Ver de verdad el coste por vehículo: por dónde empezar

La pregunta que parece más sencilla y es más difícil de responder en la gestión de flotas es esta: ¿cuánto nos cuesta este vehículo? La respuesta es difícil porque el coste no está en un solo lugar. El combustible en un archivo, el mantenimiento en otro, las multas en una carpeta completamente distinta. Esta dispersión hace invisible el coste real por vehículo y deja las decisiones a la intuición.

Que cada gasto tenga un dueño

El primer paso es vincular cada gasto al vehículo al que pertenece. En vitaFleet, el combustible, los peajes, las multas, las piezas, la mano de obra, el seguro y los impuestos se reúnen en el mismo registro de vehículo. A fin de mes, la respuesta a «¿adónde ha ido este dinero?» está en una sola pantalla; qué vehículo cuesta caro y cuál se ha convertido silenciosamente en una carga se ve por comparación.

Aquí hay un punto crítico: para que el gasto se vincule al vehículo, el dato del vehículo debe estar en el origen del gasto. El movimiento de la tarjeta de combustible llega con la matrícula, el peaje llega con la etiqueta, la factura de servicio llega con la matrícula. Las integraciones y la importación hacen este vínculo automáticamente; lo que no se empareja se reúne en una lista aparte y no se pasa por alto.

Coste por kilómetro

El gasto total por sí solo engaña; un vehículo que trabaja mucho gasta mucho de manera natural. La verdadera medida es el coste por kilómetro. Como las lecturas del cuentakilómetros se actualizan automáticamente a partir de los registros de combustible, servicio e inspección, el gasto por kilómetro se calcula por vehículo y por grupo; así aparece el vehículo que gasta mucho con pocos kilómetros.

• En combustible, los L/100 km por vehículo y el coste de combustible por kilómetro.
• Los repostajes pagados por encima de la media, en una lista aparte.
• El mantenimiento, los peajes y los neumáticos también se reflejan sobre la misma base de kilómetros.

Un vehículo que gasta mucho no es siempre un mal vehículo; puede ser que trabaje mucho. El coste por kilómetro muestra la diferencia entre «gastar mucho» e «ineficiencia».

¿IVA incluido o neto?

Un error frecuente en el análisis de costes es mezclar cifras con IVA y sin IVA. Los importes se guardan con IVA incluido y, al introducir el tipo, se separan el neto y el IVA; así, el coste operativo se lee sobre el importe neto. Si no se hace esta separación, el coste del mismo vehículo muestra dos cifras distintas en dos informes.

Coste por vehículo y amortización

Los gastos diarios son la mitad del cuadro. Cuando se valoran juntos el precio de compra, el ÖTV (impuesto especial de consumo), el seguro y el mantenimiento acumulado con el tiempo, aparece el coste real del vehículo. Con el informe de amortización y su valor estimado de segunda mano, ve cuánto le cuesta al año tener un vehículo en su poder.

La decisión de renovación ahora es fácil

Cuando se acumulan estos datos, hasta la decisión más difícil se vuelve fácil. El análisis de renovación valora conjuntamente la edad, los kilómetros y el coste de mantenimiento acumulado, y da una recomendación: conservar, vigilar o sustituir. La decisión de cambiar un vehículo no se toma con la sensación de que «ya da demasiados gastos», sino con cifras puestas lado a lado.

Por dónde empezar

Por una sola regla: vincule al vehículo cada ticket, cada extracto, cada orden de trabajo. Unos pasos sencillos:

• Importe su lista de vehículos.
• Conecte las integraciones de tarjeta de combustible y GPS; que los datos no se introduzcan a mano.
• Vincule al vehículo el extracto de peajes y los registros de multas.
• Traspase las facturas de servicio como orden de trabajo y registro de servicio.
• A fin de mes, consulte el informe de coste por kilómetro.

Desglosar el coste en partidas

Una cifra total por sí sola no dice nada; la información de fondo es de qué se compone esa cifra. Desglosar el coste por vehículo en partidas muestra dónde se puede ahorrar:

• Combustible: el consumo y el precio se siguen por separado; se marcan las compras caras y los repostajes fuera de lo normal.
• Mantenimiento: las piezas y la mano de obra son partidas distintas; pueden compararse por proveedor.
• Neumáticos: se comparan por marca y modelo con el coste por mil kilómetros.
• Peajes: proceden del extracto y se vinculan al vehículo.
• Multas: se vinculan al vehículo y al conductor.
• Seguro e impuestos: se llevan junto con los registros de documentos.
• Amortización: se calcula a partir del precio de compra y del valor estimado de renovación.

Leerlo por grupos y ubicaciones

A medida que crece la flota, una sola media no basta. Cuando divide los vehículos en grupos por sucursal, obra, región o departamento, puede leer el coste por separado para cada grupo. Así, «¿la flota de qué región cuesta más cara?» deja de ser una estimación y pasa a ser una línea de informe. Cuando un vehículo cambia de grupo, ese cambio se anota con su fecha; el coste del periodo anterior permanece en el grupo anterior.

La calidad de los datos es el requisito previo del coste

El informe de costes es tan fiable como sus datos de entrada. Tres cosas determinan la calidad: la exactitud del cuentakilómetros, el cierre de las introducciones omitidas y la vinculación del gasto al vehículo correcto. La integración GPS actualiza el cuentakilómetros automáticamente. Las integraciones de tarjeta de combustible y de factura electrónica reducen la introducción manual. Las reglas de conciliación y de anomalías, por su parte, detectan el registro erróneo o incompleto. Es decir, el análisis de costes es el resultado de los hábitos de recogida de datos.

Compararse con su propia flota

Las cifras de otra empresa suelen carecer de sentido para usted; pero el coste por kilómetro de vehículos del mismo tipo dentro de su propia flota dice mucho. Si entre dos vehículos comerciales ligeros que hacen la misma tarea la diferencia de coste es grande, hay que investigar el motivo: ¿el conductor, la ruta o el historial de mantenimiento? La comparación destaca tanto los buenos ejemplos como los malos.

Rutina de fin de mes

• Abra el informe de coste por kilómetro y revise los cinco vehículos más caros.
• Cierre los registros de combustible que esperan en la lista de anomalías.
• Examine las líneas de pasos y de facturas sin emparejar.
• En el análisis de renovación, mire los vehículos marcados como «vigilar» o «sustituir».
• Elija un único objetivo de mejora para el mes siguiente y mida el resultado a fin de mes.

Tres preguntas frecuentes

¿Por qué el coste por kilómetro y no el gasto total?

Porque un vehículo que trabaja mucho gasta mucho de manera natural. Para que la comparación sea justa, hay que relacionar el gasto con la distancia recorrida.

¿Debo incluir el IVA en el coste?

Es más correcto leer el coste operativo sobre el importe neto; el IVA es una partida deducible. El producto guarda el importe con IVA incluido y, al introducir el tipo, separa el neto y el IVA; en el informe elige cuál desea ver.

¿No puedo hacerlo en Excel?

Sí, puede; pero cada mes tiene que combinar a mano los archivos de extractos, facturas y tickets, y en cada combinación aparece un margen de error. El valor del análisis de costes no está en producirlo una vez, sino en poder producirlo de forma fiable cada mes.

Dentro de unos meses tendrá, en lugar de estimaciones, la tabla de costes reales de su flota. Y por primera vez podrá decir con cifras qué vehículo aporta a la flota y cuál es una carga.