Système de gestion de flotte

Gardez le contrôle de vos

sans jamais rien laisser passer

Véhicules, maintenance, carburant, contrôles techniques, péages HGS (système turc de télépéage électronique) et amendes sur un seul écran. Chaque échéance vous est rappelée automatiquement : plus besoin de fouiller dans des fichiers Excel.

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Aucune installation · Import depuis Excel · Pensé pour la Turquie

Discutez avec votre flotte

Exemple de conversation ; les chiffres sont illustratifs. L'assistant est en lecture seule et ne modifie aucun enregistrement.

En un coup d'œil

Votre flotte en chiffres, sur un seul écran

Vous composez le tableau de bord à votre façon et suivez le pouls de la flotte en temps réel : tendance des coûts, objectifs et indicateurs clés réunis. Les chiffres ci-dessous sont illustratifs.

Tableau de bord vitaFleet — état des véhicules, renouvellements, maintenance et positions sur un seul écran

Objectif principal

Flotte entièrement suivie

82 %Objectif 90 %

Maintenance dans les délais

Le taux de maintenances clôturées à l'échéance a progressé de 24 % par rapport au trimestre précédent.

Rappels actifs

échéances à venir · dans un seul e-mail récapitulatif

Maintenance prédictive

Pilotez la maintenance par véhicule, pas par calendrier

La périodicité se définit en km et en mois à la fois ; la première limite atteinte fixe l'échéance. Pour un véhicule urbain, ce sont les mois qui arrivent en premier ; sur longue distance, les km — inutile de courir après les deux séparément.

Application en masse via le programme d'entretien
Ne créez plus les rappels véhicule par véhicule : toutes les tâches arrivent automatiquement sur chaque véhicule ajouté au programme.
Un flux qui devient ordre de travail
Une maintenance arrivée à échéance devient un ordre de travail ; une fois clôturé, il rejoint l'historique d'entretien et le rappel avance tout seul.
Notification à la bonne personne
Les suiveurs du véhicule sont prévenus ; s'il n'y en a pas, les gestionnaires de flotte le sont. Les notifications sont regroupées dans un seul e-mail récapitulatif par jour.

Rappels de maintenance vitaFleet — maintenances en retard, à venir et terminées, aperçu du programme

Responsabilité des coûts

Chaque dépense a un véhicule et un conducteur

Carburant, péages, amendes, pièces, main-d'œuvre et assurance sont réunis dans la même fiche véhicule. En fin de mois, la réponse à la question « où est passé cet argent ? » tient sur un seul écran.

Coût au km
Les relevés de compteur se mettent à jour automatiquement à partir du carburant, de l'entretien et des contrôles ; le coût au km est calculé par véhicule.
Rattachement au conducteur
Amendes et péages sont rattachés au conducteur grâce à l'affectation du véhicule au moment des faits. Sans affectation, l'enregistrement est inscrit sur le véhicule et ne reste jamais orphelin.
Décision de renouvellement
L'analyse de renouvellement évalue ensemble l'âge, le kilométrage et le coût de maintenance cumulé, puis recommande de conserver, surveiller ou remplacer.

Historique des dépenses vitaFleet — dépenses totales, charge des dépenses récurrentes, répartition par véhicule et par type de dépense ; remplissage automatique depuis les tickets et factures

Suivi de flotte

Voyez où se trouve un véhicule et par où il est passé

Grâce à l'intégration GPS, la position des véhicules s'affiche sur la carte de la flotte ; elle se connecte à votre boîtier de suivi existant, et les positions arrivent dans vitaFleet sans matériel supplémentaire. Vous définissez des lieux comme dépôts, chantiers et garages, puis suivez les déplacements des véhicules par rapport à eux.

Position sur la carte
La dernière position connue des véhicules et les lieux définis (dépôt, chantier, garage) apparaissent sur une seule carte ; quel véhicule se trouve où, c'est clair d'un coup d'œil.
Historique des trajets
Les positions sont conservées avec leur date ; vous retracez les lieux où un véhicule est passé, ainsi que ses entrées et sorties des lieux définis.
Lieux et périmètres définis
Vous définissez dépôts, chantiers et points de service et tracez leurs limites ; les positions sont rapprochées de ces lieux et le coût se lit par site.

Suivi de flotte vitaFleet — positions en direct et historique des trajets des véhicules sur une carte

Intégration des factures

Laissez l'intégrateur vous apporter les factures

Les factures issues d'e-Logo e-facture (système turc de facturation électronique) deviennent des dépenses de flotte ; il vous suffit de vérifier et de valider.

Récupérez les factures
Vous choisissez la société et la période, puis récupérez les factures depuis e-Logo ; les lignes sont également importées.
Vérifiez la suggestion
Pertinence pour la flotte, type de dépense, véhicule et fournisseur sont suggérés avec leur justification ; vous corrigez directement sur la ligne.
Transférez en fiche d'entretien
Les lignes sont associées aux tâches d'entretien et le rappel de maintenance avance.
Définissez une règle
Si un même fournisseur correspond toujours au même type, les factures suivantes sont classées automatiquement.
Qui voit quelle facture
Le titulaire du compte voit tout ; les autres utilisateurs ne voient que leur périmètre.

Transfert des e-factures vitaFleet — les factures reçues sont associées au véhicule et au type de dépense, les règles s'appliquent automatiquement

Modules

Tout ce qu'il faut pour gérer la flotte, au même endroit

Du véhicule à l'ordre de travail, de la pièce au rapport, toute la chaîne fonctionne de façon connectée. Une information saisie à un endroit apparaît automatiquement sur les autres écrans.

Fiche véhicule

Chaque véhicule de la flotte vit dans une seule fiche : de la plaque et du châssis à plus de 50 champs techniques, des documents aux photos et à l'historique du compteur. Vous construisez la liste selon votre façon de travailler, l'enregistrez et la rappelez en un clic.

Fiche technique
Marque, modèle, année, moteur, châssis et plus de 50 champs sont regroupés en six sections.
Archive de documents et de photos
Carte grise, police, contrat et images restent directement liés au véhicule.
Vues enregistrées
Vous enregistrez des jeux de colonnes et de filtres sous forme d'onglets et les ouvrez en un clic.
Historique du compteur kilométrique
Chaque relevé kilométrique est daté ; il se met à jour automatiquement depuis le carburant et l'entretien.

Rappels de maintenance

Vous pilotez la maintenance par véhicule, pas par calendrier. Vous définissez ensemble la périodicité en km et en mois, la première échéance atteinte fait foi ; les tâches à venir et en retard sont signalées sans que personne n'ait à les relancer.

Double périodicité
Km et mois ensemble ; en ville, les mois arrivent en premier, sur longue distance, les km.
Programme d'entretien
Vous appliquez les tâches à tous les véhicules d'un plan en une seule fois.
Flux vers l'ordre de travail
Une maintenance arrivée à échéance devient un ordre de travail ; à sa clôture, le rappel avance.
Notification à la bonne personne
Au suiveur ou, à défaut, au gestionnaire de flotte ; le tout dans un seul e-mail récapitulatif quotidien.

Formulaire de nouveau rappel : tâche, périodicité en km et en mois, dernière valeur réalisée, prochaine échéance et état actuel

Ordres de travail

Lignes, main-d'œuvre, pièces et fournisseur se retrouvent dans un seul ordre de travail. À la clôture, le coût est imputé au véhicule, les pièces utilisées sont déduites du stock et l'enregistrement passe dans l'historique d'entretien.

Distinction des lignes
Main-d'œuvre et pièces sont des lignes distinctes ; les montants sont conservés TVA incluse.
Fournisseur
Le garage qui a réalisé le travail est rattaché à l'enregistrement, puis comparé dans les rapports.
Déduction du stock
Les pièces utilisées sortent de l'inventaire, avec une alerte quand le seuil critique est atteint.
Historique d'entretien
Un travail clôturé rejoint l'historique du véhicule et met à jour le coût au km.

Formulaire de nouvel ordre de travail : véhicule, type d'entretien, fournisseur, n° de facture, coût et remplissage automatique depuis la facture de garage

Carburant et consommation

Chaque plein et chaque recharge sont enregistrés ; L/100 km, kWh/100 km et coût au km sont calculés automatiquement par véhicule. Vous importez les relevés de carte carburant et d'UTTS (système turc de reconnaissance des véhicules en station-service) pour effectuer le rapprochement.

Consommation automatique
La consommation réelle et le rendement se déduisent des km parcourus entre deux pleins.
Écart de prix
Si le prix unitaire sort de la fourchette attendue, l'enregistrement est signalé.
Véhicule électrique
Les recharges suivent la même présentation ; la consommation est calculée en kWh/100 km.
Rapprochement UTTS
Le relevé de reconnaissance des véhicules en station-service est rapproché de vos propres enregistrements.

Nouvelle saisie de carburant : remplissage automatique depuis le ticket, volume, montant, prix unitaire, compteur et consommation

Rapports

31 rapports prêts à l'emploi vous permettent de gérer la flotte avec des preuves plutôt qu'au ressenti : du coût par véhicule au coût au km, de l'amortissement à la ventilation de la TVA et à l'analyse de renouvellement.

Rapports de coûts
Coût par véhicule et coût au km, ventilés par véhicule et pour l'ensemble de la flotte.
Comptabilité
Ventilation de la TVA et rapports d'amortissement.
Analyse de renouvellement
Recommandation conserver / surveiller / remplacer selon l'âge, le kilométrage et le coût de maintenance cumulé.
Votre propre vue
Vous choisissez des colonnes, définissez des filtres et les enregistrez sous forme d'onglets.

Rapport de coûts : coût total de la flotte, coût au km, graphique du coût total mensuel, répartition des dépenses et classement des véhicules par coût

Formulaires de contrôle

Vous créez vos propres listes de contrôle et les remplissez sur le terrain depuis un mobile. Un point non conforme devient directement une fiche de panne et entre en suivi ; aucune observation ne reste sur papier.

Liste de contrôle personnalisée
Vous définissez vos propres points de contrôle selon le type de véhicule.
Point non conforme → panne
Un point qui ne passe pas ouvre automatiquement une fiche de panne.
Saisie sur le terrain
Depuis un téléphone ou une tablette, avec ajout de photos.
Contrôle programmé
Vous planifiez les contrôles périodiques sur les véhicules et n'en manquez aucun.

Formulaire de contrôle périodique : les points sont marqués Conforme / Non conforme, les points non conformes sont mis en évidence

Modules

Tout ce qu'il faut pour gérer la flotte, au même endroit

Du véhicule à l'ordre de travail, de la pièce au rapport, toute la chaîne fonctionne de façon connectée. Une information saisie à un endroit apparaît automatiquement sur les autres écrans.