E-Rechnung, MwSt. und ETTN: Flottenkosten in derselben Sprache wie die Buchhaltung führen

Die Ausgaben einer Flotte leben in zwei getrennten Welten. In der Buchhaltung sind es Rechnungen: Sie haben eine Nummer, einen Betrag, MwSt. und einen Lieferanten. In der Flotte ist dieselbe Ausgabe die Wartung eines Fahrzeugs, ein Reifenwechsel oder eine Tankfüllung: Wichtig ist, zu welchem Fahrzeug sie gehört, bei welchem Kilometerstand sie erfolgte und welchen Wartungsplan sie weiterrückt. In den meisten Unternehmen wissen diese beiden Welten nichts voneinander. Die Rechnung geht in die Buchhaltung, die Fahrzeugseite wird gar nicht oder später von Hand aktualisiert. Nach Wochen wird die Frage „Was wurde mit welcher Rechnung an diesem Fahrzeug gemacht?“ zu einem Rätsel, das in zwei Archiven gesucht werden muss.

In diesem Beitrag behandeln wir zwei Dinge zusammen: wie die MwSt. im Flottendatensatz gespeichert werden sollte und worauf Sie achten müssen, wenn aus einer eingehenden E-Rechnung ein Flottendatensatz wird.

Warum Beträge inklusive MwSt. gespeichert werden

Fast alle Beträge für Wartung, Kraftstoff, Teile und Anschaffungen enthalten MwSt. Die Zahl auf dem Beleg oder der Rechnung ist ein Bruttobetrag; für die Kostenanalyse brauchen Sie aber meist Nettobetrag und MwSt. getrennt. Der Nettobetrag sind die Betriebskosten, die MwSt. ist ein abzugsfähiger Posten. Beides zu vermischen ist der einfachste Weg, die Kosten pro Fahrzeug höher oder niedriger auszuweisen, als sie tatsächlich sind.

Deshalb speichert vitaFleet Beträge inklusive MwSt. Sobald Sie den MwSt.-Satz eingeben, werden Nettobetrag und MwSt.-Betrag berechnet und während der Eingabe live angezeigt. Sie müssen also nicht von Hand ausrechnen, wie hoch die MwSt. ist, und landen wegen eines falschen Satzes nicht bei einem falschen Nettobetrag. Die Sätze stehen zur Auswahl; im Datensatz werden sie als Zahl gespeichert.

Den Betrag einmal brutto zu erfassen ist der einzige sichere Weg, die Aufteilung in netto und MwSt. später überall konsistent zu erzeugen.

Warum Rechnungsnummer und ETTN im Datensatz stehen sollten

Jeder Ausgabendatensatz enthält Rechnungsnummer und ETTN. Die ETTN ist die Nummer, die eine E-Rechnung eindeutig identifiziert; dieselbe Rechnungsnummer können auch verschiedene Lieferanten verwenden, die ETTN ist aber einmalig. Für den Abgleich mit der Buchhaltung sind beide Angaben zusammen der Schlüssel.

Der praktische Nutzen: Fragt die Buchhaltung zum Periodenende, ob es zu einer Rechnung ein Pendant auf der Flottenseite gibt, steht die Antwort im Datensatz und nicht in verstreuten Ordnern. Umgekehrt lässt sich anhand derselben Nummer finden, auf welcher Rechnung eine Flottenausgabe beruht. Beide Seiten sprechen mit demselben Schlüssel.

MwSt.-Bericht zum Periodenende

Da Beträge inklusive MwSt. gespeichert werden und der Satz im Datensatz steht, lässt sich die MwSt.-Aufteilung pro Periode berichten: Man sieht, wie viel MwSt. in welcher Kostenart steckt. Wenn die Buchhaltung von der Flotte eine Zahl braucht, stammt diese nicht aus dem Gedächtnis einzelner Personen oder aus einer von Hand summierten Tabelle, sondern aus einer einzigen, berichtbaren Quelle. Genau das wird im Abschlussgespräch mit Ihrem Steuerberater meist gesucht.

Eine eingehende E-Rechnung in einen Flottendatensatz umwandeln

Die eigentliche Mühe besteht darin, eingehende Rechnungen einzeln in Flottendatensätze zu überführen. Der E-Rechnungs-Import von vitaFleet übernimmt das. Er liest die bei Ihrem Unternehmen eingegangenen E-Rechnungen aus e-Logo, findet die flottenrelevanten und übernimmt sie mit Ihrer Bestätigung als Ausgabe oder als Wartungsdatensatz. Ein wichtiges Detail: Die Verbindung ist nur lesend, in e-Logo wird nichts verändert.

Rechnungen abrufen

Sie wählen Unternehmen und Zeitraum und rufen die Rechnungen aus e-Logo ab; die Rechnungspositionen werden mit übernommen. Bei Strukturen mit Tochtergesellschaften verbindet sich jedes Unternehmen separat mit seiner eigenen Steuernummer (VKN) und seinem eigenen Webservice-Konto und wird separat getestet.

Wie der Flottenbezug bestimmt wird

Nicht jede eingehende Rechnung betrifft die Flotte; Rechnungen für Büromaterial, Lebensmittel oder ein Software-Abonnement sollten nicht als Flottenkosten gelten. Das System gibt seinen Vorschlag anhand der folgenden Signale in dieser Reihenfolge:

• Ihre Regeln: Sie haben immer Vorrang.
• Steht auf der Rechnung das Kennzeichen eines Flottenfahrzeugs, wird sie als Flotte und Fahrzeug markiert.
• Fahrzeugspezifische Begriffe: Reifen, Bremsbelag, Vollkasko, HGS, Diesel und Ähnliches.
• Ihre Entscheidungen zu früheren Rechnungen desselben Lieferanten.
• Begriffe ohne Flottenbezug: Büromaterial, Lebensmittel, Software und Ähnliches.

Der Vorschlag wird mit Begründung angezeigt; das System sagt also nicht nur „Das sind Flottenkosten“, sondern zeigt auch, warum. Falsche Vorschläge korrigieren Sie direkt in der Zeile.

Wartungsdatensatz oder Ausgabe

Rechnungen mit Fahrzeugbezug für Werkstatt, Wartung, Reifen und Ersatzteile können je nach markiertem Typ als Wartungsdatensatz übernommen werden. Der Unterschied ist wichtig: Eine gewöhnliche Ausgabe wird nur den Kosten zugeschrieben; ein Wartungsdatensatz landet dagegen in der Fahrzeughistorie, aktualisiert den Kilometerstand und rückt die Wartungserinnerung weiter. Der Kilometerstand der Wartung wird aus dem Rechnungsvermerk gelesen; wurden Motoröl und Ölfilter zusammen gewechselt, gilt das als periodische Wartung.

Wird eine Werkstattrechnung übernommen, entsteht ein abgeschlossener Arbeitsauftrag mit seinen Positionen, und der Wartungsdatensatz wird mit diesem Arbeitsauftrag verknüpft. Hat das Fahrzeug einen offenen Defekt, wird dieser bei der Übernahmebestätigung aufgelistet; markieren Sie die durch diesen Werkstattbesuch behobenen Defekte, werden sie mit dem Arbeitsauftrag verknüpft und als behoben geschlossen.

Bevor Sie dem Kilometerstand auf der Rechnung vertrauen

Der von der Rechnung gelesene Kilometerstand wird mit der Zählerhistorie des Fahrzeugs abgeglichen: Er muss größer sein als die letzte Ablesung vor dem Rechnungstag und kleiner als die erste Ablesung am Folgetag. Bei einem Widerspruch erscheint in der Zeile eine Warnung; dieser Kilometerstand wird nicht in den Zähler übernommen und bleibt mit einem Warnhinweis im Wartungsdatensatz. Ein plausibler Kilometerstand wird dagegen als Arbeitsauftrags-Ablesung in den Zähler des Fahrzeugs übernommen. So verfälscht ein einzelner falsch geschriebener Kilometerstand nicht die Wartungsberechnung des Fahrzeugs.

Sonderfälle

Gutschrift

Eine Gutschrift ist keine Ausgabe. Das System warnt und stuft sie als „unklar“ ein; übernehmen Sie sie trotzdem, werden die Kosten in umgekehrter Richtung gezählt.

Rechnung über mehrere Fahrzeuge

Stehen auf der Rechnung die Kennzeichen mehrerer Flottenfahrzeuge, sind alle vorausgewählt; Sie können in der Zeile Fahrzeuge hinzufügen oder entfernen. Der Betrag wird auf die Fahrzeuge verteilt, und für jedes Fahrzeug wird mit seinem Anteil eine eigene Ausgabe bzw. ein eigener Arbeitsauftrag mit Wartungsdatensatz angelegt.

Reifenrechnung

Reifenpositionen werden bei der Übernahme im Reifenbestand erfasst: Stückzahl, Marke, Größe und Saison werden aus der Position gelesen, der Einkaufspreis ist der Stückpreis inklusive MwSt. Da die Rechnung keine Position angibt, können Sie bei der Übernahmebestätigung wählen, an welchen Positionen die Reifen montiert werden; die gewählten Reifen werden bei der Übernahme als am Fahrzeug montiert gespeichert.

Wenn das Fahrzeug erst später hinzukommt

Eine Rechnung für ein Fahrzeug, dessen Kennzeichen noch nicht in der Flotte angelegt ist, bleibt mit dem Hinweis „Kennzeichen nicht in der Flotte erfasst“ ohne Fahrzeug. Wird das Fahrzeug hinzugefügt, aus Excel oder GPS übernommen oder das Kennzeichen korrigiert, werden die wartenden Rechnungen ohne Fahrzeug von selbst neu zugeordnet.

Falls Sie falsch übernommen haben

Im Tab „Übernommen“ wählen Sie die Rechnung und machen die Übernahme rückgängig: Der entstandene Datensatz wird gelöscht, die Rechnung geht zurück auf „Ausstehend“, die Wartungserinnerung nimmt ihren früheren Stand wieder ein. Von Hand erfasste Datensätze bleiben unberührt. So können Sie beim Bestätigen entspannt sein, denn ein Fehler lässt sich zurücknehmen.

Regeln aufstellen: dieselbe Entscheidung nur einmal treffen

Sind die Rechnungen desselben Lieferanten immer vom gleichen Typ, müssen Sie nicht jedes Mal bestätigen. Die Lieferantenregel arbeitet über die Steuernummer (VKN): Die Rechnungen dieses Lieferanten sind zum Beispiel immer Versicherung oder immer ohne Flottenbezug. Die Ausdrucksregel richtet sich nach einem Wort in der Position: Kommt das Wort „Batterie“ vor, gilt sie zum Beispiel als Ersatzteil; Groß- und Kleinschreibung sowie türkische Sonderzeichen werden nicht unterschieden. Gehen die Rechnungen eines Lieferanten, der kein Kennzeichen angibt, immer an dasselbe Fahrzeug, kann der Regel auch ein festes Fahrzeug hinzugefügt werden.

Die Lieferantenregel hat Vorrang vor der Ausdrucksregel; passen mehrere Ausdrücke, gilt der längste. Wird eine Regel hinzugefügt, deaktiviert oder gelöscht, werden die wartenden Rechnungen sofort neu bewertet; bereits übernommene Rechnungen ändern sich nicht. Regeln aufzustellen ist dem Kontoinhaber vorbehalten.

Wer welche Rechnung sieht

Rechnungen sind sensible Daten. Der Kontoinhaber sieht alle; andere Benutzer sehen nur Rechnungen im Umfang des Lieferanten, der Kategorie oder der Tochtergesellschaft, die ihnen zugewiesen wurden. So muss die Werkstattleitung beim Bearbeiten der Werkstattrechnungen nicht die Rechnungen der Buchhaltung sehen.

Wo Sie anfangen sollten

Richten Sie zunächst die e-Logo-Verbindung ein, rufen Sie einen Zeitraum ab und sehen Sie sich die Vorschläge an. Ziel der ersten Woche ist nicht Tempo, sondern zu prüfen, ob der Vorschlag für Ihre Lieferanten richtig funktioniert. Richten Sie für wiederkehrende Entscheidungen Regeln ein; nach einigen Wochen landet der Großteil der eingehenden Rechnungen am richtigen Ort, ohne dass Sie sie anfassen. Wenn Buchhaltung und Flotte über dieselbe Rechnungsnummer und ETTN sprechen, wird auch der Abgleich zum Periodenende keine Suche mehr, sondern eine Kontrolle.