

A fin de mes, el responsable de contabilidad o de flota va a la pantalla Conciliación UTTS y abre Subir extracto. Se elige el archivo y, en el asistente, las columnas se asocian con sus campos. Cada fila se vincula al vehículo mediante el número UTTS del registro del vehículo; un vehículo sin número no puede vincularse. En la pantalla de resultados, las compras coincidentes aparecen conciliadas con el historial de combustible; las que figuran en el extracto pero no en sus registros, o cuyo importe es distinto, quedan en una lista aparte. Cierra la lista añadiendo el repostaje introducido de forma incompleta o corrigiendo el importe; así la diferencia se ve antes de cerrar el periodo. Tras la conciliación, el historial de combustible y el extracto cuentan la misma tabla; al pasar a contabilidad, los importes quedan listos junto con los campos de número de factura y ETTN, y puede comprobar que no queda ninguna fila sin conciliar.

  • Defina el número. El número de etiqueta UTTS debe estar rellenado en el registro del vehículo; si no, la fila no se vincula al vehículo.

  • Asocie las columnas. La disposición de columnas del propio proveedor se vincula con sus campos mediante el asistente.

  • Cierre la diferencia. Cierra las filas sin coincidencia añadiendo un registro o corrigiéndolo.

Alcance

¿Qué incluye esta solución?

Sin contratar módulos aparte: todo funciona en la misma cuenta y con los mismos datos.

  • Registro de repostajes de combustible
  • Registro de cargas de vehículos eléctricos
  • Consumo en L/100 km y kWh/100 km
  • Coste por km
  • Repostaje parcial y restablecimiento del consumo
  • Revisión de anomalías de combustible
  • Conciliación del extracto de UTTS
  • Comparación con el precio de estación de la EPDK
  • Campos de IVA, número de factura y ETTN
  • Informe de combustible por estación

Cómo se desarrolla

De la puesta en marcha al uso diario

Prepare el vehículo

Introduzca el número UTTS en el registro del vehículo y la capacidad del depósito en Características técnicas. Las reglas de anomalía y la asociación del extracto se basan en estos dos campos; si faltan, no es posible vincular la regla o la fila al vehículo.

Preguntas frecuentes

No. Esa compra se marca como Repostaje parcial; como el consumo se calcula a partir de la diferencia de km entre dos depósitos llenos, ese registro no entra en el promedio. Si no la marca, el consumo sale erróneo. También hay que introducir bien el cuentakilómetros, porque no se acepta una lectura hacia atrás.

Otras soluciones

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