e-facture, TVA et ETTN : parler le même langage que la comptabilité pour les dépenses de flotte

Les dépenses d'une flotte vivent dans deux mondes distincts. Côté comptabilité, ce sont des factures : elles ont un numéro, un montant, une TVA, un fournisseur. Côté flotte, la même dépense est la maintenance d'un véhicule, un changement de pneus ou un plein de carburant : ce qui compte, c'est le véhicule concerné, le kilométrage auquel l'opération a eu lieu et le calendrier de maintenance qu'elle fait avancer. Dans la plupart des entreprises, ces deux mondes s'ignorent. La facture part en comptabilité, tandis que le côté véhicule n'est jamais mis à jour ou l'est à la main, plus tard. Quelques semaines après, la question « quelle intervention a été faite sur ce véhicule, avec quelle facture ? » devient une énigme à résoudre dans deux archives différentes.

Dans cet article, nous traitons deux sujets ensemble : comment la TVA doit être conservée dans l'enregistrement de flotte, et les points d'attention lorsqu'une e-facture reçue devient un enregistrement de flotte.

La logique de la conservation TTC

Presque tous les montants d'entretien, de carburant, de pièces et d'achat sont des montants TTC. Le chiffre que vous voyez sur le ticket ou la facture inclut la TVA ; or, pour l'analyse des coûts, vous avez souvent besoin du montant hors taxes et de la TVA séparément. Le montant HT est le coût d'exploitation, alors que la TVA est un poste déductible. Confondre les deux est le moyen le plus simple d'afficher un coût par véhicule plus élevé ou plus bas que la réalité.

C'est pourquoi vitaFleet conserve les montants TTC. Lorsque vous saisissez le taux de TVA, le montant HT et le montant de TVA sont calculés et affichés en direct pendant la saisie. Vous n'avez donc pas à calculer à la main « combien de TVA y a-t-il là-dedans », et un mauvais taux ne vous conduit pas à un mauvais montant HT. Les taux sont proposés sous forme de choix ; dans l'enregistrement, ils sont conservés sous forme de nombre.

Saisir le montant une seule fois, TTC, est la seule façon sûre de produire ensuite, partout et de manière cohérente, la ventilation HT et TVA.

Pourquoi le numéro de facture et l'ETTN doivent figurer dans l'enregistrement

Chaque enregistrement de dépense conserve le numéro de facture et l'ETTN. L'ETTN (identifiant unique de e-facture) identifie une e-facture de façon unique ; plusieurs fournisseurs peuvent utiliser le même numéro de facture, mais l'ETTN, lui, est unique. Pour le rapprochement comptable, ces deux informations forment ensemble la clé.

L'intérêt pratique est le suivant : lorsque la comptabilité demande en fin de période « cette facture a-t-elle un équivalent côté flotte ? », la réponse se trouve dans l'enregistrement, et non dans des dossiers éparpillés. Inversement, la facture sur laquelle repose une dépense de flotte se retrouve grâce au même numéro. Les deux côtés parlent avec la même clé.

Le rapport de TVA en fin de période

Les montants étant conservés TTC et le taux figurant dans l'enregistrement, la ventilation de la TVA peut être restituée par période : on voit combien de TVA porte chaque poste de dépense. Lorsque la comptabilité demande un chiffre à la flotte, ce chiffre ne vient ni de la mémoire de quelqu'un ni d'un tableau additionné à la main, mais d'une source unique que l'on peut restituer dans un rapport. C'est généralement exactement ce que l'on cherche lors d'un échange de clôture avec votre expert-comptable.

Transformer une e-facture reçue en enregistrement de flotte

Le vrai travail fastidieux consiste à convertir les factures reçues, une par une, en enregistrements de flotte. L'import des e-factures de vitaFleet s'en charge. Il lit depuis e-Logo les e-factures reçues par votre entreprise, repère celles qui concernent la flotte et, avec votre validation, les importe comme dépense ou comme enregistrement d'entretien. Un détail important : la connexion est en lecture seule, rien n'est modifié dans e-Logo.

Récupérer les factures

Vous sélectionnez l'entreprise et la période, puis vous les récupérez depuis e-Logo ; les lignes de facture sont récupérées avec elles. Dans les structures à plusieurs filiales, chaque entreprise se connecte séparément avec son propre numéro d'identification fiscale (VKN) et son propre compte de service web, et est testée séparément.

Comment on détermine le lien avec la flotte

Toutes les factures reçues ne concernent pas la flotte ; une facture de papeterie, d'alimentation ou d'abonnement logiciel ne doit pas être comptée comme une dépense de flotte. Le système formule sa suggestion en examinant successivement les signaux suivants :

• Vos règles : elles passent avant tout le reste.
• Si la facture mentionne la plaque d'un véhicule de la flotte, elle est marquée comme liée à la flotte et au véhicule.
• Les mots propres au véhicule : pneu, plaquette, assurance tous risques, HGS, gazole, etc.
• Les décisions que vous avez prises sur les factures précédentes du même fournisseur.
• Les mots hors flotte : papeterie, alimentation, logiciel, etc.

La suggestion s'affiche avec sa justification ; autrement dit, lorsque le système dit « ceci est une dépense de flotte », il montre aussi pourquoi. Vous corrigez directement sur la ligne celles qui sont erronées.

Enregistrement d'entretien ou dépense ?

Les factures liées à un véhicule portant sur l'entretien, la maintenance, les pneus et les pièces détachées peuvent être importées comme enregistrement d'entretien, selon les types que vous avez cochés. Cette différence est importante : une dépense ordinaire est simplement imputée au coût ; un enregistrement d'entretien, lui, s'ajoute à l'historique du véhicule, met à jour le compteur et fait avancer le rappel de maintenance. Le kilométrage de l'entretien est lu dans la note de la facture ; si l'huile moteur et le filtre à huile ont été changés ensemble, cela compte comme une maintenance périodique.

Lorsqu'une facture d'entretien est importée, un ordre de travail terminé est ouvert avec ses lignes et l'enregistrement d'entretien lui est rattaché. Si le véhicule a une panne ouverte, elle est listée lors de la validation de l'import ; si vous cochez celles que cette intervention a résolues, elles sont rattachées à l'ordre de travail et clôturées comme résolues.

Avant de se fier au kilométrage de la facture

Le kilométrage lu sur la facture est comparé à l'historique du compteur du véhicule : il doit être supérieur à la dernière lecture précédant la date de la facture et inférieur à la première lecture du jour suivant. En cas de contradiction, un avertissement s'affiche sur la ligne ; ce kilométrage n'est pas appliqué au compteur et reste dans l'enregistrement d'entretien avec une note d'avertissement. Un kilométrage cohérent est appliqué au compteur du véhicule comme une lecture d'ordre de travail. Ainsi, un seul kilométrage mal saisi ne fausse pas le calcul de maintenance du véhicule.

Cas particuliers

Facture d'avoir

Une facture d'avoir n'est pas une dépense. Le système vous avertit et la classe comme « indéterminée » ; si vous l'importez quand même, le coût est compté en sens inverse.

Facture émise pour plusieurs véhicules

Si la facture mentionne les plaques de plusieurs véhicules de la flotte, tous sont présélectionnés ; vous pouvez ajouter ou retirer des véhicules depuis la ligne. Le montant est réparti entre les véhicules, et chaque véhicule reçoit, pour sa part, sa propre dépense ou son propre ordre de travail et enregistrement d'entretien.

Facture de pneus

Les lignes de pneus sont enregistrées dans l'inventaire des pneus lors de l'import : la quantité, la marque, la dimension et la saison sont lues sur la ligne, et le coût d'achat correspond au prix unitaire TTC. La facture n'indiquant pas les positions, vous pouvez choisir, lors de la validation de l'import, les positions où les pneus seront montés ; les pneus sélectionnés sont enregistrés comme montés sur le véhicule dès l'import.

Véhicule ajouté après coup

La facture d'un véhicule dont la plaque n'est pas encore entrée dans la flotte reste sans véhicule, avec l'avertissement « plaque non enregistrée dans la flotte ». Lorsque le véhicule est ajouté, importé depuis Excel ou depuis le GPS, ou que sa plaque est corrigée, les factures en attente sans véhicule sont automatiquement rapprochées de nouveau.

Si vous avez importé par erreur

Dans l'onglet des factures importées, vous sélectionnez la facture et vous annulez l'import : l'enregistrement créé est supprimé, la facture repasse en attente et le rappel de maintenance retrouve son état précédent. Les enregistrements que vous avez saisis à la main ne sont pas touchés. Cela vous permet de valider sereinement, car l'erreur est réversible.

Créer une règle : prendre la même décision une seule fois

Si les factures d'un même fournisseur sont toujours du même type, vous n'avez pas à les valider à chaque fois. La règle fournisseur fonctionne d'après le VKN : les factures de ce fournisseur sont toujours de l'assurance, ou toujours hors flotte, par exemple. La règle d'expression fonctionne d'après un mot figurant sur la ligne : si le mot « batterie » apparaît, la ligne est classée en pièces détachées, par exemple ; la casse et les caractères turcs ne sont pas pris en compte. Si les factures d'un fournisseur qui n'indique pas la plaque vont toujours au même véhicule, un véhicule fixe peut aussi être ajouté à la règle.

La règle fournisseur passe avant la règle d'expression ; si plusieurs expressions correspondent, la plus longue l'emporte. Lorsqu'une règle est ajoutée, désactivée ou supprimée, les factures en attente sont réévaluées immédiatement ; les factures déjà importées, elles, ne changent pas. Le droit de créer des règles appartient au titulaire du compte.

Qui voit quelles factures

Les factures sont des données sensibles. Le titulaire du compte les voit toutes ; les autres utilisateurs ne voient que les factures relevant du fournisseur, de la catégorie ou de la filiale qui leur a été attribué. Ainsi, le responsable de l'entretien n'a pas à voir celles qui relèvent de la comptabilité lorsqu'il traite les factures d'entretien.

Par où commencer

Commencez par configurer la connexion e-Logo, récupérer une période et parcourir les suggestions. L'objectif de la première semaine n'est pas la vitesse, mais de vérifier que la suggestion fonctionne correctement pour vos fournisseurs. Créez des règles pour les décisions répétitives ; au bout de quelques semaines, la majeure partie des factures reçues arrive au bon endroit sans que vous ayez à y toucher. Lorsque la comptabilité et la flotte se mettent à parler à partir du même numéro de facture et du même ETTN, le rapprochement de fin de période devient un contrôle plutôt qu'une recherche.