Hauptuntersuchung, Versicherung und K-Genehmigung: Fahrzeugdokumente vor Ablauf verwalten

Ein Fahrzeug auf die Straße zu schicken heißt nicht nur, dem Fahrer den Schlüssel zu geben. Das Fahrzeug muss eine gültige Hauptuntersuchung, die Pflicht-Haftpflichtversicherung, bei Nutzfahrzeugen eine Genehmigung und meist eine Reihe weiterer Dokumente haben. Jedes dieser Dokumente stammt von einer anderen Stelle, läuft nach einer anderen Frist ab und wird von einer anderen Person verfolgt. Läuft eines ab, ist das Fahrzeug faktisch außer Betrieb; das erfahren Sie aber meist erst bei einer Kontrolle oder nach einem Unfall.

In diesem Beitrag beschreiben wir, wie sich Fahrzeugdokumente in einer einzigen Ordnung bündeln lassen. Fahrerdokumente behandeln wir in einem eigenen Beitrag.

Welche Dokumente überwacht werden sollten

Auf der Fahrzeugseite stehen diese Typen in der Liste bereit:

• Hauptuntersuchung (TÜVTÜRK, nationale Fahrzeuguntersuchung)
• Pflicht-Haftpflichtversicherung und Vollkasko
• Abgasuntersuchung
• K-Genehmigung (Güterkraftverkehrsgenehmigung der Klasse K)
• Fahrzeugkarte und Streckengenehmigung

Für jedes Dokument werden Typ, Ablaufdatum, Dokumentnummer und Datei erfasst. Die Datei, also die Police oder der Untersuchungsbericht selbst, wird dem Datensatz hinzugefügt und erscheint in den Dokumenten des Fahrzeugs. So müssen Sie bei einer Kontrolle nicht Ihr E-Mail-Postfach durchsuchen, um das Dokument zu finden.

Ein Kalender, eine Liste

Dokumente einzeln zu überwachen bedeutet, dass aus jedem eine eigene Kalendernotiz wird. Mit wachsender Flotte vermehren sich diese Notizen, und eine wird garantiert übersehen. Dokumente in einer einzigen, nach Frist sortierten Liste beseitigen dieses Problem: Abgelaufene stehen oben, bald ablaufende direkt darunter. Der Bericht „Anstehende Verlängerungen“ zeigt den Fristenstand der gesamten Flotte in einer Liste.

Vor Ablauf informieren

Der eigentliche Wert der Dokumentenverfolgung ist die Erinnerung. Vor Ablauf geht eine Benachrichtigung an die Beobachter des Fahrzeugs und an die Verantwortlichen. Die Benachrichtigung kommt nicht einzeln, sondern gebündelt in einer täglichen Zusammenfassungs-E-Mail; darin steht deutlich, welches Dokument zu welchem Fahrzeug gehört. So kommt jeden Morgen eine einzige, überfliegbare Liste.

Es ist sehr wichtig, dass dieses System nicht am Gedächtnis einer Person, sondern am System hängt. Geht die zuständige Person in den Urlaub oder verlässt das Unternehmen, gerät die Dokumentenverfolgung nicht ins Stocken.

Die richtige Person erreichen

Die Benachrichtigung geht an die Beobachter des Fahrzeugs; gibt es keine, an die Flottenmanager. Deshalb ist es eine gute Gewohnheit, den Verantwortlichen für das Fahrzeug zum Beobachter zu machen: Das Dokument landet auf dessen Schreibtisch und geht nicht in einem allgemeinen Postfach unter.

Die Datei mit dem Datensatz verbinden

Ein Dokument sollte nicht nur als Datum, sondern auch als Datei gespeichert werden. Ein Dokument kann mit einem Fahrzeug, einer Person oder einem Lieferanten verknüpft werden und erscheint in der rechten Seitenleiste des Datensatzes, mit dem es verknüpft ist. Ein Foto des Fahrzeugscheins oder einer Rechnung kann auch zum Ausfüllen des jeweiligen Formulars verwendet werden; nach dem Ausfüllen wird dieselbe Datei zusammen mit dem Datensatz als Dokument gespeichert.

Die Verlängerung planen

Die Frist zu sehen reicht nicht; die Verlängerung muss geplant werden. Der Termin für die Hauptuntersuchung, Versicherungsangebote und Anträge für Genehmigungen beginnen Wochen im Voraus. Die Liste der anstehenden Fälle macht diese Planung möglich: Sehen Sie fünf Dokumente, die innerhalb eines Monats ablaufen, können Sie alle fünf in einer einzigen Woche erledigen.

Kein Fahrzeug ohne Dokumente losschicken

Ziel der Dokumentenverfolgung ist nicht, kein Bußgeld zu bekommen, sondern das Risiko vorab auszuschließen. Eine Fahrt mit einem Fahrzeug ohne Dokumente kann Folgen haben, die von der Versicherungsleistung bis zum Verwaltungsbußgeld reichen. Zu wissen, dass die Dokumente eines Fahrzeugs gültig sind, heißt zu wissen, dass das Fahrzeug fahren darf.

Auf Kontrollen vorbereitet sein

Bei einer Kontrolle die Frage „War die Hauptuntersuchung dieses Fahrzeugs an diesem Datum gültig?“ mit dem Datensatz und dem Dokument selbst beantworten zu können, schützt rechtlich und im Ruf. Da die Dokumente samt Historie im Fahrzeugdatensatz liegen, ist die Vorbereitung auf eine Kontrolle keine Großaktion, sondern ein Berichtsausdruck.

Ein Startplan

• Importieren Sie die Fahrzeugliste und fügen Sie jedem Fahrzeug die Dokumenttypen hinzu.
• Erfassen Sie Ablaufdatum und Nummer jedes Dokuments; laden Sie die Datei hoch.
• Legen Sie den Verantwortlichen für das Fahrzeug als Beobachter fest.
• Öffnen Sie die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail auch für die Manager.
• Sehen Sie einmal im Monat den Bericht „Anstehende Verlängerungen“ durch und planen Sie die Verlängerungen.

Jedes Dokument lebt in seinem eigenen Rhythmus

Hauptuntersuchung, Versicherung, Abgasmessung und Genehmigung laufen nicht gleichzeitig ab; jedes wird nach seinem eigenen Zeitraum verlängert und stammt meist von einer anderen Stelle. Statt zu versuchen, diese Rhythmen im Kopf zu behalten, sollte man die Ablaufdaten dem System überlassen. Das System kennt den Rhythmus; Sie tragen nur bei einer Verlängerung das neue Ablaufdatum und die Datei ein.

Wenn Sie ein neues Fahrzeug anschaffen

Kommt ein neues Fahrzeug in die Flotte, verhindert die Erfassung der Dokumente gleich zu Beginn, dass sie später vergessen werden. Am ersten Tag ist wenig zu tun: Legen Sie den Fahrzeugdatensatz an, definieren Sie Fahrzeugschein, Versicherung, Vollkasko und gegebenenfalls Hauptuntersuchung, laden Sie die Dateien hoch und machen Sie den Verantwortlichen für das Fahrzeug zum Beobachter. Importieren Sie Ihre bestehende Fahrzeugliste, können Sie die Ablaufdaten der Dokumente in derselben Datei mitführen und bei der Ersteinrichtung gesammelt hinterlegen.

Wenn ein Fahrzeug die Flotte verlässt

Fahrzeuge werden nicht gelöscht, sondern archiviert; frühere Datensätze und Kosten bleiben in den Berichten erhalten. Die Dokumenterinnerungen eines verkauften oder außer Dienst gestellten Fahrzeugs offen zu lassen erzeugt unnötigen Lärm; ein archiviertes Fahrzeug erscheint nicht mehr in der Warnliste. Die Dokumentdateien bleiben im Datensatz, sodass eine später benötigte Police oder ein Untersuchungsbericht nicht gesucht werden muss.

Gemeinsam mit der Garantie denken

Ein enger Verwandter der Dokumentenverfolgung ist die Garantieverfolgung. Fahrzeug- und Teilegarantien werden mit Kilometer- und Datumsgrenze erfasst; vor Ende der Abdeckung wird eine Benachrichtigung erzeugt, und beim Anlegen eines Arbeitsauftrags für eine Garantieleistung erhalten Sie einen Hinweis. Eine Reparatur, die unter die Garantie fällt, kostenpflichtig durchführen zu lassen, ist ein direkter Verlust; dieser Hinweis verhindert das. Auch der Garantienachweis wird dem Datensatz hinzugefügt und erscheint in den Dokumenten des Fahrzeugs.

In die Besprechung mitnehmen

Der Bericht „Anstehende Verlängerungen“ ist kurz und klar genug für die monatliche Managementbesprechung. Die Frage „Welche Dokumente welcher Fahrzeuge laufen in den nächsten 30 Tagen ab?“ beantworten Sie mit einer einzigen Liste. Wenn Sie diese Liste mit den Verantwortlichen teilen, legen Sie zugleich Verteilung und Verantwortung der Verlängerungen fest.

Häufige Fehler

• Ein Dokument nur als Datum erfassen, ohne die Datei anzuhängen.
• Benachrichtigungen nur an eine Person binden; ist diese abwesend, stockt die Verfolgung.
• Nach der Verlängerung vergessen, das alte Ablaufdatum zu aktualisieren.
• Neue Fahrzeuge ohne hinterlegte Dokumente auf Fahrt schicken.
• Ein abgelaufenes Dokument in der Liste stehen lassen und sich daran gewöhnen; eine dauerhaft rote Warnung macht die Warnung unsichtbar.

Datensatz aus dem Foto

Eine Möglichkeit, die Dokumenterfassung zu beschleunigen, ist, ein Foto des Fahrzeugscheins oder der Rechnung zum Ausfüllen des jeweiligen Formulars zu nutzen. Nach dem Ausfüllen wird gefragt, ob dieses Dokument dem Datensatz hinzugefügt werden soll; antworten Sie mit Ja, wird dieselbe Datei zusammen mit dem Datensatz als Dokument gespeichert. So müssen Sie die Information nicht zweimal eingeben, und die Datei liegt immer neben dem zugehörigen Datensatz.

Wer was sieht

Dokumente sind mit Fahrzeug- und Personendatensätzen verknüpft, und jeder Benutzer sieht je nach Rolle nur die Datensätze, für die er berechtigt ist. Beim Einrichten der Dokumentenverfolgung ist es einfacher, von Anfang an zu überlegen, wer welches Dokument sehen soll, als später Zugriffe zu korrigieren.

Die Ersteinrichtung ist eine Arbeit von einem Tag; danach leben die Dokumente aber nicht mehr im Gedächtnis einer einzelnen Person.