Importar extractos de HGS y OGS en minutos

Los pasos por puentes y autopistas son la partida de gasto de una flota que más líneas genera y que menos atención recibe. En una flota de tamaño medio, el número de pasos al mes llega fácilmente a cientos; introducir esas líneas una a una consume días y, inevitablemente, produce errores. Además, vincular cada paso al vehículo correcto es otra tarea aparte.

Cargue el extracto tal cual

Usted carga como archivo el extracto que envía PTT/HGS o su banco. Empareja una sola vez las columnas (fecha, etiqueta o matrícula, peaje, importe); este emparejamiento se guarda y en los siguientes extractos no tiene que volver a ocuparse. El formato de cada proveedor es distinto, pero el asistente de emparejamiento lo supera: no hace falta un desarrollo aparte para cada formato.

Los formatos turcos se leen correctamente: la fecha dd.mm.aaaa y el importe con coma decimal (1.250,50). Este detalle parece pequeño, pero un separador decimal mal leído puede multiplicar el importe por cien. Campos como la matrícula y el NIF fiscal (VKN) se reconocen aunque estén escritos con espacios.

Las líneas erróneas se ven en la vista previa

Antes de cargar se muestra una vista previa. Las líneas erróneas se listan con sus motivos y solo se importan las válidas. Así, una sola línea defectuosa de un extracto no detiene toda la carga, pero tampoco pasa inadvertida.

De la etiqueta al vehículo, de la asignación al conductor

Cada paso que entra se vincula al vehículo correcto mediante el número de etiqueta HGS/OGS de la ficha del vehículo; aunque cambie la matrícula, la etiqueta sigue siendo la misma, por lo que el emparejamiento no falla. Consultando la asignación del vehículo en la fecha en que se hizo el paso, se encuentra al conductor que estaba al volante en ese momento y el paso se relaciona con la persona. Si no hay asignación, el registro se anota igualmente en el vehículo y el conductor se deja vacío. En ningún caso se pierden datos; solo la parte que falta puede completarse más tarde.

Pasos sin emparejar

Los pasos de vehículos que no tienen etiqueta definida quedan sin emparejar. Normalmente significa un vehículo recién adquirido que todavía no se ha definido o una etiqueta mal introducida. Estos pasos se reúnen en una lista aparte; no se ignoran en silencio. Cuando define la etiqueta, el paso se coloca en su sitio.

Cargar dos veces el mismo archivo

Si carga por error dos veces el mismo extracto, los registros no se duplican; los pasos ya introducidos se reconocen y no se vuelven a escribir. Así el coste no se infla.

Reflejo en el coste

Los importes de los pasos aparecen en su propia columna del informe de coste operativo del vehículo; junto con el combustible, el mantenimiento y las multas, entran en el coste por kilómetro del vehículo. Así, el coste real de carretera de un vehículo o de una línea, incluida la parte de puentes y autopistas, lo lee en el registro y no en una estimación. Qué ruta tiene una carga de peajes elevada surge de los datos acumulados a lo largo de los meses.

Repercutir por unidad y al cliente

Como los pasos se vinculan al vehículo, al conductor y al grupo, el gasto total de peajes puede leerse por unidad, región o cliente. La repercusión interna o la factura al cliente no se generan a partir de líneas de extracto dispersas, sino de una sola fuente y con su historial.

El ritmo del mes

Como el extracto llega cada mes, el trabajo también se asienta en un ritmo mensual:

• Cárguelo cuando llegue el extracto; no lo deje esperando.
• Mire las líneas erróneas de la vista previa.
• Examine los pasos sin emparejar y defina las etiquetas que faltan.
• Evalúe cada mes el coste de peajes por vehículo y por línea.

Gestionar bien el número de etiqueta

La base de este flujo es que el número de etiqueta HGS/OGS de cada vehículo esté definido en su ficha. El número de etiqueta es la clave de emparejamiento: la línea del extracto se vincula al vehículo mediante este número. Al adquirir un vehículo nuevo, introducir el número de etiqueta en su registro evita que, en el primer extracto, los pasos de ese vehículo queden sin emparejar. También hay que actualizar el registro cuando la etiqueta pasa a otro vehículo; de lo contrario, los pasos se anotan en el vehículo anterior.

Distintos proveedores, un solo método

Algunas flotas reciben el extracto de pasos de PTT, otras de su banco; algunas usan los dos. Aunque los formatos sean distintos, la lógica del emparejamiento de columnas es la misma. Para cada proveedor que empareje una vez queda guardada una plantilla; al mes siguiente basta con cargar el archivo y confirmar. Por eso cambiar a un nuevo proveedor no requiere un desarrollo aparte.

Hacer útil los datos de peajes

El paso es una partida de gasto, pero también un registro de movimiento: qué vehículo pasó, qué día y por qué peaje. Cuando esta información se combina con la asignación del vehículo, muestra además qué conductor trabajó en qué línea. Para una flota que calcula el coste por viaje, vincular el importe de los peajes a la ruta y al cliente saca la fijación de precios de la estimación y la apoya en el gasto real.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si cargo dos veces el mismo extracto?

Los pasos ya introducidos se reconocen y no se duplican.

¿Qué pasa con los pasos de un vehículo sin etiqueta definida?

Quedan sin emparejar y aparecen en una lista aparte; cuando define la etiqueta, se colocan en su sitio.

¿Cómo se encuentra al conductor si no hay asignación?

No se encuentra; el paso se anota en el vehículo y el conductor queda vacío. Hay que completar la asignación después.

¿Dónde aparecen los pasos?

En su propia columna del informe de coste operativo del vehículo; junto con el combustible y el mantenimiento entran en el coste por kilómetro.

Paso a paso cuando llega el extracto

En la página de pasos pulsa el botón de cargar extracto. Selecciona el archivo; el sistema lee la primera línea como encabezado e intenta emparejar las columnas automáticamente. La columna sin emparejar o mal emparejada la corrige a mano. En la vista previa ve qué líneas se importarán y cuáles son erróneas. Al confirmar, los pasos aparecen en la lista; los que no se han emparejado esperan en otro lugar.

Pequeños problemas que pueden surgir

• Si la columna de fecha llegó como texto: se reconoce el formato dd.mm.aaaa, pero otros formatos aparecen como error en la vista previa.
• Si la matrícula tiene espacios o minúsculas: se reconoce y no estropea el emparejamiento.
• Si se confunde si el importe lleva punto o coma: se toma como base el formato turco (1.250,50); si guardó su archivo con formato inglés, compruebe los importes en la vista previa.
• Líneas con etiqueta o matrícula vacías: se reúnen en la lista aparte como líneas sin emparejar.

Ninguno de estos problemas hace perder datos; todos se ven en la vista previa o en la lista de pasos sin emparejar. La verdadera medida preventiva es recibir el extracto cada mes de la misma fuente y en el mismo formato.

El trabajo de procesar el extracto, que antes llevaba un día, se reduce con este esquema a unos minutos. Tan importante como el tiempo ganado son los datos fiables que se obtienen al vincular cada paso al vehículo y al conductor correctos.