Logistik und Transport

Vor der Abfahrt müssen alle Dokumente vollständig sein

Damit ein Schwerlastfahrzeug auf Tour gehen kann, müssen mehrere Dokumente gleichzeitig gültig sein: die Güterkraftverkehrsgenehmigung der Klasse K (K belgesi), die Hauptuntersuchung bei TÜVTÜRK (nationale Fahrzeuguntersuchung), die Abgasmessung, die Pflicht-Kfz-Haftpflichtversicherung und die Vollkasko. Diese Dokumente stammen von unterschiedlichen Stellen, laufen zu verschiedenen Terminen ab, und ein einziges übersehenes Dokument legt das Fahrzeug an diesem Tag still. vitaFleet speichert das Ablaufdatum jedes Dokuments in der Fahrzeugakte und listet anstehende sowie abgelaufene Positionen jede Nacht in einer einzigen Sammelbenachrichtigung auf. Morgens sieht der Disponent, bei welchem Kennzeichen welches Dokument abgelaufen ist – ohne Blick auf den Wandkalender und ohne sich auf das Gedächtnis eines Mitarbeiters zu verlassen – und plant die Touren entsprechend. Ist dem Dokument eine Datei angehängt, müssen Sie bei einer Kontrolle nicht im Büro anrufen, um den Fahrzeugschein oder die Police zu finden.

• K-Genehmigung, Hauptuntersuchung, Abgasmessung und Versicherung je Fahrzeug auf einem Bildschirm
• Nächtliche Sammel-E-Mail zu anstehenden und abgelaufenen Dokumenten
• Fahrzeugscheine, Policen und Verträge in der Fahrzeugakte archiviert
• Die Laufzeit wird einmal festgelegt und nach jeder Verlängerung neu berechnet

Zugmaschine und Auflieger als getrennte Objekte

Zugmaschine und Auflieger leben in getrennten Kalendern: Die Untersuchung des Aufliegers ist unabhängig von der der Zugmaschine, eine Zugmaschine kann im Lauf des Tages mit verschiedenen Aufliegern fahren, und ein Auflieger kann tagelang abgestellt bleiben. Werden beide in einer Akte geführt, geht die Untersuchung des Aufliegers im Schatten der Zugmaschine leicht unter. In vitaFleet hat der Auflieger seine eigene Akte sowie einen eigenen Kalender für Untersuchung, Versicherung und Wartung; auch Brems- und Reifenarbeiten werden getrennt von der Zugmaschine erfasst. Nähert sich die Untersuchung eines Aufliegers, geht die Warnung für genau diesen Auflieger ein – unabhängig davon, mit welcher Zugmaschine er an diesem Tag unterwegs ist. So wird die Abfahrt eines Aufliegers mit abgelaufener Untersuchung nicht übersehen, nur weil die Dokumente der Zugmaschine in Ordnung sind. Mit wachsender Zahl an Aufliegern verhindern getrennte Akten, getrennte Kostenerfassung und getrennte Wartungshistorien Verwechslungen; wann welcher Vorgang stattfand, lesen Sie in der jeweiligen Akte ab.

• Eigener Kalender für Untersuchung, Versicherung und Wartung des Aufliegers
• Reifen- und Bremsarbeiten des Aufliegers in der eigenen Historie
• Zugmaschinen und Auflieger werden in getrennten Listen als Gruppe gefiltert

Tatsächliche Kosten pro Fahrt

Die Kosten einer Fahrt bestehen nicht nur aus Diesel: Brücken- und Autobahnmaut, Wartung unterwegs, Reifenverschleiß und gegebenenfalls Bußgelder gehören ebenfalls in die Rechnung. vitaFleet führt diese Positionen in der Fahrzeugakte zusammen; Kraftstoff-, HGS/OGS-, Werkstatt-, Reifen- und Bußgeldkosten (HGS/OGS: türkische elektronische Mautsysteme) laufen in den Gesamtkosten eines Fahrzeugs zusammen. Die Kosten pro Kilometer und pro Fahrzeug lesen Sie aus Aufzeichnungen statt aus Schätzungen ab; stellt man ähnliche Fahrzeuge nebeneinander, wird sichtbar, welches tatsächlich teurer ist. In den Berichten wählen Sie einen Zeitraum und vergleichen diesen Monat, den Vormonat oder die letzten drei Monate. Die Kosten bleiben nicht eine einzige Summe; Kraftstoff, Mautdurchfahrten und Wartung erscheinen als eigene Positionen. So erkennen Sie, warum ein Fahrzeug teuer ist – ob der Verbrauch, die Defekte oder die Mautkosten hervorstechen.

• Kraftstoff, Maut, Wartung, Reifen und Bußgelder je Fahrzeug zusammengeführt
• Kostenvergleich pro Kilometer und pro Fahrzeug
• Tatsächlicher Verbrauch (l/100 km), berechnet zwischen zwei Volltankungen
• Berichtszeitraum: dieser Monat, Vormonat, letzte 3 Monate

Kraftstoffkontrolle: Verbrauch und Abweichungen

In der Fernverkehrsflotte ist Kraftstoff der größte Kostenblock und zugleich der, der am leichtesten übersehen wird. Jede Tankung wird mit dem Tankvolumen des Fahrzeugs, seinem üblichen Verbrauch und dem EPDK-Tankstellenpreis (EPDK: türkische Energiemarktregulierungsbehörde) am Kauftag verglichen. Tankungen über dem Tankvolumen, eine zweite Tankung desselben Fahrzeugs innerhalb von sechs Stunden, Intervalle mit deutlich überdurchschnittlichem Verbrauch und teure Käufe werden mit Begründung aufgelistet. Sie markieren jeden Eintrag als normal oder verdächtig. Wenn Sie den Auszug des Fahrzeugerkennungssystems der Tankstellen (UTTS: türkisches System zur Fahrzeugerkennung an Tankstellen) im UTTS-Abgleich hochladen, ordnen Sie Kartenbewegungen den Fahrzeugdaten zu; Opet- und Petrol-Ofisi-Karten werden als Integration angebunden. Die Verbrauchsregel greift bei Fahrzeugen mit mindestens vier Volltank-Messungen und vergleicht mit der eigenen Historie des Fahrzeugs; jedes Fahrzeug wird also am eigenen üblichen Niveau gemessen, nicht an dem eines anderen.

• Tankvolumen überschritten, zweite Tankung in kurzer Zeit, überhöhter Verbrauch, teurer Kauf
• Jede Abweichung wird mit Begründung angezeigt; als normal oder verdächtig markieren
• UTTS-Auszug wird über die Fahrzeugnummer zugeordnet
• Teiltankungen werden markiert, damit der Durchschnitt nicht verfälscht wird

Reifen: Position, Profiltiefe und Kosten

Bei Schwerlastfahrzeugen machen Reifen einen großen Teil des Wartungsbudgets aus, und es zählt, wie viele Kilometer jeder Reifen gelaufen ist. In vitaFleet ist jeder Reifen ein eigener Datensatz: Seriennummer, Marke, Größe, DOT, Kaufpreis und Position am Fahrzeug. Bei Zwillingsreifen werden innen und außen getrennt gemessen; durch das Hochladen des PDF-Berichts des Laser-Profilmessgeräts werden die Werte aller vier Reifen eingelesen. Bei Montage und Demontage wird der Grund erfasst: Rotation, Saison, Verschleiß oder Schaden. Der Reifenleistungsbericht vergleicht Marken nach durchschnittlicher Laufleistung und Kosten pro 1.000 km, sodass Sie den nächsten Kauf nicht nach dem Preis, sondern anhand der Aufzeichnungen entscheiden. Warnschwellen lassen sich nach Fahrzeugtyp, Marke, Baujahr und Gruppe getrennt festlegen; eine Zugmaschine und ein leichtes Nutzfahrzeug müssen nicht nach derselben Regel überwacht werden. Die Restkilometer bis zum Wechsel werden aus dem Profilverschleiß und der eingegebenen Kilometergrenze berechnet.

• Profiltiefe und Druck je Position, bei Zwillingsreifen innen/außen getrennt
• PDF-Bericht des Laser-Profilmessgeräts wird hochgeladen
• Durchschnittliche Laufleistung und Kosten pro 1.000 km je Marke
• Eigene Warnschwellen nach Fahrzeugtyp und Gruppe

Verantwortung des Fahrers bei Maut und Bußgeld

Wird der monatliche HGS/OGS-Auszug hochgeladen, werden die Mautdurchfahrten über die Transpondernummer dem Fahrzeug und über die Fahrzeugzuweisung dem Fahrer zum jeweiligen Zeitpunkt zugeordnet. Hunderte Zeilen müssen nicht von Hand abgeglichen werden; Durchfahrten von Fahrzeugen ohne hinterlegten Transponder bleiben unzugeordnet und werden Ihnen angezeigt. Bei einem Verkehrsbußgeld erfassen Sie Kennzeichen, Datum, Paragraf und Betrag; der Fahrer wird über die Zuweisung zum Zeitpunkt des Verstoßes ermittelt. Sie geben den ermäßigten Betrag und die Frist der Ermäßigung ein, Bußgelder mit noch laufender Ermäßigungsfrist werden gesondert aufgelistet; der an den Fahrer weitergegebene Betrag wird markiert und fließt in den personenbezogenen Bußgeldbericht ein. Ist keine Zuweisung vorhanden, bleibt das Bußgeld ohne Fahrer – deshalb ist es wichtig, Zuweisungen lückenlos zu pflegen. Mehrere Bußgelder desselben Fahrers erscheinen im personenbezogenen Bericht. So bleiben der an den Fahrer weiterbelastete Betrag und der vom Unternehmen getragene Betrag getrennt, und zum Monatsabschluss muss keine gesonderte Liste für den Abgleich erstellt werden.

Auch Fahrerdokumente haben Laufzeiten

Ist das Fahrzeug in Ordnung, aber das Dokument des Fahrers unvollständig, ist die Fahrt dennoch problematisch. Führerschein, SRC (Berufskraftfahrerqualifikation), psychotechnisches Gutachten und Gesundheitsbescheinigung werden in der Fahrerakte mit Ablaufdatum überwacht; ein Dokument kurz vor dem Ablauf erscheint in der täglichen Sammelbenachrichtigung. Für Fahrer auf langen Strecken kommt die Warnung früh, damit das Dokument vor der Fahrt erneuert werden kann. Da auch die Fahrerzuweisungen mit Zeitraum geführt werden, lässt sich bei einem Schaden, Bußgeld oder einer Mautdurchfahrt aus den Daten ablesen, welcher Fahrer an diesem Tag mit welchem Fahrzeug unterwegs war. Bei einem Unfall werden Datum, Ort, Unfallgegner, eingescanntes Protokoll und Skizze in derselben Akte gespeichert. Diese Aufzeichnungen sind zugleich die Grundlage für die interne Revision; wann das Dokument welches Fahrers erneuert wurde, mit welchem Fahrzeug er unterwegs war und welche Vorfälle in seine Zuweisung fielen, lässt sich aus der Historie nachvollziehen.

• Laufzeiten von Führerschein, SRC, psychotechnischem Gutachten und Gesundheitsbescheinigung
• Fahrzeug-Fahrer-Zuweisung mit Zeitraum
• Unfallakte: Protokoll, Fotos, Skizze und Versicherungsvorgang
• Die Schadenhistorie wird dem Fahrer zum Zeitpunkt des Schadens zugeordnet

Von der Störung zum Arbeitsauftrag, von der Aufzeichnung zur Wartung

Ein Problem unterwegs wird als Störung gemeldet; ist sie kritisch, wird sie zum Arbeitsauftrag, in dem Arbeitszeit, Teile und Lieferant in einem Datensatz zusammenlaufen. Wird der Arbeitsauftrag abgeschlossen, landet er in der Wartungshistorie des Fahrzeugs, die verwendeten Teile werden vom Lager abgebucht und die zugehörige Wartungserinnerung rückt automatisch vor; dieselbe Wartung wird nicht zweimal geplant. Das Wartungsintervall wird in Kilometern und Monaten gemeinsam festgelegt, und was zuerst erreicht wird, bestimmt die Fälligkeit. Ist die GPS-Integration angebunden, kommt der Kilometerstand automatisch, und die Fälligkeit wird auf Basis des aktuellen Zählerstands berechnet. Da wiederkehrende Defekte desselben Fahrzeugs in der Historie an einer Stelle stehen, erkennt man chronische Kostentreiber leicht. Weil die Wartungshistorie nach Kennzeichen geführt wird, lassen sich Fragen wie „Wann wurden an diesem Fahrzeug zuletzt die Reifen gewechselt?“ auf einen Blick beantworten, und im Gespräch mit dem Lieferanten haben Sie die Aufzeichnung zur Hand.

• Störung, Arbeitsauftrag und Wartungshistorie in einem Ablauf
• Verwendete Teile werden vom Lager abgebucht, am kritischen Grenzwert kommt eine Warnung
• Kilometer- und Monatsintervall gemeinsam, was zuerst eintritt
• Bei GPS-Anbindung kommt der Kilometerstand automatisch von Arvento