Branche
Kommunen und öffentlicher Sektor
Gemischte Flotte, mehrere Standorte und prüfbare Aufzeichnungen.
Überblick
Was ändert sich in der Flotte: Kommunen und öffentlicher Sektor?
Gemischte Flotte, mehrere Standorte und prüfbare Aufzeichnungen.
Eine Demo für Ihre FlotteGemischte Flotte in einem System
Die Flotte von Behörden und Kommunen ist die vielfältigste: Pkw, Müllwagen, Kehrmaschinen, Baumaschinen sowie Spezialfahrzeuge wie Feuerwehr und Krankenwagen arbeiten nebeneinander. Jedes bringt einen anderen Zähler, ein anderes Wartungsintervall und einen anderen Dokumentensatz mit; in vielen Einrichtungen liegen diese Informationen verstreut in getrennten Tabellen, hier im Bauamt, dort in den Hilfsdiensten. vitaFleet führt jede Art mit ihren eigenen technischen Feldern und ihrem Wartungskalender, aber in einer einzigen Ordnung. Objekte ohne Fahrzeugstatus wie Generatoren, Kompressoren und Ähnliches werden als Geräte erfasst. Das von den Abteilungen getrennt geführte Inventar wird zusammengeführt, und die gesamte Flotte ist auf einem Bildschirm sichtbar. Für jede Art werden Zulassungsinhaber, Betreiber, technische Daten und Dokumente im Datensatz geführt; wird ein Fahrzeug zwischen Abteilungen übergeben oder verlegt, müssen die Informationen nicht erneut zusammengetragen werden, derselbe Datensatz wird der neuen Abteilung zugeordnet.
- Pkw, Schwerlastfahrzeuge, Baumaschinen und Spezialfahrzeuge zusammen
- Objekte ohne Fahrzeugstatus als Geräte
- Bestehendes Inventar per Massenimport aus Excel übernehmen
Prüfbare, rückverfolgbare Aufzeichnung
In der öffentlichen Verwaltung muss die Antwort auf die Frage, wer was wann und warum geändert hat, jederzeit bereitstehen; eine interne Revision oder Prüfung verlangt eine rückwirkende Spur. vitaFleet führt eine feldbasierte Änderungshistorie: Wird ein Kennzeichen, ein Kostenbetrag oder ein Dokumentdatum geändert, werden die ändernde Person und der Zeitpunkt im Datensatz festgehalten; auch Massenaktualisierungen erscheinen unter „Letzte Aktionen“. Fahrzeuge werden nicht gelöscht, sondern archiviert; Historie und Kosten eines außer Dienst gestellten Fahrzeugs bleiben in den Berichten erhalten. Wird eine Prüfung verlangt, stellen Sie die Aufzeichnungen nicht nachträglich zusammen, sie liegen bereits fertig vor. Dank der feldbasierten Historie ist auch zu sehen, wann und von wem ein falsch eingegebener Wert korrigiert wurde. Da die Aufzeichnungen an Person und Zeitpunkt gebunden sind, ist Rechenschaftspflicht kein Prozess, der erst nachträglich aufgebaut werden muss.
- Feldbasierte Änderungshistorie mit Person und Zeitstempel
- Auch Massenaktionen werden im Protokoll festgehalten
- Fahrzeuge werden nicht gelöscht, sondern archiviert
Trennung nach Amt und Abteilung
Fahrzeuge werden in Gruppen nach Amt, Bezirk, Zweigstelle oder Dienststelle aufgeteilt; jede Abteilung sieht ihre eigenen Fahrzeuge, während die Leitung die gesamte Flotte in einem Bericht vergleicht. Arbeitet eine Kommune oder Behörde mit mehreren angeschlossenen Gesellschaften und Einheiten, wird die Struktur der Tochtergesellschaften verwendet; Berichte und Dashboard lassen sich auf eine einzelne Gesellschaft filtern. Stellt man Ausgaben, Wartungstreue und Fahrzeugnutzung je Abteilung nebeneinander, wird sichtbar, welche Abteilungsflotte teurer oder stärker vernachlässigt ist. Haushalts- und Investitionsentscheidungen werden mit dieser Trennung getroffen. Dieselbe Struktur hilft auch am Ende der Haushaltsperiode: Über die Wahl eines Zeitraums werden Kraftstoff-, Werkstatt- und Gesamtkosten jeder Abteilung abgerufen, der Vergleich erfolgt in einer Tabelle, und die Datensätze, auf die man hinuntergeht, öffnen sich mit einem Klick.
- Gruppen nach Amt, Bezirk und Dienststelle
- Dashboard und Bericht je Tochtergesellschaft
- Kostenvergleich zwischen Abteilungen
Person, Rolle und Zugriff
In einer Einrichtung sollten diejenigen, die das Fahrzeug nutzen, die Wartung durchführen und den Bericht lesen, nicht dieselben Berechtigungen haben. Personen werden als Mitarbeiter, Fahrer, Techniker und Lieferantenkontakt klassifiziert; per E-Mail wird ein Konto angelegt und eine Rolle zugewiesen. Inhaber und Flottenmanager bearbeiten alles, der Fahrer sieht nur seine eigenen Datensätze, die Rolle „Nur Lesen“ liest ausschließlich. Für Prüfer oder die obere Leitung eine Leseberechtigung zu vergeben, ist der Weg, Informationen zu teilen, ohne dass das Risiko besteht, Datensätze zu verändern. Auch die Laufzeiten von Führerschein, SRC (Berufskraftfahrerqualifikation), psychotechnischem Gutachten und Gesundheitsbescheinigung werden in der Personenakte überwacht. Dank der Fahrerzuweisung ist außerdem erfasst, wer das Fahrzeug an welchem Datum genutzt hat. Auch die Laufzeiten der Fahrerzertifikate über die Verlängerungen der Person zu überwachen, hilft zu verhindern, dass ein Fahrzeug mit unberechtigtem oder abgelaufenem Fahrer ausrückt.
- Vier Rollen: Inhaber, Flottenmanager, Fahrer, Nur Lesen
- Der Fahrer sieht nur seine eigenen Datensätze
- Laufzeiten von Führerschein und SRC in der Personenakte
Dokumente und Einhaltung der Untersuchungspflichten
Hauptuntersuchung, Pflichtversicherung, Vollkasko und gegebenenfalls Genehmigungsdokumente werden von einer Stelle aus mit ihren Laufzeiten überwacht; Dokumentenscans werden an den Datensatz angehängt. Der Betrieb eines Behördenfahrzeugs ohne Dokumente birgt sowohl rechtliche Haftung als auch ein Reputationsrisiko in der Öffentlichkeit. Da Benachrichtigungen vor Ablauf der Fristen erzeugt werden, hängt die Überwachung nicht am Kalender eines Sachbearbeiters, sondern am System. Der Benachrichtigungskanal kann In-App, E-Mail oder beides sein; die Benachrichtigung geht an den Beobachter des Datensatzes, falls keiner vorhanden ist an den Beobachter des Fahrzeugs, und falls auch dort keiner vorhanden ist an die Führungskräfte. So ist die Leitung auch dann informiert, wenn eine Dokumentenfrist in der Abteilung vergessen wird. Fahrzeuge mit nahender Hauptuntersuchung werden über einen Listenfilter auf einem Bildschirm zusammengeführt; diese Liste lässt sich als gespeicherte Ansicht sichern und jede Woche an derselben Stelle öffnen. Ein abgelaufenes Dokument tritt als kritische Benachrichtigung hervor, und der Verantwortliche ist in den Aufzeichnungen sichtbar.
- Fristen für Hauptuntersuchung, Versicherung und Genehmigungsdokument
- Benachrichtigung an den Beobachter des Datensatzes, andernfalls an die Führungskräfte
- Dokumentenscan in der Fahrzeugakte
Kraftstoffdisziplin und Abgleich der Fahrzeugerkennung
Kraftstoff gehört bei Behördenflotten zu den am häufigsten hinterfragten Positionen; bei Tankungen per Fahrzeugerkennung oder per Beleg gehen Verbrauch und Betrag leicht verloren. Aus den Tankdaten wird der tatsächliche Verbrauch je Fahrzeug berechnet; Tankungen, die das Tankvolumen überschreiten, in kurzer Zeit ein zweites Mal erfolgen und deutlich über dem üblichen Verbrauch des Fahrzeugs liegen, werden mit Begründung in den Kraftstoffanomalien gesammelt. Der UTTS-Auszug (türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) wird mit Ihren eigenen Tankdaten abgeglichen; nicht zugeordnete Zeilen verschwinden nicht still, sondern landen in der Prüfung. Der Einheitspreis wird mit dem EPDK-Preis (EPDK: türkische Energiemarktregulierungsbehörde) am Kauftag verglichen. Im Tankdatensatz lässt sich private Nutzung markieren; markierte Tankungen unterliegen nicht den Regeln. So konzentriert sich die Prüfliste auf die Zeilen, die tatsächlich hinterfragt werden müssen, und bei Unstimmigkeiten wird die Ursache je Tankung im Datensatz festgehalten.
- Tatsächlicher Verbrauch je Fahrzeug
- Jede Anomalie mit Begründung; Entscheidung „Normal“ oder „Verdächtig“
- Abgleich des UTTS-Auszugs
- Vergleich mit dem EPDK-Preis
Wartung, Störung und Lieferantenerfassung
Behördenfahrzeuge kommen häufig in externen Werkstätten zur Wartung; geht die Verbindung zwischen Auftrag, Lieferant und Kosten verloren, wird die Gegenleistung der Ausgabe hinterfragbar. Eine Störungsmeldung wird vom Fahrer oder der Abteilung angelegt, priorisiert und zum Arbeitsauftrag; im Arbeitsauftrag laufen Teile, Arbeitszeit und Lieferant in einem Datensatz zusammen. Der Lieferant wird mit Steuernummer (VKN) und Finanzamt angelegt; der Import der E-Rechnung wird über die VKN zugeordnet, und die Werkstattpositionen landen im Datensatz. Wird der Auftrag abgeschlossen, wird er in die Wartungshistorie des Fahrzeugs geschrieben; wiederkehrende Störungen am selben Fahrzeug werden als Muster sichtbar. Dank der gemeinsamen Namen im Katalog der Wartungsaufgaben wird verhindert, dass verschiedene Abteilungen dieselbe Arbeit unter verschiedenen Namen erfassen; da Berichte nach diesen Namen gruppiert werden, ist klar ablesbar, welche Arbeit sich am häufigsten wiederholt.
- Von der Störung zum Arbeitsauftrag in einem Ablauf
- Abgleich der E-Rechnung mit der Lieferanten-VKN
- Wartungshistorie des Fahrzeugs und wiederkehrende Störungen
Transparentes Berichtswesen
Fertige Berichte öffnen sich als Tabelle zu den Themen Ausgaben, Wartung, Störung, Kraftstoff, Erneuerung und Buchhaltung; über die Zeitraumleiste wählen Sie Zeiträume wie diesen Monat, den Vormonat oder dieses Jahr. Fahrzeugbezogene Kosten, Kosten pro Kilometer, Betriebskosten und MwSt.-Aufschlüsselung werden Leitung, Ratsausschuss oder Prüfung aus derselben Quelle vorgelegt. Da die Daten aus einer Hand kommen, entfällt das Problem, dass verschiedene Abteilungen verschiedene Zahlen nennen. Die erweiterte Analytik zeigt mit Grafiken den Kostentrend und den Anteil geplanter Wartung. Die Zeitraumleiste verkürzt die Vorbereitungszeit für die interne Revision oder die Ratspräsentation. Da sich auch das Dashboard mit einrichtungsspezifischen Karten anpassen lässt, sieht jede Führungskraft jeden Morgen ihre eigenen Prioritäten.
- Standardberichte und Zeitraum-Kurzwahlen
- Kosten je Fahrzeug und pro Kilometer
- Grafische Analyse je Tochtergesellschaft
Schwerpunkte
Was decken wir in dieser Branche ab?
- Gemischte Flotte: Pkw, Schwerlastfahrzeuge, Geräte
- Gruppen nach Amt und Abteilung
- Struktur der Tochtergesellschaften
- Änderungshistorie und Aktivitätsprotokoll
- Rollenbasierter Zugriff
- Überwachung von Untersuchung und Versicherung
- UTTS und Kraftstoffanomalien
- Massenimport von Daten
So starten Sie
Von der Einrichtung bis zum ersten Bericht
Inventar importieren
Importieren Sie die vorhandene Fahrzeugliste aus Excel; Fahrzeuge und Geräte werden in getrennten Listen zusammengeführt. Kennzeichen, Art und technische Daten kommen auf einmal, anschließend ergänzen Sie Fehlendes. Nach dem Import werden fehlende Felder per Massenbearbeitung ergänzt und doppelte Datensätze geprüft.
In Abteilungen aufteilen
Gruppieren Sie nach Amt, Bezirk oder Dienststelle. Haben Sie angeschlossene Gesellschaften, definieren Sie sie als Tochtergesellschaft; jede Abteilung sieht ihre eigenen Fahrzeuge, die Leitung sieht alle. Ist die Gruppierung einmal erfolgt, arbeiten Berichte, Dashboard und Listenfilter nach dieser Struktur.
Personen und Rollen vergeben
Fügen Sie Fahrer, Techniker und Führungskräfte als Personen hinzu, legen Sie per E-Mail ein Konto an und weisen Sie eine Rolle zu. Definieren Sie für Prüfer oder die obere Leitung einen Nur-Lesen-Zugriff. Da eine Person ohne Konto keine Benachrichtigungs-E-Mails erhält, ist es wichtig, Verantwortliche in der Personenakte korrekt zu hinterlegen.
Einhaltung und Kraftstoff überwachen
Verfolgen Sie die Fristen für Hauptuntersuchung, Versicherung und Genehmigungsdokumente von einer Stelle aus. Laden Sie den UTTS-Auszug hoch (UTTS: türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen), gleichen Sie ihn mit den Tankdaten ab und prüfen Sie die Anomalieliste je Abteilung. Fehlgeschlagene oder nicht zugeordnete Zeilen landen in der Prüfung; Entscheidungen bleiben je Tankung gespeichert.
Auf die Prüfung vorbereitet sein
Jede Änderung wird mit Angabe von Person, Zeitpunkt und Feld im Protokoll festgehalten. Standardberichte werden mit Zeitraum abgerufen; da Fahrzeuge nicht gelöscht werden, bleiben auch ältere Datensätze in den Berichten. Für Prüfer ein Nur-Lesen-Konto anzulegen, ermöglicht Zugriff ohne das Risiko, Datensätze zu verändern.
Häufige Fragen
Es wird eine feldbasierte Änderungshistorie geführt; wer wann welches Feld geändert hat, ist festgehalten. Massenaktionen werden unter „Letzte Aktionen“ vermerkt. Fahrzeuge werden nicht gelöscht, sondern archiviert; deshalb bleiben Historie und Kosten eines außer Dienst gestellten Fahrzeugs in den Berichten sichtbar. Welche Änderung von welchem Benutzer vorgenommen wurde, ist auch im Aktivitätsprotokoll zu sehen; außerdem werden Dokumente und Kommentare an die Datensätze angehängt.
Weitere Branchen
Ist Ihre Flotte in einer anderen Branche tätig?
Branche
Handel und Distribution
Verbrauch und häufige Wartung bei intensiver Nutzung im Stadtverkehr.
Branche
Produktion und Industrie
Ein einheitliches System, vom Gabelstapler und Werksfahrzeug bis zur Auslieferungsflotte.
Branche
Fahrzeugvermietung
Mietverträge, Kilometerüberschreitung, Schäden und Schadenfreiheitsstufe.
Branche
Logistik und Transport
K-Genehmigung, Hauptuntersuchung, HGS und Kosten pro Fahrt bei Zugmaschinen und Aufliegern.
Branche
Personalbeförderung
Führerscheine der Fahrer und Zuweisungsverlauf in der Shuttle-Flotte.
Branche
Schülerbeförderung
Dokumente, Begleitpersonal und tägliche Fahrzeugkontrolle bei Schulbussen.
Branche
Bau und Erdbau
Kalenderbasierte Wartung von Baumaschinen und Zuweisung zu Baustellen.
Wir bereiten eine Demo für Ihre Flotte vor: Kommunen und öffentlicher Sektor
Wir nehmen ein paar Angaben auf und melden uns spätestens innerhalb eines Werktags – ohne Einrichtungsgebühr.