HGS- und OGS-Auszüge in Minuten importieren

Brücken- und Autobahnmaut (HGS/OGS, türkische elektronische Mautsysteme) ist der Kostenposten einer Flotte, der die meisten Zeilen erzeugt, aber die wenigste Aufmerksamkeit bekommt. In einer mittelgroßen Flotte erreicht die monatliche Zahl der Durchfahrten leicht hunderte; diese Zeilen einzeln zu erfassen kostet Tage und erzeugt unweigerlich Fehler. Hinzu kommt, dass es eine eigene Aufgabe ist, jede Durchfahrt dem richtigen Fahrzeug zuzuordnen.

Den Auszug unverändert hochladen

Sie laden den von PTT/HGS oder Ihrer Bank gesendeten Auszug als Datei hoch. Die Spalten (Datum, Tag oder Kennzeichen, Mautstelle, Betrag) ordnen Sie einmal zu; diese Zuordnung wird gespeichert, und bei den folgenden Auszügen müssen Sie sich nicht mehr damit befassen. Jeder Anbieter hat ein anderes Format, aber der Zuordnungsassistent überwindet das: Für jedes Format ist keine eigene Entwicklung nötig.

Türkische Formate werden korrekt gelesen: Datum tt.mm.jjjj, Betrag mit Dezimalkomma (1.250,50). Dieses Detail wirkt klein, aber ein falsch gelesenes Dezimaltrennzeichen kann einen Betrag um das Hundertfache verändern. Felder wie Kennzeichen und Steuernummer werden auch dann erkannt, wenn sie mit Leerzeichen geschrieben sind.

Fehlerhafte Zeilen sind in der Vorschau sichtbar

Vor dem Hochladen wird eine Vorschau angezeigt. Fehlerhafte Zeilen werden mit ihren Gründen aufgelistet, und nur gültige Zeilen werden übernommen. So stoppt eine einzige defekte Zeile in einem Auszug nicht den gesamten Upload, entgeht Ihnen aber auch nicht.

Vom Tag zum Fahrzeug, von der Zuweisung zum Fahrer

Jede importierte Durchfahrt wird über die HGS/OGS-Tag-Nummer in der Fahrzeugkarte dem richtigen Fahrzeug zugeordnet; auch wenn sich das Kennzeichen ändert, bleibt der Tag derselbe, sodass die Zuordnung nicht aus dem Tritt gerät. Anhand der Fahrzeugzuweisung zum Datum der Durchfahrt wird der Fahrer gefunden, der in dem Moment am Steuer saß, und die Durchfahrt wird mit der Person verknüpft. Gibt es keine Zuweisung, wird der Datensatz trotzdem dem Fahrzeug zugeschrieben, der Fahrer bleibt leer. Daten gehen in keinem Fall verloren, nur der fehlende Teil kann nachträglich ergänzt werden.

Nicht zugeordnete Durchfahrten

Durchfahrten von Fahrzeugen ohne hinterlegten Tag bleiben unzugeordnet. Das bedeutet meist ein neu gekauftes, noch nicht erfasstes Fahrzeug oder einen falsch eingegebenen Tag. Diese Durchfahrten werden in einer eigenen Liste gesammelt und nicht stillschweigend ignoriert. Sobald Sie den Tag hinterlegen, findet die Durchfahrt ihren Platz.

Dieselbe Datei zweimal hochladen

Laden Sie versehentlich denselben Auszug zweimal hoch, werden Datensätze nicht kopiert; bereits erfasste Durchfahrten werden erkannt und nicht erneut geschrieben. So werden die Kosten nicht aufgebläht.

Auswirkung auf die Kosten

Die Mautbeträge erscheinen im Betriebskostenbericht in einer eigenen Spalte; zusammen mit Kraftstoff, Wartung und Bußgeld fließen sie in die Kosten pro Kilometer des Fahrzeugs ein. So lesen Sie die tatsächlichen Streckenkosten eines Fahrzeugs oder einer Linie einschließlich des Anteils für Brücken und Autobahnen nicht aus einer Schätzung, sondern aus dem Datensatz. Welche Route eine hohe Mautlast hat, zeigt sich in den über Monate angesammelten Daten.

Weitergabe an Einheit und Kunde

Da Durchfahrten mit Fahrzeug, Fahrer und Gruppe verknüpft sind, lassen sich die gesamten Mautkosten getrennt nach Einheit, Region oder Kunde lesen. Die interne Weiterbelastung oder die Rechnung an den Kunden entsteht nicht aus verstreuten Auszugszeilen, sondern aus einer einzigen Quelle samt Historie.

Der Rhythmus des Monats

Da der Auszug monatlich kommt, folgt auch die Arbeit einem monatlichen Rhythmus:

• Laden Sie den Auszug hoch, sobald er eintrifft; lassen Sie ihn nicht liegen.
• Sehen Sie sich die fehlerhaften Zeilen in der Vorschau an.
• Prüfen Sie nicht zugeordnete Durchfahrten und hinterlegen Sie fehlende Tags.
• Bewerten Sie die Mautkosten monatlich pro Fahrzeug und Linie.

Die Tag-Nummer richtig verwalten

Grundlage dieses Ablaufs ist, dass die HGS/OGS-Tag-Nummer jedes Fahrzeugs in der Fahrzeugkarte hinterlegt ist. Die Tag-Nummer ist der Zuordnungsschlüssel: Die Zeile im Auszug wird über diese Nummer dem Fahrzeug zugeordnet. Tragen Sie bei einem neuen Fahrzeug die Tag-Nummer gleich in den Fahrzeugdatensatz ein, bleiben die Durchfahrten dieses Fahrzeugs im ersten Auszug nicht unzugeordnet. Wechselt der Tag zu einem anderen Fahrzeug, muss auch der Datensatz aktualisiert werden; sonst werden die Durchfahrten dem alten Fahrzeug zugeschrieben.

Verschiedene Anbieter, eine Methode

Manche Flotten beziehen den Mautauszug von PTT, andere von ihrer Bank, manche nutzen beides. Auch wenn die Formate unterschiedlich sind, ist die Logik der Spaltenzuordnung dieselbe. Für jeden Anbieter, den Sie einmal zugeordnet haben, ist die Vorlage gespeichert; im nächsten Monat genügt es, die Datei hochzuladen und zu bestätigen. Deshalb erfordert der Wechsel zu einem neuen Anbieter keine eigene Entwicklung.

Mautdaten nutzbar machen

Die Mautdurchfahrt ist ein Kostenposten, aber zugleich ein Bewegungsdatensatz: welches Fahrzeug, an welchem Tag, an welcher Mautstelle. In Verbindung mit der Fahrzeugzuweisung zeigt diese Information auch, welcher Fahrer auf welcher Linie gefahren ist. Für eine Flotte, die Kosten pro Fahrt berechnet, bedeutet die Zuordnung der Mautbeträge zu Route und Kunde, die Preisgestaltung von der Schätzung zu lösen und auf tatsächliche Kosten zu stützen.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich denselben Auszug zweimal hochlade?

Bereits erfasste Durchfahrten werden erkannt und nicht kopiert.

Was passiert mit Durchfahrten von Fahrzeugen ohne hinterlegten Tag?

Sie bleiben unzugeordnet und erscheinen in einer eigenen Liste; sobald Sie den Tag hinterlegen, finden sie ihren Platz.

Wie wird der Fahrer gefunden, wenn es keine Zuweisung gibt?

Er wird nicht gefunden; die Durchfahrt wird dem Fahrzeug zugeschrieben, der Fahrer bleibt leer. Die Zuweisung muss nachträglich ergänzt werden.

Wo erscheinen die Durchfahrten?

Im Betriebskostenbericht in einer eigenen Spalte; zusammen mit Kraftstoff und Wartung fließen sie in die Kosten pro Kilometer ein.

Schritt für Schritt, wenn der Auszug eintrifft

Auf der Seite „Mautdurchfahrten“ klicken Sie auf „Auszug hochladen“. Sie wählen die Datei; das System liest die erste Zeile als Kopfzeile und versucht, die Spalten automatisch zuzuordnen. Nicht oder falsch zugeordnete Spalten korrigieren Sie von Hand. In der Vorschau sehen Sie, welche Zeilen übernommen werden und welche fehlerhaft sind. Nach der Bestätigung erscheinen die Durchfahrten in der Liste; nicht zugeordnete warten an einer eigenen Stelle.

Kleine Probleme, die auftreten können

• Kommt die Datumsspalte als Text an: Das Format tt.mm.jjjj wird erkannt, andere Formate erscheinen in der Vorschau als Fehler.
• Enthält das Kennzeichen Leerzeichen oder Kleinbuchstaben: Das wird erkannt und stört die Zuordnung nicht.
• Vermischen sich Punkt und Komma beim Betrag: Das türkische Format (1.250,50) wird zugrunde gelegt; haben Sie Ihre Datei im englischen Format gespeichert, prüfen Sie die Beträge in der Vorschau.
• Zeilen mit leerem Tag oder Kennzeichen: Sie werden als nicht zugeordnete Zeilen in einer eigenen Liste gesammelt.

Keines dieser Probleme führt zu Datenverlust; alle sind in der Vorschau oder in der Liste der nicht zugeordneten Zeilen sichtbar. Die eigentliche Vorsorge besteht darin, den Auszug jeden Monat aus derselben Quelle und im selben Format zu beziehen.

Die Auszugsverarbeitung, die früher einen Tag dauerte, schrumpft in dieser Ordnung auf wenige Minuten. So wichtig wie die gewonnene Zeit sind verlässliche Daten, die daraus entstehen, dass jede Durchfahrt dem richtigen Fahrzeug und Fahrer zugeordnet wird.