Fahrerdokumente vor Ablauf verwalten

Bei der Dokumentenverfolgung richten sich die Blicke immer auf das Fahrzeug: Hauptuntersuchung, Versicherung, Abgasuntersuchung. Was eine Fahrt rechtswidrig macht, ist aber oft nicht das Fahrzeug, sondern der Fahrer. Eine Fahrt mit einem Fahrer, dessen Führerschein, SRC (Berufsqualifikationsnachweis) oder psychotechnisches Gutachten abgelaufen ist, ist selbst mit dem bestgewarteten Fahrzeug riskant. Und dass diese Dokumente abgelaufen sind, fällt meist erst im letzten Moment auf, manchmal bei einer Kontrolle.

Personendokumente brauchen einen eigenen Kalender

Fahrerdokumente laufen in anderen Rhythmen als Fahrzeugdokumente; sie stammen von anderen Stellen, laufen nach anderen Fristen ab und müssen getrennt überwacht werden. In vitaFleet werden Personendokumente im Personendatensatz nach Fristen geführt. Diese Typen stehen in der Liste bereit:

• Führerschein
• SRC-Nachweis
• Psychotechnisches Gutachten
• Gesundheitszeugnis
• Berufsqualifikationsnachweis

Für jedes Dokument werden Ablaufdatum, Dokumentnummer und Datei erfasst. Ein Fahrer, dessen Dokument bald abläuft, landet vor einer langen Fahrt in der Liste.

Fahrerkarte: auf einen Blick

Auf der Detailseite der Person sind alle Dokumente und Fristen zusammen sichtbar. Die Liste ist nach Fristen sortiert; abgelaufene stehen oben. Vor der Einsatzzuteilung an einen Fahrer auf diese Karte zu schauen ist eine Kontrolle von wenigen Sekunden.

Eine Zusammenfassung pro Tag

Anstehende und abgelaufene Dokumente werden statt einzelner Benachrichtigungen in einer täglichen Zusammenfassungs-E-Mail gesammelt; darin steht deutlich, zu welcher Person jede Position gehört. Es kommt eine einzige, überfliegbare Liste. Da diese Verfolgung nicht am Gedächtnis einer Koordinatorin oder eines Koordinators, sondern am System hängt, gerät sie auch nicht ins Stocken, wenn diese Person im Urlaub ist oder das Unternehmen verlassen hat.

Verantwortung liegt bei der Person

Die Dokumentenverfolgung entfaltet ihre volle Bedeutung in Verbindung mit dem Zuweisungsdatensatz. In der Zuweisung wird geführt, welche Person welches Fahrzeug zu welchen Daten genutzt hat. Kommt ein Bußgeld, eine Mautdurchfahrt oder ein Vorfall, wird der richtige Fahrer aus der Zuweisung zum Zeitpunkt des Ereignisses gefunden; bei einer Kontrolle oder Untersuchung wird die Frage „Wer war an dem Tag unterwegs, und war sein Dokument gültig?“ nicht aus dem Gedächtnis, sondern mit dem Datensatz beantwortet.

Bereiche wie Personen- und Schulbeförderung

In Bereichen wie der Personal- und Schülerbeförderung sind Fahrerdokumente besonders kritisch, weil viele Personen befördert werden und die Kontrollen dicht sind. In diesen Bereichen werden Fahrzeugdokumente, Fahrerdokumente und die tägliche Fahrzeugkontrolle gemeinsam überwacht. Eine nicht bestandene Kontrollposition wird zum Defektdatensatz und kommt in die Verfolgung.

Ein Umsetzungsplan

• Erfassen Sie alle Fahrer als Personen und fügen Sie die Dokumenttypen hinzu.
• Erfassen Sie Ablaufdaten und Dokumentdateien.
• Halten Sie die Fahrzeugzuweisungen aktuell.
• Öffnen Sie die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail für die zuständigen Manager.
• Sehen Sie einmal im Monat die abgelaufenen oder bald ablaufenden Dokumente durch.

Der erste Tag eines neuen Fahrers

Kommt ein neuer Fahrer, sind die Schritte kurz und folgen aufeinander: Erfassen Sie die Person, tragen Sie Dokumente wie Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten und Gesundheitszeugnis mit Ablaufdaten ein und fügen Sie die Dateien hinzu. Weisen Sie dann das Fahrzeug zu, das er nutzen wird, und lassen Sie die erste tägliche Fahrzeugkontrolle durchführen. Bevor diese vier Schritte abgeschlossen sind, sollte der Fahrer nicht auf Fahrt gehen; jemand mit fehlenden Dokumenten ist in der Liste klar zu erkennen.

Ein Fahrer, der sein Dokument verlängert

Wird ein Dokument verlängert, tragen Sie das neue Ablaufdatum und die neue Datei ein; die Erinnerung arbeitet dann mit dem neuen Datum. Wird dieser Schritt übersprungen, erscheint der Fahrer in der Liste als „abgelaufen“, obwohl das Dokument tatsächlich gültig ist, und erzeugt unnötigen Alarm. Die Verlässlichkeit des Alarms hängt davon ab, dass Verlängerungen rechtzeitig im Datensatz erfasst werden.

Der Fahrer bei Bußgeld, Maut und Schaden

Fahrerinformationen dienen nicht nur der Dokumentenverfolgung. Bußgeld-, Maut- und Schadensdatensätze werden über die Fahrzeugzuweisung zum Zeitpunkt des Ereignisses dem Fahrer zugeordnet. Die Schadenshistorie wird pro Fahrer verfolgt; ob Verschulden, kein Verschulden oder Mitverschulden vorliegt, wird im Datensatz geführt. Bleibt bei einem Unfalldatensatz der Fahrer leer, wird er anhand der Zuweisung zum Unfallzeitpunkt gefunden. So zeigt eine fahrerbezogene Tabelle Dokumente, Bußgelder und Schäden zusammen.

Nicht vergessen, dass es personenbezogene Daten sind

Dokumente wie Führerschein und Gesundheitszeugnis enthalten personenbezogene Daten. Deshalb darf der Zugriff darauf nicht für alle offen sein: Benutzer sehen je nach Rolle, und jede Änderung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten. Beim Einrichten der Dokumentenverfolgung ist es einfacher, von Anfang an zu überlegen, wer was sehen soll, als später zu korrigieren.

Häufige Fehler

• Nur Fahrzeugdokumente überwachen und Fahrerdokumente vergessen.
• Den Datensatz nicht aktualisieren, obwohl das Dokument verlängert wurde.
• Die Zuweisung nicht führen und die Frage „Wer war an dem Tag unterwegs?“ unbeantwortet lassen.
• Die Benachrichtigung an eine einzige Person binden.
• Sensible Dokumente wie Gesundheitszeugnisse dort aufbewahren, wo jeder sie sehen kann.

In der Personen- und Schulbeförderung zusätzlich beachten

In Bereichen wie der Personal- oder Schülerbeförderung ist die dem Fahrer übertragene Verantwortung höher. In diesen Bereichen sollten Fahrerdokumente (Führerschein, SRC, psychotechnisches Gutachten, Gesundheitszeugnis) zusammen mit den Fahrzeugdokumenten und der täglichen Fahrzeugkontrolle überwacht werden. Fehlt eines der drei, fährt die Fahrt mit unvollständiger Absicherung los. Eine nicht bestandene Position im Formular für die Kontrolle vor der Fahrt wird zum Defekt und kommt in die Verfolgung; ein Fahrer mit abgelaufenem Dokument landet in der Liste. Dass beide Alarme an derselben Stelle erscheinen, gibt der verantwortlichen Person einen einzigen Kontrollbildschirm.

Monatliche Durchsicht

Die Liste der Personenverlängerungen ist nach Fristen sortiert, abgelaufene stehen oben. Einmal im Monat zehn Minuten für diese Liste aufzuwenden genügt: wessen Dokument abgelaufen ist, wessen bald abläuft, für wen die Verlängerung bereits eingeleitet wurde. Die Liste mit den zuständigen Managern zu teilen sorgt dafür, dass die Dokumentenverlängerung nicht einer Person, sondern einem Team gehört.

Letztlich ist die Überwachung der Fahrerdokumente keine Formalität, sondern die rechtliche Grundlage des Betriebs. Eine Einrichtung von wenigen Minuten verhindert schwere Folgen, die bei einer Kontrolle oder nach einem Unfall eintreten können.