Ihre Flotte rechtzeitig auf die Winterreifenzeit vorbereiten

Die Winterreifenpflicht erwischt jedes Jahr an derselben Stelle: Der Stichtag kommt, der erste Schnee fällt, und man bemerkt, dass ein Teil der Flotte noch auf Sommerreifen steht. Die Hektik am letzten Tag bedeutet nicht nur ein Verwaltungsbußgeld, sondern auch Lieferengpässe, längere Werkstattschlangen und im schlimmsten Fall das Sicherheitsrisiko einer Fahrt mit ungeeigneten Reifen. Dabei ist die Vorbereitung eine vorhersehbare Aufgabe mit einem festen Kalender.

Zuerst den Geltungsbereich festlegen

Die Pflicht gilt nicht für jedes Fahrzeug gleich. Fahrzeugtyp, Verwendungszweck und in manchen Fällen auch Marke und Modell können die Regel ändern. Deshalb hinterlegt das Produkt die Regel nicht im Code; da sie sich je nach Gesetzgebung und Fahrzeugklasse ändern kann, wird dieser Geltungsbereich über den Datensatz verwaltet.

Praktisch ist die Aufgabe einfach: Im Einstellungsbereich des Fahrzeugformulars markieren Sie die Fahrzeuge, für die Winterreifenpflicht gilt. Diese Markierung ist die Grundlage aller späteren Warnungen und Listen. Den Geltungsbereich von Anfang an richtig aufzusetzen ist der Weg, während des gesamten Zeitraums weder falsche noch fehlende Alarme zu erzeugen.

Den Zeitraum festlegen

Der Kalenderzeitraum, in dem die Winterreifenpflicht gilt, kann sich von Jahr zu Jahr und von Behörde zu Behörde ändern. In vitaFleet ist der Standardzeitraum der 1. Dezember bis zum 1. April; er wird in den Organisationseinstellungen unter „Einstellungen“ geändert. Da Sie den Zeitraum selbst festlegen, müssen Sie bei einer Gesetzesänderung nicht auf ein Software-Update warten.

Warnungen werden erzeugt, wenn der Zeitraum näher rückt und während er läuft. So beginnt die Vorbereitung nicht mitten im Winter, sondern Wochen vorher.

Die Eignung sehen

Fahrzeuge ohne geeignete Reifen werden im Zeitraum aufgelistet und lösen eine Warnung aus. Diese Liste ist die Antwort auf die Frage „Bei welchen Fahrzeugen habe ich etwas zu tun?“. Sehen Sie die Liste, bevor der Zeitraum beginnt, können Sie Reifenwechsel und Beschaffung zeitlich entzerren.

Mit Messwerten untermauern

Dass Reifen vorhanden sind, reicht allein nicht; die Reifen müssen auch in gebrauchsfähigem Zustand sein. Reifenmessungen zeigen Profiltiefe und Zustand pro Position. Fahrzeuge ohne erfasste Messung oder mit unzureichender Profiltiefe heben sich in der Liste ab. So wird der Unterschied zwischen „Winterreifen vorhanden“ und „Winterreifen gebrauchsfähig“ im Datensatz sichtbar.

Ein Vorbereitungskalender

Die folgende Reihenfolge ist ein Vorgehen, das in den meisten Flotten gut funktioniert:

Ende September: Bestandsaufnahme

Markieren Sie die betroffenen Fahrzeuge und erfassen Sie den aktuellen Reifenzustand jedes Fahrzeugs. Es soll sichtbar sein, welches Fahrzeug Winterreifen hat, welches nicht und bei welchem die Reifen im Lager warten.

Oktober: Messung und Planung

Erfassen Sie die Profiltiefenmessungen. Legen Sie fest, was gewechselt werden muss, und planen Sie Beschaffung und Werkstatttermine. In dieser Zeit sind die Werkstattschlangen noch kurz.

November: Wechsel

Schließen Sie die Wechsel ab, bevor der Zeitraum beginnt. Erfassen Sie jeden Wechsel im Datensatz, damit bekannt ist, welcher Reifen an welchem Fahrzeug montiert ist.

Während des Zeitraums: Überwachung

Prüfen Sie Warnungen und die Liste der ungeeigneten Fahrzeuge regelmäßig. Vergessen Sie nicht, Fahrzeuge, die während des Zeitraums neu hinzukommen, in den Geltungsbereich aufzunehmen.

Das Fahrtrisiko ausschließen

Fehlende Winterreifen bedeuten nicht nur ein Verwaltungsbußgeld; bei einer Fahrt mit einem ungeeigneten Fahrzeug bedeuten sie auch ein Unfall- und Haftungsrisiko. Die Eignung der gesamten Flotte auf einem Bildschirm zu sehen, lässt Sie datenbasiert entscheiden, welches Fahrzeug auf die Straße darf.

Am Ende des Zeitraums

Reifen als Datensatz verwalten

Die Winterreifenvorbereitung gelingt am leichtesten, wenn die Reifen selbst erfasst sind. In vitaFleet ist jeder Reifen ein eigener Datensatz: An welchem Fahrzeug, an welcher Position, wie viele Kilometer er gelaufen ist, was er gekostet hat und wann er gewechselt werden muss, wird verfolgt. Seriennummer, Marke, Modell, Größe, DOT, Einkaufspreis und neue Profiltiefe werden erfasst. Vier Reifen aus demselben Einkauf können Sie in einem Zug hinzufügen und für alle dieselbe Wechsel-Kilometergrenze und denselben Lagerort übernehmen.

Ein Reifen befindet sich in einem von vier Zuständen: im Lager, am Fahrzeug, demontiert und eingelagert oder Schrott. Ein Reifen kann gleichzeitig nur an einer Position sein; bevor Sie einen Reifen an eine belegte Position montieren, müssen Sie den dortigen Reifen demontieren. Beim Demontieren wählen Sie den Grund (Rotation, Saison, Verschleiß, Schaden) und den Lagerort des Reifens. Der Ort des Reifens im Lager und der demontierten, eingelagerten Reifen wird als Lager- und Regalvermerk geführt; so entfällt beim Saisonwechsel die Suche nach dem Verbleib der Reifen.

Den Saisonwechsel über den Datensatz abwickeln

Der Wechsel auf Winterreifen bedeutet, Reifen aus dem Lager an den Fahrzeugen zu montieren und die Sommerreifen zu demontieren. Das Fenster für die Sammelmontage beschleunigt das: Sie wählen das Fahrzeug, weisen jeder Position einen Reifen zu und können nach Auswahl des ersten Reifens die leeren Positionen mit einem Klick mit Reifen desselben Typs füllen. Bleibt der Kilometerstand bei Montage und Demontage leer, wird der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs verwendet; so wird automatisch berechnet, wie viele Kilometer welcher Reifen gelaufen ist.

Warnschwellen auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden

Wann ein Reifen gewechselt werden muss, ist nicht für jede Flotte gleich. Die Schwellen legen Sie selbst im Bereich „Einstellungen“ unter den Reifenwarnungen fest: die Profiltiefe, ab der gewarnt wird, wie viele Kilometer vor dem Wechsel gewarnt wird, die Standard-Kilometergrenze für neue Reifen, die Erinnerungsfrist für die Profilmessung und das Reifenalter nach DOT. Montierte Reifen werden jede Nacht anhand dieser Schwellen bewertet.

Unterschiedliche Fahrzeuge brauchen unterschiedliche Schwellen. Mit den Reifenregeln können Sie getrennte Schwellen nach Fahrzeugtyp, Marke und Modell, Modelljahr und Gruppe festlegen: zum Beispiel eine Kilometergrenze für alle Kleinbusse, eine höhere Profiltiefe für Fahrzeuge eines bestimmten Modells und Jahrgangsbereichs oder häufigere Messungen in einer Gruppe. So müssen Sie nicht dieselbe Regel für leichte Nutzfahrzeuge und Schwerlastfahrzeuge erzwingen.

Die Profilmessung zur Gewohnheit machen

Ein Reifen ohne erfasste Messung ist ein Reifen mit unbekanntem Zustand. Reifenmessungen werden für ein Fahrzeug und eine Position erfasst und automatisch mit dem Reifen verknüpft, der dort zu diesem Zeitpunkt montiert ist. Die Differenz zwischen neuer Profiltiefe und letzter Messung, geteilt durch die gefahrenen Kilometer, ergibt die Verschleißrate und die geschätzten Restkilometer bis zum Wechsel. Regelmäßige Messung ist der Weg, den Wechsel „geplant“ statt „am Limit“ durchzuführen.

Von der Reifenrechnung zum Datensatz

Kommt der Reifenkauf per E-Rechnung, wird der Datensatz nicht von Hand erfasst. Reifenpositionen werden bei der Übernahme im Reifenbestand mit Marke, Größe, Saison, Stückpreis inklusive MwSt., Lieferant und Rechnungsnummer gespeichert. Wurde bei der Übernahmebestätigung eine Position gewählt, kommen die Reifen am Fahrzeug montiert an; andernfalls bleiben sie im Lager und werden später aus der Liste am Fahrzeug montiert.

Kosten und Marke vergleichen

Die gelaufenen Kilometer eines Reifens werden aus den Kilometerständen bei Montage und Demontage berechnet; teilt man den Einkaufspreis durch diese Kilometer, ergibt sich der Preis pro tausend Kilometer. Der Bericht zur Reifenleistung zeigt pro Marke und Modell die durchschnittlichen Kilometer, die Kosten pro tausend Kilometer und die Verschleißrate. Beim nächsten Kauf sagt der Datensatz, welcher Reifen wirklich günstiger ist, nicht die Behauptung des Verkäufers.

Häufige Fehler

• Die betroffenen Fahrzeuge nicht markieren und die Warnliste leer lassen.
• Vergessen, die Zeitraumdaten zu Jahresbeginn zu aktualisieren.
• Den Reifenwechsel durchführen, aber nicht erfassen; nicht wissen, welcher Reifen am Fahrzeug montiert ist.
• Fahrzeuge, die während des Zeitraums neu zur Flotte kommen, nicht in den Geltungsbereich aufnehmen.
• Die Sommerreifen demontieren, ohne das Lager zu vermerken; im nächsten Jahr nach Reifen suchen.

Wenn der Zeitraum endet, ist die Arbeit nicht zu Ende. Auch der Wechsel zurück auf Sommerreifen ist eine Aufgabe und sollte im Datensatz erfasst werden. So ist auch ein Jahr später bekannt, welcher Reifen in welcher Saison an welchem Fahrzeug im Einsatz war; und die Planung des nächsten Jahres stützt sich auf diese Historie.