Personalbeförderung

Dokumentenordnung der Shuttle-Flotte

Im Mitarbeiterverkehr reicht es nicht, dass ein Fahrzeug fährt; es muss auch alle Dokumente haben, denn die Beförderten sind die Beschäftigten eines Unternehmens, und jede Unterbrechung trifft unmittelbar den Vertragskunden. In der Türkei kommen dafür meist Minibusse, Midibusse und Busse zum Einsatz. Hauptuntersuchung, Pflicht-Kfz-Haftpflichtversicherung und Abgasmessung stehen mit Ablaufdatum in der Fahrzeugakte, Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten und Gesundheitsbescheinigung in der Fahrerakte. Nähert sich eine Frist, erscheint sie in der täglichen Sammelbenachrichtigung. Da die Überwachung nicht vom Gedächtnis eines Koordinators, sondern vom System abhängt, läuft auch bei Personalwechsel kein Dokument unbemerkt ab. Ist die Datei jedes Dokuments – Fahrzeugschein, Police oder Bericht – an den jeweiligen Datensatz angehängt, müssen Sie nicht im Archiv suchen, wenn der Kunde es sehen möchte.

• Fahrzeug: Hauptuntersuchung, Pflicht-Kfz-Haftpflichtversicherung, Abgasmessung
• Fahrer: Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten, Gesundheitsbescheinigung
• Anstehende und abgelaufene Fristen in der täglichen Sammelbenachrichtigung
• Die Datei jedes Dokuments wird in der Fahrzeug- oder Personenakte archiviert

Wer hat wann welches Fahrzeug gefahren

Die Fahrzeug-Fahrer-Zuweisung wird mit Zeitraum geführt; rückwirkend ist klar, wer welchen Shuttle an welchen Tagen gefahren hat. Das ist mehr als eine Aufzeichnung, es ist die Grundlage der Verantwortlichkeit: Kommt ein Bußgeld, eine Mautdurchfahrt oder ein Schaden, gelangt man über die Zuweisung zum Zeitpunkt des Vorfalls zum richtigen Fahrer. Bei Schichtwechsel, Urlaub oder Einsatz eines Ersatzfahrers wird die alte Zuweisung nicht gelöscht, sondern eine neue hinzugefügt. Wurde nie eine Zuweisung vorgenommen, werden Bußgeld und Mautdurchfahrt dem Fahrzeug zugeschrieben und der Fahrer bleibt leer; deshalb lohnt es sich, die Zuweisung bei Änderungen der Schichtordnung aktuell zu halten. Die Frage „Wer hat diesen Shuttle an jenem Morgen gefahren?“ beantwortet sich mit einer einzigen Suche. Die Zuweisung sorgt außerdem dafür, dass auch Tankdaten dem richtigen Fahrer zugeordnet werden; zum Monatsende lässt sich ablesen, welcher Fahrer wie viel Kraftstoff getankt hat und welches Fahrzeug die Mautdurchfahrt hatte.

• Zuweisung mit Zeitraum, die Historie wird nicht gelöscht
• Bußgeld, Mautdurchfahrt und Kraftstoff werden dem Fahrer zum Zeitpunkt des Vorfalls zugeordnet
• Die Schadenakte wird dem Fahrer zum Zeitpunkt des Schadens zugeordnet

Tägliche Fahrzeugkontrolle vor der Fahrt

Sicherheit entsteht oft bei der fünfminütigen Kontrolle am Morgen. Ihre eigene Checkliste legen Sie als Prüfformular an: Reifen, Bremsen, Scheinwerfer, Türen, Sicherheitsgurte, Verbandskasten, Feuerlöscher. Der Fahrer füllt das Formular vor der Fahrt aus; eine als nicht bestanden markierte Position wird automatisch zur Störungsmeldung und bis zur Behebung nachverfolgt. Damit gibt es kein „Die Bremse fühlte sich komisch an, aber ich habe es nicht notiert“ mehr. Die Formularhistorie wird datiert am Fahrzeug gespeichert; was an welchem Tag geprüft wurde, ist sowohl bei der internen Revision als auch bei Fragen des Kunden ein Nachweis. Den Inhalt des Formulars können Sie nach Fahrzeugtyp anpassen; Minibus und Bus müssen nicht dieselben Prüfpunkte haben. Findet der Fahrer bei der Kontrolle einen Mangel, wird die Störungsmeldung früh am Morgen eröffnet, und die Werkstatt oder ein Ersatzfahrzeug lässt sich vor Tagesbeginn einplanen.

• Die Checkliste definieren Sie passend zu Ihrem Betrieb selbst
• Eine nicht bestandene Position wird direkt zur Störung
• Die Formularhistorie wird datiert am Fahrzeug gespeichert

Wartungsplan und Kilometerstand

Der Wartungsplan gleichartiger Shuttle-Fahrzeuge ähnelt sich. Statt einzelne Erinnerungen einzurichten, legen Sie einen Wartungsplan an und fügen die Fahrzeuge hinzu; eine Änderung des Intervalls im Plan aktualisiert alle verknüpften Fahrzeuge. Die Intervalle werden in Kilometern und Monaten gemeinsam festgelegt, und was zuerst erreicht wird, bestimmt die Fälligkeit. Ein Shuttle im Einschichtbetrieb und eines im Dreischichtbetrieb legen nicht gleich schnell Kilometer zurück; die Fälligkeit wird aus dem aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs berechnet. Ist die GPS-Integration angebunden, kommen die Kilometer automatisch, andernfalls werden sie aus Kraftstoff-, Werkstatt- und Untersuchungsdaten abgelesen. Wird eine Wartung lange vor dem Termin durchgeführt, geht eine Benachrichtigung zur vorzeitigen Ausführung hinaus. Kommt ein neues Shuttle-Fahrzeug in die Flotte, müssen Sie den Wartungskalender nicht von Grund auf aufbauen; sobald das Fahrzeug dem Plan hinzugefügt wird, sind alle Erinnerungen fertig, und mit jedem abgeschlossenen Arbeitsauftrag rückt die Fälligkeit automatisch vor.

• Wartungsplan: einmal definieren, auf alle Fahrzeuge anwenden
• Kilometer- und Monatsintervall werden gemeinsam festgelegt
• Bei GPS-Anbindung wird der Kilometerstand automatisch aktualisiert

Fahrgastsicherheit auf Aufzeichnungen gestützt

Wenn tägliche Kontrolle, Dokumentenüberwachung und Störungsablauf zusammenwirken, ist Sicherheit kein Eindruck mehr, sondern beruht auf Aufzeichnungen. Welchem Fahrzeug etwas fehlt, welches Dokument welches Fahrers bald abläuft, welche Störung noch offen ist – diese Informationen stehen an einem Ort, mit ihrer Historie. Nach einer Beschwerde oder einem Vorfall die Frage „Wann war die letzte Wartung an diesem Fahrzeug, wurden die Kontrollen durchgeführt?“ mit Aufzeichnungen beantworten zu können, bietet rechtlichen wie auch Reputationsschutz. Ein Shuttle mit offener Störungsmeldung steht bis zum Abschluss ganz oben auf Ihrer Liste, und die Meldung kritischer Störungen erreicht die Führungskräfte. Sicherheit wird so nicht der Aufmerksamkeit Einzelner überlassen, sondern an eine wiederholbare Ordnung gebunden; auch ein neuer Koordinator muss die Vorgeschichte nicht von Grund auf lernen.

Rohdaten für Kosten und Abrechnung

Der Shuttle-Dienst wird dem Kunden meist monatlich oder pro Linie berechnet; um die Rentabilität zu sehen, müssen auch die Kosten bis auf die Linie heruntergebrochen werden. Kraftstoff-, Wartungs-, Versicherungs- und Mautkosten werden je Fahrzeug erfasst. Fassen Sie Fahrzeuge nach Kunde oder Linienname in Gruppen zusammen, lassen sich die Gruppen vergleichen. Wird der HGS/OGS-Auszug (türkische elektronische Mautsysteme) hochgeladen, werden die Mautdurchfahrten dem Fahrzeug zugeordnet, der Kraftstoffverbrauch wird zwischen zwei Volltankungen berechnet, und der Vergleich mit dem EPDK-Preis zeigt teure Käufe. In Angebots- und Abrechnungsgespräche gehen Sie mit Aufzeichnungen; welche Linie Gewinn bringt und welche Verlust verursacht, beruht nicht auf Schätzungen. In den Berichten wählen Sie einen Zeitraum, vergleichen diesen Monat, den Vormonat oder die letzten drei Monate und sehen den Kraftstoffverbrauch je Fahrzeug sowie die Werkstattzeiten an einer Stelle.

• Kraftstoff, Wartung, Versicherung und Maut je Fahrzeug
• Fahrzeuggruppen nach Kunde oder Linienname
• Verbrauch in l/100 km, Warnung bei teurem Kraftstoffkauf

Reifen und Vorbereitung auf die Winterzeit

Der Mitarbeiterverkehr fährt das ganze Jahr, früh am Morgen und spät am Abend; der Reifenzustand bestimmt unmittelbar die Fahrsicherheit. Jeder Reifen wird mit seiner Position erfasst; Profiltiefe und Druck werden eingegeben, und anhand des Verschleißes werden die Restkilometer bis zum Wechsel geschätzt. Mit Reifenregeln lassen sich für Minibusse und Midibusse unterschiedliche Schwellen definieren. Der Zeitraum der Winterreifenpflicht (1. Dezember – 1. April, je nach Provinz abweichend) wird in den Einstellungen festgelegt; ist am Fahrzeug Winterreifenpflicht markiert, werden im Zeitraum für nicht geeignete Fahrzeuge Warnungen erzeugt. Beim Saisonwechsel sehen Sie auf einen Blick, welches Fahrzeug bereit ist. Wird eine Reifenrechnung ins System übernommen, werden die Positionen als Reifen im Lager erfasst; montieren Sie sie anschließend an der Fahrzeugposition, können Sie nachverfolgen, wie viele Kilometer welcher Reifen an welchem Shuttle gelaufen ist.

• Profilmessung und Restkilometer je Position
• Eigene Reifenschwellen nach Fahrzeugtyp und Gruppe
• Zeitraumwarnung für Fahrzeuge mit Winterreifenpflicht

Bei Vertragsleistungen auf Prüfungen vorbereitet sein

Der Mitarbeiterverkehr wird meist mit Zusage an eine Einrichtung erbracht; der Kunde fragt gelegentlich nach der Eignung von Fahrzeugen und Fahrern und führt manchmal Kontrollen vor Ort durch. Da Dokumentenfristen, tägliche Kontrollformulare, Wartungshistorie und Zuweisungsdaten in vitaFleet datiert an einem Ort liegen, beantworten Sie die Frage „Erfüllt Ihre Flotte die Vertragsbedingungen?“, ohne Unterlagen zu suchen. Fahrzeugschein, Versicherungspolice und Vertragsdateien werden an die Fahrzeug- oder Personenakte gebunden archiviert. Bei einem Unfall werden eingescanntes Protokoll, Fotos und Skizze an dieselbe Akte angehängt; auch Aktennummer und Kosten der Versicherung werden verfolgt. Die Vorbereitung vor dem Kundentermin besteht nicht mehr darin, verstreute Dateien zusammenzusuchen, sondern in einem Blick in die Aufzeichnungen; fehlende Dokumente oder offene Störungen stehen dabei ohnehin schon ganz oben auf der Liste.

• Dokumente, Kontrollen und Wartungshistorie an einem Ort
• Archiv für Fahrzeugscheine, Policen und Vertragsdateien
• Unfallakte: Protokoll, Skizze, Versicherungsvorgang