Secteur
Location de véhicules
Contrats de location, dépassement kilométrique, sinistres et niveau de bonus sans sinistre.
Vue d'ensemble
Qu'est-ce qui change pour une flotte Location de véhicules ?
Contrats de location, dépassement kilométrique, sinistres et niveau de bonus sans sinistre.
Une démo adaptée à votre flotteDu contrat au dépassement kilométrique
En location opérationnelle, la rentabilité dépend le plus souvent d'un seul poste : la limite kilométrique du contrat et son dépassement. Le contrat consigne le véhicule, la société de location, le numéro de contrat, les dates de début et de fin, le loyer mensuel et la limite kilométrique. La limite se saisit comme une valeur totale du contrat, par exemple 120 000 km sur 36 mois ; le coût du dépassement est exprimé par kilomètre. Le kilométrage actuel est suivi à partir des relevés de compteur, et le kilométrage de fin de contrat est projeté selon le rythme d'utilisation actuel. Vous repérez les véhicules qui dépasseront la limite non pas à l'échéance, mais des mois à l'avance, et vous avez le temps de renégocier avec le client ou de remplacer le véhicule. À l'approche de la fin du contrat, on planifie la restitution ou le renouvellement ; à l'issue du processus, l'état dans lequel le véhicule revient reste dans le même enregistrement.
- Durée du contrat, loyer mensuel et limite kilométrique totale
- Coût du dépassement par kilomètre
- Les véhicules qui dépasseront la limite sont listés à l'avance
Fiabilité du compteur et du kilométrage
Le calcul du dépassement n'a de sens que si les données de compteur sont exactes. Dans vitaFleet, le relevé de compteur est alimenté automatiquement par les enregistrements de carburant, d'entretien, de contrôle technique et de GPS ; au besoin, on l'ajoute aussi manuellement avec une date et une valeur. Une valeur saisie ne peut être inférieure au dernier relevé précédant ce jour ni supérieure au premier relevé du lendemain ; une valeur contradictoire n'est pas enregistrée et le motif est indiqué. Si le GPS est connecté, le kilométrage arrive automatiquement. En cas de litige sur un dépassement, vous disposez ainsi d'un historique de compteur daté et contrôlé, plutôt que d'un seul chiffre mal saisi. Si un kilométrage saisi à la main ou issu d'une facture est contradictoire, il n'est pas écrit sur le compteur ; il est signalé comme avertissement lors de l'import. Ainsi, la gestion des contrats, la maintenance et le suivi des sinistres se font sur la même fiche véhicule, et non dans des fichiers séparés.
- Relevés issus du carburant, de l'entretien, du contrôle technique et du GPS
- Une valeur en recul n'est pas acceptée
- Kilométrage automatique si le GPS est connecté
Contrôle à la livraison et à la restitution
En location, la plupart des litiges surgissent à la livraison et à la restitution, sur la question « ce dommage existait-il dès le départ ». Vous concevez votre propre formulaire d'inspection : état de la carrosserie, pneus, feux, niveau de carburant, valeur du compteur, photos et signature. À la remise comme à la reprise du véhicule, le formulaire est rempli depuis le téléphone ; l'élément compteur met aussi à jour le kilométrage actuel du véhicule. L'écart entre les deux formulaires est consigné, et un élément marqué en échec devient une panne. Un enregistrement photographié et daté permet d'imputer le coût d'un dommage à la bonne partie et clôt la discussion d'emblée. Les formulaires d'inspection se conçoivent dans Paramètres et peuvent être planifiés pour les véhicules. Les formulaires arrivés à échéance sont listés dans l'écran « Effectuer une inspection ». Un contrôle manqué est marqué en retard. Pour imputer le coût du dommage à la bonne partie, l'état à la livraison se lit côte à côte avec celui du retour.
- Formulaire de livraison et de restitution avec photos et signature
- L'élément compteur met à jour le kilométrage actuel
- L'écart devient une panne ou un dommage
Historique des sinistres et bonus-malus
Dans une flotte de location, c'est l'historique des sinistres qui détermine la valeur du véhicule et la négociation du renouvellement des polices. Le dossier d'accident réunit en un seul enregistrement la date, le lieu, le véhicule, le conducteur, le constat et les photos ; le numéro de dossier d'assurance, l'état du dossier, le coût estimé et le coût réel se suivent au même endroit. Le relevé Tramer (historique des sinistres des assureurs turcs) ou tous risques reçu après l'assurance est importé et rattaché au véhicule avec la date, le montant et la responsabilité du dommage ; la responsabilité est marquée comme responsable, non responsable ou partagée. Le conducteur au moment du sinistre est retrouvé automatiquement à partir de l'affectation du véhicule. Au moment du renouvellement, vous disposez non pas de notes éparses, mais d'un dossier de sinistres daté et documenté. L'enregistrement de dommage peut être lié à l'enregistrement d'accident ; les informations du moment de l'événement et le relevé postérieur à l'assurance se retrouvent ainsi dans le même dossier.
- Dossier d'accident et dossier d'assurance au même endroit
- Import du relevé Tramer/tous risques
- Responsabilité et conducteur au moment du sinistre
Assurance, tous risques et échéances de documents
Les échéances de l'assurance responsabilité civile obligatoire, de l'assurance tous risques, du contrôle technique et de la mesure des émissions sont tenues dans la fiche du véhicule avec la date de fin, le numéro de document et le fichier. Avant l'expiration, une notification part aux observateurs du véhicule et aux responsables ; le rapport « Renouvellements à venir » donne l'état de toute la flotte dans une seule liste. Si un véhicule loué se retrouve sans document, la responsabilité incombe souvent à la société loueuse ; pour écarter ce risque sans suivi unitaire sur des centaines de véhicules, la synthèse reçue chaque matin suffit. Pour les véhicules et pièces sous garantie, on saisit la date de début, la date de fin et la limite kilométrique ; à l'ouverture d'un ordre de travail, vous êtes averti pour une intervention sous garantie. Les fichiers de documents étant joints au véhicule, la police et le rapport de contrôle se retrouvent sans recherche lors d'un audit ou d'une demande client.
- Fichier de police et de contrôle technique lié à l'enregistrement
- Notification avant l'expiration
- Fin de garantie et limite kilométrique
Discipline de maintenance et retour du véhicule
Sur un véhicule loué, un retard de maintenance nuit à la fois aux conditions du contrat et à la valeur de revente du véhicule. La périodicité se définit en kilomètres et en mois, l'échéance étant celle qui arrive en premier ; les tâches d'un même plan de maintenance sont regroupées dans le programme d'entretien, qui crée automatiquement tous les rappels dès l'ajout d'un nouveau véhicule. Chaque ordre de travail rejoint l'historique d'entretien : au retour du véhicule, on lit dans l'enregistrement quelle maintenance a été faite et quand. Les mesures de pneus sont tenues par position ; un pneu dont la profondeur de sculpture passe sous 3 mm génère une alerte de remplacement. Le rapport de conformité de la maintenance fait ressortir à part les travaux en retard. Aux enregistrements de dépenses, on peut joindre l'image du ticket et de la facture ; la e-facture reçue est transférée comme intervention ou dépense avec votre validation.
- Périodicité de maintenance en kilomètres et en mois
- Rappels groupés via le programme d'entretien
- Suivi de la profondeur de sculpture des pneus
Amendes, péages et refacturation au client
Les amendes de circulation et les passages HGS ou OGS (systèmes turcs de télépéage électronique) d'un véhicule en location sont, le plus souvent, des postes refacturés au client. Lorsque vous saisissez l'affectation du véhicule avec ses dates de début et de fin, la partie qui utilisait le véhicule à ce moment est retrouvée automatiquement d'après la date de l'amende ou du passage. L'enregistrement de l'amende consigne la date, l'article, le montant et l'état du paiement ; l'amende refacturée au conducteur ou au client est marquée et entre dans le rapport par personne. Le délai de paiement réduit après la notification étant court, on saisit le montant réduit et la date limite, et les amendes dont le délai de réduction court encore sont listées à part. Les passages des véhicules dont le numéro de badge est défini sont rapprochés depuis le relevé. L'enregistrement de l'amende entre dans le coût du véhicule et dans le rapport des amendes ; vous voyez la charge totale par véhicule.
- Retrouver l'utilisateur d'après la date d'affectation
- Marquage de l'amende refacturée
- Rapprochement des passages d'après le badge HGS/OGS
Rentabilité de la flotte et parc de véhicules
Le revenu de chaque véhicule provient du contrat, ses dépenses de la maintenance, des sinistres, des pneus, de l'assurance et des amendes ; une fois les deux cumulés sur le même véhicule, la comparaison montre quel véhicule rapporte et lequel pèse. Le loyer mensuel étant saisi TVA incluse, il se reflète directement dans le coût du véhicule. L'état des véhicules — en location, disponible, en maintenance ou sinistré — se filtre dans une seule liste ; avec les vues enregistrées, vous gardez la coupe qui vous intéresse sous forme d'onglet. En lisant ensemble quels véhicules reviennent peu ou souvent et leur historique de maintenance et de sinistres, la décision de conserver ou de céder se prend sur les enregistrements, non à l'intuition. Vous définissez aussi les sociétés de location comme fournisseurs, et vous rapportez le loyer qui leur est lié.
- Revenus et dépenses par véhicule
- États : en location, disponible, en maintenance, sinistré
- Votre propre filtre grâce aux vues enregistrées
Points clés
Que couvrons-nous dans ce secteur ?
- Contrat de location opérationnelle
- Limite kilométrique totale et coût du dépassement
- Historique et vérification du compteur
- Relevé des accidents, dommages et Tramer (historique des sinistres)
- Échéances d'assurance, de tous risques et de contrôle technique
- Formulaire d'inspection à la livraison et à la restitution
- Refacturation des amendes et des péages
- Coût par véhicule
Comment démarrer
De la mise en place au premier rapport
Saisissez le contrat
Enregistrez le véhicule, la société de location, le numéro de contrat, les dates de début et de fin et le loyer mensuel ; indiquez la limite kilométrique comme valeur totale du contrat, non comme valeur mensuelle. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Suivez l'utilisation
Le relevé de compteur se met à jour automatiquement à partir des enregistrements de carburant, d'entretien, de contrôle technique et de GPS. Au besoin, ajoutez un relevé manuel daté ; une valeur contradictoire n'est pas acceptée. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Enregistrez la livraison et la restitution
Définissez votre propre formulaire d'inspection ; remplissez-le avec photo, valeur du compteur et signature au départ et au retour du véhicule. L'écart entre les deux enregistrements sert de preuve en cas de litige sur un dommage. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Rattachez le dommage et l'amende
Rattachez le relevé d'accident et Tramer au véhicule, et l'amende de circulation ainsi que le passage au péage au conducteur ou au client, d'après la date d'affectation ; marquez ceux qui ont été refacturés. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Suivez les échéances et la maintenance
Saisissez les échéances d'assurance, de tous risques et de contrôle technique ainsi que la périodicité de maintenance ; les échéances proches génèrent des notifications. À l'approche de la fin du contrat, planifiez la restitution ou le renouvellement. Les paramètres et les filtres de liste peuvent être modifiés par la suite.
Questions fréquentes
La limite kilométrique totale du contrat est comparée aux relevés de compteur ; le risque de dépassement est suivi pendant toute la durée du contrat. Le kilométrage de fin de contrat étant projeté selon le rythme d'utilisation actuel, les véhicules qui dépasseront la limite ressortent des mois à l'avance. Les montants se saisissent TVA incluse.
Autres secteurs
Votre flotte évolue dans un autre domaine ?
Secteur
Logistique et transport
Certificat K, contrôle technique, HGS et coût par trajet pour tracteurs et semi-remorques.
Secteur
Transport de personnel
Permis des conducteurs et historique des affectations pour la flotte de navettes.
Secteur
Transport scolaire
Documents, personnel accompagnateur et contrôle quotidien des véhicules pour les transports scolaires.
Secteur
BTP et terrassement
Maintenance au calendrier des engins de chantier et affectation par chantier.
Secteur
Collectivités et secteur public
Flotte mixte, multisite et registre auditable.
Secteur
Commerce et distribution
Consommation et entretien fréquent liés à un usage urbain intensif.
Secteur
Production et industrie
Un seul cadre, des chariots élévateurs et engins d'usine jusqu'à la flotte d'expédition.
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