Flottenmanagementsystem

Behalten Sie bei Ihrer Flotte alle

im Blick

Fahrzeuge, Wartung, Kraftstoff, Hauptuntersuchungen, HGS (türkisches elektronisches Mautsystem) und Bußgelder auf einem Bildschirm. Jede fällige Frist wird Ihnen automatisch in Erinnerung gerufen; das Suchen in Excel-Dateien entfällt.

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Keine Installation · Import aus Excel · Speziell für die Türkei entwickelt

Chatten Sie mit Ihrer Flotte

Beispielunterhaltung; die Zahlen sind beispielhaft. Der Assistent liest nur und ändert keinen Eintrag.

Auf einen Blick

Ihre Flotte in Zahlen, auf einem Bildschirm

Sie gestalten das Dashboard nach Ihren Vorstellungen und sehen den Puls Ihrer Flotte in Echtzeit: Kostentrend, Ziele und wichtige Kennzahlen auf einen Blick. Die Zahlen unten sind beispielhaft.

vitaFleet-Dashboard — Fahrzeugstatus, Verlängerungen, Wartung und Standorte auf einem Bildschirm

Hauptziel

Flotte vollständig erfasst

82 %Ziel 90 %

Wartung termingerecht

Der Anteil der fristgerecht abgeschlossenen Wartungen ist gegenüber dem Vorquartal um 24 % gestiegen.

Aktive Erinnerungen

anstehende Fristen · in einer einzigen Zusammenfassungs-E-Mail

Vorausschauende Wartung

Steuern Sie die Wartung nach dem Fahrzeug, nicht nach dem Kalender

Intervalle werden in km und Monaten gemeinsam festgelegt; was zuerst erreicht ist, bestimmt die Fälligkeit. Bei Stadtfahrzeugen laufen die Monate zuerst ab, auf langen Strecken die Kilometer — Sie müssen nicht beides getrennt verfolgen.

Sammelanwendung per Wartungsplan
Richten Sie Erinnerungen nicht einzeln pro Fahrzeug ein: Alle Aufgaben gelangen automatisch zu jedem Fahrzeug, das dem Plan hinzugefügt wird.
Ablauf bis zum Arbeitsauftrag
Eine fällige Wartung wird zum Arbeitsauftrag; nach dem Abschluss landet sie in der Wartungshistorie und die Erinnerung rückt von selbst weiter.
Benachrichtigung an die richtige Person
Die Beobachter des Fahrzeugs werden informiert; gibt es keine, geht die Meldung an die Flottenmanager. Benachrichtigungen werden täglich in einer einzigen Zusammenfassungs-E-Mail gebündelt.

vitaFleet-Wartungserinnerungen — überfällige, anstehende und erledigte Wartungen, Planvorschau

Kostenverantwortung

Jede Ausgabe hat ein Fahrzeug und einen Fahrer

Kraftstoff, Mautdurchfahrten, Bußgelder, Teile, Arbeitszeit und Versicherung werden im selben Fahrzeugdatensatz gesammelt. Am Monatsende steht die Antwort auf die Frage „Wohin ist das Geld geflossen?“ auf einem Bildschirm.

Kosten pro km
Kilometerstände werden automatisch aus Tankungen, Wartung und Hauptuntersuchungen aktualisiert; die Kosten pro km werden je Fahrzeug berechnet.
Zuordnung zum Fahrer
Bußgelder und Mautdurchfahrten werden anhand der Fahrzeugzuweisung zum Zeitpunkt des Ereignisses dem Fahrer zugeordnet. Ohne Zuweisung wird der Eintrag dem Fahrzeug zugeschrieben und bleibt nie ohne Zuordnung.
Erneuerungsentscheidung
Die Erneuerungsanalyse bewertet Alter, Laufleistung und aufgelaufene Wartungskosten gemeinsam und empfiehlt behalten / beobachten / ersetzen.

vitaFleet-Ausgabenverlauf — Gesamtausgaben, Belastung durch wiederkehrende Ausgaben, Aufschlüsselung nach Fahrzeug und Ausgabenart; automatisches Ausfüllen aus Belegen und Rechnungen

Flottenverfolgung

Sehen Sie, wo ein Fahrzeug ist und wo es war

Mit der GPS-Integration erscheinen die Fahrzeugstandorte auf der Flottenkarte; sie verbindet sich mit Ihrem vorhandenen Tracking-Gerät, sodass Standorte ohne zusätzliche Hardware in vitaFleet einfließen. Sie definieren Orte wie Depot, Baustelle und Garage und verfolgen die Bewegungen der Fahrzeuge in Bezug auf diese Orte.

Standort auf der Karte
Der zuletzt bekannte Standort der Fahrzeuge und die definierten Orte (Depot, Baustelle, Garage) erscheinen auf einer einzigen Karte; welches Fahrzeug wo ist, sehen Sie auf einen Blick.
Fahrtverlauf des Fahrzeugs
Standortdaten werden mit Datum gespeichert; Sie verfolgen rückwirkend, wo ein Fahrzeug war und wann es definierte Orte betreten und verlassen hat.
Definierte Orte und Grenzen
Sie definieren Depots, Baustellen und Servicepunkte und zeichnen ihre Grenzen ein; Standortdaten werden diesen Orten zugeordnet, und die Kosten lassen sich je Standort auswerten.

vitaFleet-Flottenverfolgung — Live-Standort und Fahrtverlauf der Fahrzeuge auf einer Karte

Rechnungsintegration

Lassen Sie sich die Rechnungen vom Integrator liefern

Rechnungen aus e-Logo E-Rechnung (türkisches System für elektronische Rechnungen) werden zu Flottenausgaben; Sie prüfen und bestätigen nur noch.

Rechnungen abrufen
Sie wählen Unternehmen und Zeitraum und rufen die Rechnungen aus e-Logo ab; auch die Positionen werden übernommen.
Vorschlag prüfen
Flottenbezug, Ausgabenart, Fahrzeug und Lieferant werden mit Begründung vorgeschlagen; Sie korrigieren direkt in der Zeile.
Als Wartungseintrag übernehmen
Die Positionen werden Wartungsaufgaben zugeordnet, und die Wartungserinnerung rückt weiter.
Regel einrichten
Wenn derselbe Lieferant immer derselben Ausgabenart zugeordnet wird, werden spätere Rechnungen automatisch eingeordnet.
Wer welche Rechnung sieht
Der Kontoinhaber sieht alle; andere Benutzer sehen nur ihren eigenen Bereich.

vitaFleet-E-Rechnungsübernahme — eingehende Rechnungen werden Fahrzeug und Ausgabenart zugeordnet, Regeln greifen automatisch

Module

Alles, was Sie für die Flottenverwaltung brauchen, an einem Ort

Vom Fahrzeug bis zum Arbeitsauftrag, vom Ersatzteil bis zum Bericht arbeitet die gesamte Kette verbunden. Eine Angabe an einer Stelle erscheint automatisch auf den anderen Bildschirmen.

Fahrzeugakte

Jedes Fahrzeug der Flotte lebt in einer einzigen Akte: vom Kennzeichen und der Fahrgestellnummer über mehr als 50 technische Felder bis zu Dokumenten, Fotos und Kilometerverlauf. Sie bauen die Liste nach Ihrer Arbeitsweise auf, speichern sie und rufen sie mit einem Klick wieder auf.

Technisches Profil
Marke, Modell, Baujahr, Motor, Fahrgestell und mehr als 50 Felder sind in sechs Gruppen zusammengefasst.
Dokumenten- und Fotoarchiv
Zulassung, Police, Vertrag und Bilder bleiben direkt am Fahrzeug.
Gespeicherte Ansichten
Sie speichern Spalten- und Filtersätze als Registerkarten und öffnen sie mit einem Klick.
Kilometerverlauf
Jeder Kilometerstand ist datiert; er wird automatisch aus Tank- und Wartungseinträgen aktualisiert.

Wartungserinnerungen

Sie steuern die Wartung nach dem Fahrzeug, nicht nach dem Kalender. Sie legen Kilometer- und Monatsintervall gemeinsam fest, und was zuerst erreicht ist, gilt als Fälligkeit; anstehende und überfällige Arbeiten werden gemeldet, ohne dass jemand nachhaken muss.

Doppeltes Intervall
Kilometer und Monate gemeinsam; in der Stadt laufen die Monate zuerst ab, auf langen Strecken die Kilometer.
Wartungsplan
Sie wenden die Aufgaben auf alle Fahrzeuge eines Plans in einem Schritt an.
Weiter zum Arbeitsauftrag
Eine fällige Wartung wird zum Arbeitsauftrag; nach dem Abschluss rückt die Erinnerung weiter.
Benachrichtigung an die richtige Person
An den Beobachter, ersatzweise an den Flottenmanager; alles in einer täglichen Zusammenfassungs-E-Mail.

Formular für neue Erinnerung: Aufgabe, Kilometer- und Monatsintervall, zuletzt erledigter Wert, nächste Fälligkeit und aktueller Status

Arbeitsaufträge

Positionen, Arbeitszeit, Teile und Lieferant kommen in einem einzigen Arbeitsauftrag zusammen. Nach dem Abschluss werden die Kosten dem Fahrzeug zugebucht, die verbrauchten Teile vom Lagerbestand abgezogen, und der Eintrag geht in die Wartungshistorie über.

Trennung der Positionen
Arbeitszeit und Teile sind getrennte Positionen; die Beträge werden inklusive MwSt. geführt.
Lieferant
Die ausführende Werkstatt wird mit dem Eintrag verknüpft und später im Bericht verglichen.
Lagerabgang
Verbrauchte Teile werden aus dem Bestand abgebucht; beim Erreichen des kritischen Mindestbestands erfolgt eine Warnung.
Wartungshistorie
Ein abgeschlossener Auftrag landet in der Fahrzeughistorie und aktualisiert die Kosten pro km.

Formular für neuen Arbeitsauftrag: Fahrzeug, Serviceart, Lieferant, Rechnungsnummer, Kosten und automatisches Ausfüllen aus der Werkstattrechnung

Kraftstoff und Verbrauch

Jede Betankung und jeder Ladevorgang wird erfasst; L/100 km, kWh/100 km und Kosten pro km werden je Fahrzeug automatisch berechnet. Sie importieren Tankkarten- und UTTS-Auszüge (türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) und gleichen sie ab.

Automatischer Verbrauch
Aus den Kilometern zwischen den Betankungen ergeben sich der tatsächliche Verbrauch und die Effizienz.
Preisabweichung
Liegt der Einheitspreis außerhalb des Erwarteten, wird der Eintrag markiert.
Elektrofahrzeuge
Ladevorgänge folgen demselben Aufbau; der Verbrauch wird in kWh/100 km berechnet.
UTTS-Abgleich
Der Auszug zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen wird mit Ihren eigenen Einträgen abgeglichen.

Neue Tankeingabe: automatisches Ausfüllen aus dem Beleg, Menge, Betrag, Einheitspreis, Kilometerstand und Verbrauch

Berichte

31 fertige Berichte ermöglichen es Ihnen, Ihre Flotte mit Belegen statt nach Gefühl zu steuern: von den Kosten je Fahrzeug über die Kosten pro km bis zu Abschreibung, MwSt.-Aufschlüsselung und Erneuerungsanalyse.

Kostenberichte
Kosten je Fahrzeug und Kosten pro km, aufgeschlüsselt nach Fahrzeug und Flotte.
Buchhaltung
MwSt.-Aufschlüsselung und Abschreibungsberichte.
Erneuerungsanalyse
Empfehlung behalten / beobachten / ersetzen anhand von Alter, Laufleistung und aufgelaufenen Wartungskosten.
Ihre eigene Ansicht
Sie wählen Spalten, richten Filter ein und speichern sie als Registerkarten.

Kostenbericht: Gesamtkosten der Flotte, Kosten pro km, Diagramm der monatlichen Gesamtkosten, Ausgabenverteilung und Fahrzeug-Kostenranking

Prüfformulare

Sie erstellen Ihre eigenen Checklisten und füllen sie unterwegs mobil aus. Ein nicht bestandener Punkt wird direkt zum Defekteintrag und kommt in die Nachverfolgung; kein Befund bleibt auf Papier.

Eigene Checkliste
Sie definieren Ihre eigenen Prüfpunkte je nach Fahrzeugtyp.
Nicht bestandener Punkt → Defekt
Ein Punkt, der nicht bestanden wird, eröffnet automatisch einen Defekteintrag.
Ausfüllen vor Ort
Per Smartphone oder Tablet, mit angehängten Fotos.
Geplante Prüfung
Sie terminieren periodische Prüfungen für Fahrzeuge und verpassen keine.

Formular für die periodische Prüfung: Punkte werden als Bestanden / Nicht bestanden markiert, nicht bestandene Punkte werden hervorgehoben

Module

Alles, was Sie für die Flottenverwaltung brauchen, an einem Ort

Vom Fahrzeug bis zum Arbeitsauftrag, vom Ersatzteil bis zum Bericht arbeitet die gesamte Kette verbunden. Eine Angabe an einer Stelle erscheint automatisch auf den anderen Bildschirmen.