De Excel a vitaFleet: guía de migración de datos

El mayor miedo al pasar a un sistema nuevo no es técnico, sino humano: el miedo a tener que introducirlo todo desde el principio. Al pensar en la lista de vehículos, el historial de servicio y los extractos acumulados durante años, la mayoría de los equipos aplaza el cambio. vitaFleet pone la importación al principio de todo para eliminar este paso en la medida de lo posible.

La lógica: cargar, emparejar, previsualizar, confirmar

La importación consta de cuatro pasos. Usted carga el archivo Excel (xlsx) o CSV; la primera fila debe ser el encabezado. Empareja cada columna del archivo con un campo del sistema; los nombres parecidos se emparejan automáticamente. En la vista previa se muestran las líneas erróneas con sus motivos y solo se importan las líneas válidas. Cuando confirma, los registros aparecen en la lista.

Lo bueno de este flujo es que muestra el error desde el principio. Los datos no entran sucios en el sistema; una línea defectuosa se le presenta en la vista previa como una advertencia.

Los formatos turcos se leen correctamente

Las fechas se leen correctamente como dd.mm.aaaa y los importes con coma decimal (1.250,50). Campos como la matrícula y el NIF fiscal (VKN) se reconocen aunque estén escritos con espacios. Es un detalle que siempre da problemas en los archivos de Turquía: un separador decimal equivocado puede multiplicar por cien un importe o una cantidad de litros.

Primero, la lista de vehículos

Lo primero que se traslada es su lista de vehículos. Importa su archivo actual y empareja las columnas una sola vez: la matrícula, el bastidor, la marca, el modelo, el año y los campos técnicos que desee encuentran su sitio. Campos como el tipo de vehículo, el grupo y la titularidad también pueden corregirse después con una actualización en bloque.

Grupos y responsables

Los vehículos se dividen en grupos por sucursal, obra o departamento. Las listas y los informes se filtran según estos grupos. Si en la primera migración también dispone de la información de grupo, emparejarla hace que todos los informes posteriores sean más significativos.

Después, el historial y los extractos

Cuando los vehículos están en su sitio, llega el turno del historial. Lo que se puede trasladar con la misma lógica:

• Extractos de combustible y registros históricos de repostajes.
• Extractos de HGS/OGS.
• Extractos de UTTS.
• Registros históricos de servicio y mantenimiento.

La importación no es un trabajo de una sola vez. Los extractos mensuales también se trasladan continuamente con el mismo método; es decir, el paso que aprende le sirve cada mes.

Reducir la introducción manual con integraciones

Es posible que algunos datos no necesite trasladarlos nunca con un archivo. Las integraciones de GPS y telemática, tarjeta de combustible y factura electrónica traen los datos directamente. Por ejemplo, la integración GPS transfiere automáticamente la ubicación y los kilómetros del vehículo; los movimientos de la tarjeta de combustible se convierten en registros de combustible. El traslado con archivo es para los sistemas sin integración y para los datos históricos.

Qué pasa después de introducir los datos

El verdadero valor empieza después de que los datos han entrado. Cada nuevo registro (servicio, combustible, inspección, avería) empieza a acumularse en el mismo vehículo y la trayectoria de su flota se forma en un solo lugar. Pasados unos meses, tendrá un historial que merece la pena trasladar y, basados en él, informes reales.

Una lista de control antes de migrar

• ¿La primera fila del archivo es el encabezado?
• ¿Las matrículas están escritas de forma coherente?
• ¿Las columnas de fecha e importe tienen un único formato?
• ¿Hay filas en las que el mismo vehículo está escrito dos veces?
• ¿Qué columnas son realmente necesarias?

Preparar su archivo de origen

La importación detecta los datos sucios, pero acepta los limpios mucho más rápido. Antes de cargar el archivo bastan tres limpiezas. Que sea una sola tabla: los archivos repartidos en pestañas, con celdas combinadas o con filas vacías intercaladas dan problemas. Que la primera fila sea el encabezado: los nombres de las columnas se usan para emparejarlas con los campos del sistema. Que el mismo concepto se escriba del mismo modo: si en una columna hay a la vez «34ABC123» y «34 ABC 123», se reconoce, pero se reduce la legibilidad.

Qué ve en la vista previa

Tras la carga, la pantalla de vista previa comprueba las líneas. Las líneas con una fecha no válida, un campo obligatorio vacío o un valor no reconocido se listan con su motivo; las líneas válidas están listas para importarse. En esta fase, volver al archivo para corregirlo o dejar las líneas erróneas y continuar es decisión suya. Lo importante es que nada entre en el registro sin su aprobación.

Un plan de migración

Primera semana: vehículos y datos básicos

Importe la lista de vehículos y sus grupos, y defina las fechas de vencimiento de los documentos y los intervalos de mantenimiento. El objetivo de esta semana no son datos perfectos, sino montar un esqueleto que funcione.

Segunda semana: historial y extractos

Traslade el historial de combustible, peajes y servicio; conecte las integraciones. A partir de ahora, los datos que tiene que introducir a mano empiezan a disminuir.

Tercera semana: trabajo en paralelo

Mientras sigue manteniendo su hoja anterior, obtenga informes del sistema nuevo y compare las dos fuentes. Después de cerrar las diferencias, ponga a Excel una fecha de congelación: decir «a partir de esta fecha este archivo no se actualiza» es la decisión más importante de la migración.

Implicar al equipo en la migración

Una vez montado el sistema, todos trabajan en el mismo sitio; pero lo que todos deben ver no es lo mismo. Los usuarios ven según su rol; cada cambio se anota en el registro de actividad y se sabe quién cambió qué. Hacer observador al responsable del vehículo hace que las notificaciones lleguen a la persona correcta. Los botones de ayuda de las pantallas ofrecen una breve explicación de uso de cada página; en la primera semana, el equipo resuelve con ellos la mayor parte de sus dudas.

Errores frecuentes

• Cargar el archivo sin limpiarlo; ver cientos de errores en la vista previa.
• No cerrar el archivo antiguo; que haya dos verdades distintas en dos sitios.
• Intentar trasladarlo todo de una vez; es más sano asentar primero la lista de vehículos.
• Trasladar con archivo los datos que tienen integración; los datos de GPS y de tarjeta de combustible llegan solos.
• Hacer el cambio sin avisar al equipo.

Los primeros informes tras la migración

Una vez que los datos han entrado, lo primero que debe hacer es configurar las listas a su gusto. En las listas, la selección de columnas, el filtro avanzado, las pestañas de vistas guardadas y las acciones en bloque funcionan con el mismo esquema. Los cortes que consulta con frecuencia los guarda como pestañas: vehículos con mantenimiento próximo, vehículos cuyos documentos van a caducar, los que tienen averías abiertas. Empezar cada mañana directamente desde ahí sustituye al deambular entre archivos dispersos. Después, de los informes ya preparados, puede abrir los de costes y cumplimiento y revisar las cifras del primer mes.

Dedicar media hora a estas cinco preguntas es mucho más barato que pasar horas corrigiendo después de la migración. Si lo desea, en la configuración inicial podemos hacer juntos este traspaso; usted solo verifica el resultado.