Die Kosten pro Fahrzeug wirklich sehen: Wo Sie anfangen sollten

Die scheinbar einfachste und am schwersten zu beantwortende Frage im Flottenmanagement lautet: Was kostet uns dieses Fahrzeug? Die Antwort ist schwer, weil Kosten nicht an einer einzigen Stelle liegen. Der Kraftstoff steckt in einer Datei, die Wartung woanders, die Bußgelder in einem ganz anderen Ordner. Dieses Durcheinander macht die tatsächlichen Kosten pro Fahrzeug unsichtbar und überlässt Entscheidungen dem Bauchgefühl.

Jede Ausgabe soll einen Besitzer haben

Der erste Schritt ist, jede Ausgabe dem Fahrzeug zuzuordnen, zu dem sie gehört. In vitaFleet laufen Kraftstoff, Maut, Bußgelder, Teile, Arbeitsleistung, Versicherung und Steuern im selben Fahrzeugdatensatz zusammen. Am Monatsende steht die Antwort auf die Frage „Wohin ist das Geld gegangen?“ auf einem Bildschirm; welches Fahrzeug teuer ist und welches still zur Last wird, zeigt der Vergleich.

Ein kritischer Punkt dabei: Damit eine Ausgabe dem Fahrzeug zugeordnet werden kann, muss an der Quelle der Ausgabe eine Fahrzeuginformation vorhanden sein. Eine Tankkartentransaktion kommt mit dem Kennzeichen, die Maut mit dem Tag, die Werkstattrechnung mit dem Kennzeichen. Integrationen und Import erledigen diese Zuordnung von selbst; nicht zugeordnete Fälle werden in einer eigenen Liste gesammelt und entgehen Ihnen nicht.

Kosten pro Kilometer

Die Gesamtkosten allein sind irreführend; ein Fahrzeug, das viel im Einsatz ist, verbraucht natürlich viel. Das eigentliche Maß sind die Kosten pro Kilometer. Da Kilometerstände aus Kraftstoff-, Wartungs- und Untersuchungsdatensätzen automatisch aktualisiert werden, werden die Kosten pro Kilometer pro Fahrzeug und Gruppe berechnet; so tritt ein Fahrzeug zutage, das bei wenigen Kilometern viel kostet.

• Auf der Kraftstoffseite l/100 km und Kraftstoffkosten pro Kilometer je Fahrzeug.
• Betankungen, die über dem Durchschnitt bezahlt wurden, in einer eigenen Liste.
• Wartung, Maut und Reifen fließen auf derselben Kilometerbasis ein.

Ein Fahrzeug, das viel kostet, ist nicht immer ein schlechtes Fahrzeug; es kann auch viel im Einsatz sein. Die Kosten pro Kilometer zeigen den Unterschied zwischen „hohen Ausgaben“ und „Ineffizienz“.

Inklusive MwSt. oder netto

Ein häufiger Fehler bei der Kostenanalyse ist, Zahlen mit und ohne MwSt. zu vermischen. Beträge werden inklusive MwSt. gespeichert, und sobald der Satz eingegeben ist, werden Netto und MwSt. getrennt; so werden die Betriebskosten anhand des Nettobetrags gelesen. Ohne diese Trennung zeigt dieselbe Fahrzeugkostenzahl in zwei Berichten zwei verschiedene Werte.

Kosten pro Fahrzeug und Abschreibung

Die laufenden Kosten sind nur die Hälfte der Tabelle. Werden Kaufpreis, ÖTV (Sonderverbrauchsteuer), Versicherung und die sich über die Zeit ansammelnde Wartung zusammen betrachtet, ergeben sich die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs. Mit dem Abschreibungsbericht und dem geschätzten Gebrauchtwert sehen Sie, was es Sie pro Jahr kostet, dass ein Fahrzeug bei Ihnen steht.

Die Erneuerungsentscheidung wird einfach

Sammeln sich diese Daten an, wird selbst die schwierigste Entscheidung leichter. Die Erneuerungsanalyse bewertet Alter, Kilometerstand und angesammelte Wartungskosten zusammen und gibt eine Empfehlung: behalten, beobachten oder ersetzen. Die Entscheidung, ein Fahrzeug zu ersetzen, wird nicht aus dem Gefühl „es verursacht wohl zu viele Kosten“ getroffen, sondern mit nebeneinandergelegten Zahlen.

Wo Sie anfangen sollten

Bei einer einzigen Regel: Ordnen Sie jeden Beleg, jeden Auszug, jeden Arbeitsauftrag dem Fahrzeug zu. Ein paar einfache Schritte:

• Importieren Sie Ihre Fahrzeugliste.
• Verbinden Sie die Integrationen für Tankkarte und GPS; Daten sollen nicht von Hand erfasst werden.
• Ordnen Sie Mautauszug und Bußgelddatensätze dem Fahrzeug zu.
• Übernehmen Sie Werkstattrechnungen als Arbeitsauftrag und Wartungsdatensatz.
• Sehen Sie am Monatsende den Bericht zu den Kosten pro Kilometer an.

Die Kosten in Posten aufteilen

Eine einzelne Gesamtzahl sagt nichts; die eigentliche Information ist, woraus diese Zahl besteht. Die Kosten pro Fahrzeug in Posten aufzuteilen zeigt, wo sich sparen lässt:

• Kraftstoff: Verbrauch und Preis werden getrennt verfolgt; teure Tankvorgänge und ungewöhnliche Betankungen werden markiert.
• Wartung: Teile und Arbeitsleistung sind getrennte Posten; nach Lieferanten vergleichbar.
• Reifen: Mit den Kosten pro tausend Kilometer nach Marke und Modell verglichen.
• Maut: kommt aus dem Auszug und wird dem Fahrzeug zugeordnet.
• Bußgeld: wird Fahrzeug und Fahrer zugeordnet.
• Versicherung und Steuern: werden zusammen mit den Dokumentdatensätzen geführt.
• Abschreibung: wird aus Kaufpreis und geschätztem Restwert berechnet.

Nach Gruppen und Standorten lesen

Mit wachsender Flotte genügt ein einziger Durchschnitt nicht mehr. Teilen Sie Fahrzeuge in Gruppen nach Niederlassung, Baustelle, Region oder Abteilung auf, können Sie die Kosten für jede Gruppe getrennt lesen. Die Frage „Welche Regionalflotte kostet mehr?“ wird so zu einer Berichtszeile statt zu einer Vermutung. Wechselt ein Fahrzeug die Gruppe, wird diese Änderung mit Datum im Datensatz festgehalten; Kosten aus der früheren Zeit bleiben in der alten Gruppe.

Datenqualität ist die Voraussetzung für Kostentransparenz

Ein Kostenbericht ist nur so verlässlich wie seine Eingaben. Drei Dinge bestimmen die Qualität: die Genauigkeit des Kilometerstands, das Schließen fehlender Eingaben und die Zuordnung der Ausgabe zum richtigen Fahrzeug. Die GPS-Integration aktualisiert den Kilometerstand von selbst. Tankkarten- und E-Rechnungs-Integrationen verringern die Eingaben. Abgleich und Auffälligkeitsregeln wiederum fangen falsche oder fehlende Datensätze ab. Kostenanalyse ist also das Ergebnis von Gewohnheiten bei der Datenerfassung.

Mit der eigenen Flotte vergleichen

Die Zahlen einer anderen Firma sind für Sie meist bedeutungslos; die Kosten pro Kilometer gleichartiger Fahrzeuge untereinander verraten dagegen viel. Ist der Kostenunterschied zwischen zwei leichten Nutzfahrzeugen mit derselben Aufgabe groß, muss man die Ursache suchen: der Fahrer, die Route oder die Wartungshistorie? Der Vergleich bringt gute wie schlechte Beispiele zum Vorschein.

Die Routine zum Monatsende

• Öffnen Sie den Bericht zu den Kosten pro Kilometer und sehen Sie sich die fünf teuersten Fahrzeuge an.
• Schließen Sie die in der Auffälligkeitsliste wartenden Kraftstoffdatensätze.
• Prüfen Sie nicht zugeordnete Mautzeilen und Rechnungszeilen.
• Sehen Sie sich in der Erneuerungsanalyse die mit „beobachten“ oder „ersetzen“ markierten Fahrzeuge an.
• Wählen Sie für den nächsten Monat ein einziges Verbesserungsziel und messen Sie das Ergebnis am Monatsende.

Drei häufige Fragen

Warum Kosten pro Kilometer statt Gesamtkosten?

Weil ein Fahrzeug, das viel im Einsatz ist, natürlich viel kostet. Damit der Vergleich fair ist, muss man die Ausgaben auf die gefahrene Strecke beziehen.

Soll ich die MwSt. in die Kosten einrechnen?

Die Betriebskosten anhand des Nettobetrags zu lesen ist richtiger; die MwSt. ist ein abzugsfähiger Posten. Das Produkt speichert Beträge inklusive MwSt. und trennt netto und MwSt., sobald der Satz eingegeben ist; was Sie sehen möchten, wählen Sie im Bericht.

Kann ich das nicht auch in Excel machen?

Doch; aber Sie müssen jeden Monat Auszüge, Rechnungen und Belegdateien von Hand zusammenführen, und bei jedem Zusammenführen entsteht eine Fehlerquote. Der Wert der Kostenanalyse liegt darin, dass sie nicht einmal, sondern jeden Monat verlässlich erzeugt werden kann.

Nach einigen Monaten haben Sie keine Schätzung mehr, sondern die tatsächliche Kostentabelle Ihrer Flotte. Und zum ersten Mal können Sie mit Zahlen sagen, welches Fahrzeug der Flotte etwas einbringt und welches eine Last ist.