Von Excel zu vitaFleet: Leitfaden zur Datenübernahme

Die größte Angst beim Wechsel zu einem neuen System ist nicht technischer, sondern menschlicher Natur: die Angst, alles von vorn eingeben zu müssen. Denkt man an die über Jahre angesammelte Fahrzeugliste, Werkstatthistorie und Auszüge, verschieben die meisten Teams den Wechsel. vitaFleet stellt den Import an den Anfang, um diesen Schritt so weit wie möglich zu beseitigen.

Die Logik: hochladen, zuordnen, Vorschau ansehen, bestätigen

Der Import besteht aus vier Schritten. Sie laden eine Excel-Datei (xlsx) oder CSV-Datei hoch; die erste Zeile muss die Kopfzeile sein. Jede Spalte der Datei ordnen Sie einem Feld im System zu; ähnliche Namen werden automatisch zugeordnet. In der Vorschau werden fehlerhafte Zeilen mit ihren Gründen angezeigt, und nur gültige Zeilen werden übernommen. Nach der Bestätigung erscheinen die Datensätze in der Liste.

Das Gute an diesem Ablauf ist, dass er Fehler von Anfang an zeigt. Schmutzige Daten gelangen nicht ins System; eine defekte Zeile begegnet Ihnen in der Vorschau als Warnung.

Türkische Formate werden korrekt gelesen

Daten werden als tt.mm.jjjj, Beträge mit Dezimalkomma (1.250,50) korrekt gelesen. Felder wie Kennzeichen und Steuernummer werden auch dann erkannt, wenn sie mit Leerzeichen geschrieben sind. Das ist ein Detail, das bei Dateien in der Türkei immer Probleme macht: Ein falsches Dezimaltrennzeichen kann einen Betrag oder eine Litermenge um das Hundertfache verändern.

Zuerst die Fahrzeugliste

Als Erstes wird Ihre Fahrzeugliste übernommen. Sie importieren Ihre bestehende Datei und ordnen die Spalten einmal zu: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Marke, Modell, Jahr und beliebige technische Felder finden ihren Platz. Felder wie Fahrzeugtyp, Gruppe und Eigentumsverhältnis lassen sich auch nachträglich per Sammelaktualisierung korrigieren.

Gruppen und Verantwortliche

Fahrzeuge werden in Gruppen nach Niederlassung, Baustelle oder Abteilung eingeteilt. Listen und Berichte filtern Sie nach diesen Gruppen. Ist bei der ersten Übernahme auch die Gruppeninformation vorhanden, macht es alle späteren Berichte aussagekräftiger, sie ebenfalls zuzuordnen.

Danach Historie und Auszüge

Sind die Fahrzeuge an ihrem Platz, ist die Historie an der Reihe. Nach derselben Logik lassen sich übernehmen:

• Kraftstoffauszüge und frühere Betankungsdatensätze.
• HGS/OGS-Auszüge.
• UTTS-Auszüge.
• Frühere Werkstatt- und Wartungsdatensätze.

Der Import ist keine einmalige Sache. Auch die monatlichen Auszüge übernehmen Sie laufend nach derselben Methode; was Sie lernen, hilft Ihnen also jeden Monat.

Manuelle Eingabe durch Integration verringern

Manche Daten müssen Sie vielleicht gar nicht per Datei übernehmen. Integrationen für GPS und Telematik, Tankkarten und E-Rechnung holen Daten direkt. Die GPS-Integration übernimmt zum Beispiel Position und Kilometerstand des Fahrzeugs von selbst; Tankkartentransaktionen werden zu Kraftstoffdatensätzen. Die Übernahme per Datei ist für Systeme ohne Integration und für historische Daten gedacht.

Was nach der Dateneingabe passiert

Der eigentliche Wert beginnt, nachdem die Daten im System sind. Jeder neue Datensatz (Werkstatt, Kraftstoff, Hauptuntersuchung, Defekt) sammelt sich am selben Fahrzeug an, und die Geschichte Ihrer Flotte entsteht an einer Stelle. Nach einigen Monaten haben Sie eine Historie, die die Übernahme wert war, und darauf gestützte, echte Berichte.

Eine Checkliste vor der Übernahme

• Ist die erste Zeile der Datei die Kopfzeile?
• Sind die Kennzeichen einheitlich geschrieben?
• Haben die Datums- und Betragsspalten ein einheitliches Format?
• Gibt es Zeilen, in denen dasselbe Fahrzeug zweimal steht?
• Welche Spalten werden wirklich gebraucht?

Die Quelldatei vorbereiten

Der Import fängt schmutzige Daten ab, nimmt saubere aber viel schneller auf. Vor dem Hochladen der Datei genügen drei Bereinigungen. Es sollte eine einzige Tabelle sein: Dateien, die auf Tabellenblätter verteilt sind, verbundene Zellen oder Leerzeilen dazwischen enthalten, machen Probleme. Die erste Zeile sollte die Kopfzeile sein: Die Spaltennamen werden für die Zuordnung zu den Feldern im System verwendet. Derselbe Begriff sollte gleich geschrieben sein: Stehen in einer Spalte sowohl „34ABC123“ als auch „34 ABC 123“, werden beide erkannt, die Lesbarkeit leidet aber.

Was Sie in der Vorschau sehen

Nach dem Hochladen prüft der Vorschaubildschirm die Zeilen. Zeilen mit ungültigem Datum, leerem Pflichtfeld oder nicht erkanntem Wert werden mit Grund aufgelistet; gültige Zeilen sind zur Übernahme bereit. In dieser Phase liegt es bei Ihnen, zur Datei zurückzugehen und zu korrigieren oder die fehlerhaften Zeilen auszulassen und fortzufahren. Wichtig ist, dass nichts ohne Ihre Bestätigung in den Datensatz gelangt.

Ein Umstiegsplan

Erste Woche: Fahrzeuge und Grunddaten

Importieren Sie Fahrzeugliste und Gruppen, legen Sie Dokumentenablaufdaten und Wartungsintervalle fest. Ziel dieser Woche sind nicht perfekte Daten, sondern ein funktionierendes Gerüst.

Zweite Woche: Historie und Auszüge

Übernehmen Sie Kraftstoff-, Maut- und Werkstatthistorie; verbinden Sie die Integrationen. Die Daten, die Sie von Hand erfassen müssen, werden nun weniger.

Dritte Woche: Parallelbetrieb

Führen Sie Ihre alte Tabelle weiter und holen Sie gleichzeitig Berichte aus dem neuen System; vergleichen Sie beide Quellen. Haben Sie die Differenzen geschlossen, setzen Sie für Excel ein Stichdatum: „Nach diesem Datum wird diese Datei nicht mehr aktualisiert“ ist die wichtigste Entscheidung des Umstiegs.

Das Team in den Umstieg einbinden

Nach der Einrichtung arbeiten alle am selben Ort; aber nicht alle müssen dasselbe sehen. Benutzer sehen je nach Rolle; jede Änderung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten, und es ist klar, wer was geändert hat. Den Verantwortlichen für das Fahrzeug zum Beobachter zu machen sorgt dafür, dass Benachrichtigungen an die richtige Person gehen. Die Lernen-Schaltflächen auf den Bildschirmen geben eine kurze Anleitung zu jeder Seite; in der ersten Woche klärt das Team damit den Großteil seiner Fragen.

Häufige Fehler

• Die Datei ungereinigt hochladen und in der Vorschau hunderte Fehler sehen.
• Die alte Datei nicht schließen; an zwei Stellen zwei verschiedene Wahrheiten haben.
• Alles auf einmal übernehmen wollen; es ist gesünder, zuerst die Fahrzeugliste zu etablieren.
• Daten, für die es eine Integration gibt, per Datei übernehmen; GPS- und Tankkartendaten kommen ohnehin von selbst.
• Umsteigen, ohne das Team zu informieren.

Die ersten Berichte nach der Übernahme

Sind die Daten im System, sollte Ihre erste Aufgabe sein, die Listen nach Ihren Bedürfnissen einzurichten. In Listen funktionieren Spaltenauswahl, erweiterter Filter, Tabs für gespeicherte Ansichten und Sammelaktionen nach demselben Muster. Häufig genutzte Ausschnitte speichern Sie als Tab: Fahrzeuge mit anstehender Wartung, Fahrzeuge mit bald ablaufenden Dokumenten, Fahrzeuge mit offenem Defekt. Jeden Morgen direkt dort zu beginnen ersetzt das Herumsuchen in verstreuten Dateien. Danach können Sie aus den fertigen Berichten die Kosten- und Compliance-Berichte öffnen und die Zahlen des ersten Monats durchsehen.

Eine halbe Stunde für diese fünf Fragen aufzuwenden ist viel günstiger, als nach der Übernahme stundenlang zu korrigieren. Wenn Sie möchten, führen wir diese Übernahme bei der Ersteinrichtung gemeinsam durch; Sie bestätigen dann nur das Ergebnis.