Branche
Fahrzeugvermietung
Mietverträge, Kilometerüberschreitung, Schäden und Schadenfreiheitsstufe.
Überblick
Was ändert sich in der Flotte: Fahrzeugvermietung?
Mietverträge, Kilometerüberschreitung, Schäden und Schadenfreiheitsstufe.
Eine Demo für Ihre FlotteVom Vertrag zur Kilometerüberschreitung
Beim Operating Leasing entscheidet über den Gewinn oft eine einzige Position: das Kilometerlimit im Vertrag und seine Überschreitung. Im Vertragsdatensatz werden Fahrzeug, Leasinggesellschaft, Vertragsnummer, Beginn und Ende, monatliche Rate und Kilometerlimit geführt. Das Limit wird als Gesamtwert aus dem Vertrag eingegeben, zum Beispiel 120.000 km in 36 Monaten, die Überschreitungsgebühr dagegen als Betrag pro Kilometer. Anhand der Kilometerstandsablesungen wird der aktuelle Stand verfolgt und mit der bisherigen Nutzungsgeschwindigkeit der Kilometerstand am Vertragsende prognostiziert. Fahrzeuge, die das Limit überschreiten werden, sehen Sie nicht erst am Vertragsende, sondern Monate vorher, und haben Zeit, mit dem Kunden neu zu verhandeln oder das Fahrzeug zu tauschen. Nähert sich das Vertragsende, planen Sie Rückgabe oder Verlängerung. Wie das Fahrzeug am Ende zurückkam, bleibt im selben Datensatz erhalten.
- Vertragslaufzeit, monatliche Rate und Gesamtkilometerlimit
- Überschreitungsgebühr pro Kilometer
- Fahrzeuge mit absehbarer Überschreitung werden vorab aufgelistet
Genauigkeit des Kilometerstands und Verlässlichkeit der Kilometer
Die Berechnung der Kilometerüberschreitung ist nur sinnvoll, wenn die Kilometerstandsdaten stimmen. In vitaFleet fließt die Ablesung automatisch aus Kraftstoff-, Service-, Hauptuntersuchungs- und GPS-Einträgen ein, bei Bedarf fügen Sie sie manuell mit Datum und Wert hinzu. Der eingegebene Wert darf nicht kleiner sein als die letzte Ablesung vor diesem Tag und nicht größer als die erste Ablesung des Folgetags. Ein widersprüchlicher Wert wird nicht gespeichert, die Begründung wird angegeben. Ist GPS verbunden, kommen die Kilometer automatisch. So haben Sie bei einem Streit über die Überschreitung statt einer einzelnen falsch eingegebenen Zahl eine datierte und geprüfte Kilometerstandshistorie. Sind manuell oder per Rechnung gelieferte Kilometer widersprüchlich, werden sie nicht in den Kilometerstand geschrieben, sondern bei der Übernahme als Warnung angezeigt. Vertragsverwaltung, Wartung und Schadenverfolgung laufen so nicht in getrennten Akten, sondern in derselben Fahrzeugkarte.
- Ablesung aus Kraftstoff, Service, Hauptuntersuchung und GPS
- Rückwärtslaufende Werte werden nicht akzeptiert
- Bei GPS-Anbindung automatische Kilometer
Übergabe- und Rückgabekontrolle
Die meisten Streitfälle bei der Vermietung entstehen bei Übergabe und Rückgabe, bei der Frage „War dieser Schaden schon vorher da?“. Sie gestalten Ihr eigenes Prüfformular mit Punkten für Karosseriezustand, Reifen, Beleuchtung, Tankfüllstand, Kilometerstand, Foto und Unterschrift. Bei Übergabe und Rücknahme des Fahrzeugs wird das Formular per Smartphone ausgefüllt, der Kilometerpunkt aktualisiert auch den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs. Der Unterschied zwischen beiden Formularen wird festgehalten, ein als nicht bestanden markierter Punkt wird zum Defekt. Der datierte Eintrag mit Fotos sorgt dafür, dass der Schadenbetrag der richtigen Seite zugeschrieben wird, und beendet die Diskussion von vornherein. Die Prüfformulare gestalten Sie in den Einstellungen und können sie für Fahrzeuge planen. Fällige Formulare erscheinen im Bildschirm „Prüfung durchführen“. Eine versäumte Kontrolle wird als überfällig markiert. Um den Schadenbetrag der richtigen Seite zuzuordnen, werden der Zustand bei Übergabe und der Eintrag bei Rückgabe nebeneinander gelesen.
- Übergabe- und Rückgabeformular mit Foto und Unterschrift
- Kilometerpunkt aktualisiert den aktuellen Kilometerstand
- Differenz wird zum Defekt oder Schaden
Schadenhistorie und Schadenfreiheit
In einer Mietflotte bestimmt die Schadenhistorie den Wert des Fahrzeugs und die Verhandlung bei der Policenverlängerung. Im Unfalleintrag werden Datum, Standort, Fahrzeug, Fahrer, Protokoll und Fotos in einem Datensatz geführt, Versicherungsaktennummer, Aktenstatus sowie geschätzte und tatsächliche Kosten werden an derselben Stelle verfolgt. Der nach der Versicherung eintreffende Tramer- oder Vollkasko-Auszug (türkische Schadenhistorie der Versicherer) wird importiert und mit Schadendatum, Betrag und Verschuldensstatus dem Fahrzeug zugeordnet. Das Verschulden wird als schuldhaft, schuldlos oder anteilig markiert. Der Fahrer zum Schadenzeitpunkt wird automatisch aus der Fahrzeugzuordnung ermittelt. Wenn die Verlängerung ansteht, haben Sie keine verstreuten Notizen, sondern eine datierte und belegte Schadenakte. Schadeneintrag und Unfalleintrag lassen sich verknüpfen, sodass die Informationen zum Unfallzeitpunkt und der Auszug nach der Versicherung in derselben Akte zusammenkommen.
- Unfalleintrag und Versicherungsakte an einer Stelle
- Import des Tramer-/Vollkasko-Auszugs
- Verschuldensstatus und Fahrer zum Schadenzeitpunkt
Versicherung, Vollkasko und Dokumentenfristen
Die Fristen für Pflicht-Haftpflichtversicherung, Vollkasko, Hauptuntersuchung und Abgasuntersuchung werden im Fahrzeugdatensatz mit Ablaufdatum, Dokumentnummer und Datei geführt. Vor Fristablauf geht eine Benachrichtigung an die Beobachter des Fahrzeugs und an die Verantwortlichen. Der Bericht „Anstehende Verlängerungen“ zeigt den Stand der gesamten Flotte in einer Liste. Bleibt ein gemietetes Fahrzeug ohne Dokument, liegt die Verantwortung häufig beim Vermieter. Um dieses Risiko bei Hunderten Fahrzeugen ohne Einzelverfolgung zu schließen, genügt die tägliche Morgenzusammenfassung. Für Fahrzeuge und Teile unter Garantie geben Sie Beginn, Ende und Kilometergrenze ein. Beim Anlegen eines Arbeitsauftrags erhalten Sie für Garantiearbeiten eine Warnung. Da die Dokumentdateien am Fahrzeug hängen, sind Police und Hauptuntersuchungsbericht bei einer Prüfung oder Kundenanfrage ohne Suche auffindbar.
- Police und Hauptuntersuchungsdatei am Datensatz
- Benachrichtigung vor Fristablauf
- Garantieende und Kilometergrenze
Wartungsdisziplin und Fahrzeugrückgabe
Verzögert sich die Wartung bei einem gemieteten Fahrzeug, leiden sowohl die Vertragsbedingungen als auch der Gebrauchtwagenwert. Das Intervall wird in Kilometern und Monaten festgelegt, fällig ist, was zuerst erreicht wird. Aufgaben desselben Wartungsplans werden im Wartungsplan gebündelt und richten beim Hinzufügen neuer Fahrzeuge alle Erinnerungen automatisch ein. Jeder Arbeitsauftrag landet in der Servicehistorie, sodass bei Rückkehr des Fahrzeugs vom Kunden aus den Daten ablesbar ist, welche Wartung wann erfolgte. Reifenmessungen werden je Position geführt, ein Reifen mit weniger als 3 mm Profiltiefe erzeugt eine Wechselwarnung. Der Wartungs-Compliance-Bericht zeigt überfällige Arbeiten gesondert. Zu Kosteneinträgen lassen sich Beleg- und Rechnungsbilder hinzufügen, eingehende E-Rechnungen werden mit Ihrer Bestätigung als Service- oder Kosteneintrag übernommen.
- Wartungsintervall nach Kilometern und Monaten zusammen
- Sammelerinnerungen über den Wartungsplan
- Überwachung der Reifenprofiltiefe
Bußgeld, Maut und Weiterbelastung an den Kunden
Verkehrsbußgelder und HGS- oder OGS-Durchfahrten (türkische elektronische Mautsysteme) für ein vermietetes Fahrzeug sind meist Positionen, die an den Kunden weiterbelastet werden. Geben Sie die Fahrzeugzuordnung mit Beginn- und Enddatum ein, wird anhand des Datums von Bußgeld und Durchfahrt automatisch die Partei ermittelt, die das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt nutzte. Im Bußgelddatensatz werden Datum, Paragraf, Betrag und Zahlungsstatus geführt, das an Fahrer oder Kunden weiterbelastete Bußgeld wird markiert und fließt in den personenbezogenen Bericht ein. Da die ermäßigte Zahlungsfrist nach der Zustellung kurz ist, geben Sie den ermäßigten Betrag und die Frist ein; Bußgelder mit noch laufender Ermäßigungsfrist werden gesondert aufgelistet. Die Durchfahrten von Fahrzeugen mit hinterlegter Etikettnummer werden aus dem Auszug zugeordnet. Der Bußgeldeintrag fließt in die Fahrzeugkosten und den Bußgeldbericht ein. Die Gesamtlast sehen Sie je Fahrzeug.
- Ermittlung des Nutzers anhand des Zuordnungsdatums
- Markierung für weiterbelastetes Bußgeld
- Zuordnung der Durchfahrt über das HGS/OGS-Etikett
Flottenrentabilität und Fahrzeugpool
Der Ertrag jedes Fahrzeugs ergibt sich aus dem Vertrag, die Kosten aus den Positionen Wartung, Schaden, Reifen, Versicherung und Bußgeld. Laufen beide im selben Fahrzeug zusammen, zeigt der Vergleich, welches Fahrzeug etwas einbringt und welches eine Last ist. Da die monatliche Rate inklusive MwSt. eingegeben wird, fließt sie direkt in die Fahrzeugkosten ein. Der Status der Fahrzeuge, also vermietet, verfügbar, in Wartung oder beschädigt, lässt sich in einer Liste filtern, mit gespeicherten Ansichten legen Sie den gewünschten Ausschnitt als Tab ab. Wenn Sie lesen, welches Fahrzeug wenig und welches viel unterwegs ist, und dazu Wartungs- und Schadenhistorie heranziehen, fällt die Entscheidung zum Behalten oder Abstoßen nicht aus dem Gefühl, sondern anhand der Daten. Auch Leasinggesellschaften legen Sie als Lieferanten an und berichten die Mietkosten über sie.
- Ertrag und Kosten je Fahrzeug
- Status vermietet, verfügbar, in Wartung, beschädigt
- Eigener Filter über gespeicherte Ansichten
Schwerpunkte
Was decken wir in dieser Branche ab?
- Operating-Leasing-Vertrag
- Gesamtkilometerlimit und Überschreitungsgebühr
- Kilometerstandshistorie und Prüfung
- Unfall, Schaden und Tramer-Auszug
- Fristen für Versicherung, Vollkasko und Hauptuntersuchung
- Prüfformular bei Übergabe und Rückgabe
- Weiterbelastung von Bußgeldern und Maut
- Kosten je Fahrzeug
So starten Sie
Von der Einrichtung bis zum ersten Bericht
Vertrag erfassen
Erfassen Sie Fahrzeug, Leasinggesellschaft, Vertragsnummer, Beginn und Ende sowie die monatliche Rate. Das Kilometerlimit tragen Sie nicht monatlich, sondern als Gesamtwert aus dem Vertrag ein. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Nutzung überwachen
Die Kilometerstandsablesung fließt automatisch aus Kraftstoff-, Service-, Hauptuntersuchungs- und GPS-Einträgen ein. Fügen Sie bei Bedarf eine datierte manuelle Ablesung hinzu. Widersprüchliche Werte werden nicht akzeptiert. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Übergabe und Rückgabe dokumentieren
Definieren Sie Ihr eigenes Prüfformular und füllen Sie es bei Abfahrt und Rückkehr des Fahrzeugs mit Foto, Kilometerstand und Unterschrift aus. Der Unterschied zwischen beiden Einträgen dient bei einem Streit um Schäden als Beleg. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Schaden und Bußgeld zuordnen
Ordnen Sie Unfall und Tramer-Auszug dem Fahrzeug zu, Verkehrsbußgeld und Mautdurchfahrt anhand des Zuordnungsdatums dem Fahrer oder Kunden. Markieren Sie die weiterbelasteten Posten. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Fristen und Wartung verfolgen
Tragen Sie Ablaufdaten von Versicherung, Vollkasko und Hauptuntersuchung sowie das Wartungsintervall ein, nahende Fristen erzeugen Benachrichtigungen. Planen Sie Rückgabe oder Verlängerung, sobald das Vertragsende naht. Einstellungen und Listenfilter lassen sich später ändern.
Häufige Fragen
Das Gesamtkilometerlimit aus dem Vertrag wird mit den Kilometerstandsablesungen verglichen, das Überschreitungsrisiko wird über die gesamte Vertragslaufzeit überwacht. Da der Kilometerstand am Vertragsende anhand der aktuellen Nutzungsgeschwindigkeit prognostiziert wird, treten Fahrzeuge, die das Limit überschreiten, Monate vorher hervor. Beträge werden inklusive MwSt. eingegeben.
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Ein einheitliches System, vom Gabelstapler und Werksfahrzeug bis zur Auslieferungsflotte.
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