¿Kilómetros o meses en el mantenimiento de la flota? Cómo fijar el intervalo correcto

Quien gestiona una flota se enfrenta a un problema silencioso: decidir cuándo hacer el mantenimiento. La mayoría de los equipos ata esta decisión a una sola medida, o bien los kilómetros o bien el calendario, y cuando se les escapa una de las dos pagan el precio con una avería inesperada. Sin embargo, en una flota no todos los vehículos viven al mismo ritmo; unos hacen cien paradas al día y otros cientos de kilómetros de un tirón.

Lo engañoso de una sola medida

Un plan que mira solo los kilómetros muestra al vehículo que trabaja en ciudad más sano de lo que está. Un vehículo de reparto hace pocos kilómetros, pero por el continuo arranca y para desgasta intensamente el motor, el embrague y los frenos; las piezas se cansan antes de que se cumpla el calendario. Al contrario, un plan que mira solo el calendario hace mantenimientos prematuros en un vehículo de larga distancia y genera gastos innecesarios. Los dos extremos nacen del mismo error de raíz: un solo número no puede recoger la diversidad de una flota.

Los dos intervalos, juntos

En vitaFleet, el elemento de mantenimiento se define en kilómetros, en meses o en ambos a la vez; el vencimiento es el que se cumpla primero. Esta pequeña distinción marca una gran diferencia en la práctica:

• En un vehículo urbano, normalmente se cumplen antes los meses; el desgaste por el paso del tiempo no se escapa.
• En un vehículo de larga distancia, se cumplen antes los kilómetros; el mantenimiento ligado a la distancia llega justo a tiempo.
• El cálculo del vencimiento se hace a partir del cuentakilómetros actual del vehículo y de la fecha del último servicio; como el cuentakilómetros se actualiza con las entradas de combustible y los registros de servicio, el cálculo trabaja con datos actuales.

La pregunta correcta no es «¿cada cuántos kilómetros?», sino «¿lo que se cumpla antes?».

Tres estados, un lenguaje claro

Cada recordatorio está en uno de tres estados:

• Vencido: el vencimiento ha pasado; genera una notificación nocturna.
• Próximo: ha entrado en el umbral de kilómetros o de días.
• Planificado: aún queda tiempo hasta el vencimiento.

El umbral también está en su mano: en un recordatorio define un umbral de aproximación como «las últimas dos semanas» o «los últimos mil kilómetros». Así, el estado «próximo» se convierte en un aviso con sentido para cada vehículo.

No uno a uno, sino con una regla

Imagine cincuenta vehículos que entran en el mismo plan de mantenimiento. Crear un recordatorio para cada uno es tan agotador como propenso a errores. Hay dos caminos.

Plan de mantenimiento

En el plan reúne varias tareas con sus intervalos en un solo paquete. Al vehículo que se añade al plan se le crean automáticamente todos los recordatorios. Cambiar el intervalo en el plan actualiza los recordatorios de todos los vehículos vinculados. Así desaparece el problema de «lo actualicé en un vehículo y me olvidé del otro».

Recordatorio en bloque y por regla

Elige criterios: tipo de vehículo, marca, modelo, rango de años del modelo y grupo. El número y la lista de vehículos que cumplen se ven al instante. Por ejemplo, solo las furgonetas, las furgonetas de 2015 a 2020 o, entre ellas, solo los vehículos de un modelo concreto. Si guarda la regla, el recordatorio se abre automáticamente también para los vehículos que se añadan después, se importen desde Excel o desde GPS, o pasen a cumplir los criterios. Los vehículos archivados y vendidos no se incluyen.

Un flujo que se convierte en orden de trabajo

El mantenimiento que vence no se queda en el aire; se convierte en una orden de trabajo. Las líneas, la mano de obra, las piezas utilizadas y el proveedor se reúnen en una sola orden de trabajo. Cuando se completa la orden de trabajo o cuando la factura de servicio se traspasa como registro de servicio, el recordatorio se adelanta solo. Para los registros antiguos existe el botón de actualizar desde los registros de servicio.

Ver también el mantenimiento hecho demasiado pronto

Igual que hacer el mantenimiento tarde es un problema, hacerlo demasiado pronto es un derroche. Si se hace una parte importante del intervalo de mantenimiento antes de que se cumpla, a quienes siguen el vehículo o a los responsables les llega una notificación de intervención anticipada: indica con cuánta antelación se hizo. Es la forma de detectar los vehículos que van al servicio antes de tiempo sin necesidad.

A la persona correcta, un solo resumen

La notificación va al observador del recordatorio; si no lo hay, a los observadores del vehículo y, si tampoco los hay, a los administradores de la organización. En lugar de una lluvia de notificaciones elemento por elemento, llega un solo correo resumen al día. Esto hace que el recordatorio se lea, porque un recordatorio perdido entre cien correos no sirve.

Medir el cumplimiento

El informe de cumplimiento del mantenimiento muestra, por recordatorio, la finalización a tiempo o con retraso. Este informe revela si el mantenimiento se hace de verdad y qué tareas se retrasan continuamente. Una vez montado el sistema, la pregunta de fondo ya no es «¿hay recordatorios?», sino «¿se cumplen los recordatorios?».

Vincular las tareas de servicio a un catálogo

Si el lenguaje del mantenimiento no es coherente, los informes tampoco lo serán. Si el cambio de aceite se escribe en un sitio como «mantenimiento de aceite» y en otro como «aceite de motor», el mismo trabajo se agrupa bajo dos títulos distintos. El catálogo de tareas de servicio lo resuelve: define una sola vez, con nombres claros y coherentes, trabajos como el cambio de aceite, el filtro de aire o la rotación de neumáticos. Las líneas de las órdenes de trabajo y los recordatorios de mantenimiento se eligen de este catálogo, y los informes también se agrupan con estos nombres.

Si da a la tarea un intervalo predeterminado en kilómetros o meses, al crear un recordatorio con esa tarea el intervalo viene ya preparado; aun así puede cambiarse por vehículo. Si introduce el tiempo de mano de obra estimado y el coste, al abrir una orden de trabajo estos valores vienen ya rellenados y se puede comparar el presupuesto con lo realizado.

De la inspección a la avería, de la avería a la orden de trabajo

El mantenimiento no se activa solo por el calendario; también se activa con los hallazgos del terreno. Usted define su propia lista de control como formulario de inspección y el conductor o el técnico lo rellena. Una línea marcada como no superada se convierte en un registro de avería; y la avería, en una orden de trabajo. Así, la situación de «el freno iba raro pero no se lo dije a nadie» queda registrada y se sigue hasta que se cierra.

Vincular el stock de piezas al mantenimiento

El mantenimiento necesita piezas y, si no las hay, el vehículo espera. La pieza utilizada en la orden de trabajo se descuenta del stock; para una pieza que baja al umbral crítico recibe un aviso. Esto cierra la brecha entre el calendario de mantenimiento y el almacén: viendo los mantenimientos próximos, puede pedir por adelantado la pieza que se va a necesitar.

No pagar un trabajo cubierto por la garantía

Las garantías del vehículo y de las piezas se introducen con un límite de kilómetros y de fecha. Al abrir una orden de trabajo para un trabajo en garantía recibe un aviso; también se genera una notificación antes de que acabe la cobertura. Pagar una reparación cubierta por la garantía es un perjuicio directo y, muchas veces, nadie lo advierte. Este aviso es una partida de ahorro invisible del plan de mantenimiento.

Construir el presupuesto de mantenimiento

Como los costes estimados vienen rellenados de antemano en la orden de trabajo y los importes reales se registran al cerrarla, puede ver el presupuesto y lo realizado lado a lado. De aquí surge qué tarea supera continuamente el presupuesto y qué proveedor da un precio más caro por el mismo trabajo. La comparación de proveedores se alimenta también de los mismos datos.

Un plan de inicio

• Monte el catálogo de tareas de servicio con nombres claros e introduzca los intervalos predeterminados.
• Cree un plan de mantenimiento para los vehículos que entran en el mismo plan.
• Añada los vehículos al plan; que los recordatorios se creen solos.
• Dirija las notificaciones al responsable del vehículo y a los administradores.
• A fin de mes, consulte el informe de cumplimiento del mantenimiento y examine las tareas que se retrasan continuamente.

Al final, el mantenimiento se hace «al vencer» y no «cuando surge la avería». El mantenimiento planificado es más barato y no deja al vehículo tirado en mitad de la carretera.