Schülerbeförderung

Dokumentendisziplin bei der Schülerbeförderung

Die Schülerbeförderung ist der Bereich, in dem die Dokumentenüberwachung die geringste Toleranz zulässt; denn die Fracht sind Kinder, und schon ein kleines Versäumnis zieht ernste behördliche und Reputationsfolgen nach sich. In der Türkei erfolgt die Schülerbeförderung meist mit weißen Midibussen und Minibussen; Hauptuntersuchung, Pflicht-Kfz-Haftpflichtversicherung und Abgasmessung werden in der Akte dieser Fahrzeuge mit Ablaufdatum geführt. Ein vor Schuljahresbeginn fehlendes Dokument kann am Morgen des Schulstarts zum Problem werden. vitaFleet überwacht jedes Dokument mit seiner Laufzeit in der Fahrzeugakte, listet anstehende oder abgelaufene Positionen in der täglichen Sammelbenachrichtigung auf und speichert Fahrzeugschein und Police in derselben Akte. Bei der Dokumentenerfassung wird die Laufzeit einmal festgelegt; wird nach der Verlängerung das neue Datum eingegeben, berechnet sich die nächste Periode automatisch, und die Überwachung muss nicht neu aufgebaut werden.

• Fristen für Hauptuntersuchung, Versicherung und Abgasmessung in der Fahrzeugakte
• Anstehende und abgelaufene Dokumente in der täglichen Sammel-E-Mail
• Dateien zu Fahrzeugschein und Police am Fahrzeug archiviert

Dokumente von Fahrern und Begleitpersonen

Bei der Schülerbeförderung ist nicht nur der Fahrer im Fahrzeug, sondern meist auch eine Begleitperson, und beide arbeiten mit Dokumenten. Für den Fahrer werden Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten und Gesundheitsbescheinigung, für die Begleitperson die entsprechenden Dokumente in der Personenakte mit Ablaufdatum überwacht. Wer ein fehlendes oder bald ablaufendes Dokument hat, landet auf der Liste, bevor er auf Tour geht. Ein in den Sommerferien zu erneuerndes Dokument fällt im August auf, nicht am Septembermorgen. In der Personenakte stehen außerdem Kontaktdaten und Dokumentendateien; ändert sich die Besetzung, wird die neue Person mit derselben Disziplin angelegt, die Historie der bisherigen Person wird nicht gelöscht. So ist die Dokumentenprüfung zu Schuljahresbeginn kein Besprechungsthema mehr; die tägliche Zusammenfassung zeigt direkt, welche Person welches Dokument nicht hat.

• Fahrer und Begleitperson in derselben Personenakte
• Dokumentenfristen werden tagesgenau überwacht
• Dokumentendateien werden in der Personenakte archiviert

Zuweisung von Fahrzeug, Route und Personal

Welches Fahrzeug in welchem Zeitraum mit welchem Fahrer und welcher Begleitperson auf welcher Linie fährt, wird mit Zeitraum erfasst. Wechseln mitten im Schuljahr Fahrzeug oder Personal, wird die alte Zuweisung nicht gelöscht, sondern bleibt in der Historie; die Verantwortung ist immer nach der Zuweisung des jeweiligen Tages klar. Kommt ein Bußgeld oder ein Schaden, wird der Fahrer über die Zuweisung zum Zeitpunkt des Vorfalls ermittelt. Der Fahrer zum Zeitpunkt des Schadens wird mit dem Tramer-Auszug (türkische Schadenhistorie der Versicherer) abgeglichen, der Verschuldensstatus wird gesondert verfolgt. Diese Struktur plant keine Routen; sie hält nachvollziehbar fest, welcher Shuttle auf welcher Linie in wessen Verantwortung fährt. Die Zuweisung sorgt außerdem dafür, dass Kraftstoff- und Mautdaten dem richtigen Fahrer zugeordnet werden. Muss während der Saison ein Fahrzeug ausgetauscht werden, lässt sich in den Aufzeichnungen mit Datum ablesen, welches Fahrzeug welche Linie übernommen hat.

Kontrolle vor der Fahrt, jeden Morgen

Die Sicherheit der Kinder entscheidet sich vor allem in den wenigen Minuten der Kontrolle vor der Abfahrt. Für die Schulbusse legen Sie Ihre eigene tägliche Checkliste an: Sicherheitsgurte, Türen, Verbandskasten, Feuerlöscher, Reifen und Bremsen. Der Fahrer füllt das Formular jeden Morgen aus; eine als unzureichend markierte Position wird zur Störungsmeldung und bis zur Behebung nachverfolgt, sodass das Problem bemerkt wird, bevor die Kinder einsteigen. Da die Formularhistorie datiert am Fahrzeug liegt, lässt sich bei einer Prüfung oder einer Elternbeschwerde zeigen, dass die Kontrolle durchgeführt wurde. Der Inhalt des Formulars lässt sich nach Fahrzeugtyp anpassen; ein kleiner Minibus und ein großer Midibus müssen nicht dieselben Prüfpunkte haben. Wird die Störung am Morgen eröffnet, kann auch die Entscheidung über ein Ersatzfahrzeug vor Tagesbeginn fallen.

• Tägliches Prüfformular vor der Fahrt, den Inhalt bestimmen Sie selbst
• Eine nicht bestandene Position wird automatisch zur Störungsmeldung
• Die Formularhistorie dient bei Prüfungen als Nachweis

Saisonale Nutzung und Wartung

Die Schülerbeförderung ist in der Schulzeit stark ausgelastet, in den Sommer- und Zwischenferien dagegen fast ruhend; dieser unregelmäßige Rhythmus führt einen Wartungsplan in die Irre, der nur auf Kilometer schaut. Das Wartungsintervall wird sowohl in Kilometern als auch in Monaten festgelegt: Auch wenn das Fahrzeug wenig fährt, werden zeitabhängige Wartungen wie Öl, Bremsflüssigkeit und Reifenalter nicht versäumt. Was zuerst erreicht wird, bestimmt die Fälligkeit. Zu Schuljahresbeginn ist die Flotte sowohl gewartet als auch mit Dokumenten versehen; vor Schulbeginn sehen Sie in einer Liste, was an welchem Fahrzeug fehlt, und arbeiten es verteilt in der Werkstatt ab, statt in der letzten Woche in Hektik zu geraten. Am Ende des Schuljahres lassen sich aus den über das Jahr angesammelten Werkstattdaten die Kosten des Fahrzeugs ablesen; auch welche Kosten ein in den Sommermonaten stillstehendes Fahrzeug verursacht hat, ist gesondert sichtbar.

• Kilometer- und Monatsintervall werden gemeinsam festgelegt
• Bei Fahrzeugen mit wenig Kilometern in den Ferien greift die zeitbasierte Wartung
• Liste fehlender Wartungen und Dokumente vor Schuljahresbeginn

Winterreifen und Reifenüberwachung

In den Wintermonaten fährt der Schulbus früh am Morgen auf vereisten Straßen. Der Zeitraum der Winterreifenpflicht (1. Dezember – 1. April, je nach Provinz abweichend) wird in den Einstellungen definiert; Fahrzeuge, die im Fahrzeugformular mit Winterreifenpflicht markiert sind und im Zeitraum nicht geeignet sind, erzeugen eine Warnung. Jeder Reifen wird mit seiner Position erfasst; die Profiltiefe wird eingegeben, die Restkilometer bis zum Wechsel werden geschätzt. Mit Reifenregeln können Sie für Schulbusse strengere Schwellen für Profiltiefe oder Alter festlegen als üblich. Wählen Sie auf der Reifenrechnung eine Position, werden die Reifen bei der Übernahme als am Fahrzeug montiert erfasst. In den Einstellungen legen Sie die Warnschwellen für Profiltiefe, Restkilometer bis zum Wechsel und Reifenalter fest; so ist vor der Wintersaison klar, bei welchem Shuttle die Reifen bereit sind.

• Zeitraumwarnung für Fahrzeuge mit Winterreifenpflicht
• Schwellen für Profiltiefe, Restkilometer und Reifenalter
• Eigene Reifenregel nach Fahrzeugtyp, Modell und Gruppe

Mehrere Schulen und Linien in einer Zentrale

Wächst das Geschäft, laufen verschiedene Schulen, Linien und Schuljahreskalender gleichzeitig; jede in einer eigenen Liste zu verfolgen, wird schnell unübersichtlich. Sie fassen Fahrzeuge nach Schul- oder Linienname in Gruppen zusammen, sehen jede Gruppe in ihrer eigenen Liste und vergleichen alle in einem Dashboard. Welcher Schulbus keine Dokumente hat, auf welcher Linie eine Störung offen ist und in welcher Gruppe eine Wartung ansteht, ist an einer Stelle klar. Sammelaktionen sind pro Gruppe möglich; die Wartungserinnerung wird für alle Fahrzeuge derselben Gruppe auf einmal eingerichtet. Auch wenn die Flotte wächst, zerfällt die Kontrolle nicht; kommt ein neues Fahrzeug hinzu, gelten die Regeln der Gruppe auch für dieses. Mit gruppenbasierten Filtern listen Sie nur die Fahrzeuge einer Schule auf und führen deren Vorbereitung zu Schuljahresbeginn unabhängig von den anderen durch; die Historie bleibt am Fahrzeug erhalten.

• Fahrzeuggruppen nach Schule und Linie
• Dokumenten- und Wartungsüberwachung pro Gruppe
• Die gesamte Flotte wird in einem Dashboard verglichen

Unfall- und Schadenerfassung

Bei der Schülerbeförderung verlangt ein Unfall ebenso viel Sorgfalt bei der Erfassung wie im Geschehen selbst. In vitaFleet werden in der Unfallakte Datum, Uhrzeit, Ort, Fahrzeug, Fahrer und Unfallgegner erfasst; bleibt der Fahrer leer, wird er über die Zuweisung zum Unfallzeitpunkt ermittelt. Der Scan des einvernehmlichen Unfallprotokolls (Anlaşmalı Kaza Tespit Tutanağı) oder des Polizei- bzw. Gendarmerieprotokolls, Fotos und Skizze werden an dieselbe Akte angehängt. Aktenzeichen und Kosten der Kasko- oder Haftpflichtversicherung werden verfolgt; kommt der Tramer-Auszug (türkische Schadenhistorie der Versicherer), wird er mit der Schadenakte verknüpft. So findet sich jedes später erfragte Detail zusammen mit der Historie des Shuttles an einer Stelle. Ist die Schuldquote teilweise, wird sie als Prozentsatz eingegeben und fließt in die Bewertung der Unfallhistorie nach Fahrer und Fahrzeug ein; der Tramer-Auszug kommt dagegen als eigener, vom Unfall getrennter Datensatz und wird mit diesem verknüpft.

• Protokollscan, Fotos und Skizze in derselben Akte
• Stand des Versicherungsvorgangs, geschätzte und tatsächliche Kosten
• Der Schaden wird dem Fahrer zum Zeitpunkt des Schadens zugeordnet