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Gerätemanagement

Generatoren, Kompressoren, Gabelstapler und Handwerkzeuge, also Vermögenswerte, die keine Fahrzeuge sind, haben eine eigene Liste. Von jedem Gerät sind Seriennummer, Hersteller, Status, Standort und zugewiesene Person erfasst. Wartungseinträge und periodische Wartungserinnerungen werden getrennt geführt; die Wartungskosten pro Gerät werden aus diesen Einträgen summiert, und Ihre Fahrzeugliste wird nicht unübersichtlich.

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vitaFleet — Gerätemanagement

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Gerätestatus

In Gebrauch, Im Lager, In Wartung, Außer Dienst

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Erinnerungsstatus

Pünktlich, Bald fällig, Überfällig

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Geräteseiten

Liste, Wartungsprotokolle, Erinnerungen

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Intervalleinheiten

Tag, Woche, Monat und Jahr

Was steckt in Gerätemanagement?

Die Bildschirme, aus denen die Lösung besteht, und was Sie in jedem davon tun, werden unten der Reihe nach beschrieben.

Bildschirm

Geräteliste

Das ist die Liste aller Vermögenswerte, die keine Fahrzeuge sind. Mit der Schaltfläche „Gerät hinzufügen“ wird ein neuer Datensatz angelegt; das Formular enthält die Felder Name, Art, Seriennummer, Hersteller, Modell, Status, Standort und Zugewiesene Person. Die Liste ist von der Fahrzeugliste getrennt, sodass Ihre Fahrzeugbildschirme nicht unübersichtlich werden; in Berichten können Sie je nach Bedarf gemeinsam oder getrennt auswerten. Mit „Neu definieren“ in den Auswahlfeldern ergänzen Sie fehlende Arten oder Hersteller, ohne die Seite zu verlassen; von den Gerätedetails aus gelangen Sie zu Wartung und Erinnerungen.

Stammfelder
Sie erfassen Name, Art, Seriennummer, Hersteller und Modell; mit „Neu definieren“ in den Auswahlfeldern ergänzen Sie fehlende Werte, ohne die Seite zu verlassen.
Status
Sie wählen einen von vier Status: In Gebrauch, Im Lager, In Wartung und Außer Dienst.
Standort und Person
Ein Gerät wird einem Standort und einer Person zugeordnet; die Liste zeigt, wo es ist und wer es hat.
Bearbeiten
Der Datensatz wird in den Gerätedetails bearbeitet; zu Wartung und Erinnerungen gelangen Sie über die Details.

Bildschirm

Zuweisung und Standorte

Ein Gerät wird einer Person oder einem Standort zugewiesen. Die Felder „Standort“ und „Zugewiesene Person“ im Geräteformular legen das fest; die Liste zeigt, wo das Gerät ist und wer es hat. Im Bildschirm „Standorte“ werden Lager, Baustelle, Garage und Servicepunkt definiert; sie tragen Adress- und Positionsangaben. Wird für einen Standort eine Geofence-Grenze gezogen, werden Positionsdaten entsprechend diesem Standort zugeordnet. Definierte Standorte erscheinen auf der Flottenkarte zusammen mit den Fahrzeugen; wechselt ein Gerät den Standort, halten Sie den Datensatz durch Bearbeiten des Formulars aktuell.

Zugewiesene Person
Das Feld „Zugewiesene Person“ im Geräteformular legt den Verantwortlichen fest; die Person wird aus der Liste gewählt oder an Ort und Stelle neu definiert.
Standortzuordnung
Das Feld „Standort“ ordnet das Gerät einem Lager, einer Baustelle oder einer Garage zu.
Geofence
Wird für einen Standort eine Grenze gezogen, werden Positionsdaten entsprechend diesem Standort zugeordnet.
Darstellung auf der Karte
Definierte Standorte werden auf der Flottenkarte angezeigt.

Bildschirm

Gerätewartungsprotokolle

Die Gerätewartungsprotokolle sind die eigene Liste der Wartungen und Reparaturen an Geräten; sie sind das Gegenstück zum Wartungsverlauf der Fahrzeuge. Jeder Eintrag enthält Gerät, Datum, durchgeführte Arbeit, Kosten, Lieferant, Ausführenden und ein Notizfeld. Da der Eintrag mit dem Lieferanten verknüpft ist, erzeugen die Kostenberichte die Aufschlüsselung nach Lieferant aus dieser Verbindung. Gerätewartungen vermischen sich nicht mit Fahrzeugwartungen, sie werden auf einer eigenen Seite gelistet. Wird eine Wartung erfasst, schließen Sie die zugehörige Geräteerinnerung ab; die Wartungskosten pro Gerät werden aus den Einträgen summiert.

Eintragsfelder
Gerät, Datum, durchgeführte Arbeit, Kosten, Lieferant, ausführende Person und Notiz werden ausgefüllt.
Lieferantenverknüpfung
Der Eintrag wird dem Lieferanten zugeordnet; die Kostenberichte erzeugen die Aufschlüsselung nach Lieferant aus dieser Verbindung.
Eigene Liste
Gerätewartungen vermischen sich nicht mit Fahrzeugwartungen, sie werden auf einer eigenen Seite gelistet.
Erinnerung schließen
Wird eine Wartung erfasst, wird die zugehörige Geräteerinnerung abgeschlossen.

Bildschirm

Wartungserinnerungen

Die periodische Wartung und Kalibrierung von Geräten verfolgen Sie in diesem Bildschirm. Im Erinnerungsformular werden die Felder Gerät, Aufgabe, Intervall, Schwelle für „Bald fällig“, Zuletzt durchgeführt und Benachrichtigungen ausgefüllt. Das Intervall wird in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren angegeben; Standard ist der Monat. Die Fälligkeit ergibt sich, indem das Intervall auf das Datum der letzten Durchführung aufgeschlagen wird. Der Status ist kein eigenes Feld, sondern wird bei jedem Lesen abgeleitet: Pünktlich, Bald fällig oder Überfällig. Auch die Kalibrierdaten von Messgeräten werden hier verfolgt; bei nahender und überschrittener Fälligkeit wird eine Benachrichtigung erzeugt.

Erinnerungsformular
Die Felder Gerät, Aufgabe, Intervall, Schwelle für „Bald fällig“, Zuletzt durchgeführt und Benachrichtigungen werden ausgefüllt.
Intervalleinheit
Das Intervall wird in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren definiert; Standard ist der Monat.
Schwelle für „Bald fällig“
Liegt die von Ihnen festgelegte Zeitspanne vor der Fälligkeit, gilt die Erinnerung als Bald fällig; nach der Fälligkeit wird sie Überfällig.
Kalibrierung
Die Kalibrierdaten von Messgeräten werden im selben Bildschirm verfolgt.

Bildschirm

Dokumente und Kommentare

Dem Gerätedatensatz lassen sich Dokumente hinzufügen und Kommentare schreiben; Dokumente und Kommentare sind eine gemeinsame Funktion von Geräte- und Fahrzeugdatensätzen. Garantieurkunde, Wartungsbericht oder Kaufbeleg bleiben beim Datensatz, Außendienst und Büro teilen Notizen am selben Datensatz. Der Bildschirm „Garantien“ verfolgt die Garantie von Fahrzeugen und Teilen mit Datums- und Kilometergrenze; die Garantieurkunde wird dem Datensatz hinzugefügt. Der Bildschirm „Dokumente“ wiederum bündelt die Belege aus den Datensätzen in einer Liste; so müssen Sie nicht jeden Datensatz einzeln öffnen, um einen Beleg zu suchen.

Dokument hinzufügen
In den Gerätedetails wird der Beleg dem Datensatz hinzugefügt; das Dokument wird zusammen mit dem Datensatz gespeichert.
Kommentare
Zum Gerätedatensatz wird ein Kommentar geschrieben; Außendienst und Büro teilen Notizen am selben Datensatz.
Garantieverfolgung
Der Bildschirm „Garantien“ verfolgt die Garantie von Fahrzeugen und Teilen mit Datums- und Kilometergrenze; die Urkunde wird dem Datensatz hinzugefügt.
Gemeinsame Dokumentenliste
Der Bildschirm „Dokumente“ bündelt die Belege aus den Datensätzen in einer Liste.

Bildschirm

Prüfformulare

Prüfformulare lassen sich auch für Geräte verwenden. In der Formularvorlage sind die Positionstypen Kontrollkästchen, Zahl, Text, Foto und Unterschrift verfügbar. Die Vorlage wird einmal erstellt, das Außendienstpersonal wählt im Bildschirm „Prüfung durchführen“ das Gerät und füllt sie aus; Foto und Unterschrift werden im selben Formular erfasst. Die Ergebnisse sammeln sich in der Einreichungsliste, nicht bestandene Positionen werden zusätzlich im Bildschirm „Positionsfehler“ verfolgt. Prüfpläne dienen dazu, wiederkehrende Kontrollen zu planen; so wird die Kontrolle von Staplern oder Kompressoren statt auf Papier im Datensatz festgehalten.

Positionstypen
Die Checkliste wird mit Positionen aus Kontrollkästchen, Zahl, Text, Foto und Unterschrift aufgebaut.
Prüfung durchführen
Das Personal wählt das Gerät und füllt das Formular aus; Foto und Unterschrift werden im selben Formular erfasst.
Nicht bestandene Positionen
Nicht bestandene Positionen werden in den Positionsfehlern der Prüfung gesondert verfolgt.
Plan
Prüfpläne planen wiederkehrende Kontrollen.

Neuer Vermögenswert

Einen Generator erfassen und zuweisen: die Schritte

Die Lagerverantwortliche öffnet in der Geräteliste „Gerät hinzufügen“. Name und Art werden eingegeben, Seriennummer, Hersteller und Modell eingetragen. Das Feld „Status“ wird auf Im Lager oder In Gebrauch gesetzt. Fehlt die Art oder der Hersteller in der Liste, wird sie mit „Neu definieren“ ergänzt, ohne die Seite zu verlassen. Soll das Gerät auf die Baustelle, wird im Feld „Standort“ die Baustelle gewählt, soll es dem verantwortlichen Vorarbeiter übergeben werden, im Feld „Zugewiesene Person“ der Vorarbeiter. Nach dem Speichern zeigt die Liste, wo das Gerät ist und wer es hat. Ändern sich Standort oder Person später, wird das Geräteformular bearbeitet; auch der Status lässt sich auf In Wartung oder Außer Dienst aktualisieren. Alles bleibt in einem Datensatz; von wem und an welchem Standort das Gerät genutzt wurde, lässt sich auch später nachlesen.

  • Stammdaten erfassen. Name, Art, Seriennummer, Hersteller und Modell stehen in einem Formular.

  • Status wählen. In Gebrauch, Im Lager, In Wartung oder Außer Dienst.

  • Zuweisen. Mit den Feldern „Standort“ und „Zugewiesene Person“ werden Position und Verantwortlicher im Datensatz festgehalten.

Periodische Wartung

Von der Erinnerung zum Wartungseintrag: der Abschluss der Wartung

Der technische Verantwortliche legt im Bildschirm „Erinnerungen“ einen neuen Datensatz an: Gerät, Aufgabe und Intervall werden gewählt, zum Beispiel 6 Monate. Schwelle für „Bald fällig“ und Datum der letzten Durchführung werden eingegeben; die Fälligkeit ergibt sich, indem das Intervall auf das Datum der letzten Durchführung aufgeschlagen wird. Innerhalb der Schwelle erscheint der Eintrag als Bald fällig, nach der Fälligkeit als Überfällig. Wurde die Wartung durchgeführt, werden in den Gerätewartungsprotokollen Gerät, Datum, durchgeführte Arbeit, Kosten und Lieferant erfasst und die Erinnerung abgeschlossen. Die nächste Fälligkeit wird nach dem neuen Datum berechnet; die Wartungskosten des Geräts werden aus den Wartungsprotokollen summiert, und die Aufschlüsselung nach Lieferant fließt über diese Verbindung in die Berichte ein. Die Erinnerung muss so nicht bei jeder Wartung neu eingerichtet werden; der Datensatz wird einmal definiert, mit jedem Abschluss rückt die Fälligkeit vor, und Überfälligkeit bleibt sichtbar.

Formular der Geräteerinnerung

Formular der Geräteerinnerung

  • Intervall definieren. Intervall in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren sowie die Schwelle für „Bald fällig“ werden eingegeben.

  • Status verfolgen. Die Status Pünktlich, Bald fällig und Überfällig sind in der Liste farblich getrennt.

  • Wartung erfassen. Arbeit, Kosten, Lieferant und ausführende Person werden im Wartungsprotokoll erfasst.

Kontrolle im Außendienst

Von der Prüfvorlage zur Kontrolle vor Ort

Der Flottenmanager erstellt unter „Prüfformulare“ eine Vorlage: Positionen mit Kontrollkästchen, eine Zahlenposition, Foto und Unterschrift. Das Außendienstpersonal wählt im Bildschirm „Prüfung durchführen“ das Gerät und füllt das Formular aus; Foto und Unterschrift werden im selben Ablauf erfasst. Die Einreichung landet in der Prüfliste, nicht bestandene Positionen werden im Bildschirm „Positionsfehler“ zusätzlich verfolgt. Prüfpläne planen wiederkehrende Kontrollen. So werden die Kontrollen von Geräten wie Staplern oder Kompressoren statt auf Papier im Datensatz festgehalten und lassen sich später nachschlagen. Da die Kontrollergebnisse pro Gerät gespeichert sind, lässt sich bei einer Störung oder Wartungsentscheidung auf frühere Prüfungen zurückgreifen; der Verantwortliche sieht in der Liste, welche Position nicht bestanden wurde.

  • Vorlage erstellen. Die Positionstypen sind Kontrollkästchen, Zahl, Text, Foto und Unterschrift.

  • Vor Ort ausfüllen. Der Bildschirm „Prüfung durchführen“ öffnet das Formular pro Gerät.

  • Fehler verfolgen. Nicht bestandene Positionen werden in einer eigenen Liste verfolgt.

Umfang

Was enthält diese Lösung?

Ohne separate Module: Alles arbeitet im selben Konto mit denselben Daten.

  • Erfassung von Vermögenswerten außerhalb von Fahrzeugen
  • Seriennummer, Hersteller und Modell
  • Geräteverfolgung mit vier Status
  • Zuweisung an Person oder Standort
  • Eigene Wartungsprotokolle
  • Periodische Wartungserinnerungen
  • Verfolgung von Kalibrierdaten
  • Dokumente hinzufügen und kommentieren
  • Nutzung von Prüfformularen
  • Wartungskosten pro Lieferant

So läuft es ab

Von der Einrichtung bis zur täglichen Nutzung

Gerät definieren

Erfassen Sie mit „Gerät hinzufügen“ Name, Art, Seriennummer, Hersteller und Modell. Fehlt eine Art oder ein Hersteller, ergänzen Sie sie mit „Neu definieren“, ohne die Seite zu verlassen; der Eintrag wird dauerhaft in die Liste Ihres Unternehmens aufgenommen und lässt sich bei weiteren Geräten auswählen.

Häufige Fragen

Nein. Geräte haben eine eigene Liste, eigene Wartungsprotokolle und eigene Erinnerungen. Kilometerverlauf, Kraftstoff- und Ladedaten, Verkehrsbußgelder und Mautdurchfahrten gibt es bei Geräten nicht; deshalb werden die Listen getrennt geführt. In Berichten sehen Sie sie auf Wunsch gemeinsam oder getrennt. So bleiben die Listen übersichtlich.

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